淺析如何做好新時(shí)期人事檔案管理工作

曹冰

摘 要：人事檔案是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，也是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的重要憑證。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人事檔案在人事管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。本文通過(guò)闡述人事檔案管理的重要性以及管理現(xiàn)狀，分析存在的問(wèn)題，并探討解決對(duì)策，以期進(jìn)一步提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；解決對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，而企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才與技術(shù)層面的競(jìng)爭(zhēng)。擁有了人才便擁有了較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，這使更多的企業(yè)單位越來(lái)越重視人力資源管理工作。人事檔案管理屬于人力資源管理中的重要組成部分。它為企業(yè)評(píng)價(jià)人才提供了有效的依據(jù)，也是對(duì)人才進(jìn)行相應(yīng)管理與待遇提供的重要憑借措施與手段。因此，人事檔案管理無(wú)論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)個(gè)人均有著非常重要的意義。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案屬于社會(huì)公共信息中十分重要的一個(gè)組成部分。它能夠證實(shí)個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系以及獎(jiǎng)懲情況等。從人力資源開(kāi)發(fā)與管理的角度來(lái)看，人事檔案在個(gè)人求職與企業(yè)求才時(shí)發(fā)揮著重要的作用，能夠提供很多真實(shí)、全面的原始資料。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，人事檔案也非常重要，能夠反映出個(gè)人不同時(shí)期的人生軌跡，因此，也是個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷的重要憑證[1]。此外，人事檔案管理部門可據(jù)此為職工提供下列服務(wù)：（1）提供婚姻狀況證明；（2）辦理護(hù)照或港澳通行證的政審手續(xù)；（3）為職工代辦申報(bào)職稱；（4）為職工代繳相關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)以及大病醫(yī)療統(tǒng)籌，工資調(diào)整等；（5）為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定與辦理社會(huì)保險(xiǎn)。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理工作得到了一定的發(fā)展，不少單位已實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，極大節(jié)省了人力與物力。相對(duì)于私企來(lái)說(shuō)，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)人事檔案普遍較為重視，因此，人事檔案管理也更為規(guī)范。不僅對(duì)人事檔案管理員的綜合素質(zhì)進(jìn)行了嚴(yán)格把關(guān)，而且還建有專門的檔案管理人員的相關(guān)檔案。很多私企由于不具備人事檔案管理資格，加上對(duì)這項(xiàng)工作不重視，人員流動(dòng)頻繁，斷檔問(wèn)題比較嚴(yán)重。

3 人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更看重經(jīng)濟(jì)效益，將人事檔案管理當(dāng)作事務(wù)性工作。在他們看來(lái)，這是一項(xiàng)附屬工作，只要做到檔案不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)的影響下，不少企業(yè)都不重視人事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案工作無(wú)計(jì)劃、無(wú)安排，缺乏經(jīng)費(fèi)、人員方面的保障。有的單位直接將一個(gè)簡(jiǎn)陋的辦公室作為檔案室，室內(nèi)保管條件差，檔案霉變、返潮、蟲蛀等問(wèn)題時(shí)有出現(xiàn)，極大影響到檔案的完整性。

（二）管理制度有待進(jìn)一步完善

當(dāng)前，很多人事檔案管理部門仍是將《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》作為工作的主要依據(jù)。但在工作實(shí)踐中未根據(jù)自身實(shí)際制定相應(yīng)的管理細(xì)則，導(dǎo)致制度執(zhí)行力差。部分單位即使出臺(tái)了相關(guān)配套措施與管理細(xì)則，但卻沒(méi)有認(rèn)真執(zhí)行。這導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏相應(yīng)的力度，具體表現(xiàn)為收集歸檔資料不完整、不真實(shí)；收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)；一些人事檔案材料在內(nèi)容與形式上雷同度較高，無(wú)法準(zhǔn)確客觀地反映出個(gè)人的真實(shí)情況[2]。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低，管理方式滯后

很多單位未配備專職的人事檔案人員，往往是采用兼職的方法來(lái)應(yīng)付。兼職管理人員工作變動(dòng)頻繁，加上未接受過(guò)專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平偏低。他們既不熟悉檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，也對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視。另外，他們很多都身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作投入的精力也十分有限，直接制約了檔案管理水平的提高。目前，檔案管理方式也比較滯后，仍以手工方式調(diào)閱檔案。檔案被反復(fù)調(diào)用后，加上陽(yáng)光多次照射后容易使紙張變黃變脆，字跡模糊，從而降低了檔案的完整性與安全性。

