黃博

論高校教學秘書工作的創(chuàng)新

黃博

高校師生人數(shù)逐年增多，教學管理工作任務繁重，迫切需要高校進行教學管理創(chuàng)新，推動教學秘書的工作的全新改革，適應教育發(fā)展新趨勢。高校教學秘書工作創(chuàng)新是一項巨大大工程，涉及面教多，建議做到以下三點:構建各類信息化教務管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，運用現(xiàn)代化管理模式;營造教學秘書實踐創(chuàng)新的優(yōu)良工作環(huán)境;在管理實踐中探索規(guī)律，尋找新手段與創(chuàng)新點。

高校;教學秘書;教育質量

隨著我國高校辦學規(guī)模逐年擴大，高校教育改革趨勢勢在必行。因此，高校教學秘書的管理工作創(chuàng)新，也是高校師資隊伍建設一大問題。高校教學秘書管理工作做好了，對于提升高校教育質量，具有深遠的意義。

一、高校教學秘書工作創(chuàng)新的必要性

(一)高校師生人數(shù)逐年增多，迫切需要進行教學秘書管理工作的創(chuàng)新

2012年，普通高考錄取考生約六百萬人; 2013年，全國高校錄取學生月七百萬余人。從1999年以后，全國高校逐年擴招，許多高校學生人數(shù)不斷增多。目前，各類高校教學管理面臨著高校學生人數(shù)增加，高校教學秘書的工作任務加重。教學秘書的管理工作任務繁重了，但部分高校教學秘書編制與崗位卻沒有增加;一些學校把原來屬于教務處的教學管理任務下放到學院或者基層系、部完成，在學生人數(shù)增加的情況下，使得教學秘書任務更加繁忙。以教學秘書的日常工作為例，編制新生名冊、編排班級、訂購教材、制定不同專業(yè)學生的教學計劃、安排課程、安排學生考試與考查、利用電腦記錄學生考試成績、打印學生成績單等，均屬于教學秘書教學管理的職責范疇，這些管理工作任務集中，且一些突發(fā)的教務事情，讓教學秘書忙得日夜加班。面對教學任務繁重，改革傳統(tǒng)教學秘書的舊思維、就觀念，運用創(chuàng)新的工作思路與工作方法，顯得尤為重要。［1］

從教師方面分析，由于學生增多，教師也隨著增加。課程表的制定及變化、教師工作量的統(tǒng)計、教師教學質量的測評等一系列教學工作，從一個側面加大了高校秘書的日常工作量。要減輕教學秘書的工作負擔，除了增加教學工作人以外，教學秘書必須創(chuàng)新自身的工作思維、工作模式。教學秘書應該依據(jù)各種高校實際情況，打破計劃經濟時代的教學管理制度，勇于突破陳規(guī)陋習，采用創(chuàng)新理念、工作新思維，解決秘書管理中出現(xiàn)的各種新困難。

(二)各類高校教學管理改革的發(fā)展趨勢，推動高校教學秘書的工作創(chuàng)新

改革開放之后，各類高校在招生、辦學質量方面，均存在激烈的競爭，這就需要高校教學秘書能夠與時俱進，逐步培養(yǎng)自身符合時代要求的創(chuàng)新思維方式、創(chuàng)新精神，不能因循守循規(guī)蹈矩，仍然采用舊經驗、老方法辦事。要在先進創(chuàng)新思維方式的引導下，更新教學管理思想與管理理念，學習高科技的管理知識和方法，在教學管理工作崗位上有所突破與創(chuàng)新，使教學管理的能力、技巧和水平進一步提升。［2］

從高校秘書隊伍建設的角度分析，高校教學秘書的工作進行創(chuàng)新十分必要。由于各種復雜的原因，高校教學秘書的自身素質與管理工作水平良莠不齊。從個人素質分析，個別高校秘書政治素質有待進一步提高;從工作責任心分析，一些秘書缺乏高度責任心，對嚴肅的高校教學管理業(yè)務，馬虎對付，敷衍了事，導致部門教學管理缺乏嚴謹狀態(tài);從文化素質分析，個別高校教學秘書文字表述與語言表達比較差，缺少現(xiàn)代管理能力，少數(shù)人沿用傳統(tǒng)筆和紙的落后管理方式。一些高校教學秘書，疲于應付教學處下達的各項教學管理事務，忙于日常事務性，沒有充分利用業(yè)余時間學習現(xiàn)代化的教學管理知識。少數(shù)人的這種狀況，影響了教學秘書各種管理技巧與技術的提升。因此，各類高校領導對教學秘書隊伍建設應高度關心，精心組織高校教學秘書隊伍。應該由學校人事處、教務處與院系領導多方面、多渠道共同建立一支高素質的高校教學秘書隊伍。對教學秘書管理效果底下，廣大師生評價不高的教學秘書要及時更換。各類高校要結合國家教育改革發(fā)展趨勢，組織教學秘書進行高等教育學、教育法律、法規(guī)業(yè)務培訓;有條件的高等學院，可以組織教學秘書到教學管理成果顯著的兄弟院校進行參觀訪問;也可以組織高校教學秘書外出研討交流經驗，更新科技知識，學習現(xiàn)代化的創(chuàng)新理念及管理技能、技巧。［3］

