檔案管理系統(tǒng)的分析和應用

劉濤

x摘 要：檔案管理是各單位管理工作的重要環(huán)節(jié)。本文通過分析檔案管理信息化建設的重要意義，利用計算機網絡技術，在充分研究檔案館信息管理的業(yè)務流程的基礎上，完成檔案信息化系統(tǒng)的整個項目規(guī)劃與設計。

關鍵詞：檔案管理 信息化 系統(tǒng)設計

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統(tǒng)的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設的意義

加快推進檔案信息化、檔案管理現代化，是全球信息化要求的必然結果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優(yōu)質高效的服務。

1.2 研究目的

利用計算機網絡技術，以檔案館檔案信息化建設為中心，建立具有工作服務網絡化、檔案管理標準化、檔案資源安全可靠的數字化檔案館，并通過本檔案管理系統(tǒng)實現上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監(jiān)控和指導，建立規(guī)范化的檔案業(yè)務管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業(yè)務流程的基礎上，實現檔案信息化系統(tǒng)的整個項目建設，即完成的系統(tǒng)設計內容有：檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設計、系統(tǒng)的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護。

2 檔案管理系統(tǒng)解決方案

2.1 檔案管理系統(tǒng)功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業(yè)務工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關鍵子流程和業(yè)務活動。

（2）管理維護。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關鍵子流程和業(yè)務活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關的服務。檔案利用包括：借閱、歸還、統(tǒng)計、編研關鍵子流程和業(yè)務活動。

2.2 檔案管理系統(tǒng)總體設計原則

檔案管理系統(tǒng)設計原則是：總體規(guī)劃，分步實施，條塊協(xié)調，統(tǒng)籌管理，互聯(lián)互通，整合發(fā)展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網絡技術為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現互聯(lián)、共享和利用。

2.3 檔案管理系統(tǒng)體系結構設計

根據檔案信息管理系統(tǒng)的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權限的用戶使用，因此，在系統(tǒng)中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統(tǒng)功能模塊設計

該系統(tǒng)使用的多個數據庫是分布式的、超大規(guī)模的、可互操作的。同時該系統(tǒng)設計了多種登陸權限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網絡用戶，按不同的授權提供不同權限的檔案管理服務。

2.4.1 檔案收集歸檔系統(tǒng)

檔案工作的起點是檔案收集，其具體內容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規(guī)定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護系統(tǒng)

檔案管理維護系統(tǒng)主要負責檔案信息資源的整理、維護與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進行整理、分類，同時進行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎工作。

（2）檔案鑒定

系統(tǒng)自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關領導審批，返回審批結果；對審批后可以銷毀的檔案進行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設定范圍，當溫濕度超過設定范圍時，檔案管理系統(tǒng)進行報警；

2）圖形化統(tǒng)計：按年份、月份等條件統(tǒng)計溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統(tǒng)計

以統(tǒng)計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規(guī)律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業(yè)建設的方針政策和計劃，實行有效監(jiān)督與指導的重要依據和手段。

1）統(tǒng)計方式

檔案統(tǒng)計、館藏統(tǒng)計、分類統(tǒng)計、交叉統(tǒng)計、按全宗進行統(tǒng)計、自動生成統(tǒng)計年報。

2）統(tǒng)計條件

檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統(tǒng)計。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環(huán)節(jié)，是檔案利用者通過檔案信息管理系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統(tǒng)提供如下功能：

1）實體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統(tǒng)

負責為檔案館的使用者提供檔案相關服務，主要包括：檔案信息發(fā)布、檔案查詢、借閱審批子系統(tǒng)等。

2.4.4 檔案信息安全系統(tǒng)

負責檔案管理系統(tǒng)的安全，主要包括：訪問控制（用戶權限）、信息加密、身份驗證等。

2.5 系統(tǒng)接口設計

通過系統(tǒng)接口，使檔案館OA系統(tǒng)產生的檔案數據進入檔案管理系統(tǒng)進行檔案歸檔操作，從而實現真正的文檔一體化。

2.5.1 系統(tǒng)接口實現內容

（1）實現檔案數據歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關的審批程序；

（3）在OA系統(tǒng)中發(fā)送提示信息；

（4）OA系統(tǒng)權限導入接口。

2.5.2 單點登陸

單點登陸技術解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業(yè)網絡內暢通無阻，自由訪問眾多的應用系統(tǒng)和網絡資源，提高企業(yè)的工作效率。

3 結語

在調查現有檔案業(yè)務管理機制的基礎上，采用結構化設計方法進行檔案信息化系統(tǒng)設計，充分利用計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術設計并開發(fā)出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數字檔案館建設的檔案信息管理系統(tǒng)。

參考文獻

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