試論不相容崗位分離在醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中的運(yùn)用

○林綺

（福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬人民醫(yī)院 福建 福州 350004）

試論不相容崗位分離在醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中的運(yùn)用

○林綺

（福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬人民醫(yī)院 福建 福州 350004）

醫(yī)院內(nèi)控制度對單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督、提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量具有極其重要的作用，它是衡量管理水平的重要標(biāo)志，而不相容崗位相分離制度作為會(huì)計(jì)內(nèi)部控制最重要的方法，決定著醫(yī)院內(nèi)控成果的成敗。

不相容崗位 缺陷 措施

一、內(nèi)部控制中不相容崗位分離制度的概述

內(nèi)部控制是指為實(shí)施控制目標(biāo)，通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。在規(guī)范和管控中，實(shí)施不相容崗位分離是其中的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，也是實(shí)施醫(yī)院內(nèi)部控制極其重要的一種方法。不相容崗位分離是指在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中設(shè)置關(guān)鍵崗位、劃分職責(zé)權(quán)限、明確崗位責(zé)任所形成的相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制，其核心是內(nèi)部互相牽制，它要求每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或人員的處理，使得單個(gè)人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。北京某醫(yī)院住院處主任貪污近千萬的犯罪案例，其主要原因就是當(dāng)事人利用了兩個(gè)不相容崗位沒有分離的漏洞所造成的。由此可見，醫(yī)院實(shí)施不相容崗位分離的內(nèi)部控制是非常重要的。

本文全面剖析了不相容崗位相互分離的具體內(nèi)容以及在工作中遇到的問題，并給出了合理的對策和建議，以確保對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制的目標(biāo)。

二、不相容崗位分離制度在醫(yī)療機(jī)構(gòu)各環(huán)節(jié)中的應(yīng)用

1、醫(yī)療收支管理環(huán)節(jié)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在實(shí)施醫(yī)療收入管理過程中，應(yīng)當(dāng)實(shí)行價(jià)格管理與執(zhí)行、收費(fèi)負(fù)責(zé)人與經(jīng)辦、收費(fèi)經(jīng)辦與稽核、收費(fèi)票據(jù)管理者與使用者、退費(fèi)與退費(fèi)審批等不相容崗位的分離，同時(shí)非財(cái)務(wù)人員不得購買、印刷、領(lǐng)用、核銷醫(yī)療收入票據(jù)，非出納和收費(fèi)人員不得領(lǐng)取和使用各種醫(yī)療收入票據(jù)。在醫(yī)療支出管理過程中，應(yīng)當(dāng)實(shí)行支出的申請與審批、審批與執(zhí)行、支出經(jīng)辦與會(huì)計(jì)核算等不相容崗位的分離。

2、貨幣資金管理環(huán)節(jié)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施貨幣資金管理過程中，要求出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)項(xiàng)目的登記，票據(jù)管理工作不得辦理銀行對賬和編制余額調(diào)節(jié)表，醫(yī)療機(jī)構(gòu)總會(huì)計(jì)師和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的直系親屬不得任職出納崗位，稽核和票據(jù)管理人員的直系親屬不得任職收費(fèi)工作崗位。

3、藥品及庫存物資管理環(huán)節(jié)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在實(shí)施藥品以及庫存物資管理過程，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行采購計(jì)劃的編制與審批、請購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、訂立采購合同與審批、采購驗(yàn)收保管與會(huì)計(jì)核算等不相容崗位的分離，不允許由同一部門或個(gè)人完成藥品與庫存物資管理全過程的業(yè)務(wù)。

4、固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施藥品以及庫存物資管理過程，要設(shè)置計(jì)劃編制、價(jià)格管理、采購、驗(yàn)收、保管、審批和會(huì)計(jì)核算等崗位；控制過程，要執(zhí)行采購計(jì)劃的編制與審批、請購與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、訂立采購合同與審批、采購與驗(yàn)收保管、采購驗(yàn)收保管與會(huì)計(jì)核算、付款執(zhí)行與付款審批等不相容崗位的分離，不允許由同一部門或個(gè)人完成藥品與庫存物資管理全過程的業(yè)務(wù)工作。

