高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作淺析

歷佳

摘 要：學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生本人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。在高等學(xué)校學(xué)生檔案的移交、保管、利用和轉(zhuǎn)遞日常工作工作中有很多細(xì)致繁瑣又極為重要問題需要多個部門溝通協(xié)調(diào)解決。本文著重探討了如何做好高等學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；畢業(yè)生；檔案

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個分支，它既是高?？疾熹浻谩⑴囵B(yǎng)教育學(xué)生的第一手材料，也是國家選拔、任用人才的重要依據(jù)，更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會后人事檔案形成的基礎(chǔ)。高等學(xué)校要貫徹落實教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，促使高校學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)完善學(xué)生檔案的管理工作。

1 學(xué)生檔案包含的基本內(nèi)容

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

目前，由于每個省份對學(xué)生檔案內(nèi)容的要求不同，因此作為一名剛?cè)雽W(xué)的普通高等學(xué)校的學(xué)生來說，入學(xué)之前其檔案中包含的內(nèi)容也會有所不同。但基本上包含黨團員關(guān)系、高中階段檔案、高考個人信息、體檢表、報考志愿等。

入學(xué)后，其檔案基本按照大學(xué)階段的班級學(xué)號排列順序進行保管。在這個階段可以在其檔案中加入新生入學(xué)登記表；學(xué)生在校期間因表現(xiàn)突出獲得的院（系）、校級及校級以上等相關(guān)獎勵材料；學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國家法律等各類處分材料；學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等；學(xué)生在高校期間參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料等；可供組織、人事部門參考的其他材料。

學(xué)生從普通高等學(xué)校畢業(yè)后，將在其檔案中加入畢業(yè)材料，如高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、體格檢查表、學(xué)生成績單、授位證書決定及畢業(yè)生就業(yè)報到通知書等。

2 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

中央機關(guān)及其直屬機構(gòu)公務(wù)員招錄考試中對應(yīng)屆畢業(yè)生的界定：國家統(tǒng)一招生的普通高校畢業(yè)生離校時和在擇業(yè)期內(nèi)（國家規(guī)定擇業(yè)期為二年，有些地方延長至三年）未落實工作單位、其戶口、檔案、組織關(guān)系保留在原畢業(yè)學(xué)校，或保留在各級畢業(yè)生就業(yè)主管部門（畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心）、各級人才交流服務(wù)機構(gòu)和各級公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的畢業(yè)生，可按應(yīng)屆高校畢業(yè)生對待。

為保證畢業(yè)生檔案保密安全、準(zhǔn)確迅速地轉(zhuǎn)遞，避免由于聯(lián)系方式不準(zhǔn)確、書寫不清楚、收件單位地址不詳細(xì)等原因造成的檔案退回情況。特別是針對提前調(diào)取檔案的畢業(yè)生，其個人檔案在大學(xué)期間的材料（成績單、畢業(yè)生登記表、黨組織關(guān)系材料、獎懲材料、體檢表、報到證等）還沒有完善，那么這個時候，就要求人事檔案轉(zhuǎn)遞工作人員熟知這些材料信息，聯(lián)系協(xié)調(diào)相關(guān)部門，爭取及時為畢業(yè)生準(zhǔn)備好所需材料，完善其人事檔案的內(nèi)容后給予調(diào)檔。因此，每年的畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞工作都是需要檔案管理工作人員耐心、細(xì)心、用心、留心、精心的做好每一個整理轉(zhuǎn)遞的環(huán)節(jié)。

特別需要說明的還有另外一種情況出現(xiàn)的問題，即用人單位的調(diào)檔函說明檔案可由學(xué)校密封后，允許學(xué)生本人自帶。但是由于學(xué)生自己或其他人員對檔案內(nèi)容的好奇或不重視，造成檔案開封、損壞，甚至丟失，因此需要提醒的是個人檔案千萬不要私自拆封，一旦丟失也不能全部補全！所以自帶的檔案一定要萬分注意保證其密封狀態(tài)和安全。

就遼寧省來說，根據(jù)《遼寧省流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范（試行）》（遼人社[2010]264號）中對流動人員人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、材料收集與整理、保管與保護、查閱、出證；流動人員身份認(rèn)定、職稱委托評定；畢業(yè)生檔案、辭職和被辭退人員檔案接轉(zhuǎn)等十個方面的工作程序和辦事手續(xù)的相關(guān)規(guī)定。高等學(xué)校檔案管理部門、學(xué)生管理部門等相關(guān)職能部門需要不斷地聯(lián)合宣傳、普及這些相關(guān)規(guī)定，使畢業(yè)生能夠?qū)€人的人事檔案有條不紊地進行查詢、利用和轉(zhuǎn)遞。

