章雅薇

摘 要：當(dāng)前檔案卷宗工作進(jìn)入到了一個新的領(lǐng)域中，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)而呈現(xiàn)了開放性、高效性和多樣性的新特點。在新的形勢下《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》（2010年）指出檔案管理工作要緊隨信息化的步伐，實現(xiàn)新的突破。本文主要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代中檔案卷宗利用發(fā)的現(xiàn)狀，指出了其在多方面取得的成效和不足，并就相關(guān)的應(yīng)對策略展開了分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案；互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)；信息；利用

1 互聯(lián)網(wǎng)對檔案卷宗利用的意義

1.1 有助于開拓檔案卷宗的管理觀念

改革開放以來，隨著思想觀念的不斷解放，我們國家在檔案卷宗的管理中的理念也不斷革新，總體上適應(yīng)了時代的發(fā)展要求。檔案卷宗管理的主要目的是滿足一個組織和社會科研、查閱、發(fā)展的需要，但在傳統(tǒng)模式下的檔案卷宗管理往往是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很多單位都有各自的管理模式，很少能夠了解到外部的有效信息。而在互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著檔案保存、傳輸?shù)亩鄻?，檔案人員登上互聯(lián)網(wǎng)就可以最直觀的看到各種有效信息，了解最便捷的檔案卷宗利用方式，相互交流心得等。互聯(lián)網(wǎng)時代使得很多單位組織都已經(jīng)樹立了開放的服務(wù)理念，不僅僅讓檔案的編研服務(wù)于組織的發(fā)展，同時更與社會相互聯(lián)系，滿足檔案管理的社會需求，檔案編研具有社會化，充分體現(xiàn)開放性的特點，為社會發(fā)展提供有效的信息，真正實現(xiàn)其價值。

1.2 有助于提升檔案工作者的綜合素養(yǎng)

在過去檔案卷宗管理經(jīng)常被視為是冷門和養(yǎng)老的人職業(yè)，所以很多的檔案管理人員素質(zhì)都不是很高，專門從事學(xué)習(xí)管理的人少之又少，很多人即使參與了各種培訓(xùn)還是概念模糊、定義不清楚，或是找不到專門的人員進(jìn)行教育，或是始終抱著傳統(tǒng)的理念與方法固守不前，這些都不利于檔案管理者的綜合素養(yǎng)的提升。

但是在網(wǎng)絡(luò)時代這些都不再是問題，在新的編研的形勢下，檔案管理人員也可以借助網(wǎng)絡(luò)與時俱進(jìn)，成為具有檔案和計算機(jī)雙重技能的人員，精通網(wǎng)頁制作，懂得了以自身企業(yè)檔案需求的專項性，進(jìn)行分類編程；同時整個過程還能夠幫助檔案編研者提升編輯能力和審美能力，現(xiàn)代化管理手段也成為檔案編研人才需要掌握的技能之一。在工作中，檔案卷宗的管理人員也會保持自身的創(chuàng)新精神，正確理解檔案卷宗信息，對信息進(jìn)行合理的采摘、編輯，科學(xué)篩選相關(guān)信息，并對信息進(jìn)行系統(tǒng)的整理。在日益激烈的信息社會，編研工作者能夠抓住單位和社會上對檔案信息的現(xiàn)實需要，同時還能夠挖掘廣大用戶潛在的信息需求，保持自身的前瞻性以抓住瞬息萬變的信息資源。網(wǎng)絡(luò)有助于檔案卷宗管理人員在掌握文獻(xiàn)編撰學(xué)、目錄學(xué)的同時，也開始積極的拓展自己的專業(yè)知識面，以適應(yīng)檔案管理高深度，寬廣度的要求。

1.3 改變傳統(tǒng)檔案管理模式，有助于提升檔案卷宗的服務(wù)利用水平

在信息化發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)使得檔案卷宗的管理逐漸向數(shù)字檔案編研的方向發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下很多單位組織紛紛建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館藏，實現(xiàn)數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息的組織化，最大限度的滿足用戶的信息要求。同時積極加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)，建立檔案目錄中心，建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，滿足用戶信息查詢，方便用戶隨時、快捷的進(jìn)行檔案查找。為了適應(yīng)組織的信息化建設(shè)，可以選擇部分與組織業(yè)務(wù)緊密相連的知識進(jìn)行數(shù)字化處理，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，并為其提供全文檢索，為各類人員檢索提供便利。還可以專門組織建立檔案網(wǎng)站，將網(wǎng)站定位于“立足檔案，面向社會”，使網(wǎng)站既成為檔案宣傳的場所，又是檔案工作者進(jìn)行學(xué)習(xí)的場所。在網(wǎng)站中設(shè)置導(dǎo)航臺，方便用戶進(jìn)行信息查閱充分利用圖像、聲音、圖片等多種形式，開展網(wǎng)上檔案展覽，提高檔案展覽質(zhì)量，向外界介紹檔案編研成果，讓用戶得到最新的動態(tài)信息，這些都有助于提升檔案卷宗的服務(wù)利用水平。

