淺談人事檔案管理

逄博

[摘 要]人事檔案是以個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，真實(shí)地記載和反映個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是個人自身成長歷史的真實(shí)記載，它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策，是為先賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的；為單位合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。人事檔案和文書檔案一樣具有使用價(jià)值和保存價(jià)值，是國家檔案的重要組成部分。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；作用；管理

一、人事檔案管理工作的作用

1.在現(xiàn)代用工管理工作中的重要作用

對單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個人人事檔案，為單位職工辦理和繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)，辦理職工醫(yī)療保險(xiǎn)；進(jìn)行工資調(diào)整；在評定職稱時(shí)可把人事檔案中記載的內(nèi)容作為依據(jù)之一；計(jì)算退休年限；為職工出具相應(yīng)的證明材料等。

2.人事檔案在職工素質(zhì)管理工作中起著促進(jìn)作用

人事檔案記錄了單位每位職工的個人簡歷、專業(yè)技術(shù)考核、進(jìn)修提高等情況，是一套完整地反映每位職工的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績的歷史真實(shí)憑證。有了這樣一種可靠的憑證，就可以有目的、有計(jì)劃地合理使用每一位職工，在選調(diào)優(yōu)秀人員時(shí)可根據(jù)其人事檔案了解情況，是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性。因此，人事檔案管理工作有利于調(diào)動每位職工的積極性，從而，加快單位人事制度改革的步伐。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

1.缺少完善的人事檔案管理制度

隨著改革開放的進(jìn)程加快，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。大部分單位并沒有定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促，及時(shí)做好檔案核查和修復(fù)工作。此外，人事檔案有的隸屬于組織部門，有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室。就工作性質(zhì)來說，人事檔案應(yīng)與文書檔案、科技檔案、財(cái)會檔案一并歸檔案室管理。分散的管理格局，使檔案材料不能全面地反映職工的真實(shí)面貌。

2.缺少規(guī)范的人事檔案管理方法

人事檔案材料主要包括記載職工本人基本狀況的履歷表、任免表、工資表，記載信息簡單，不能全面地反映職工的特征。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，基本處于手工操作階段，缺乏相應(yīng)的管理設(shè)備和方法，人事檔案的案卷質(zhì)量有待提高。

3.缺少高素質(zhì)的人事檔案管理人員

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。由于人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常?？床坏剿闹匾浴Ｓ邢喈?dāng)一部分人對人事檔案工作的認(rèn)識是不到位的。可以說，缺少高素質(zhì)管理人員的滯后是制約人事檔案工作的一個重要因素。

三、人事檔案管理工作中的建議

1.實(shí)施人事檔案管理的制度化

在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使人事檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。制度建設(shè)是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒眾多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，形成一套適合單位人事檔案管理的制度。如：人事檔案管理制度、人事檔案管理組織機(jī)構(gòu)及崗位職責(zé)、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，保證人事檔案管理工作在單位人力資源管理中取得最佳的效益。

2.推行人事檔案管理方法的規(guī)范化、信息化

人事檔案記載的信息非常豐富，時(shí)間跨度也大，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，有利于材料的完整保存。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。

3.提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

建立一支熟悉與通透國家政策，熟悉業(yè)務(wù)、相對穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，是做好人事檔案工作的組織保證。要掌握管理理論與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的原則，運(yùn)用信息處理技術(shù)深入開發(fā)檔案資源的本領(lǐng)，滿足各層次信息需求，同時(shí)維護(hù)檔案的真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性與原始性。管理人員素質(zhì)的高低關(guān)系到檔案管理質(zhì)量的高低，要加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，可采用集中授課、自學(xué)等多種方式，掌握多項(xiàng)技能，使他們不斷豐富專業(yè)技術(shù)管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強(qiáng)創(chuàng)新意識，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性兼具系統(tǒng)性、科學(xué)性、專業(yè)性的工作，只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，隨著人事改革制度的不斷深入，單位內(nèi)部、單位之間、地區(qū)之間的人員流動也會越來越頻繁，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。只要我們富于創(chuàng)新意識，勇于探索，敢于開拓，努力實(shí)踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好，為單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。