備用金制度的優(yōu)化提升

青島外輪代理有限公司 王萬(wàn)運(yùn)

自上個(gè)世紀(jì)90年代船舶代理行業(yè)市場(chǎng)化以來(lái)，對(duì)于當(dāng)年的獨(dú)家外輪代理來(lái)說(shuō)有利有弊。競(jìng)爭(zhēng)制度的引入提升了船舶代理行業(yè)整體服務(wù)質(zhì)量，但同時(shí)也暴露出很多制度性的問(wèn)題，嚴(yán)重影響外代外輪服務(wù)品質(zhì)。青島外輪代理有限公司船務(wù)部提供國(guó)際國(guó)內(nèi)船舶代理服務(wù)，在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，由于客戶的不同需求和服務(wù)要求，很多問(wèn)題凸顯出來(lái)，尤其以船舶備用金等應(yīng)收賬款的墊付和回收問(wèn)題最為嚴(yán)重。備用金在代理行業(yè)有其獨(dú)特性，具體表現(xiàn)為：一是備用金款項(xiàng)及應(yīng)收賬款來(lái)源廣泛、種類(lèi)繁多，難以管理。船舶代理企業(yè)對(duì)外委托方涉及面廣，包括國(guó)內(nèi)外船公司、同行二級(jí)代理公司、各類(lèi)采購(gòu)商，因此形成了一個(gè)龐大的備用金賬款及應(yīng)收賬款索取群體，并且由于每筆款項(xiàng)內(nèi)容不盡相同，各類(lèi)雜費(fèi)、使費(fèi)種類(lèi)繁多，這在管理方面給船舶代理公司很大的壓力。二是備用金賬款占流動(dòng)資產(chǎn)比例大。船舶代理企業(yè)提供的是服務(wù)，不同于加工制造業(yè)的有型產(chǎn)品，而且其所面對(duì)的委托方也沒(méi)有傳統(tǒng)意義上存貨的公司，因此墊付的款項(xiàng)較多，使得備用金賬款幾乎占據(jù)流動(dòng)資產(chǎn)的60%～70%，實(shí)際費(fèi)用產(chǎn)生后，港口使費(fèi)應(yīng)收賬款能否順利保值的回收對(duì)于企業(yè)的興衰存亡至關(guān)重要。

一、問(wèn)題分析

(一)備用金到賬比例過(guò)低

截至2012年12月，與青島外輪代理有限公司船務(wù)部有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶平均每年150 余家，其中由公司墊付而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款客戶約占70%,即調(diào)研期內(nèi)有過(guò)港口使費(fèi)應(yīng)收賬款二級(jí)明細(xì)科目數(shù)量在100 家左右，截至2012年12月，賬務(wù)上依然有港口使費(fèi)應(yīng)收賬款的二級(jí)明細(xì)科目35 家，合計(jì)5 430 236.61 萬(wàn)元，詳見(jiàn)表1。

根據(jù)上述數(shù)據(jù)可知，截至2012年12月，船務(wù)部港口使費(fèi)應(yīng)收賬款客戶總數(shù)為32 家，其中有21 家所欠尾款在10 萬(wàn)元以下，占總客戶比例的60%，但合計(jì)的應(yīng)收賬款總額不過(guò)50 萬(wàn)，僅占應(yīng)收賬款總額10%，說(shuō)明這些客戶屬于小型客戶，并沒(méi)有長(zhǎng)期合作的關(guān)系，是由某一個(gè)航次或者某一次船舶代理產(chǎn)生的部分港口使費(fèi)應(yīng)收賬款。小型客戶的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)量不大，但是此類(lèi)客戶數(shù)量眾多，因此管理起來(lái)比較繁瑣，工作量較大。

表1 中顯示，欠款在10 萬(wàn)元以上的客戶基本上都是船務(wù)部主要的目標(biāo)客戶，占客戶總數(shù)的40%，所占的港口使費(fèi)應(yīng)收賬款比例高達(dá)90%。這部分客戶是與船務(wù)部長(zhǎng)期合作的伙伴，但由于財(cái)務(wù)問(wèn)題暫時(shí)拖欠備用金，其他的則屬于船務(wù)部可營(yíng)銷(xiāo)范圍內(nèi)的客戶群，潛力巨大。這部分客戶主要有兩種類(lèi)型，一種是資金雄厚的船舶公司或者收貨人指定代理的大型貨主企業(yè)，另一種是海運(yùn)中的二級(jí)同行代理企業(yè)。