5、工程項(xiàng)目及對外投資管理環(huán)節(jié)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施工程項(xiàng)目管理過程，要設(shè)置項(xiàng)目申請、審批立項(xiàng)、項(xiàng)目總概算、工程預(yù)算、工程進(jìn)度監(jiān)理、審核、審批、進(jìn)度價(jià)格支付、竣工決算審計(jì)等崗位，其中部分崗位要按規(guī)定由指定機(jī)構(gòu)辦理?？刂七^程，要執(zhí)行項(xiàng)目提出與立項(xiàng)審批、工程概算與審核、項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)理、項(xiàng)目進(jìn)度與價(jià)格支付、付款與審批、結(jié)算與審核等不相容崗位的分離。

此外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對外投資經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要執(zhí)行投資與評(píng)估、決策與執(zhí)行、處置與審批等不相容崗位的分離；債權(quán)債務(wù)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要執(zhí)行經(jīng)辦與會(huì)計(jì)核算、經(jīng)辦與審批等不相容崗位的分離。

筆者認(rèn)為，在實(shí)行醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制過程，首先，要明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的不相容崗位并實(shí)施分離；其次，要強(qiáng)調(diào)不允許由同一部門或個(gè)人完成整個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的全過程，從組織架構(gòu)上杜絕違紀(jì)事項(xiàng)的發(fā)生。

三、不相容崗位分離控制存在的缺陷

不相容崗位相分離在保障事業(yè)單位進(jìn)行正常生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)產(chǎn)的安全完整、防止或減少違法亂紀(jì)行為等方面，可以起到不可低估的作用。但是也有其不完善的諸多方面，不相容崗位相分離控制存在著一定的缺陷和漏洞，主要有三方面的不足：一是受成本效益原則限制而導(dǎo)致不相容崗位相分離控制失效；二是隨時(shí)間推移、形勢變化而導(dǎo)致不相容崗位相分離控制失效；三是在發(fā)生串通舞弊情況下而導(dǎo)致不相容崗位相分離控制的失效。

1、受成本效益原則限制，不相容崗位相分離控制的失效

不相容崗位的分離、組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置一定要依據(jù)單位自身的特點(diǎn)，遵循成本效益原則，否則將事與愿違。首先，崗位的分離需要付出效率降低的成本，經(jīng)辦環(huán)節(jié)多了，辦事的效率必然會(huì)降低。其次，崗位的分離需要付出更高的人工成本，崗位分離需要配備更多的人員，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查力量也需要加強(qiáng)。如果崗位分離的成本大于企業(yè)內(nèi)部控制的收益，那么崗位分離就沒有必要了。但是，如果為了節(jié)約成本，崗位分離過于簡單又會(huì)起不到應(yīng)有的效果，管理過程中出現(xiàn)差錯(cuò)、發(fā)生舞弊行為的可能性就會(huì)增大。因此，崗位分離應(yīng)當(dāng)視單位的具體情況而定，既要追求內(nèi)部控制的嚴(yán)密性，又要考慮成本的控制。

2、隨時(shí)間推移、形勢變化，不相容崗位相分離控制的失效

不相容崗位相分離控制在設(shè)置的初期一般是有效的，但隨著時(shí)間的推移，人們對于制度逐步適應(yīng)，制度的威懾力會(huì)逐漸衰減，進(jìn)而失去效用。另外，不相容崗位分離制度是針對經(jīng)常且重復(fù)發(fā)生的經(jīng)營管理業(yè)務(wù)，隨著外界環(huán)境的變化，如果出現(xiàn)重大的未預(yù)計(jì)到的管理業(yè)務(wù)時(shí)，不相容崗位分離制度有可能會(huì)失去效力。有許多時(shí)候單位出問題并不是由于原來的制度不好，而是因?yàn)橹贫仁怯袝r(shí)效性的，沒有及時(shí)更新。

3、串通舞弊情況下，不相容崗位相分離控制的失效

不相容崗位分離可以避免一個(gè)人單獨(dú)從事和隱瞞不合規(guī)的行為，但是，它并不能完全防止兩個(gè)或兩個(gè)以上的人員或業(yè)務(wù)部門共同舞弊行為的發(fā)生，它只能夠?qū)⒊霈F(xiàn)差錯(cuò)和舞弊行為的機(jī)會(huì)降低。例如，出納與會(huì)計(jì)共同作弊，審計(jì)部門與會(huì)計(jì)部門合伙舞弊等。如果這樣，即使再完備、嚴(yán)密的不相容職務(wù)相分離制度也形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

