檔案工作要為檔案利用活動引領(lǐng)“行為趨向”

呂晶

[摘 要]作為檔案部門組織開展的一項(xiàng)專業(yè)實(shí)踐，檔案利用活動本身有著具體明確的工作目標(biāo)與精心構(gòu)建的活動實(shí)體。實(shí)踐表明：檔案利用活動實(shí)質(zhì)上是檔案利用者與檔案工作者共同完成的一項(xiàng)“雙邊活動過程”。其中，檔案工作者對于檔案利用活動具有提供物質(zhì)前提、把緊質(zhì)量關(guān)口、引領(lǐng)行為趨向等影響作用。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；檔案利用活動；行為趨向

眾所周知，在人類社會實(shí)踐中，檔案利用活動實(shí)質(zhì)上是由檔案工作者與檔案利用者共同完成的“雙邊互動”過程：受檔案本身某些特殊屬性的影響，檔案利用者必須獲得檔案工作者的幫助與支持，才能實(shí)際取得參與檔案利用活動的目的；而檔案工作者參與檔案利用活動實(shí)踐的基本目的，是為了發(fā)揮自身優(yōu)勢，吸引檔案利用者實(shí)際參與檔案利用活動，達(dá)到有效利用檔案、發(fā)揮檔案應(yīng)有作用的目的。但必須注意到，在參與檔案利用活動的實(shí)踐過程中，檔案利用者一經(jīng)實(shí)際參與到檔案利用活動中時(shí)，其檔案利用的“行為趨向”往往要受到檔案工作者的“支配”。此時(shí)，檔案工作者則占據(jù)著檔案利用活動的“主導(dǎo)”地位。這是由檔案的特性以及檔案利用活動的特點(diǎn)共同作用的結(jié)果：

一是由檔案管理、尤其是檔案實(shí)體管理的特殊方式?jīng)Q定的。檔案館對檔案實(shí)體的管理方式與圖書館等有很大不同。檔案作為社會組織與個(gè)人實(shí)踐活動歷史原貌的記錄，其形成過程充滿著有機(jī)聯(lián)系，檔案與檔案形成者之間的來源聯(lián)系則是其中最獨(dú)特、最本質(zhì)的一種。檔案整理只有保持來源聯(lián)系，才能真正地體現(xiàn)檔案有別于圖書和其它事物的獨(dú)有屬性，也才能真正地跳出圖書分類的“樊籬”。在世界范圍內(nèi)，包括我國在內(nèi)的大多數(shù)國家普遍以“來源原則”作為檔案管理、尤其是檔案實(shí)體管理的基本依據(jù)。而所謂來源原則就是“檔案館按照檔案的來源進(jìn)行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散，不同來源的檔案不得混淆的整理原則?！盵1]來源原則的基本內(nèi)容在于強(qiáng)調(diào)尊重來源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。這就決定了檔案管理、尤其是檔案實(shí)體管理所必須采取的特殊管理方式會與圖書館等有很大不同——管理方式的不同必然導(dǎo)致檢索手段上的差異。因而，在檔案利用活動中，要準(zhǔn)確快捷地實(shí)現(xiàn)檔案利用目的，離不開檔案工作者的引領(lǐng)與幫助。從而使檔案利用活動實(shí)質(zhì)上成為一項(xiàng)由檔案工作者與檔案利用者共同完成的“雙邊互動”過程：檔案利用者必需將自身檔案利用意圖“通報(bào)”給檔案工作者，由檔案工作者根據(jù)自己的理解，通過檔案檢索環(huán)節(jié)并結(jié)合自身對檔案價(jià)值的認(rèn)識，確定檔案利用者所需求的“特定檔案信息集合”，進(jìn)入檔案實(shí)體的調(diào)（借）閱環(huán)節(jié)。只有在此時(shí)，檔案利用者方有可能真正實(shí)現(xiàn)與檔案實(shí)體原件的“零接觸”。在檔案利用活動中，檔案工作者對檔案價(jià)值的認(rèn)識與對檔案利用需求的理解水平，直接決定著檔案利用活動實(shí)踐的指向正確與否、提供的“特定檔案信息集合”準(zhǔn)確與否，甚至規(guī)定著檔案利用活動實(shí)踐能否實(shí)際進(jìn)行下去?？梢?，檔案工作者的認(rèn)識水平制約和影響著檔案利用活動的實(shí)現(xiàn)程度等。可見，檔案工作者在檔案利用活動中所發(fā)揮的作用實(shí)際上占據(jù)著“主導(dǎo)”的地位。

二是由公共檔案館的基本性質(zhì)決定的。公共檔案館本質(zhì)上同時(shí)具有黨和政府機(jī)關(guān)的性質(zhì)。其“立館之基”在于為黨和政府的決策服務(wù)、為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)、為社會公眾服務(wù)?！叭齻€(gè)服務(wù)”職能之間相輔相成、互為依托、不容偏廢。同時(shí)，公共檔案館肩負(fù)著為社會積累、保存歷史記錄的重任，掌握著大量的信息資源，并以其獨(dú)有功能成為連接檔案信息與社會公眾的紐帶，處于社會檔案信息“實(shí)際支配者”與“特殊供給者”的優(yōu)勢位置。伴隨著我國改革開放進(jìn)程的加快，客觀要求公共檔案館必須積極配合建立服務(wù)型政府的需要，加大履行為黨和政府的決策服務(wù)、為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)、為社會公眾服務(wù)職能的力度，切實(shí)解決好以往公共檔案館履行“三個(gè)服務(wù)”職能過程中面向社會公眾服務(wù)明顯滯后的缺憾，努力實(shí)現(xiàn)公共檔案館履行“三個(gè)服務(wù)”職能之間的合理平衡，拓寬檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享與開發(fā)利用的目的，必然要求公共檔案館加大檔案利用工作力度，某種意義上也使檔案工作者具有了順應(yīng)滿足引領(lǐng)檔案利用活動“行為趨向”要求的社會條件基礎(chǔ)。

三是由檔案本身的基本屬性決定的?！皺n案是社會組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。”[2]檔案的本質(zhì)屬性在于其所具有的原始記錄性。這就決定了檔案除具有內(nèi)容的典型性特點(diǎn)之外，還具有副本的有限性、甚至版本的唯一性等特點(diǎn)。檔案的副本有限性、甚至版本唯一性特點(diǎn)決定了檔案部門在開展檔案利用活動過程中，必須從更好保護(hù)檔案原件使用壽命的角度出發(fā)，盡量控制檔案利用者直接與檔案實(shí)體原件進(jìn)行“零距離”接觸的幾率。而不能如圖書館等一般，依托副本多、版本全的優(yōu)勢，可以采取開放式的利用方法，讓圖書利用者盡可能地與館藏各類圖書進(jìn)行“零距離”接觸，從而實(shí)現(xiàn)閱讀利用圖書信息的所需。凡此種種，都客觀致使檔案工作者必須成為檔案利用活動的主導(dǎo)者。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社，2006年5月版，第239頁

1.胡鴻杰：《中國檔案學(xué)理念與模式》，中國人民大學(xué)出版社，2005年9月第一版。

2.馮惠玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社，2006年5月第二版。

3.劉國能、王湘中、孫鋼：《檔案利用學(xué)》，中國檔案出版社1996年7月第一版。