1.資金雄厚的大型公司

資金雄厚的大型公司信譽(yù)度和資金保障通常能夠?qū)崿F(xiàn)，壞賬幾率比較小，但是會(huì)有比較嚴(yán)重的拖欠情況發(fā)生，如表1 中欠款達(dá)到近120 萬(wàn)元的某大型委托方。這種大型公司的海運(yùn)代理費(fèi)用只占其運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)費(fèi)用很少一部分，但他們對(duì)此項(xiàng)費(fèi)用重視不足，而且從整個(gè)海運(yùn)行業(yè)的地位來(lái)說(shuō)，又有著VIP 般的優(yōu)越感。因此，基本很難按期償還港口使費(fèi)應(yīng)收賬款，付款時(shí)間一般會(huì)拖到半年以后，且賬齡會(huì)越拖越長(zhǎng)，這種現(xiàn)象需要船代公司給予足夠的重視。

表1 2012年末港口使費(fèi)應(yīng)收賬款結(jié)構(gòu)明細(xì)表

2.二級(jí)同行代理企業(yè)

二級(jí)同行代理企業(yè)通常屬于中間商，其直接從原始委托方接到代理委托，由于不屬于具體港口的相關(guān)情況，他們需要在目的港找到港口代理企業(yè)，由于海運(yùn)業(yè)的全球化特征，這種二級(jí)甚至很多級(jí)的多次委托是很常見(jiàn)的。但是中間商本身不會(huì)有太多的資金流轉(zhuǎn)，大多數(shù)情況下都是收到上級(jí)委托方的款項(xiàng)后再打回船代公司，有時(shí)已經(jīng)收到上一級(jí)公司的款項(xiàng)也要拖延時(shí)間，不按期劃款。當(dāng)然，也會(huì)遇見(jiàn)商業(yè)詐騙公司，其在拖款一段時(shí)間后中斷一切聯(lián)系，卷款潛逃，這種情況對(duì)船代公司而言基本是訴訟無(wú)門(mén)，只能當(dāng)做壞賬處理。

(二)港口使費(fèi)應(yīng)收賬款賬齡過(guò)長(zhǎng)

港口使費(fèi)應(yīng)收賬款賬齡是指賬款發(fā)生時(shí)間的長(zhǎng)短，以天為計(jì)算單位。由于應(yīng)收賬款的流動(dòng)性特征，船務(wù)部對(duì)于港口使費(fèi)應(yīng)收賬款賬齡的分析非常重視，對(duì)賬款進(jìn)行排序統(tǒng)計(jì)，分析賬款回收的可能性，為委托公司成立專(zhuān)門(mén)的信用額度控制機(jī)構(gòu)，并對(duì)已經(jīng)逾期的應(yīng)收賬款做好催收工作。

船務(wù)部按照欠款單位的應(yīng)收賬款拖欠時(shí)間的長(zhǎng)短和金額劃分為各個(gè)區(qū)段，以便掌握港口使費(fèi)應(yīng)收賬款情況，實(shí)施嚴(yán)密的監(jiān)督管理，如表2 所示。

表2 2012年末備用金賬齡情況分析表

根據(jù)船務(wù)部制定的應(yīng)收賬款回收期規(guī)定，一般來(lái)說(shuō)應(yīng)控制在30天之內(nèi)。但從上表2 中所顯示的分析結(jié)果來(lái)看，賬齡30天內(nèi)的港口使費(fèi)應(yīng)收賬款總數(shù)為4 338 251.36 萬(wàn)元，占總額比例的79.9%，說(shuō)明大部分客戶可以在規(guī)定期限內(nèi)還款，如果30天內(nèi)沒(méi)有還款，大部分客戶也會(huì)在90天以內(nèi)還清款項(xiàng)，按時(shí)還款所占比例為90.7%。值得深思的是，將近0.6%的港口使費(fèi)應(yīng)收賬款在半年（180天）后仍未還款，這就存在著極大的壞賬可能，如果無(wú)法收回將對(duì)船務(wù)部的整體利潤(rùn)指標(biāo)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