1.4 實現(xiàn)檔案存檔介質(zhì)和內(nèi)容的多元化管理

當(dāng)今社會信息迅猛發(fā)展，人們對于檔案信息也提出了多樣化的要求，所以到了互聯(lián)網(wǎng)時代之后，檔案卷宗的利用管理開始與信息技術(shù)緊密的結(jié)合起來了，文件多以電子的形式存在，便利的信息技術(shù)條件為檔案卷宗的利用管理發(fā)展提供了機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案編研中主要使用人工的方式，紙質(zhì)資料居多，而多媒體時代之后編研內(nèi)容更加精彩，形式更加多樣，可以利用計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)文字、聲音、圖像的有效組合。將計算機(jī)運用于檔案編研，能夠提高文字的編輯速度，減少了人工錄入的勞動強(qiáng)度，滿足了用戶對檔案信息及時、快捷的要求。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)編研也更加方便人們對信息資料的查閱，實現(xiàn)了人們對檔案信息個性化的要求。很多單位紛紛以科技的力量努力提升自身的服務(wù)質(zhì)量，比如在高校中檔案編研充分利用校內(nèi)網(wǎng)，搜索與本校有關(guān)的信息，豐富了檔案信息資源的共享，利用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案編研，使編研內(nèi)容更加豐富，編研的成果更加多樣。網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)常會發(fā)布一些政府頒布的法律、政策，有很多企業(yè)發(fā)展需要的政策信息，不斷的淘汰革新以前的信息，不斷的提升檔案卷宗的質(zhì)量。還有的組織通過網(wǎng)絡(luò)收集能夠迅速的實現(xiàn)資料的更新，同時一些組織建立網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息對外公布，提高檔案卷宗的管理工作在社會上的關(guān)注力，實現(xiàn)服務(wù)的社會化，主動為社會提供服務(wù)，而很多接收到信息的個人和組織也可以積極的反饋意見，糾正錯誤，提供素材，豐富檔案內(nèi)容，有效的實現(xiàn)了檔案卷宗質(zhì)量的提升。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代中檔案卷宗利用的現(xiàn)狀與不足

在這個時代背景下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息數(shù)量劇增、形式各異，如果還是按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行整理歸檔、保管收藏，顯然是低效的，在隨后的管理和利用中也會存在著很多的不便。而當(dāng)下現(xiàn)代化的技術(shù)手段收集、處理信息，能夠及時、準(zhǔn)確系統(tǒng)的提供檔案信息服務(wù)，利用新的信息存儲載體傳遞渠道及信息處理方式就顯得非常必要。但是對于很多的企業(yè)或者單位來說，無論是開發(fā)利用、保存管理、交流宣傳上還都有不足。

首先，從檔案的開發(fā)手段上看，很多人認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)時代檔案卷宗的利用就是制作成電子版的檔案，在開發(fā)中還主要依賴于手工操作，新技術(shù)含量還很低，缺乏一些高科技的處理。一方面可能本身檔案部門提供的檔案信息仍然分散、零亂、缺乏系統(tǒng)性，要再進(jìn)行詳細(xì)的梳理還需要下很大的功夫。而且一些電子檔案封存了之后僅僅是作為一種封存方式而存在的，并沒有意識到將來可能存在的價值，重保管而不重開發(fā)，沒有很好的與提供利用有機(jī)結(jié)合起來。大部分的檔案往往只是內(nèi)部使用，缺乏與外在的關(guān)聯(lián)，沒有把檔案通過網(wǎng)絡(luò)形式向社會傳播，要知道在當(dāng)下的時代環(huán)境里檔案信息進(jìn)入社會信息系統(tǒng)是一個必然的選擇，一方面是保存，另一方面更是為了創(chuàng)新。endprint

其次，編研來源上“內(nèi)”多“外”少。所謂“內(nèi)”指館藏資源，一些單位的檔案卷宗在其起步階段均立足于本館。所謂“外”指館藏檔案之外的社會信息資源，特別是互聯(lián)網(wǎng)時代的一些網(wǎng)絡(luò)資源非常重要的，不僅僅內(nèi)容多，而且更新快。發(fā)掘館藏檔案之外的各種資源，對其進(jìn)行加工、整理、編輯也是檔案管理部門的重要職責(zé)。一些單位的館藏檔案史料的基礎(chǔ)是依托悠久的歷史和傳統(tǒng)的人文精神，對自身進(jìn)行挖掘可以豐富自身的體系。但是只關(guān)注自身，缺乏自身之外的現(xiàn)實社會需求方面的佳品是通病，更不用說以編研作品去關(guān)注社會上普通受眾對政策、知識查考的需求和娛樂休閑生活的需求。如果過度依賴自身的館藏，必將使檔案卷宗資源成果只能停留在文獻(xiàn)匯編、資料選輯的低級形態(tài)，必然無法體現(xiàn)檔案特色、發(fā)揮檔案優(yōu)勢，又偏離了大眾探究知識的信息需求，偏離了網(wǎng)絡(luò)時代的開放性需求。同時也很容易阻礙檔案卷宗作品的社會現(xiàn)實效用，制約了檔案的開發(fā)。隨著社會化交流的加快，在檔案卷宗的管理利用中必然需要廣泛的社會信息資源來補(bǔ)充。

