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      聲像檔案的歸檔及保存方法

      2015-06-10 08:46:51曾睿
      卷宗 2015年5期
      關(guān)鍵詞:聲像檔案歸檔

      曾睿

      摘 要:隨著企業(yè)的飛速發(fā)展和聲像檔案信息化的迅速發(fā)展,以及辦公條件的不斷改善,使得人們對(duì)社會(huì)音像檔案管理的意識(shí)也在不斷提高。因此,完善聲像檔案的歸檔及保存方法對(duì)提升聲像檔案的安全保障技術(shù)具有十分重要的作用。本文通過對(duì)聲像檔案安全問題的詳細(xì)闡述,提出了聲像檔案歸檔的技術(shù)方案和安全管理、保存方案,以期為改善聲像檔案管理工作提供借鑒。

      關(guān)鍵詞:聲像檔案;歸檔;保存

      近些年來,由于企業(yè)當(dāng)中聲像檔案的數(shù)量在逐年增加,因而其利用價(jià)值也在逐年提高。為了加強(qiáng)和完善聲像檔案的收集、整理和保管工作,以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,聲像檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)聲像檔案安全保障體系的構(gòu)建與實(shí)施,以此來解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下聲像檔案管理的安全隱患問題,進(jìn)而切實(shí)地提高聲像檔案信息的安全管理工作。因此,利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的聲像檔案保存技術(shù),有利于推進(jìn)企業(yè)聲像檔案安全管理體制的完善,實(shí)現(xiàn)企業(yè)聲像檔案管理的專業(yè)化的安全目標(biāo)。

      聲像檔案具體包括幻燈片、唱片、照片、磁帶、膠片、光盤、錄像帶和軟盤硬盤等,保護(hù)好這些檔案是檔案管理人員的職責(zé)所在,本文淺談企業(yè)如何保護(hù)好跡些檔案資源,使之更好地為企業(yè)服務(wù)。

      1 聲像檔案管理過程中存在的問題及原因探析

      1.1 管理人員的檔案意識(shí)薄弱,歸檔工作不完善

      在進(jìn)行聲像檔案的過程中,由于歷史原因或意識(shí)原因,使得許多聲像檔案資料只有照片,缺少底片。檔案管理人員和攝錄人員往往缺乏檔案的及時(shí)保存意識(shí),對(duì)聲像檔案缺乏正確的理解,使得其往往忽略對(duì)底片的歸檔。歸檔內(nèi)容的不完整性使得照片的數(shù)量比較少,很難反映聲像檔案主體各方面的情況,領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)及視察的內(nèi)容保存、記錄的十分簡(jiǎn)潔、不完整,遺漏公務(wù)活動(dòng)的錄音、錄像和照片,使得聲像檔案的真正價(jià)值得不到充分有效地發(fā)揮。聲像檔案歸檔意識(shí)的缺乏使得部有些聲像檔案由科室內(nèi)部或個(gè)人長(zhǎng)期保存,不能夠完整地將聲像檔案移交至檔案室進(jìn)行統(tǒng)一安全地保管,導(dǎo)致一旦出現(xiàn)機(jī)構(gòu)調(diào)整或者人員變動(dòng),就會(huì)發(fā)生聲像檔案的失控和流失問題。聲像檔案隊(duì)伍的不穩(wěn)定性使得一些新檔案人員對(duì)聲像檔案的歸檔范圍缺乏清晰的認(rèn)知,不利于聲像檔案的科學(xué)有效的管理。

      1.2 聲像檔案管理制度得不到落實(shí),歸檔管理秩序混亂

      有些檔案館(室),聲像設(shè)備的檔案管理程序十分混亂,使得聲像檔案管理制度得不到有效的落實(shí)。由于絕大多數(shù)機(jī)關(guān)企事業(yè)等基層單位都配備了種類較多的聲像設(shè)備,這為單位聲像資料的保存和歸檔管理工作創(chuàng)造了優(yōu)良的條件。由于聲像設(shè)備僅能夠存放在科室或者個(gè)人的手中,使得設(shè)備使用人員不能夠很好地掌握和合理有效地利用好設(shè)備性能,導(dǎo)致不能夠及時(shí)錄取重要的活動(dòng),為聲像檔案的科學(xué)歸檔帶來了不便。個(gè)別部門對(duì)一些新聞資料帶的反復(fù)使用也導(dǎo)致了一些原始的錄音錄像資料很難全部保存下來,使得歸檔管理人員對(duì)部分聲像檔案資料失去了合理的控制。

