淺談人事檔案管理對人力資源管理的提升

安勝男

[摘 要]核心競爭力是一個(gè)企業(yè)從眾多企業(yè)中脫穎而出的關(guān)鍵，而提高一個(gè)企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵則是處理好一個(gè)企業(yè)的人力資源管理工作。人力資源技術(shù)系統(tǒng)的建立和完善以及人才的選拔是做好人力資源管理工作的基礎(chǔ)。企業(yè)要加大人力資源的培訓(xùn)與開發(fā)力度，打造一支高標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，以此提高企業(yè)的核心競爭力，如此才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中存活并發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；人力資源；提升

人事檔案管理工作雖然一直都被企業(yè)高度重視，但受種種限制，仍未能得到快速的發(fā)展，人事檔案管理工作不到位造成的檔案缺失對人力資源管理帶來了很大損失。改革勢在必行。首先，在思想觀念上，要摒棄傳統(tǒng)老舊的觀念，樹立創(chuàng)新意識，樹立人才信息觀念、效益觀念、量化和管理觀念，要使工作人員意識到自己的責(zé)任，更大的促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，以推動(dòng)人力資源管理工作的發(fā)展。

一、人事檔案對人力資源管理的積極影響

1.人事檔案管理保證了人力信息的真實(shí)可靠性。員工信息的真實(shí)可靠性是保證企業(yè)可以人盡其才的關(guān)鍵，企業(yè)在了解員工的各方面水平，以及工作經(jīng)歷，思想品德等方面的基礎(chǔ)上，可以更好的利用員工的優(yōu)勢，使其對企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮最大的作用。了解員工信息最直接的途徑是通過員工檔案，這就需要人事檔案管理部門做好收集和整理員工檔案的工作，為企業(yè)提供準(zhǔn)確可靠的信息，這樣不僅可以使企業(yè)得到最大限度的發(fā)展，還可以避免埋沒人才的事情的發(fā)生，工作人員發(fā)揮其長處，避免其短處，物盡其用，人盡其才，企業(yè)的每個(gè)職位都有合適的人才。

2.人力資源管理要以人事檔案為依據(jù)。人力資源管理的很多重要決策，例如人事考核，績效評估，員工考核等，都要以人事檔案為依據(jù)，這些重要決策往往關(guān)系著員工是否可以得到提升等問題，對員工及企業(yè)都有重大的意義，這時(shí)人力資源部門就要利用人事檔案從各個(gè)方面對員工的素質(zhì)進(jìn)行綜合分析，以進(jìn)行更加準(zhǔn)確更加合理的決策。

二、目前人事檔案在人力資源管理中的利用程度

人事檔案對人力資源管理工作的重要性是顯而易見的，但現(xiàn)在的人事檔案與人力資源管理并未有效的結(jié)合，人事檔案工作在人力資源管理工作中的重要性正在逐漸被遺忘，企業(yè)很少參考人事檔案對人才進(jìn)行選拔，出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象是有原因的：

1.人事檔案管理工作不到位，員工檔案無法很好的體現(xiàn)員工本身的素質(zhì)，大多數(shù)檔案存在抄襲套用的現(xiàn)象，員工往往傾向于在檔案上表現(xiàn)自己在所要應(yīng)聘的職位需要的能力方面的優(yōu)勢，更加目的化，不全面，不具體。真正反映一個(gè)人綜合素質(zhì)的檔案少之又少，導(dǎo)致企業(yè)無法通過檔案真正全面的了解一個(gè)員工，因此造成了企業(yè)對人事檔案越來越少的關(guān)注和參考。

2.人事檔案內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、不夠真實(shí)。競爭壓力的增加導(dǎo)致人們?yōu)榱说玫揭环莺玫墓ぷ鲿跈n案上多多少少的做些手腳，例如刻意添加的高學(xué)歷，刻意偽造的豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。如此種種為人力資源管理部門選拔人才帶來了阻礙與困難，同時(shí)也給人力資源管理制定崗位配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃及各種培訓(xùn)計(jì)劃造成了誤導(dǎo)。

三、如何正確有效的改善人事檔案在人力資源管理中作用

1.使人事檔案的內(nèi)容得到充實(shí)。人力資源管理部門需要通過人事檔案了解很多信息，例如人才的成長軌跡，工作經(jīng)歷，人品道德等，如果人事檔案內(nèi)容缺乏充實(shí)性，人力資源管理部門將很難全面的了解到企業(yè)所需要的人才的信息，從而造成對人才利用不充分的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.提高人事檔案的可信度和準(zhǔn)確性，真實(shí)性是人事檔最基本的特性，也是人事檔案的“第二靈魂”，人事檔案要具有真實(shí)性才具有可利用的價(jià)值。要想使一份檔案可以真實(shí)的反應(yīng)出一個(gè)人的綜合素質(zhì)，確保檔案的真實(shí)性是很重要的，檔案只有做到能夠真實(shí)可靠，實(shí)事求是的反應(yīng)當(dāng)事人的素質(zhì)，企業(yè)才能通過檔案更好的選擇人才。其次還要利用法律法規(guī)監(jiān)督這項(xiàng)舉措的實(shí)行，法律法規(guī)可以對工作的每個(gè)環(huán)節(jié)

3.加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。人事檔案需要根據(jù)時(shí)代變化和現(xiàn)實(shí)情況，把有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的最新資料，有選擇的及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案里去，包括一些新產(chǎn)生的內(nèi)容，這樣可以使檔案得到及時(shí)的補(bǔ)充，方便用人單位對人才的利用狀況及時(shí)作出調(diào)整，做到不浪費(fèi)人才，充實(shí)人事檔案的信息并且剔除沒有保存價(jià)值的個(gè)人內(nèi)容，以便于補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息做到及時(shí)的更新，方便人力資源管理部門能夠認(rèn)識和了解一個(gè)人，包括歷史和現(xiàn)在的全部實(shí)際情況。

4.加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化逐漸發(fā)展的今天，人力資源管理的關(guān)鍵問題已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變成了怎樣能夠快捷的找到所需人才的個(gè)人信息。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱不方便，保存困難等缺點(diǎn)導(dǎo)致傳統(tǒng)了這種管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會的需求。因此人事檔案管理方式需要改革，利用信息化和網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理方案，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方式。社會共享又可以為人才提供更大的施展空間與平臺，有利于人才的管理及利用，很大程度上為企業(yè)提供了便利。

四、結(jié)語

當(dāng)今的時(shí)代是信息的時(shí)代，當(dāng)今的時(shí)代是競爭的時(shí)代，隨著知識經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭力已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變成了以知識經(jīng)濟(jì)為主的核心競爭力的競爭。一個(gè)企業(yè)想要在市場競爭中占據(jù)有利地位，增強(qiáng)核心競爭力是非常關(guān)鍵的因素，而人力資源作為企業(yè)最具創(chuàng)造性和能動(dòng)性的第一資源要素，對企業(yè)核心競爭力的提升具有直接的決定性的作用，因此利用人力管理檔案的改進(jìn)，推動(dòng)人力資源管理的發(fā)展和完善，將會越來越重要。

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