再次，編研方式上強(qiáng)“編”弱“研”?！熬帯敝笇n案的一次文獻(xiàn)的進(jìn)行“原封不動”的整理，“研”指對檔案卷宗等進(jìn)行二次或三次文獻(xiàn)的加工，很明顯第一次的更容易實行。當(dāng)下很多檔案卷宗利用工作取得了顯著的成就，涌現(xiàn)了許多高質(zhì)量的作品、甚至精品，這些都是進(jìn)行仔細(xì)編研的結(jié)果。如果只是對檔案原始文獻(xiàn)、原始數(shù)據(jù)的簡單羅列或匯總，重“編”輕“研”的現(xiàn)象較為突出，學(xué)術(shù)性、知識性價值的研究性作品，卻鮮有問世，特別是一些科技類檔案材料未能得到充分開發(fā)和利用，沒有產(chǎn)生應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，這些與檔案人員意識薄弱、素質(zhì)不高、經(jīng)費少等有關(guān)。在網(wǎng)絡(luò)時代各種檔案信息浩如煙海，同時有價值的資源不一定非常多，這就特別需要進(jìn)行有效的篩選甄別，要知道并不是所有的檔案卷宗都是有用的需要保存的。很多人潛意識中總是覺得檔案卷宗都是一些比較古舊的東西，事實上當(dāng)下的資料只有經(jīng)過歷史的塵封才有可能獲得價值，在當(dāng)時未必有多少效用。這也導(dǎo)致了很多人認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)時代，各種資料隨處可取，并一定有保存的價值而放棄了關(guān)注，不用心收集，檔案卷宗的利用中時代特色不明顯、現(xiàn)實針對性不強(qiáng)。這與檔案人員因循守舊、自立門戶，不愿意去下大力氣切入社會熱點、切入前沿有關(guān)。

最后，檔案卷宗管理目的上重“評”輕“用”的現(xiàn)象也突出。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作，重“評”輕“用”是無法將效果發(fā)揮到最大的。在互聯(lián)網(wǎng)時代，人們對信息的需求發(fā)生了很大的變化，在網(wǎng)絡(luò)上對各種檔案卷宗資源進(jìn)行調(diào)取的時候會發(fā)現(xiàn)異常繁多，比如要找與國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、科技信息檔案資料，如果只是簡單的進(jìn)行收集，保存為電子信息資料，等待著別人的調(diào)用，這樣的服務(wù)模式還沒有完全擺脫看攤守業(yè)、等客上門的單一被動局面，不能滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用者的需要。許多檔案館都把檔案卷宗管理工作作為考核檔案工作優(yōu)劣的重要指標(biāo)，缺乏網(wǎng)絡(luò)時代的管理方式，比如電子檔案的安全性問題關(guān)注的比較少。傳統(tǒng)管理模式下，過度的務(wù)虛，而缺少務(wù)實的工作，重視政治性、政策性，忽視趣味性、可讀性，純粹地為檔案考評、而非檔案利用進(jìn)行檔案編研，忙于應(yīng)付檢查、評估，使當(dāng)官管理工作簡單化、任務(wù)化，削弱了檔案經(jīng)濟(jì)效益和社會效益整體功能的發(fā)揮。

3 互聯(lián)網(wǎng)時代中檔案卷宗利用的策略思考

雖然網(wǎng)絡(luò)時代檔案卷宗利用存在著一些版權(quán)使用的問題，但是其取得的成就也是使人欣慰的，我們也應(yīng)該看到人們對檔案文獻(xiàn)信息需求也在不斷變化，檔案卷宗的利用必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而穩(wěn)步提高互聯(lián)網(wǎng)時代中檔案卷宗利用的精確性、實效性和特色。

