文物檔案管理及計(jì)算機(jī)在文物檔案管理中的應(yīng)用

張玲

[摘 要]文物檔案是文物保護(hù)工作的重要組成部分，是準(zhǔn)確反映文物藏品全面情況的重要依據(jù)。隨著文物數(shù)量以及文物相關(guān)活動(dòng)的增多，文物檔案資料也隨之迅猛增加，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，有必要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)文化檔案管理信息化建設(shè)，以滿足文物檔案事業(yè)發(fā)展的需要。本文從文物檔案管理的主要內(nèi)容入手，對(duì)計(jì)算機(jī)在文物檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；計(jì)算機(jī)；信息化

一、文物檔案管理的主要內(nèi)容

文物檔案是直接記錄和反映國(guó)家在重要文物活動(dòng)中形成的原始記錄，具有極為重要的歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。文物檔案管理的內(nèi)容與一般專業(yè)檔案管理的內(nèi)容有所不同，具備種類多樣、內(nèi)容豐富、研究?jī)r(jià)值高等特點(diǎn)，所以必須配備專人負(fù)責(zé)管理，并建立健全科學(xué)的管理制度，防止文物檔案毀損、丟失。在文物檔案管理中，其管理內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）文物藏品的歷史資料

有關(guān)文物來源、流傳經(jīng)過的原始記錄和采訪記錄；文化發(fā)掘報(bào)告、采集記錄、銘記題跋、鑒藏印記；書畫作者的小傳、工藝制作記錄等。

（二）文物的鑒定資料

文化鑒定意見、定級(jí)記錄；使用先進(jìn)的鑒定方法、鑒定儀器對(duì)文物藏品進(jìn)行鑒定的檢測(cè)報(bào)告、化驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告；專家學(xué)者對(duì)文物作者、時(shí)間、真?zhèn)巫龀龅蔫b定記錄。

（三）文物藏品的研究資料

文物專家學(xué)者在科學(xué)研究文物的過程中所發(fā)表的專著、論文、銘刻拓片、圖錄、叢書目錄索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的資料

在對(duì)文物藏品采取保護(hù)措施時(shí)，如滅菌、除銹、消毒、防蟲等過程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄；文物藏品出入庫(kù)記錄、保存現(xiàn)狀記錄；對(duì)文物藏品修復(fù)、復(fù)制的承制者、修復(fù)部位、時(shí)間、工藝流程、使用材料等方面的記錄。

（五）文物特征記述資料

對(duì)文物的時(shí)代、產(chǎn)地、色澤、質(zhì)地、數(shù)量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關(guān)文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。

（六）其它資料

在意外事故中，對(duì)文物損毀情況的領(lǐng)導(dǎo)處理意見、有關(guān)批示的原件、原文、復(fù)印件，這些資料是文物藏品原始記錄的重要依據(jù)。

二、計(jì)算機(jī)在文物檔案管理中的應(yīng)用

（一）建立文物檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案整理是文物檔案管理最基本的工作之一，也是較為繁雜的一項(xiàng)工作，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文物檔案管理時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立尤為重要。通過數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠極大程度地方便檔案整理工作的開展，只需要按照文物檔案的類別將其錄入到計(jì)算機(jī)中，再將生成的新檔案添加到數(shù)據(jù)庫(kù)中，整理工作便基本完成，與傳統(tǒng)的文物檔案整理相比，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用使整理工作變得非常簡(jiǎn)單。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立主要涉及以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：其一，檔案整理分類。由于文物檔案的整理分類具有一定的學(xué)科規(guī)律，故此在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，應(yīng)當(dāng)咨詢相關(guān)方面的專家，通?？筛鶕?jù)原有的文物檔案進(jìn)行分類；其二，檔案資料錄入。由于文物檔案涉及的內(nèi)容較廣，所以應(yīng)根據(jù)不同的內(nèi)容選擇不同的錄入方式，如聲音、圖片、影像等可借助專門的設(shè)備進(jìn)行錄入。

（二）建立檔案資料檢索系統(tǒng)

對(duì)文物檔案進(jìn)行檢索和查詢，是體現(xiàn)文物檔案用途和價(jià)值的一種有效途徑，通過建立文物檔案資料檢索系統(tǒng)能夠使檢索和查詢變得更加方便、快捷，也使文物檔案的應(yīng)用更加開放和廣泛，研究人員只需要在計(jì)算機(jī)上輸入想要查詢的內(nèi)容，如文物名稱、出土?xí)r間、年代、出土地點(diǎn)等，便可以借助檢索系統(tǒng)找到與之相關(guān)的資料，如文物藏品卡片、藏品檔案以及其它相關(guān)資料等等，這給研究人員帶來了極大的便利，既節(jié)能了時(shí)間，又提高了工作效率，最為重要的是延長(zhǎng)了重要文物檔案的使用壽命。例如過去檔案的載體一般為紙質(zhì)卷帙，這些載體又面臨著最終消亡的結(jié)局，文物的信息生命依然存在巨大的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)在檔案中的應(yīng)用，掃描和復(fù)制從根本上解決了這個(gè)問題。

（三）實(shí)現(xiàn)文物檔案信息資源共享

文物檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并建立健全責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制和目標(biāo)管理機(jī)制以及相應(yīng)的激勵(lì)制度，借此來促進(jìn)檔案管理人員逐步向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢(shì)下數(shù)字化檔案管理工作的要求。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)文物檔案管理部門的職能進(jìn)行強(qiáng)化，并加大后續(xù)監(jiān)督管理力度，推進(jìn)文物檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。此外，應(yīng)當(dāng)建立并完善文物檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能，以檔案開放的明文規(guī)定為依據(jù)，并以現(xiàn)有的檔案信息資源庫(kù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建起一個(gè)完善的檔案信息發(fā)布平臺(tái)，定期對(duì)特定人群以及社會(huì)公眾開放，借此來實(shí)現(xiàn)文物檔信息資源共享，最大程度地發(fā)揮出文物檔案的價(jià)值。

（四）創(chuàng)新文物檔案管理方法

文物檔案管理人員應(yīng)立足于實(shí)際，增強(qiáng)文物檔案管理的主動(dòng)性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新管理工作方法，推動(dòng)文物檔案管理良性發(fā)展。文物檔案管理部門可建立重點(diǎn)文物檔案網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)，以檔案室為中心，以相關(guān)單位為網(wǎng)點(diǎn)，不斷擴(kuò)大文物資料的收集范圍，提高文件材料質(zhì)量。同時(shí)，制定切實(shí)可行的文物資料收集辦法，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督檢查各項(xiàng)措施的落實(shí)情況，從而確保文物檔案資料收集完整。計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新管理從根本上解決文物的輸入分類建檔工作。

三、結(jié)論

總而言之，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理文物是極為寶貴的歷史遺產(chǎn)，而文物檔案是全面、準(zhǔn)確反映文物相關(guān)情況的重要資料。由于文物檔案涉及范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，保障文物檔案資料安全，提高文物檔案利用效率，應(yīng)當(dāng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理工作中，以滿足信息時(shí)代下文物檔案事業(yè)的發(fā)展需求。實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化、必需有高素質(zhì)的人才，能夠掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備。而高素質(zhì)人才是實(shí)現(xiàn)這一要求的保障。文物檔案工作者要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，努力實(shí)現(xiàn)文物資源的全社會(huì)乃至全人類共享。這將是計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中的重大突破。

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