      1.3 聲像檔案管理流程不規(guī)范,檔案保管條件差

      不規(guī)范的聲像檔案管理,使得聲像檔案的管理方式多種多樣,變動(dòng)較快,很難實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理模式,導(dǎo)致聲像檔案資料分散于各科室或個(gè)人進(jìn)行保管。聲像檔案歸檔的不及時(shí)使得一些具有較強(qiáng)時(shí)效性的重要的特殊聲像檔案材料容易流失和毀壞。攝錄人員對(duì)被忽略的文字說明很難進(jìn)行準(zhǔn)確的追憶,導(dǎo)致一些珍貴的聲像資料失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。檔案管理單位不認(rèn)真落實(shí)聲像檔案歸檔制度,不利于管理人員認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案的歸檔制度,也不能夠有效控制檔案管理制度的相關(guān)措施。加上檔案工作人員的責(zé)任感和事業(yè)心不強(qiáng),使得管理人員的工作缺乏主觀能動(dòng)性,不能夠及時(shí)主動(dòng)地收集聲像檔案資料,最終導(dǎo)致聲像檔案的流失和歸檔的不及時(shí)。此外,由于國(guó)家對(duì)聲像檔案的保管條件規(guī)定地更加嚴(yán)格,比如應(yīng)當(dāng)采用專門的聲像檔案專柜或者庫房對(duì)檔案材料進(jìn)行保存,應(yīng)當(dāng)具備恒溫、防磁、恒濕等保管環(huán)境,以方便長(zhǎng)久保存聲像檔案。而這些條件需要投入較大的成本,因而很難引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

      2 完善聲像檔案歸檔和保存制度的方法

      2.1 提高對(duì)聲像檔案管理的認(rèn)知度,適時(shí)擴(kuò)大宣傳

      為了完善聲像檔案的保管工作流程,檔案人員和檔案管理部門不僅要提高對(duì)聲像檔案管理的認(rèn)知度,還要適時(shí)擴(kuò)大宣傳,強(qiáng)化立檔單位有關(guān)聲像檔案材料的歸檔意識(shí),完善聲像檔案資料的管理工作。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地了解本單位聲像檔案的保存和管理現(xiàn)狀,在歸檔過程中還應(yīng)當(dāng)切身地與檔案管理人員探討檔案保存過程中出現(xiàn)的問題,并積極探討相應(yīng)的解決對(duì)策。同時(shí)可以借助新聞媒體的作用,加大聲像檔案管理制度的宣傳力度,深化管理人員對(duì)聲像檔案的分類管理意識(shí),充分利用聲像檔案的專欄、板報(bào),提高聲像檔案材料的利用價(jià)值,積極發(fā)揮聲像檔案的積極作用,為取得良好的社會(huì)效益發(fā)揮重要的鋪墊作用。

      2.2 完善聲像檔案管理制度,明確檔案管理人員的責(zé)任

      為了改善聲像檔案管理的混亂管理秩序,各檔案管理單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的實(shí)際情況,不斷完善聲像檔案的具體流程和管理制度,強(qiáng)化聲像檔案的歸檔流程的規(guī)范化,積極落實(shí)聲像歸檔制度,完善聲像檔案的形成、積累、收集、歸檔、管理和移交等各個(gè)環(huán)節(jié),充分明確檔案攝錄人員和管理人員的職責(zé),引導(dǎo)其按照規(guī)章制度進(jìn)行歸檔和保存工作。[1]采取切實(shí)可行的控制措施,促進(jìn)聲像檔案管理工作的順利開展。

      2.3 加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn),提高檔案的管理質(zhì)量

      立檔單位應(yīng)當(dāng)積極組織聲像檔案管理人員定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和定期考核制度,將檔案管理人員適當(dāng)擴(kuò)大到攝錄人員的范疇,方便高效開展聲像檔案的歸檔、保存工作,使聲像檔案管理人員能夠明確管理標(biāo)準(zhǔn),掌握優(yōu)秀的管理方法,提高具體的實(shí)踐操作能力。各立檔單位的聲像檔案管理員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)日常的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,確保業(yè)務(wù)指導(dǎo)能夠及時(shí)到位,進(jìn)而提高和改善聲像檔案的整理質(zhì)量。此外,各單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況,改善檔案的保管條件,做好檔案的定期檢測(cè)工作,嚴(yán)格控制好檔案庫房的溫濕度,單獨(dú)存放密閉鐵柜和聲像柜,做好錄音錄像帶的定期倒帶檢查等措施,實(shí)現(xiàn)聲像檔案的永久性、長(zhǎng)期性保存。

      3 結(jié)語

      綜上所述,完善聲像檔案的歸檔和保存制度有利于更好地再現(xiàn)聲音與影像等檔案資料,充分實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的保存和利用價(jià)值。這不僅有利于實(shí)現(xiàn)聲像檔案的整理、歸檔和保管等各個(gè)環(huán)節(jié),還有利于提高聲像檔案的管理效果,提升聲像檔案的安全管理水平,盡最大努力實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的完整性、安全性和長(zhǎng)久性,進(jìn)而完善聲像檔案管理制度的指導(dǎo)和監(jiān)督制度,實(shí)現(xiàn)歸檔工作的規(guī)范化管理,使這些檔案資源更好地為企業(yè)服務(wù)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]劉穎暉.淺議提高聲像檔案的管理效果[J].業(yè)務(wù)研究,2013,(10):12-13.

      [2]李玉鳳,趙玉茹.基層檔案室聲像檔案的歸檔管理[J].業(yè)務(wù)天地,2014,(11):123-124.endprint

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