淺談信訪檔案的管理

張彥賓

摘 要：信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的詳實(shí)記錄。一份完整的信訪檔案，詳實(shí)地記錄了信訪新問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事情的經(jīng)過(guò)以及關(guān)聯(lián)的人物。本文以信訪檔案的管理為切入點(diǎn)，提出了從收集和歸檔、整理和編目、保管和利用等三個(gè)方面加強(qiáng)信訪檔案管理的觀點(diǎn)，為信訪部門(mén)有序開(kāi)展信訪檔案管理工作提供了參考。

關(guān)鍵詞：信訪；檔案；管理

信訪檔案是指信訪部門(mén)在辦理各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的重要信訪案件的查處和處理群眾來(lái)信來(lái)訪工作中直接形成的，具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。信訪檔是一種專(zhuān)門(mén)檔案，它是信訪活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，在國(guó)家檔案中占據(jù)非凡地位，應(yīng)納入信訪部門(mén)檔案全宗，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方面對(duì)檔案的有效利用。除具有一般文書(shū)檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價(jià)值性等特征外，還具有自身公正性的特征。

1 以制度約束為基礎(chǔ)，開(kāi)展檔案的收集、歸檔

信訪部門(mén)應(yīng)制定信訪案件檔案整理歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。凡是在信訪案件查處過(guò)程中形成的，具有查考保存價(jià)值的各種文件材料均屬歸檔范圍。信訪案件處理完畢后，相關(guān)的文件應(yīng)規(guī)范整理，及時(shí)歸檔。

各級(jí)信訪部門(mén)在信訪案件查處過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔的信訪案件類(lèi)材料主要包括：來(lái)信來(lái)訪的登記、記錄及信訪人的申訴、舉報(bào)、控告材料；上級(jí)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪事項(xiàng)的函、批示及督辦和呈報(bào)材料；處理信訪案件中形成的各種文字材料；涉及信訪案件的其他材料；信訪工作計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中生成的有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)。

歸檔的信訪案件檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡工整，載體和書(shū)寫(xiě)材料要符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，禁止使用純藍(lán)墨水、紅墨水筆、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件。信訪案件結(jié)案后，具體承辦部門(mén)的有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔，并在三個(gè)月內(nèi)向本單位的綜合檔案室移交。

信訪案件檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料中有中央、國(guó)務(wù)院、各部委領(lǐng)導(dǎo)要求上報(bào)的和兩辦領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，為永久；人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料中有省兩辦領(lǐng)導(dǎo)的批示，反映比較重要的集體上訪、聯(lián)名信的案件，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的，為長(zhǎng)期；在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的，為短期。

2 以部門(mén)管理為原則，規(guī)范檔案的整理、編目

信訪案件檔案實(shí)行承辦部門(mén)整理的原則。辦案過(guò)程中形成的文件材料，由有關(guān)人員負(fù)責(zé)整理。并根據(jù)信訪案件來(lái)源不同，信訪案件檔案可分為重要來(lái)信來(lái)訪案件檔案和領(lǐng)導(dǎo)批示件兩類(lèi)。重要來(lái)信來(lái)訪案件檔案可采用年度—地區(qū)—來(lái)信來(lái)訪人員姓名排列；領(lǐng)導(dǎo)批示件采用年度一批示人排列。信訪案件檔案整理采用一案一卷的原則。對(duì)辦結(jié)完畢的信訪案件材料可整理成獨(dú)立的保管單位一卷，每卷信訪案件檔案由若干份文件材料組成。重要來(lái)信來(lái)訪案件材料每卷內(nèi)文件材料或按下列順序排列并編流水號(hào)：信訪案年辦結(jié)完畢后形成的匯總（匯報(bào)）材料；信訪案件審結(jié)單；各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報(bào)，包括處理信訪問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要、地方審結(jié)單等；要信、包括要信的正文和簽批稿；群眾來(lái)信來(lái)訪材料，包括信件正文、附件、信封、來(lái)訪登記情況、照片、錄音帶、磁帶、磁盤(pán)等。

領(lǐng)導(dǎo)批示件每卷內(nèi)文件材料可按下列順序排列并編流水號(hào)：上報(bào)中央、國(guó)務(wù)院、各部委領(lǐng)導(dǎo)或省兩辦領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)材料；信訪案件審結(jié)單；各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報(bào)，包括處理信訪問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要、地方審結(jié)單等；要信、包括要信的正文和簽批稿；上級(jí)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪案件的函、省兩辦領(lǐng)導(dǎo)批件擬辦單、《信訪情況通報(bào)》、《信訪情況反映》等。

信訪案件檔案應(yīng)按卷（用軟卷皮）采用三孔一線裝訂。使用裝訂的材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。按卷裝訂好的信訪案件檔案應(yīng)填寫(xiě)案卷封面，并依卷內(nèi)文件排列順序農(nóng)卷編制卷內(nèi)文件目錄。按卷裝訂的檔案按分尖方案和時(shí)間先后順序逐卷裝入盒內(nèi)，并填寫(xiě)備考表、檔案盒盒脊。

信訪案件檔案號(hào)的編制應(yīng)與本機(jī)關(guān)全宗檔案編號(hào)統(tǒng)一，并編寫(xiě)信訪案件案卷目錄，信訪案件檔案按重要來(lái)信來(lái)訪案件類(lèi)和領(lǐng)導(dǎo)批示件類(lèi)的分類(lèi)方案分別以卷為單位編卷內(nèi)文件頁(yè)（張）號(hào)，卷內(nèi)有照片的頁(yè)面，可把照片固定在芯頁(yè)上，再農(nóng)頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)（張）號(hào)；為方便檢索，信訪案件案卷目錄中的信訪案卷題名應(yīng)包括來(lái)信來(lái)訪人員姓名或批示人姓、信訪內(nèi)容等必備要素。卷內(nèi)有錄音帶、磁帶、磁盤(pán)等特種載體的，應(yīng)另行分類(lèi)整理編目存放，并填寫(xiě)相應(yīng)的參見(jiàn)號(hào)。可參照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理。

3 以信訪部門(mén)為重點(diǎn)，促進(jìn)檔案的保管、利用

各級(jí)信訪部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案工作的要求，采取必要的保管和保護(hù)措施，配置防光、防高溫、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵等設(shè)施。要定期檢查，確保信訪案件檔案的完整與安全。建立信訪案件檔案查閱和借閱制度，履行查閱、借閱登記手續(xù)。查閱檔案嚴(yán)禁對(duì)檔案勾劃、涂改、標(biāo)記號(hào)、折疊、污損、撤換、添加內(nèi)容等。外單位借閱信訪檔案，必須憑單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記后，方可借閱，并限時(shí)歸還。

在對(duì)檔案信息實(shí)行有效保密的前提下，積極利用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立信訪案件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為統(tǒng)計(jì)匯總、綜合調(diào)研、分析決策、查找利用等創(chuàng)造便捷條件。信訪案件檔案的銷(xiāo)毀要嚴(yán)格按照檔案保管期限執(zhí)行。到期的信訪檔案由信訪部門(mén)綜合檔案室提出書(shū)面報(bào)告，并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，到指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。

信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的詳實(shí)記錄。一份完整的信訪檔案，詳實(shí)地記錄了信訪新問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事情的經(jīng)過(guò)以及關(guān)聯(lián)的人物，不僅有信訪人和機(jī)關(guān)的印信，而且有主管機(jī)關(guān)的調(diào)查處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論，上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)和當(dāng)事人對(duì)處理結(jié)論的態(tài)度，保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記。