首先要加強(qiáng)資源建設(shè)，拓寬編研素材。在夯實檔案資源體系、完善檔案館藏結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上而應(yīng)拓寬思路，將加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)當(dāng)做檔案編研工作的頭等大事，特別善于利用網(wǎng)絡(luò)來豐富自身的健身。通過豐富材料內(nèi)容，加強(qiáng)館藏檔案征集和整理工作，檔案卷宗利用中一方面要依賴于館藏，但又要不拘泥于館藏，放眼當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代，只有這樣才能夠拓寬編研素材范圍，部分的打破檔案實體保管的界限，使檔案館、博物館、圖書館、史料部門等能合作建立檔案圖書信息資料庫，如上海交大與東方電視臺合作的《交大有些老房子》就是受益于資料搜集范圍的拓展和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)等查閱了7000多卷檔案文獻(xiàn)才獲得成功，同時也減少了人員的往來和費用。

其次要探求利用的行空間，開放新思路。隨著數(shù)字化時代的到來，檔案卷宗的管理工作的形式不能只拘泥于文件匯編、書籍出版等傳統(tǒng)形式，改革傳統(tǒng)體制，嘗試實地采訪、合作利用、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案網(wǎng)上傳播。檔案卷宗的管理工作必須打破館藏的物理概念，在內(nèi)部各部門之間、檔案館與外單位之間開展檔案管理工作的經(jīng)驗交流和協(xié)作配合，以協(xié)作的精神、開放的姿態(tài)，樹立合作開發(fā)的理念，最大限度實現(xiàn)檔案資源共享，及時捕捉有關(guān)內(nèi)容的最新研究方向與進(jìn)展動態(tài)。網(wǎng)絡(luò)具有即時性、多媒性、交互性、海量傳播等特點，可以積極的利用網(wǎng)絡(luò)資源，新形勢下網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該參與到檔案管理過程的始終，檔案的選題、材料的查找，信息的加工，信息反饋等都離不開網(wǎng)絡(luò)并使活化為檔案卷宗信息，通過網(wǎng)絡(luò)及時地傳播出去，從而擴(kuò)大檔案信息資源的受眾面。

再次，檔案卷宗的管理工作應(yīng)為內(nèi)部和外部的資料保存、信息服務(wù)、管理等中心工作提供有價值的信息服務(wù)，同時也可以拓寬視野，關(guān)注社會現(xiàn)實，捕捉社會熱點信息、并使之切入相關(guān)的檔案信息，通過經(jīng)常性的跟蹤、觀察社會的檔案需求，及時捕捉社會生活中的熱門話題、熱點事件和敏感問題，做好專題的科學(xué)預(yù)測和客觀論證。檔案作品如果沒有宣傳就無法推向社會、實現(xiàn)其使用價值，為此檔案卷宗的管理工作要重視自我宣傳，必須著眼于自身文化的亮點，必須走市場化道路，實現(xiàn)的潛在效益，實現(xiàn)信息的全社會共享。

最后，在網(wǎng)絡(luò)時代把握好檔案卷宗的使用是非常重要的，但是其面臨的檔案信息安全問題也是很重要的。不論傳統(tǒng)檔案還是電子檔案，在網(wǎng)絡(luò)時代中都不可能有一勞永逸的安全，保護(hù)檔案信息安全問題是一個需要特別重視的問題。即使最為復(fù)雜的保密技術(shù)也不一定能夠保證絕對安全，反而可能產(chǎn)生新的漏洞。做好互聯(lián)網(wǎng)時代中檔案卷宗的利用需要掌握好以下幾個方面的問題。首先，要從檔案管理和利用者入手，檔案信息安全不是光靠設(shè)備就能夠解決的，更重要的是人的安全，靠管理人員的配合，要求系統(tǒng)管理者有很強(qiáng)的責(zé)任心和技術(shù)水平。檔案管理者要提高這方面的認(rèn)識，提升技術(shù)管理水平。其次要建立一個合理而健全的管理機(jī)制與制度，檔案信息安全必須有配套的做法，加強(qiáng)基本的密碼認(rèn)證的機(jī)制，重要的內(nèi)容進(jìn)行重點保護(hù)，最好不要直接連上網(wǎng)絡(luò)。一些重要檔案資料還需要做一個備份，以便于丟失的時候可以較快的恢復(fù)，讓損失減至最輕微。最后，要重視審計鑒定的重要性，經(jīng)常性的進(jìn)行督促檢查，檢查內(nèi)部的隱患，完善內(nèi)部管控，防止一些重要的資料泄露。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案卷宗的利用突破了傳統(tǒng)，在資料整理、業(yè)務(wù)管理以及社會需求方面發(fā)揮了更大的作用。面對這種新形式，檔案卷宗的利用中更要準(zhǔn)確把握網(wǎng)絡(luò)帶來的新的發(fā)展機(jī)遇，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，在內(nèi)容、服務(wù)、手段、人才培養(yǎng)進(jìn)行創(chuàng)新，認(rèn)清新形勢，調(diào)整舊觀念，實現(xiàn)與時俱進(jìn)，探索信息時代檔案卷宗利用的新思路。

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