高科技時期檔案管理信息化的管理措施探討

趙萬輝

[摘 要]針對高科技時期檔案管理信息化的發(fā)展，介紹了高科技時期檔案管理信息化現(xiàn)狀，提出高科技時期檔案管理的信息化的措施，要保證高科技時期檔案管理信息化，做到檔案管理信息化需要軟硬件設施和它的安全問題，探討了檔案管理信息化安全隱患，提出了發(fā)展檔案管理信息化的舉措，要提高檔案管理人員的綜合素質和配備專業(yè)設備，統(tǒng)一檔案管理的信息化的管理標準。

[關鍵詞]高科技時期；檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；管理信息化

高科技時期檔案管理與傳統(tǒng)時期的檔案管理不可同日而語，為了滿足當代信息量龐大、保存難度高、情況相對復雜的要求，檔案管理的信息化應運而生。信息化檔案管理帶來了機遇，能夠促進檔案管理的發(fā)展、提高管理的效率，但同時也面臨具安全隱患、管理人員缺乏良好意識等挑戰(zhàn)，把握機遇并積極應對挑戰(zhàn)，應成為發(fā)展的重要命題。

1.高科技時期檔案管理信息化現(xiàn)狀

高科技時期檔案管理，已經完全改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，在高科技時期，檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面的應用現(xiàn)代化的信息技術，如網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現(xiàn)資源共享的過程。也是一種基于傳統(tǒng)檔案管理的改革，改革將傳統(tǒng)檔案資源轉化為數(shù)字電子檔案既利于檔案的保存、共享，也利于管理部門提高工作效率更好的為人民服務，是符合現(xiàn)代化發(fā)展需求的表現(xiàn)。

2.高科技時期檔案管理的信息化發(fā)展措施

在高科技時期，隨著計算機和網絡的發(fā)展，檔案管理已經完全改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理的信息化使查找檔案信息變得更加簡單、快捷。為了做好檔案管理的信息化工作，本文對檔案管理的信息化工作發(fā)展趨勢作一探討。

2.1高科技時期檔案管理信息化發(fā)展的條件

要做好檔案管理的信息化工作，必須要具備信息化工作的發(fā)展條件，因此，在高科技時期，要做好檔案管理信息化的發(fā)展，就要提供必要的條件，主要的條件如下。

（1）檔案管理信息化需要軟硬件設施。在高科技時期，我國的經濟發(fā)展得到高速提高，科技進步和科技發(fā)展帶領我國進入信息技術時代，在計算機和網絡時代，對檔案管理信息化工作的發(fā)展，要求把檔案管理工作做到更加系統(tǒng)、更加全面、更加高效。時至今日，檔案管理工作的數(shù)據(jù)壓縮技術、網絡技術以及先進的計算機技術，在檔案管理工作作出較大的貢獻，作為軟件設施，也為實現(xiàn)檔案管理的信息化做出了貢獻。當前，檔案管理工作的硬件設施也趨于完善，各級基層和各單位的檔案管理部門都配備了不同種類的計算機、打印機、數(shù)碼相機以及掃描儀等，這些設備利于檔案管理的信息化發(fā)展，也可以快速的為檔案管理工作提供服務。

（2）電子檔案保管的安全問題。電子檔案保管的安全問題，是高科技時期檔案管理信息化發(fā)展最重要的問題，這也是為更好的保管檔案的共同期待。電子檔案的保管與紙制檔案的保管不同。首先，檔案信息的安全性非常重要，檔案工作的安全性對整個社會的發(fā)展具有重要意義，同時也對和整個社會管理工作來說都意義重大，因此，必須高度重視檔案信息的保密性，否則信息泄露將會給我們的社會造成嚴重的負面影響。其次，伴隨科技進步，檔案管理的信息化管理技術得到推廣，使檔案管理的工作效率得到進一步提高，但電子檔案的弊端隨之而來。即竊取私密的網絡信息的技術可以進入到系統(tǒng)中進行竊取，這要求所有的檔案管理部門都要注意檔案的安全問題，對保存檔案的計算機網絡需要配備更具備安全和更有效的保護、防御措施。