二、解決方案的設(shè)計(jì)

以青島外輪代理有限公司為例，該公司船務(wù)部的計(jì)劃調(diào)度作為公司的重要部門(mén),不僅要統(tǒng)籌安排公司各項(xiàng)對(duì)內(nèi)、對(duì)外業(yè)務(wù)，同時(shí)也需要做好公司內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間，以及公司和客戶之間的溝通聯(lián)系。船舶備用金由計(jì)劃調(diào)度統(tǒng)籌管理，對(duì)公司船務(wù)部和客戶委托方實(shí)行雙向負(fù)責(zé)制。一般情況下，在船舶掛靠青島港之前，計(jì)劃調(diào)度會(huì)給委托方提供一份ESPDA（Estimated Port Disbursement Account），俗稱預(yù)估港口使費(fèi)，其中詳細(xì)說(shuō)明了代理費(fèi)率、碼頭裝卸費(fèi)等港口使費(fèi)，在得到委托方的肯定后，商務(wù)部配合稽核該ESPDA 并做好向委托方收取備用金的工作。通常意義上來(lái)說(shuō)，委托方會(huì)拿出預(yù)計(jì)港口費(fèi)用的80%左右作為船舶在港的備用金。計(jì)劃調(diào)度的工作人員需要在船舶開(kāi)行前與外勤人員、港務(wù)局、引航站、供應(yīng)商等各方核實(shí)發(fā)生費(fèi)用的情況，經(jīng)過(guò)一定的費(fèi)用匯總、核實(shí)、計(jì)算后，把原始賬單發(fā)送給委托方進(jìn)行費(fèi)用審單，一般經(jīng)過(guò)15～30天的審單過(guò)程后，委托方會(huì)把備用金與實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的差額付款給商務(wù)部進(jìn)行稽核（見(jiàn)圖1）。當(dāng)然，實(shí)踐中該港口使費(fèi)應(yīng)收賬款會(huì)有額度和賬齡的巨大差異（下文會(huì)詳細(xì)說(shuō)明），這就需要作為催收主體的船務(wù)部計(jì)劃調(diào)度的員工實(shí)時(shí)監(jiān)控港口使費(fèi)應(yīng)收賬款的到賬情況，做到最大限度的順利保值回收該筆應(yīng)收賬款，減少利益損失。

圖1 船舶備用金費(fèi)用審單流程圖

(一)提升備用金計(jì)提比例

經(jīng)過(guò)調(diào)研和優(yōu)化船舶備用金制度，使備用金的計(jì)提比例增加2～3個(gè)百分點(diǎn)，提升客戶信用資質(zhì)服務(wù)質(zhì)量，降低船舶港口使費(fèi)應(yīng)收賬款的額度，從而進(jìn)一步減少壞賬對(duì)船務(wù)部利潤(rùn)的影響。

(二)縮短應(yīng)收賬款賬齡

當(dāng)不可避免地產(chǎn)生船舶港口使費(fèi)應(yīng)收賬款時(shí)，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制和管理制度上的完善，縮短應(yīng)收賬款的賬齡，使至少85%的應(yīng)收賬款在30天內(nèi)收回，提高應(yīng)收賬款回收率，爭(zhēng)取消除半年以上的應(yīng)收賬款。

三、方案實(shí)施

(一)建立客戶資信檔案，成立信用評(píng)價(jià)體系

首先收集所有的客戶資料，根據(jù)5C 原則---品質(zhì)（Character）、能力（Capacity）、資本(Capital)、抵押資產(chǎn)(Collateral)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境（Conditions）進(jìn)行重新評(píng)估，留底其真實(shí)有效的身份證明，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)從業(yè)證書(shū)、稅務(wù)等級(jí)證及開(kāi)戶許可證等合法文件。然后從客戶過(guò)去的財(cái)務(wù)情況、有無(wú)付款能力、有無(wú)償還能力、是否是長(zhǎng)期協(xié)議客戶、有無(wú)提供擔(dān)保資產(chǎn)、客戶的誠(chéng)信及道德水平等多方面加以調(diào)查研究。最后按照業(yè)務(wù)量及合作時(shí)間長(zhǎng)短將客戶分為普通客戶、長(zhǎng)期合作的中小型客戶、長(zhǎng)期合作的大型客戶這三種類(lèi)型。

