地勘單位人事檔案中存在的問題及對(duì)策

歐麗英

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是各級(jí)組織考察、了解和使用人才的重要依據(jù)。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。本文就地勘單位人事檔案中存在的問題與對(duì)策談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；對(duì)策

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性的特點(diǎn)，它既能反映出個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況，是各級(jí)組織考察、了解和使用人才的重要依據(jù)。因此，管好用好人事檔案，對(duì)人力資源的開發(fā)起著非常重要的作用。

1 存在問題

1、歸檔材料欠缺較多。從前兩年我局統(tǒng)一組織的人事檔案清理結(jié)果看，地勘單位人事檔案中一些重要的材料，如錄用（調(diào)動(dòng)）材料、聘用合同、干部任免審批表、干部提職考察材料、年度考核材料、工資審批表、學(xué)歷學(xué)位材料、二個(gè)月以上的培訓(xùn)材料、職稱申報(bào)審批表和聘用材料、參加黨團(tuán)組織的材料、獎(jiǎng)懲材料、干部的離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果等，欠缺較多。

2、形成材料不夠規(guī)范。主要是有的歸檔材料，書寫用筆、用紙不合規(guī)定，甚至有涂改現(xiàn)象。有的任職、獎(jiǎng)懲和職稱材料只有文件或證書，而缺少應(yīng)歸檔的審批表，如把職稱評(píng)審確認(rèn)文件替代《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表》歸檔，以政府人事主管部門的調(diào)動(dòng)批復(fù)文件替代《事業(yè)單位工作人員登記表》歸檔，以轉(zhuǎn)正定級(jí)批準(zhǔn)文件替代《轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表》歸檔，以表彰決定替代《先進(jìn)個(gè)人呈報(bào)表》歸檔等。

3、材料填寫不夠認(rèn)真。歸檔材料中“出生年月”、“參加工作時(shí)間”、“入黨時(shí)間”、“學(xué)歷”、“簡(jiǎn)歷”、“身份（崗位）”等“三齡二歷一身份”欄目的填寫前后不一致，存在失真和隨意現(xiàn)象，給準(zhǔn)確認(rèn)定干部出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間等帶來不便，有的干部還因此遭受損失。有的工人不寫明“鉆探工”、“安裝工”等，而直接寫“工人”，給提前退休的認(rèn)定造成困難。有的《干部履歷表》中應(yīng)該填寫的項(xiàng)目空著不填寫，有的欄目該填寫“無”而沒填。有的姓名用字不嚴(yán)謹(jǐn)，亂用同音字、簡(jiǎn)體字。有的材料應(yīng)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員簽名蓋章的卻空著，有的材料應(yīng)該蓋章的沒有蓋章，有的材料形成時(shí)間沒填寫。

4、無頭檔案越來越多。 隨著人事制度改革的深化，人才流動(dòng)日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。所謂“無頭檔案”，是指查不到當(dāng)事人下落的人事檔案。通過清理， 2013年底全局“無頭檔案”有近200份，而且還有增加的趨勢(shì)。

5、裝訂順序比較混亂。沒有嚴(yán)格按照干部人事檔案十類材料裝訂歸檔的目錄順序要求進(jìn)行，有倒裝、錯(cuò)裝、混裝和漏裝現(xiàn)象。

2 原因分析

1、管理基礎(chǔ)薄弱。近幾年來，我局各級(jí)人事部門盡管在檔案材料的收集上，動(dòng)了不少腦筋，想了不少辦法，但由于局屬各地勘單位都經(jīng)歷過幾次大的機(jī)構(gòu)變遷，人員組成非常復(fù)雜，員工素質(zhì)參差不齊，加上地勘單位主要從事野外作業(yè)，以前的基礎(chǔ)設(shè)施極其薄弱，缺乏人事檔案管理所必備的條件，設(shè)備不配套，紙張質(zhì)量很差，書寫用筆不規(guī)范，填寫不嚴(yán)謹(jǐn)，隨意涂改，有的檔案材料還存在霉變、蟲蛀的現(xiàn)象。

2、檔案意識(shí)淡薄。受地勘單位事業(yè)編制人數(shù)的限制，我局人事掛靠人員，即人事關(guān)系與實(shí)際崗位不對(duì)應(yīng)的人員越來越多，加上有的單位和個(gè)人檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，不知道報(bào)送、不及時(shí)報(bào)送應(yīng)該歸檔的檔案材料，致使一些應(yīng)歸檔的材料遲遲收集不上來而不能及時(shí)歸檔，久而久之，就會(huì)出現(xiàn)干部檔案材料遺失或破損的現(xiàn)象。

3、管檔業(yè)務(wù)生疏。近幾年各單位人事部門工作人員變動(dòng)頻繁，新手較多，加上平時(shí)工作繁忙，又沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，不知道應(yīng)該收集哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位或部門不知道應(yīng)該及時(shí)將干部提職材料、年度考核材料、職稱評(píng)審、入黨材料等移送人事部門歸檔，也是形成檔案資料短缺的一個(gè)重要原因。

4、棄檔人員頻現(xiàn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”。近幾年，地勘單位每年都有人辭職、跳槽，有的人到了私企，有的人干了個(gè)體。人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多，由于許多公司、單位對(duì)人事檔案沒什么要求，導(dǎo)致了人檔分離的情況愈加嚴(yán)重，“無頭檔案”日趨增多。

