科技檔案管理信息化建設(shè)之我見

孫仲元

[摘 要]科技檔案的管理，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化管理；科技

當(dāng)今時代，由于信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力。因此，信息化是科技檔案管理的必經(jīng)之路。

一、建立科技檔案企業(yè)信息化的作用

檔案的本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性、一般屬性為知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等。

科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它是企事業(yè)單位中的一項(xiàng)技術(shù)性基礎(chǔ)工作。檔案管理歷史源遠(yuǎn)流長，科技檔案的管理產(chǎn)生于近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案的發(fā)展在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中具有重大的作用，尤其是在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案對科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理有著明顯的無可替代的作用，具有很高的經(jīng)濟(jì)價值。

當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，一定帶來社會生產(chǎn)力的巨大進(jìn)步，同樣也會引起人們生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，可見信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，成為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的支柱之一。

二、建立科技檔案的意義及價值

科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)的信息化是以信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)力和經(jīng)營水平，增強(qiáng)企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。

三、檔案科技信息化管理的內(nèi)容：

1、制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技資金管理，包括科技項(xiàng)目計(jì)劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計(jì)劃等；

2、管理科技成果鑒定、申報(bào)、評審、獎勵、推廣應(yīng)用、技術(shù)市場開發(fā)；

3、管理專利申報(bào)、統(tǒng)計(jì)、實(shí)施；

4、管理計(jì)量升級、貫徹執(zhí)行計(jì)量法、計(jì)量認(rèn)證與認(rèn)可、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定；

5、全質(zhì)管理成果的申報(bào)、評審、發(fā)表、獎勵；

6、標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查；

7、科技統(tǒng)計(jì)工作；

8、信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件。

科技管理系統(tǒng)為全網(wǎng)的各級科技管理部門服務(wù)，在功能上覆蓋運(yùn)作層、運(yùn)作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作的統(tǒng)一管理。

科技計(jì)劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計(jì)功能。

人才是推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵?？萍紮n案的信息化，包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。必須解決人才問題，才能使檔案信息化建設(shè)沿著正確的方向發(fā)展，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持長期、全面而又具體，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門單方面的，也不可能單憑幾個計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)，它需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，企業(yè)科技信息管理部門必須發(fā)揮主導(dǎo)作用。

四、科技管理系統(tǒng)化實(shí)現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化

1、科技計(jì)劃管理系統(tǒng)

科技計(jì)劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，利用先進(jìn)的三層體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用JAVA技術(shù)開發(fā)，符合J2EE標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實(shí)施ERP的核心?？萍加?jì)劃管理的主要功能包括：對基層、上級部門的科技計(jì)劃進(jìn)行分類查詢，按項(xiàng)目類別，負(fù)責(zé)單位對資金分配的統(tǒng)計(jì)，設(shè)備的購置計(jì)劃，科技計(jì)劃草稿，科技計(jì)劃的上報(bào)。

2、管理系統(tǒng)

計(jì)量管理系統(tǒng)主要包括：基層單位申報(bào)計(jì)量室認(rèn)證資料、基層單位計(jì)量管理資料信息采集與查詢。

3、級標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)

全質(zhì)級標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報(bào)QC成果、QC成果評審結(jié)論及上報(bào)QC成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫模板。

4、科技成果和專利管理

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報(bào)科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報(bào)專利、篩選申報(bào)科技進(jìn)步獎項(xiàng)目、基層單位返回科技進(jìn)步獎推薦書、匯總上報(bào)科技進(jìn)步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計(jì)及收集科技成果推廣項(xiàng)目申請書。

5、科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

統(tǒng)計(jì)的基本任務(wù)是對檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、分析、監(jiān)督，以及計(jì)量化的管理，科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的所有報(bào)表均采取網(wǎng)上電子報(bào)表形式。對各類統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化?；鶎訂挝豢梢凿浫?、查詢、統(tǒng)計(jì)、修改、打印。

結(jié)論

科技管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化，同時涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展。隨著企業(yè)信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，必將實(shí)現(xiàn)科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也一定能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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