以合同管理為切入點(diǎn)，將合同結(jié)算條款與客戶欠費(fèi)進(jìn)行比照，將客戶付款的及時(shí)情況及退票記錄逐筆登記，形成客戶信用評(píng)價(jià)檔案、季度評(píng)估、動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，奠定下一信用期制定的基礎(chǔ)。另外，在審核客戶合同的同時(shí)，關(guān)注對(duì)分包供應(yīng)商合同的權(quán)利義務(wù)對(duì)接，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的履約能力及賠付能力，最大限度地防范分包風(fēng)險(xiǎn)。

根據(jù)客戶的不同信用情況再依次分為三個(gè)等級(jí)，以此來(lái)確定是否給予信用或者判斷信用額度的大小和期限。通過(guò)對(duì)每個(gè)客戶進(jìn)行有效地信用管理，將應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制和管理工作前移，以便達(dá)到在業(yè)務(wù)發(fā)生前甚至簽訂協(xié)議前控制運(yùn)費(fèi)收回風(fēng)險(xiǎn)的目的。如果客戶符合信用標(biāo)準(zhǔn)，就適當(dāng)給予一定的付費(fèi)期限或額度寬限。如果客戶無(wú)法在已經(jīng)放寬的期限或者額度內(nèi)結(jié)算賬款，就應(yīng)該立刻收緊其信用政策。而對(duì)于那些不符合信用標(biāo)準(zhǔn)的客戶來(lái)說(shuō)，盡量采用單票結(jié)費(fèi)的方式并提高警惕，留好擔(dān)保憑證，防止壞賬發(fā)生。

(二)信息平臺(tái)共享，傳輸數(shù)據(jù)與信用管理掛鉤

在應(yīng)收賬款管理上，各部門(mén)嚴(yán)格貫徹三級(jí)催收制。一是財(cái)務(wù)商務(wù)常規(guī)催收，充分利用船代ASS 系統(tǒng)、貨運(yùn)FOCUS 系統(tǒng)、物流CMIS 系統(tǒng)的信息技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)收費(fèi)人員將退票信息共享，業(yè)務(wù)人員在第一時(shí)間便可準(zhǔn)確獲悉客戶欠費(fèi)數(shù)據(jù)并進(jìn)行催收。二是業(yè)務(wù)人員責(zé)任催收，稽核人員每月將應(yīng)收賬款賬齡分析表分別發(fā)送至各部門(mén)督促催收，及時(shí)將超協(xié)議結(jié)算客戶的欠費(fèi)信息進(jìn)行預(yù)警提示并協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)共同催收。三是法務(wù)人員法律催收，法務(wù)人員應(yīng)密切關(guān)注長(zhǎng)賬齡欠費(fèi)，積極為各單位債權(quán)保護(hù)提供法律支持，通過(guò)提醒相關(guān)單位向拖欠客戶發(fā)送《律師函》、《應(yīng)收帳款催收函》等措施，有效規(guī)避壞賬風(fēng)險(xiǎn)。整個(gè)信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享給客戶信用管理提供了可能，不但可以收集和管理客戶資信信息，還能科學(xué)定量地評(píng)價(jià)客戶的信用水平。一旦出現(xiàn)某客戶的信用水平低于警戒線的情況，該平臺(tái)會(huì)通報(bào)公司的計(jì)劃人員、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)人員，加強(qiáng)該委托方的資金管理。

(三)執(zhí)行業(yè)績(jī)考核制度，獎(jiǎng)罰分明

青島外輪代理有限公司船務(wù)部出臺(tái)了《船務(wù)部船舶備用金管理規(guī)定》，以此加強(qiáng)內(nèi)部考核、健全內(nèi)部考核制度、提升管理水平。為防止有些計(jì)劃人員“只管操作，不管收款”的思想，加強(qiáng)對(duì)其監(jiān)督審核，既要有業(yè)務(wù)量的指標(biāo)，也要有到賬率的指標(biāo)，如果客戶不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)還款，相應(yīng)的計(jì)劃人員要按一定比例扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金，以此來(lái)激勵(lì)相關(guān)人員的收款意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。該《規(guī)定》在實(shí)施一段時(shí)間后，財(cái)務(wù)的監(jiān)管力度有所提高，有利于控制不良應(yīng)收賬款的產(chǎn)生。