最后，傳統(tǒng)的檔案老化和人為損害的問題，在檔案管理電子化都顯得無能為力，傳統(tǒng)的損害問題都將在檔案信息資源的數(shù)字化面前得到進一步解決，數(shù)字化可以延長檔案的保管期限，也可以減少檔案信息被損壞或者丟失的風險，同時，電子檔案特有的數(shù)字拷貝功能就更顯示出優(yōu)越性，它可以起到補償檔案信息的作用，計算機的光盤存儲系統(tǒng)較好的解決了大量信息存儲困難的問題，使管理工作效率提高。

2.2檔案管理信息化發(fā)展的局限性

（1）檔案管理信息化具有安全隱患。信息時代的發(fā)展使網絡信息的安全問題更加受到關注，網絡技術、計算機技術的普及與應用，一方面使得我們的生活與工作獲得便利，另一方面也使網絡的安全問題始終困擾著人們。檔案管理信息化的發(fā)展也同樣有如此困擾，開放的網絡環(huán)境使得部分不法分子伺機竊取、攻擊與篡改檔案信息。

（2）管理人員檔案管理信息化意識缺乏。目前大部分管理人員沒有進行過專業(yè)的相關技能培訓，結合目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，一方面各單位各部門的檔案管理人員的綜合素質總體不高，他們的專業(yè)知識水平、思想道德水平等良莠不齊。另一方面，檔案管理信息化初期，引進了外部工作人員，這部分人員或缺乏相應的信息化檔案管理的經驗，或不能根據(jù)所在工作單位的實況具體問題具體分析，導致信息化進展不順利?？偟膩碚f，管理人員缺乏良好的信息化檔案管理的意識是檔案管理信息化的重要局限。

3.檔案管理信息化的發(fā)展措施

3.1要重視檔案管理信息化安全問題

檔案信息的安全性問題是關乎社會穩(wěn)定的重要因素。為加強檔案管理的安全防止檔案信息的泄露，一方面要不斷發(fā)展科技，使得檔案管理的信息化改革的相關設備得到進一步的升級。另一方面，要求檔案管理人員乃至普通民眾都應該認識到檔案管理的安全性、重要性，要求全民素質的提高，要求全民的關注與重視。

3.2要提高檔案管理人員綜合素質

良好的檔案管理的信息化發(fā)展要求工作人員不斷的提高自身的綜合素質，既包括專業(yè)素質、心理與身體素質，又包括思想道德素質。一方面，檔案管理人員要熟練掌握電子檔案的規(guī)范化的管理方式，要熟悉相應的網絡技術以及圖文、表格技術等計算機技術。另一方面，檔案管理人員要有認真、負責的工作態(tài)度，要有強烈的責任感和服務態(tài)度。最后，檔案部門要積極開展學習與研究活動，在具體的工作中關注資料的收集、整理與保存，各組織與單位檔案員應就工作方法與經驗進行交流，取長補短，推進檔案管理的信息化發(fā)展。

3.3要配備專業(yè)設備與檔案管理的信息化標準

各單位的信息化進程、設施的配置不同，造成很多檔案信息與數(shù)據(jù)無法共享與兼容，使檔案管理信息化進程遭到阻礙。就此問題，我們應該統(tǒng)一的配備專業(yè)的數(shù)字化設備，建立專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，利用統(tǒng)一的設備與系統(tǒng)實現(xiàn)全體檔案信息資源的共享，實現(xiàn)字符識別以及自動轉化、編目、檢索，實現(xiàn)自動的全文存儲與上載，使文檔一體化管理實現(xiàn)。另外，根據(jù)科技發(fā)展進程要不斷的使之同步更新?lián)Q代以適應新的發(fā)展與挑戰(zhàn)。

在全國范圍內建立起檔案管理的信息化的統(tǒng)一管理標準，才能使其得到好的發(fā)展。首先，借助相關的法律法規(guī)及相關機關的行政力量，制定標準化檔案管理規(guī)范，破除各級單位與部門參差不齊的管理局面。其次，錄入計算機的各種檔案資源與信息要具備一定的邏輯性，錄入方式與程序也應遵循相關規(guī)范。

4.結語

在高科技時代，要看到信息對檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)，由于檔案管理的信息化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。未來檔案管理工作將順應時代發(fā)展，不斷革新，檔案管理應該具體問題具體分析，大力發(fā)展經濟、科技與文化，分析并實踐各舉措促進檔案管理的信息化發(fā)展。

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