5、管理手段落后。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但我局的人事檔案管理手段陳舊，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，調(diào)閱檔案時(shí)仍采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做既不利于人事管理效率的提高，又造成了一定的資源浪費(fèi)，還會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

6、重視程度不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一些誤區(qū)，總認(rèn)為人事檔案管理是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，沒有把人事檔案管理工作放在應(yīng)有的位置，對(duì)人事檔案管理過問極少，舍不得投入人力、物力和精力。

3 對(duì)策措施

1、要強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案管理工作搞得好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。只有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想上重視，行動(dòng)上落實(shí)，舍得在人力、物力、財(cái)力上投入，經(jīng)常過問和檢查檔案工作，才能使檔案工作上臺(tái)階、上水平。各單位人事部門要把人事檔案管理工作擺上重要的議事日程，對(duì)需要解決的困難問題，要千方百計(jì)協(xié)調(diào)解決。比如，可通過各種會(huì)議宣傳人事檔案的重要性，幫助大家增強(qiáng)檔案意識(shí)；人事關(guān)系所在單位可通過發(fā)函等方式，加強(qiáng)與用人單位的聯(lián)系，保證歸檔材料的轉(zhuǎn)移通暢，以解決材料收集難的問題等。

2、要抓好隊(duì)伍建設(shè)。各單位要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，抓好人事檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。采取“請(qǐng)進(jìn)來”、“送出去”等方式，每2-3年對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。

3、要注意材料收集?，F(xiàn)階段，干部考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面反映個(gè)人全貌，人事部門要注意收集本單位員工（含人事關(guān)系掛靠人員）的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉的文件材料，并進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確保歸檔的材料真實(shí)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，文字清楚、對(duì)象明確，手續(xù)完備、規(guī)范齊全。

4、要定期整理核對(duì)。整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，《干部檔案整理工作細(xì)則》要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”通過整理使每一個(gè)檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。這就要求人事檔案管理人員要有踏實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)，不怕苦、不怕累，平時(shí)經(jīng)常對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理、審核、甄別和歸檔，嚴(yán)格按照檔案十類材料的先后順序進(jìn)行規(guī)范化管理。對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)，應(yīng)按在職職工檔案、離退休人員檔案、辭職人員檔案及死亡人員檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、入柜。每年對(duì)所管理的檔案進(jìn)行一次檢查核對(duì)，做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的短缺檔案材料，要多方查找，盡量找到原始材料，實(shí)在找不著的，則要按規(guī)定要求進(jìn)行彌補(bǔ)。如果原單位已更名，應(yīng)由現(xiàn)單位提供證明材料。

5、要狠抓制度落實(shí)。2012年省局專門下發(fā)了《干部人事檔案管理辦法》，對(duì)我局干部人事檔案管理提出了具體的要求，必須抓好落實(shí)。干部人事檔案要明確專人管理，要嚴(yán)格借閱、傳遞審批手續(xù)。查（借）閱檔要按規(guī)定要求進(jìn)行，杜絕涂改檔案現(xiàn)象的發(fā)生。要建立檔案資料基礎(chǔ)臺(tái)賬，摸清檔案底數(shù)。移交檔案材料要經(jīng)審查合格方可，中組部2006年41號(hào)文件明確規(guī)定：“從2006 年1 0月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項(xiàng)；對(duì)個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)。”因此，干部的“三齡二歷一身份”等內(nèi)容必須嚴(yán)格審核，確認(rèn)無誤后填寫。

6、要提高科技水平。我局各單位從成立至今，都有幾十年的歷史了，人事檔案無論從數(shù)量還是每卷檔案的材料都發(fā)生很大變化，檔案材料越來越多，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，建立適合我局工作特點(diǎn)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，有關(guān)數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，不僅將庫(kù)房查找轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率；而且通過人事檔案數(shù)據(jù)共享，各級(jí)組織人事部門只需調(diào)用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，而無需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，對(duì)檔案的保護(hù)也能起到積極的作用。

7、要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。人事檔案關(guān)系到一個(gè)人的政治生命問題，“無頭檔案”的處置是一項(xiàng)重要而繁瑣的工作，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，謹(jǐn)慎對(duì)待。職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被解除合同、終止合同、除名、開除等，在征得個(gè)人同意后，可將其人事檔案轉(zhuǎn)交給政府人事部門主辦的人才服務(wù)中心保管。對(duì)于現(xiàn)有的“無頭檔案”，積極想辦法處置。首先，要認(rèn)真鑒別檔案材料的保存價(jià)值。檔案管理人員在處置“無頭檔案”時(shí)，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價(jià)值。對(duì)一般性簡(jiǎn)歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊(cè)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；對(duì)重要的有保存價(jià)值的人事檔案，要繼續(xù)保存，待查清下落后，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。其次，要積極查找檔案人的下落。通過其親戚、朋友等社會(huì)關(guān)系查找線索，找到后書面通知其回來辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，通知中應(yīng)明確時(shí)限和要求，告訴他（她）如果不及時(shí)轉(zhuǎn)移人事檔案，將對(duì)其檔案收取保管費(fèi)用。對(duì)確實(shí)找不到下落的“無頭檔案”，暫予封存。

總之，只要我們正視人事檔案存在的難點(diǎn)問題，抓住時(shí)機(jī)，更新觀念，從強(qiáng)化檔案意識(shí)入手，按照人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取有效措施，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，探索管理模式，完善管理制度，人事檔案必將發(fā)揮其應(yīng)有的作用。