(四)定期監(jiān)管，加強(qiáng)備用金的催收和跟蹤

對(duì)于船舶代理企業(yè)來(lái)說(shuō)，船舶港口使費(fèi)應(yīng)收賬款的往來(lái)筆數(shù)比較多，而且每筆港口使費(fèi)應(yīng)收賬款產(chǎn)生的周期不長(zhǎng)。船務(wù)部形成了定期的報(bào)告制度，根據(jù)實(shí)際情況每周一次，在報(bào)告中要求注明每一筆應(yīng)收賬款發(fā)生的時(shí)間長(zhǎng)短、尚未收回的原因，然后交給領(lǐng)導(dǎo)審核，最后再傳遞到相關(guān)人員手中。青島外輪代理有限公司以信用管理部門(mén)為主體，每周對(duì)港口使費(fèi)應(yīng)收賬款、信用額度、資金回款執(zhí)行情況等進(jìn)行總結(jié)和分析，再根據(jù)分析結(jié)果、配合輕重緩急的原則制定出詳細(xì)的港口使費(fèi)應(yīng)收賬款催款催收計(jì)劃，以便更早地收回賬款。

表3 船務(wù)部面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)因素及程度分析表

(五)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度

青島外輪代理有限公司在分析船務(wù)部船舶備用金風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，采用定性與定量相結(jié)合的方式。首先根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)對(duì)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行了歸納整理，再根據(jù)部門(mén)的年度利潤(rùn)指標(biāo)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的重要程度進(jìn)行了定量設(shè)定，然后對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和發(fā)生的影響程度進(jìn)行疊加，從而評(píng)定出風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的整體影響水平，以便于科學(xué)有效地制定出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)施。

根據(jù)表3，可對(duì)船務(wù)部面臨的船舶備用金風(fēng)險(xiǎn)做出如下分類(lèi)：

1.高級(jí)風(fēng)險(xiǎn)因素

目前高級(jí)風(fēng)險(xiǎn)因素主要包括：一是客戶倒閉、破產(chǎn)，喪失付款能力。在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的波及下，一些小型船公司資金鏈斷裂，在行業(yè)洗牌中難免被淘汰出局，面臨破產(chǎn)倒閉，自然無(wú)法償還相應(yīng)的船舶備用金費(fèi)用，這就形成了船務(wù)部的死賬、壞賬。二是后期維護(hù)不到位，丟失重大客戶。在行業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈的情況下，各個(gè)代理公司都使出渾身解數(shù)，甚至不乏采取壓低價(jià)格等惡意競(jìng)爭(zhēng)等手段，相關(guān)客戶船公司可能會(huì)利用市場(chǎng)的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)，與其他代理公司簽約，導(dǎo)致船務(wù)部長(zhǎng)年合作的重大客戶流失。

針對(duì)上述高級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，首先要發(fā)揮與青島港及其他港口間的長(zhǎng)期良好合作關(guān)系，爭(zhēng)取到有競(jìng)爭(zhēng)力的港口使費(fèi)價(jià)格提供給客戶。對(duì)于重要客戶尤其要加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)間的定時(shí)溝通，密切關(guān)注其公司的發(fā)展動(dòng)向，同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)墊付的船舶備用金到期前的催收力度，提前電話溝通，適時(shí)書(shū)面提醒。一旦客戶出現(xiàn)諸如頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員，離職人員增加；受到其他公司的法律訴訟；非常規(guī)的大幅增加或減少業(yè)務(wù)量；付款屢屢延遲，經(jīng)常超出了最后期限；欠款客戶的財(cái)務(wù)人員經(jīng)常性回避，并且無(wú)法聯(lián)系客戶負(fù)責(zé)人等危險(xiǎn)信號(hào)時(shí)，一定要采取果斷迅速的應(yīng)變措施，降低部門(mén)備用金回收風(fēng)險(xiǎn)。

