文/青海省血液中心 柴國(guó)棟

淺談血站業(yè)務(wù)檔案交接中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/青海省血液中心 柴國(guó)棟

業(yè)務(wù)檔案交接是血站檔案管理的重要步驟和環(huán)節(jié)，隨著血站建設(shè)整體水平的不斷提升，業(yè)務(wù)檔案在血站建設(shè)和發(fā)展中的地位及作用也顯得越加重要。認(rèn)真做好血站業(yè)務(wù)檔案管理中的交接工作，對(duì)于確保檔案資料的完整準(zhǔn)確，區(qū)分檔案管理工作責(zé)任，提升血站檔案管理整體水平具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

血站；檔案交接；對(duì)策

血站業(yè)務(wù)檔案是血站在開(kāi)展無(wú)償獻(xiàn)血征詢、血液采集、檢驗(yàn)、成分制備和發(fā)往臨床等各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟中形成的一整套需按規(guī)定移交至檔案室統(tǒng)一保管的文件。它真實(shí)完整地記錄了血液從采集到發(fā)往臨床的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，是血站開(kāi)展采供血業(yè)務(wù)最真實(shí)、最原始的記載，做好血站業(yè)務(wù)檔案的交接工作，對(duì)于確保檔案資料的完整準(zhǔn)確，區(qū)分工作責(zé)任，提升血站檔案管理整體水平具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、血站業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

隨著血站建設(shè)整體水平的進(jìn)一步提升，采供血各項(xiàng)工作更加規(guī)范和完善，特別是新版血站技術(shù)操作規(guī)范發(fā)布以后，作為記錄采供血過(guò)程的業(yè)務(wù)檔案，在血站建設(shè)和發(fā)展中作用也顯的越來(lái)越重要。然而從血站檔案管理的現(xiàn)狀特別是業(yè)務(wù)檔案交接情況來(lái)看，還存在著一些不容忽視的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）學(xué)習(xí)宣傳不到位

從中心業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，對(duì)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度學(xué)習(xí)宣傳不到位，各科室特別是檔案員對(duì)業(yè)務(wù)檔案交接流程不熟悉，重要性認(rèn)識(shí)不足，交接前準(zhǔn)備工作不充分。

（二）整理檢查不細(xì)致

在業(yè)務(wù)檔案交接前檢查、校對(duì)、驗(yàn)收工作不細(xì)致，在深入部隊(duì)、學(xué)校等開(kāi)展大型無(wú)償獻(xiàn)血宣傳和血液采集活動(dòng)時(shí)，由于時(shí)間緊、人員較少、工作量大等因素，至使對(duì)一些原始記錄在填寫(xiě)、登記、簽字等方面不規(guī)范，有時(shí)存在少簽、漏簽和錯(cuò)簽等現(xiàn)象。

（三）裝訂交接不及時(shí)

受機(jī)構(gòu)編制、人員少等因素影響，中心至今沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室和管理人員，對(duì)綜合檔案室的管理由辦公室人員兼職，加之各科室檔案員因工作原因不定期進(jìn)行輪換，至使在業(yè)務(wù)檔案裝訂和交接方面不夠及時(shí)，一定程度上講影響了業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理。

（四）驗(yàn)收簽字不規(guī)范

按照中心檔案管理程序文件的要求，業(yè)務(wù)檔案在交接中必須由交接雙方當(dāng)面清點(diǎn)到頁(yè)，并現(xiàn)場(chǎng)履行簽字手續(xù)，但在實(shí)際操作中由于受工作及其它因素的影響，有時(shí)并沒(méi)有真正落到實(shí)處，在交接簽字中不夠規(guī)范，存在事后補(bǔ)簽現(xiàn)象。

二、存在問(wèn)題的原因分析

針對(duì)以上存在的問(wèn)題和不足，通過(guò)查找和分析存在問(wèn)題的原因，主要有以下幾個(gè)方面。一是對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理重視不夠，中心雖然制定了檔案管理相關(guān)制度及操作規(guī)程，但在思想上認(rèn)為只要抓好采供血業(yè)務(wù)工作就行，把業(yè)務(wù)檔案管理只是看成保管的事務(wù)性工作而不是單位的主要工作，只要做到不丟失，不泄密，能確保查借閱就可以了，在這種思想的影響下，部分職工認(rèn)為檔案管理就是一個(gè)科室或部門(mén)的事，對(duì)做好業(yè)務(wù)檔案管理沒(méi)有引起足夠重視。二是檔案管理人員管理水平不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員不是專(zhuān)業(yè)出身，加之又都是兼職，在對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂及交接上，只是停留在完成一般性的管理工作，至使血站業(yè)務(wù)檔案管理工作的整體水平不高。三是在業(yè)務(wù)檔案交接中程序不規(guī)范，監(jiān)督力度不強(qiáng)。在業(yè)務(wù)檔案的實(shí)際交接中，沒(méi)有嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)檔案管理操作規(guī)程進(jìn)行交接，由于工作量大、人員少等因素的影響，有時(shí)候在檔案交接前只能由檔案材料移交科室提前進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，然后抽空對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和交接，加之在業(yè)務(wù)檔案交接中沒(méi)有第三方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，至使業(yè)務(wù)檔案在實(shí)際交接中有時(shí)存在程序不規(guī)范，監(jiān)督檢查落實(shí)不力的實(shí)際情況。

三、加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案交接的對(duì)策

一是轉(zhuǎn)變觀念，切實(shí)增強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案交接工作重要性的認(rèn)識(shí)。要從采供血事業(yè)發(fā)展大局出發(fā)，引導(dǎo)全體職工特別是各科室檔案員切實(shí)做好對(duì)《檔案法》、《一法兩規(guī)》等相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)的重視與配合。通過(guò)學(xué)習(xí)宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案交接工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提高血站業(yè)務(wù)檔案管理的整體水平。二是完善機(jī)制，進(jìn)一步建立健全業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)血站業(yè)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)和需要，爭(zhēng)取成立檔案管理機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員配備，明確業(yè)務(wù)檔案管理的職責(zé)及權(quán)限，并對(duì)中心現(xiàn)行業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行修訂和完善，使之更加符合業(yè)務(wù)檔案管理需要，從而確保業(yè)務(wù)檔案資料收集完整、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。三是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，切實(shí)增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，從中心發(fā)展大局出發(fā)，切實(shí)把政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員選擇出來(lái)從事業(yè)務(wù)檔案管理工作，注意教育培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任心。四是加大資金投入，切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理硬件建設(shè)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代化辦公中得到了普遍應(yīng)用，然而體現(xiàn)在血站業(yè)務(wù)檔案管理上，計(jì)算機(jī)技術(shù)手段還沒(méi)有得到充分挖掘和發(fā)揮，運(yùn)用不夠廣泛。因此，只有把檔案室建設(shè)納入中心工作重點(diǎn)，提高硬件配備水平，才能使業(yè)務(wù)檔案管理更好地適應(yīng)采供血事業(yè)發(fā)展的需要，為血站的持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。