四、改進(jìn)不相容職務(wù)相互分離的措施

1、保持成本與效率的平衡

針對成本效益原則而導(dǎo)致不相容職務(wù)相分離控制失效，在工作中應(yīng)注意降低成本，合理地限制工作中不必要的開支，在實(shí)施不相容崗位相互分離崗位職責(zé)的設(shè)置中，既要保證不同業(yè)務(wù)由不同的人員負(fù)責(zé)，相互牽制，又要控制配備過多人員造成的過多成本消耗以及效率的下降，爭取在動(dòng)態(tài)上保持成本與效率的平衡，使內(nèi)部控制能夠良好有效的運(yùn)行。

2、根據(jù)實(shí)際情況對崗位進(jìn)行適時(shí)調(diào)整

不相容崗位相互分離制度是醫(yī)院根據(jù)開展的具體業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生的一項(xiàng)內(nèi)控措施，它旨在保障經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的順利實(shí)施。俗話說，道高一尺魔高一丈，總有不法分子能夠找到內(nèi)部控制中的漏洞，從而實(shí)施犯罪，尤其是在該制度已經(jīng)運(yùn)行較長的一段時(shí)間后，因此，相關(guān)管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)日常情況中逐漸暴露的問題進(jìn)行針對性的調(diào)整，對制度進(jìn)行完善，不斷改進(jìn)自己的內(nèi)控措施，使之適用于各種突發(fā)情況。

3、強(qiáng)化監(jiān)督審核崗位的職責(zé)權(quán)限

在多數(shù)情況下，不相容崗位分離之所以流于形式，是因?yàn)闆]有獨(dú)立的監(jiān)督審核崗位。在醫(yī)院的內(nèi)部控制中，除了對相應(yīng)崗位的人員配備必須分離外，設(shè)立專門的監(jiān)督審核崗位也是極其必要的。監(jiān)督審核崗位應(yīng)當(dāng)獨(dú)立于各個(gè)具體的經(jīng)辦崗位，從全局的角度，對各項(xiàng)流程進(jìn)行監(jiān)督審核，使相互牽制的作用最大化。同時(shí)，設(shè)立這一崗位，也有助于對各個(gè)具體崗位產(chǎn)生震懾力，強(qiáng)化內(nèi)控的約束力。

4、提高全員思想覺悟，培養(yǎng)內(nèi)控意識(shí)

在日常工作中，管理者應(yīng)當(dāng)提高各個(gè)崗位人員的思想覺悟，建立和完善員工的激勵(lì)和約束機(jī)制；通過制定合理的目標(biāo)，建立合理的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行嚴(yán)格的考核和落實(shí)配套的獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)而培養(yǎng)全員的內(nèi)控意識(shí)。管理者還應(yīng)當(dāng)通過以前的一些真實(shí)案例來告誡員工，讓他們明白串通舞弊必須付出沉重的代價(jià)，并將這些懲罰制度落到實(shí)處，只有從源頭上提高員工的內(nèi)控意識(shí)，不相容職務(wù)相互分離制度才能在內(nèi)部控制中發(fā)揮作用。

五、總結(jié)

不相容崗位相分離、不相容職務(wù)相回避，這是醫(yī)院內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。在醫(yī)院會(huì)計(jì)控制管理的設(shè)計(jì)理念上，高度樹立起“不相容”的分離意識(shí)，并強(qiáng)化這種意識(shí)，使內(nèi)部控制從源頭抓起，防范各種經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正舞弊和錯(cuò)誤，確保醫(yī)院管理嚴(yán)謹(jǐn)、有序、科學(xué)、高效的運(yùn)行。醫(yī)院內(nèi)部控制方法，除了不相容崗位相互分離控制之外，還包括內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理控制、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、會(huì)計(jì)控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開控制等，在執(zhí)行內(nèi)部控制時(shí)，各種方法只有互相配合使用，才能發(fā)揮較好的效果。

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（責(zé)任編輯：柯秋萍）