例如，沈陽市人力資源和社會保障局為確保應(yīng)屆畢業(yè)生個人信息錄入的準(zhǔn)確性，要求各校送檔案或郵寄檔案提供統(tǒng)一的學(xué)生信息的電子文檔，派送或郵寄的檔案順序需要與電子文檔順序一致，以便于交接、查收和轉(zhuǎn)入檔案管理庫。使用計算機對學(xué)生檔案信息進行管理，是手工管理所無法比擬的，例如，檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，甚至將來可以完全對個人檔案進行全數(shù)字化處理。

3 出國留學(xué)學(xué)生檔案的保管

一般來說，出國留學(xué)學(xué)生檔案應(yīng)該存放在教育部留學(xué)生服務(wù)中心，由留學(xué)人員服務(wù)中心出具檔案接收函即可調(diào)檔，主要是便于為海歸留學(xué)人員進行海外學(xué)歷認(rèn)證、落戶等職能需求。其次，也可以存放在戶籍所在地的人才交流中心。放在人才交流中心可以自己交保險金，從工齡的角度來說，現(xiàn)在一般的單位會根據(jù)養(yǎng)老保險繳納的情況計算工齡的，具體要咨詢用人單位或當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會保障局。

4 工齡的基本概念及其與人事檔案的關(guān)系

工齡是指職工以工資收入為生活資料的全部或主要來源的工作時間。工齡的長短標(biāo)志著職工參加工作時間的長短，也反映了它對社會和企業(yè)的貢獻大小和知識、經(jīng)驗、技術(shù)熟練程度的高低。實行基本養(yǎng)老保險個人繳費制度以后，以實際繳費年限作為退休和計發(fā)養(yǎng)老保險待遇的依據(jù)，之前的連續(xù)工齡視同繳費年限。另外戶口、檔案所在地和畢業(yè)生的就業(yè)協(xié)議簽署日期也和工齡有著密不可分的聯(lián)系①。

5 人事檔案丟失如何補辦

人事檔案的丟失對個人來說是很嚴(yán)重的損失，因為有些檔案是補不回來的。在每年的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中，由于工作量巨大、任務(wù)集中、時間緊迫，還有天氣炎熱、整理空間受限等多方因素的影響，不可避免的可能會出現(xiàn)諸如檔案內(nèi)缺少材料、檔案外皮的個人信息與檔案袋內(nèi)個人信息不一致、檔案郵寄地址更改造成的信息不一致等瑕疵紕漏。如何盡量避免這些問題，能夠及時找回或者補充材料，對學(xué)生來說都會是莫大的幫助！這就需要高校學(xué)生檔案工作人員有很強的掌控性，靈活處理問題的工作方式以及加深對學(xué)生檔案移交、保管和轉(zhuǎn)遞流程的熟知程度，并不斷完善提高自身工作業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)。

高等學(xué)校應(yīng)屆畢業(yè)生的人事檔案可以補辦的有新生入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、成績單等，至于其他檔案材料，學(xué)生可以向就讀高中檔案管理部門咨詢。如果參加工作了應(yīng)該有參加工作的相應(yīng)記錄，如履歷表之類。

綜上所述，高等學(xué)校畢業(yè)生的人事檔案需要準(zhǔn)確無誤的進行轉(zhuǎn)遞，一旦發(fā)生丟失，一則有些內(nèi)容無法完全補辦，二則補辦程序會很繁瑣，會消耗當(dāng)事人很大的體力，造成巨大的心理壓力。所以在人事檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，要求高校學(xué)生檔案的管理工作人員必須盡職盡責(zé)地完成檔案轉(zhuǎn)遞流程。

高等學(xué)校學(xué)生檔案匯集并展現(xiàn)了全國各地人事檔案管理工作方面的水平和特色，每一位新生人事檔案的內(nèi)容和排列順序都會由于種種原因而有所不同，在畢業(yè)后的內(nèi)容也會根據(jù)所讀高校的特色、在校表現(xiàn)等各方面的原因而有所不同。在檔案的轉(zhuǎn)遞工作中，也會由于各地區(qū)、各部門對檔案轉(zhuǎn)遞要求的不同而產(chǎn)生一些矛盾，但筆者相信，隨著檔案信息化工作的不斷進步、各界對檔案工作重視程度的提高、檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識的廣泛宣傳普及，高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作會逐步向著更和諧、更穩(wěn)定、更安全、更迅速的方向大步的前進！

參考文獻

①百度詞條，工齡