同時，隨著各類高校教學發(fā)展與改革進程的廣泛拓展，高校教學管理各級部門的改革迫在眉睫，在改革中，高校教學秘書簡單局限于于當好領導的業(yè)務助手遠遠是不夠的。教學秘書當好各級領導的參謀與助手，就必須參加到教學改革的浪潮中，要有創(chuàng)新思維，要運用各種創(chuàng)新方式為各類高校的主管教學工作的領導服務，還要充分發(fā)揮參謀的作用。在教學改革過程中，高校主管教學管理工作的決策者與教學秘書共同討論教學改革方案及建議時，教學秘書提出的建議既要符合國家教育改革方針與本學校的教學政策外，又要有秘書自身關于改革的創(chuàng)新思維模式、新觀點、創(chuàng)新方法與分析問題的新視角，要勇于突破傳統(tǒng)思維框框條條束縛，充分展示自己的創(chuàng)新思維、創(chuàng)新措施，使秘書的建議具有鮮明時代的創(chuàng)新性，通過高校秘書的創(chuàng)新性工作，使國家教育改革方針與本學校的領導的改革政策得以擴展和升華，起到充分完善國家教育改革趨勢的作用。

二、高校教學秘書工作創(chuàng)新的建議

(一)建立各類信息化教務管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)

教務管理是各類高校日常管理工作的重要組成部分。教務管理系統(tǒng)是否正常運轉，關系到整個學校其他眾多工作的好壞與效果。由于現(xiàn)代化的通訊技術、信息化技術及計算機的高速發(fā)展，各類高校辦學質量對教務工作管理系統(tǒng)提出了嶄新的要求。例如，教學秘書必須運用現(xiàn)代化管理的思維模式、思維方法，科學的管理方式、高科技的管理手段，到達提升教學管理水平與成果;利用高端科技信息系統(tǒng)與網絡技術，組建符合現(xiàn)代化高校教學管理期盼的，集管理、教學、科研信息化為一體，有利于高等學院決策者助手作用的高科技教學管理數(shù)據(jù)平臺及系統(tǒng)。

通過廣大師生與教學秘書在教學活動中獲得的各種信息，通過信息論與控制論等現(xiàn)代科學研究方法進行篩選、綜合及處理。通過各種網絡信息收集、組合及共享等交換方式，使各種高校的教務管理工作的指導性文件得到安全、準確、高速交流。與此同時，各種高校運用教學管理情報，利用互聯(lián)網系統(tǒng)，可以向各級、各類教育管理部門及社會有關部門傳送與反饋，充分發(fā)揮高校教學管理新共享的優(yōu)勢，起到提高各類高校教務管理水平的作用，最終達到教學管理手段現(xiàn)代化的目的。改革開放以來，各類高校投資興建校園網絡平臺。加上社會各種網絡的充分利用，高校教學信息管理現(xiàn)代化已經是高等院校新的成果之一，網絡信息化成為影響高校領導管理、教師教學與科研重要因素之一，導致高校各種工作碩果累累。［4］