4 加強(qiáng)人事檔案管理，提高檔案管理水平

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)施

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮出的積極作用，將其擺在重要的位置上。同時(shí)，將其融入到企業(yè)文化中，利用各種有效的宣傳手段在企業(yè)內(nèi)部宣傳人事檔案的重要性，讓廣大干部職工了解到人事檔案對(duì)個(gè)人、對(duì)企業(yè)有哪些意義，人事檔案管理的主要方法，使其主動(dòng)配合好人事檔案管理工作。另外，企業(yè)還應(yīng)重視檔案硬件設(shè)施的建設(shè)，加大資金投入，建立專門的人事檔案管理庫(kù)房，配備鐵質(zhì)檔案柜，并做到庫(kù)房、辦公室、閱檔室分開(kāi)。同時(shí)，庫(kù)房?jī)?nèi)必須配備消防設(shè)施、空調(diào)、防潮設(shè)備，做好防火、防潮、防高溫、放光、防蟲、防盜等工作。

（二）建立健全人事檔案管理制度

隨著我國(guó)人事制度改革的日益深化，對(duì)人事檔案管理工作提出了新要求、新目標(biāo)。因此，企業(yè)必須強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，并重視相關(guān)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、合理化。首先，根據(jù)《檔案法》、《干部檔案管理?xiàng)l例》、《檔案整理工作細(xì)則》等檔案管理制度，并結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況出臺(tái)人事檔案管理的相關(guān)配套制度以及實(shí)施細(xì)則，完善查（借）閱制度、收集歸檔制度、鑒別核對(duì)制度、補(bǔ)充材料制度、保管保密制度等[3]。同時(shí)，要明確崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任追究制，確保各項(xiàng)制度得到嚴(yán)格執(zhí)行，從而使人事檔案管理工作有章可循、有法可依。

（三）加強(qiáng)人事檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高管理水平

檔案隊(duì)伍必須從兼職型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，要安排作風(fēng)好、責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)水平高的人員從事人事檔案管理工作。定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理理論知識(shí)與操作技能、計(jì)算機(jī)操作技能等，以更好地適應(yīng)檔案信息化管理的需要。同時(shí)，還要經(jīng)常學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案法制意識(shí)?？蔀闄n案員提供繼續(xù)深造的機(jī)會(huì)，為企業(yè)培養(yǎng)更多專業(yè)型檔案人才。另外，要改善檔案員的工作環(huán)境與薪資待遇，為招攬人才、留住人才打好基礎(chǔ)。采用激勵(lì)機(jī)制，并大力宣傳先進(jìn)典型，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。

（四）加快人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的人工管理模式早已無(wú)法滿足人事檔案管理的要求。因此，必須加快人事檔案管理電子化的進(jìn)程，配備計(jì)算機(jī)、管理軟件，建立健全人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)等，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化與無(wú)紙化。同時(shí)，依托辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為有關(guān)部門與個(gè)人提供人事檔案信息服務(wù)。

（五）提高對(duì)人事檔案材料的利用率

在做好人事檔案管理的同時(shí)，企業(yè)還要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高對(duì)檔案資源的利用效率，使其發(fā)揮出更多的效用。首先，必須將檔案利用的工作理念貫穿到檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，從而為檔案利用工作做好鋪墊。其次，對(duì)人事檔案材料中涉及到的重要內(nèi)容要有選擇性的保留，并對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充。根據(jù)“準(zhǔn)確、適度、保密”的檔案查閱三原則要求，為相關(guān)部門與個(gè)人提供多元化的檔案利用服務(wù)。合理公開(kāi)部分人事檔案，為企業(yè)管理層選擇更多優(yōu)秀人才提供參考依據(jù)，也滿足了個(gè)人的知情權(quán)。同時(shí)，在人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程中，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案資源的異地共享。對(duì)擁有檔案保管權(quán)利的部門賦予相應(yīng)權(quán)限，允許其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱相關(guān)檔案資料，而不具有權(quán)限的單位則無(wú)法查閱資料。此外，還應(yīng)逐步建立人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息保存、交換、傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]陳亞蘭.試論人事檔案管理工作的重要性[J].中國(guó)市場(chǎng)，2012，35（14）：169-170.

[2]李 琪.人事檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012，19（36）：209-210.

[3]王 非，耿環(huán)宇.試論如何做好人事檔案管理工作[J].活力，2011，24（11）：132-132.