時間管理的三個技巧

■黃貴生

（作者為中共湖南省桃源縣委辦主任）

機關工作特別是辦公室業(yè)務繁忙，有時因大局需要還領辦了很多責任不清的工作，經常出現“白+黑”、“5+2”工作,仍然完成不了任務的情況，很多干部成了“焦郁碌”——焦急、郁悶、忙碌。

我們將現代企業(yè)管理中的三種時間管理技巧，應用于機關管理工作中，有效化解了效率危機，使得在人員只減不增的情況下，實現了工作效率和成效雙提升。

其一，計劃管理法。計劃管理就是將每日待辦工作事項列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時間，以突出工作重點,實現最大效益，GTD（Getting Things Done—盡管去做）管理系統(tǒng)是目前的主流。GTD 管理分為收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。我們主要采取以下四種方式，實現領導行程、重大事項、交辦工作、文件來電、干部個人“五個GTD”的效果。

每周五本辦公室主要負責人召集“幾大家”辦公室相關負責人召開碰頭會，匯整領導活動安排表及重大事項安排表，并利用電話及郵件的方式每日跟蹤、回顧和調整；運用交辦事項處理表，對領導交辦事項和外單位來電每日跟蹤進度，實行銷號式辦結；運用文件收發(fā)記錄表，并結合時間管理軟件進行限時鬧鐘提醒，對文件實行精確到小時的限時辦結。

要求每名干部運用GTD EXCEL 工具，對自己的GTD 事項即時搜集，每日整理、組織，每周回顧，執(zhí)行情況列為干部季度匯報工作和年終總結的重要內容，從而形成人人有計劃、人人抓落實的工作格局。

其二，“四象限”法。時間管理“四象限”法是指根據重要性和緊急性，將工作事項分為“重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急”四個象限，采取不同解決方式的時間管理方法。

例如，辦公室工作中，事故災害的上報屬于“重要緊急”的事項，需要立即去做，并避免擴大此類事務；工作制度建立、知識管理、技能提升屬于“重要不緊急”的事項，需要定出時間細致地做；日常一般文件的簽呈、一般來電，屬于“不重要緊急”的工作，需要快速處理或授權去做；而“不重要不緊急”的事項，需要盡量避免去做。

機關工作特別是辦公室，經常出現“白+黑”、“5+2”工作,仍然完成不了任務的情況。如何運用現代企業(yè)管理方法解決這些問題？

在具體應用中，我們將134 項日常事項歸類制作成了“四象限”工作表，明確了各類事項的處理方式和處理時限，作為干部時間管理的依據，減少了干部對日常事項的思考、判斷、匯報時間，增強了時間管理效率。

同時，為防止教條地執(zhí)行“四象限”工作表造成的誤判，我們對重要事項和模糊事項明確了匯報層級，形成了時間管理和責任制相結合的管理體系。

其三，網絡圖分析法。將網絡圖運用到機關管理工作中，就是將辦公室的具體業(yè)務流程分解成作業(yè)、事件和路線三個因素，掌握之間的先后順序和邏輯，以求得時間管理的最優(yōu)方案。

例如，籌辦一場會務，有會議通知、文件準備、講稿準備、會場布置、餐宿安排等工作，其中會場布置又有確定參會人員、明確會議形式、擬定會議議程、排定會議座次等諸多細項作業(yè)。我們利用網絡圖將各項作業(yè)聯(lián)接起來，按照“流程最短、并聯(lián)工作、歸并縮減，避免閑置”的方式制作了最優(yōu)流程方案，并明確了各項作業(yè)的責任人和最早開工、最遲完工時間。

在這一網絡圖方案的支撐下，我們取得了全縣性大會16 小時內完成會務工作、連續(xù)8年會務工作“零差錯”的成績。目前，我們已將會務安排、文件送簽、檔案管理等15 項業(yè)務流程繪制成了網絡圖，作為日常工作的指南。