(二)營造教學秘書實踐創(chuàng)新的優(yōu)良工作環(huán)境

教學秘書的教學管理創(chuàng)新，起源于創(chuàng)新思維，落實在管理工作。創(chuàng)新思維正確與否，必須通過教學管理工作的創(chuàng)新實踐效果來證明。各類高校的教學秘書是否能在教學管理中改革與創(chuàng)新，上級主管領導及機關最終要對秘書的具體工作進行考核。因此，各類高校教學部門，應該營造秘書實踐創(chuàng)新的優(yōu)良環(huán)境，要注意以下三個重要問題: (1)秘書的教學管理創(chuàng)新必須獲得學校主管教學領導與廣大教師、員工的大立支持與幫助。高校教學秘書的管理業(yè)務要從國家及學校教育改革的全局出發(fā)，方能選擇教學改革的鍥入點，才能有國家、民族及全校的創(chuàng)新高度，才能得到主管教學領導與廣大教師、員工的主動、積極地配合;一個高校的教學改革，必需由基礎教學單位入手，才能循序漸進，把教學改革推向全校。系(部)教學秘書應該擁有謙虛學習，勇敢創(chuàng)新心態(tài)，用教學改革優(yōu)秀的效果說服他人;(2)學校要為教學秘書的創(chuàng)新提高一個良好教學改革環(huán)境。教學秘書的教學創(chuàng)新不應該僅僅是個人改革，學校和學院應大力營造教學改革良好的環(huán)境，建立教學革新的獎勵制定。為教學秘書改革提供主動創(chuàng)新、自由發(fā)揮的空間，學校要讓教學秘書擁有展示內在潛能的機會。在時間、經費方面，為教學秘書創(chuàng)新管理，提供良好的政策;(3)學校應為教學秘書創(chuàng)新提供改正錯誤的環(huán)境。教學改革及創(chuàng)新工作不可能一馬平川的道路，肯定是一波三折、成果與失敗并存的過程。對此，教學秘書本人必須具備一顆平常心，養(yǎng)成敢作敢當、堅忍不拔，勇于面對挫折與失敗的心態(tài)，擁有預備受委屈、犯錯誤的心理。成功源于失敗，成就源于挫折?？傊?，高校教學秘書創(chuàng)新思維、創(chuàng)新力量、創(chuàng)新行為是各類高校教學改革及創(chuàng)新工作的重要組成部分，各類高校領導應該充分意識到教學秘書對教學改革的巨大力量，高度重視教學秘書教學管理創(chuàng)新工作的積極性，把培養(yǎng)高校教學秘書教學改革能力看作高校專業(yè)化教學師資隊伍建設的重要內容，為教學秘書營造良好創(chuàng)新氣氛，同時，高校教學秘書要主動、自覺增強教學創(chuàng)新思維，在教學實踐中富有創(chuàng)新實踐精神，為各類高校教學管理工作做出應用的貢獻。［5］

(三)尋求教學秘書工作創(chuàng)新的方法

教學秘書的管理職責主要是根據(jù)分管教學領導及學校教務處的任務來安排工作，具體執(zhí)行院(系、部)的各種教學管理事務，保障院(系、部)教學工作的正常運轉，達到進一步提升高校教學水平的目的。教學秘書的管理事務非常廣泛。例如，教師課程安排與調節(jié)、學生學籍變動、課本及參考書的預定及教務、教學文件的歸檔與保管等多方面。教學管理的具體事務每一項均繁雜、瑣碎與重復，要把教學事務做好，在管理實踐中探索規(guī)律，尋找新手段與創(chuàng)新點。［6］又如，為保障教學數(shù)據(jù)不丟失與教學辦公設備正常運行，秘書每天必須管理好移動及固定多媒體等日常設備、各種電腦的管理與維修事務。為了避免電腦感染病毒，教學秘書需要提醒師生謹慎使用U盤;保護辦公室內、機房的電腦中不必存儲過多資料，防止電腦運行緩慢，通知學校設備管理部門的技術員定期對復印件、傳真機、打印機等設施進行檢查、維修，遇教學設備異常，必須馬上報修;教學秘書應該實行人性化的管理，依據(jù)具體教師與學生的具體事件與突發(fā)情況，作出具體解決方法，并采取應急措施。教學秘書在安排課程時，應根據(jù)教師的性別、身體狀況、年齡情況合理排課。要保持與教師或學生的交流，維護信息溝通，一旦發(fā)現(xiàn)疑難問題，采用皆大歡喜的方式來解決矛盾，萬萬不可僅僅照顧一個方面，引發(fā)問題產生，影響教學效果。［7，8］教學秘書應在遵循教學規(guī)章制度的同時，運用人性化的教務管理手段，以便更好地協(xié)調與發(fā)揮領導、廣大師生教學、科研工作積極性，促進三者之間的和諧。

總之，教學秘書應具有高度的事業(yè)心與工作責任感，竭盡全力做好每項教學管理工作，心中擁有“投身教育事業(yè)、為廣大師生服務”的雄心大志，在教學管理工作中兢兢業(yè)業(yè)，為提升教學質量貢獻自己的力量。

［1］李瓊．淺談高校教學秘書工作及創(chuàng)新［J］．新中國商界，2010(5):388．

［2］王巧文．關于高校教學秘書工作的認識與思考［J］．價值工程，2010(1):114－115．

［3］肖衛(wèi)．新時期高校教學秘書管理工作淺析［J］．教育與現(xiàn)代化，2007(4):75－77．

［4］李穎慧．高校教務管理的創(chuàng)新與發(fā)展［J］．黑龍江教育，2006(5):69－71．

［5］周慶蓮．淺析高校教學秘書創(chuàng)新能力［J］．和田師范專科學校學報，2008(2):245．

［6］沈玲麗．論新形勢下高校教學秘書的創(chuàng)新素質中國新技術新產品，2009(12):234．

［7］王巧文．關于高校教學秘書工作的認識與思考［J］．價值工程，2010(1):114－116．

［8］吳瓊．高職院校教學秘書隊伍建設研究［J］．南通職業(yè)大學學報，2015(1):27－29．

［責任編輯 李 漪］

黃博，男，重慶交通職業(yè)學院助教，碩士，主要研究方向為教學管理。

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