2.中級(jí)風(fēng)險(xiǎn)因素

在實(shí)際業(yè)務(wù)中，中級(jí)風(fēng)險(xiǎn)因素主要包括：一是客戶惡意占?jí)嘿Y金。同行間的惡性競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)相壓低價(jià)格和延長(zhǎng)放款期限，導(dǎo)致某些本身信用不太好的客戶不斷以此為借口，故意拖欠付款。二是成本核算錯(cuò)誤，入不敷出；延期裝船出運(yùn)，耽誤客戶船期。在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中，若船舶未能及時(shí)靠港或出港，導(dǎo)致客戶的船期變更，自然應(yīng)付船舶港口使費(fèi)應(yīng)收賬款的時(shí)間也會(huì)相應(yīng)延期。三是費(fèi)用確認(rèn)不及時(shí)，延遲開(kāi)發(fā)票；業(yè)務(wù)人員交接不暢；未調(diào)查客戶信用狀況，草率簽約。業(yè)務(wù)人員如若產(chǎn)生離職、換崗等變動(dòng)，未能做好銜接工作，則會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程不連貫，可能會(huì)在費(fèi)用確認(rèn)、開(kāi)具發(fā)票、對(duì)客戶信用評(píng)審等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題。

在應(yīng)對(duì)中級(jí)風(fēng)險(xiǎn)方面，需加強(qiáng)對(duì)客戶的信用審批流程的監(jiān)管，對(duì)于業(yè)務(wù)利潤(rùn)率低且付款信用差的客戶出臺(tái)特殊措施，逐步減少甚至取消與其的信用合作。對(duì)于公司員工要規(guī)范業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保其業(yè)務(wù)勝任能力，同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，定期與客戶溝通交流，如管理層之間、業(yè)務(wù)員之間、充分建立起良好融洽的合作關(guān)系。

3.低級(jí)風(fēng)險(xiǎn)因素

在日常工作中，重視高級(jí)和中級(jí)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也要意識(shí)到低級(jí)風(fēng)險(xiǎn)的存在，低級(jí)風(fēng)險(xiǎn)因素主要包括：一是單據(jù)退還超過(guò)有效期。與客戶在單據(jù)交接上，諸如海事局的離崗證、海關(guān)放行單等發(fā)放不及時(shí)，影響客戶船期?？蛻魰?huì)因服務(wù)不到位故意推遲付款時(shí)間。二是由于內(nèi)部工作人員失職或者突發(fā)事件的發(fā)生，使得客戶提出的要求未能及時(shí)反饋或者順利解答。此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)因素發(fā)生概率較低且發(fā)生后的負(fù)面影響較小，在船務(wù)部的可控影響范圍內(nèi)，基本屬于可容忍風(fēng)險(xiǎn)，只需在目前的管理水平上再給予適當(dāng)?shù)年P(guān)注，加強(qiáng)與客戶的溝通即可。

四、取得的成效

青島外輪代理有限公司引入調(diào)研得出的優(yōu)化方案后，船舶備用金的計(jì)提比例增加勢(shì)頭良好，雖然這個(gè)比例不會(huì)持續(xù)增加，會(huì)最后穩(wěn)定在某一個(gè)區(qū)間，但哪怕是1%的船舶備用金計(jì)提的比例都會(huì)大大地降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，在減持船舶港口使費(fèi)應(yīng)收賬款的同時(shí)，也為部門(mén)贏得了更多的現(xiàn)金流，為部門(mén)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。

由于船舶備用金計(jì)提比例的增加，船舶港口使費(fèi)應(yīng)收賬款相應(yīng)的減少，大大降低了壞賬風(fēng)險(xiǎn)，但是對(duì)賬齡影響不大。經(jīng)過(guò)一系列整改方案的實(shí)施和時(shí)間的檢驗(yàn)，信用評(píng)估體系和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系運(yùn)轉(zhuǎn)良好，在短短的幾個(gè)月時(shí)間內(nèi)，賬齡的周期大大縮短，在30天內(nèi)收回應(yīng)收賬款的數(shù)額比例增長(zhǎng)到89%，甚至已經(jīng)杜絕了180天壞賬期的現(xiàn)象，相信只要繼續(xù)落實(shí)和貫徹此整改方案，船務(wù)部備用金制度的改革成效指日可待。