鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化服務(wù)工作芻議

努爾巴合提·葉山拜

摘 要：隨著科學(xué)的不斷發(fā)展，信息與信息技術(shù)在整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，并逐漸成為社會(huì)發(fā)展水平的一個(gè)重要依據(jù)，信息化建設(shè)勢在必行。檔案管理信息化也成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文主要從檔案管理面臨的問題入手，分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并在此基礎(chǔ)上給出幾點(diǎn)關(guān)于如何改進(jìn)檔案管理信息化服務(wù)的措施，以資參考。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)；政府；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案是重要的信息資源，在社會(huì)生活中扮演重要角色，社會(huì)的不斷發(fā)展促使檔案管理向現(xiàn)代化、信息化邁進(jìn)，信息化建設(shè)已勢在必行。檔案管理信息化是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，結(jié)合本單位實(shí)際情況，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢來處置、管理檔案資源的過程。因其轉(zhuǎn)型周期長，所以在轉(zhuǎn)型過程中難免存在很多問題。只有將這些問題處理好了，檔案事業(yè)的發(fā)展才能邁入新的階段。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析

在長期的發(fā)展過程中，檔案管理事業(yè)進(jìn)步明顯，其規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)量逐漸增多，種類也趨于多元化，信息量十分龐雜。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足當(dāng)下需求，由此帶來的沖突不斷凸顯。

1.1 檔案查閱費(fèi)時(shí)，效率低下

一般來說，檔案存放都是分類處理的，但檔案存取都是靠人工操作，在操作中不可避免地會(huì)存在隨意性，出現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象，造成檔案存放次序的混亂、無序?，F(xiàn)有的檔案資源非常豐富，如果還按照傳統(tǒng)的方式查閱檔案比較麻煩，一旦檔案沒有放到指定的位置，要找到所需的檔案，就要把所有的檔案重新瀏覽一遍，查閱起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。

1.2 檔案編目流程繁瑣

過去檔案管理工作大都是手工處理的，檔案采集后要進(jìn)行分類、排序、裝訂、編號(hào)，再手工錄入檔案目錄等，這些操作流程復(fù)雜、繁瑣，每一環(huán)節(jié)多需要大量的人力和物力，由于得不到及時(shí)處理，使得很多檔案歸檔后長期堆放，造成檔案資源的浪費(fèi)。同時(shí)，檔案編目工作屬于簡單、重復(fù)性的勞動(dòng)，人工操作不利于提高流程效率。

1.3 增加檔案管理成本

檔案管理工作針對(duì)的是有價(jià)值的檔案，這涉及到檔案保管期限，保管期限越長檔案的價(jià)值越高。但是傳統(tǒng)檔案工作方式下，檔案鑒定工作落后，檔案管理人員不能準(zhǔn)確掌握檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理過期檔案，致使很多已過期的檔案還存放在檔案架上，增加了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)和成本。

1.4 檔案難以精確統(tǒng)計(jì)

檔案管理中檔案統(tǒng)計(jì)工作占有重要地位，統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)的工作。當(dāng)前，檔案資源日趨豐富，大部分檔案都是裝在檔案盒內(nèi)的，每個(gè)檔案盒所裝的檔案量也不同，要進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作具有一定的難度。一旦檔案管理人員在統(tǒng)計(jì)過程中出現(xiàn)一次錯(cuò)誤，后面的工作會(huì)發(fā)生連環(huán)錯(cuò)誤，這種難題在手工操作方式下很難解決。

2 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現(xiàn)文檔紙張受潮、蟲蝕等災(zāi)害，為了改善存儲(chǔ)環(huán)境，檔案部門要投入大量的文檔管理費(fèi)用，并且檔案需要反復(fù)查閱，會(huì)受到不同程度的損害，這給檔案管理帶來困難。信息社會(huì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，使得檔案管理方式發(fā)生了變化，信息化建設(shè)成為必然。

2.1 檔案管理信息化是打破信息資源之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享前提

全球化背景下，檔案資源信息化建設(shè)成為各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最高點(diǎn)，也是加快社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案管理適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的必要措施

檔案事業(yè)是基礎(chǔ)形式，在社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)中占有十分重要的地位，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會(huì)需求，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。新時(shí)期，檔案工作要適應(yīng)時(shí)代需求必須打破傳統(tǒng)的檔案觀念，消除發(fā)展中存在的問題，使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率，減少運(yùn)營成本的內(nèi)在要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實(shí)行的是精細(xì)化的管理，主要以手工勞動(dòng)為主，花費(fèi)大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠(yuǎn)不能適應(yīng)需求，越來越顯示出弊端。要提高檔案管理工作的效率就要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案的存儲(chǔ)量，節(jié)省資源，從而適應(yīng)信息快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)需求。

3 檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 樹立現(xiàn)代信息服務(wù)觀念

信息系統(tǒng)的廣泛使用，形成了大量的電子文件信息資源，信息系統(tǒng)用戶越多，對(duì)信息服務(wù)的要求越高，所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員要樹立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。檔案管理部門對(duì)信息要保持高度敏感，想方設(shè)法收集信息，調(diào)查人們的潛在需求，針對(duì)性的策劃出不同層次的服務(wù)范圍、形式，有計(jì)劃地開發(fā)電子文件信息資源，制成信息產(chǎn)品，從而提供專門的信息利用平臺(tái)，便于用于便捷的獲取所需信息。如對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，以先進(jìn)的技術(shù)為基礎(chǔ)建立專題，為人們提供信息服務(wù)。

3.2 促進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞和處理。電子文件以其快捷的速度正逐步取代紙質(zhì)文件，大大提高了檔案工作效率。檔案文件管理方面可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的發(fā)送、接收、借閱、歸檔等，檔案管理方面可以用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理等。同時(shí)，在特殊的檔案工作中，計(jì)算機(jī)還可以提高工作效率，簡化工作流程，如編制大型的索引，檔案統(tǒng)計(jì)工作等，這些工作對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求較高，因此需要配置較好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息資源管理

首先加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我國檔案管理信息系統(tǒng)和形式多樣化，在服務(wù)性、共享性、規(guī)范性方面存在不足，很難滿足檔案信息資源互通的需求，因此要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合時(shí)代需求開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高工作效率。其次檔案電子化。檔案信息電子化是重要工程，即用紙質(zhì)的館藏檔案為對(duì)象，用計(jì)算機(jī)收集、篩選、加工檔案，從而使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案人工利用。當(dāng)前檔案管理軟件只適用于文件管理，還沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化，由于共通性受限，檔案信息管理工作不能通過計(jì)算機(jī)完成，制約了檔案信息化的進(jìn)程。所以要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，研制一個(gè)融辦公、檔案管理于一體的軟件系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于檔案信息的查找。

3.4 培養(yǎng)高素質(zhì)信息技術(shù)人才

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是人才，因此培養(yǎng)一大批信息化人才已成為迫在眉睫的問題。檔案信息化建設(shè)中，檔案部門人才素質(zhì)的高低直接影響到信息化水平的高低。目前，檔案管理高級(jí)人才匱乏，很多檔案工作人員技術(shù)水平低。同時(shí)，一些年輕的檔案工作者有學(xué)歷，但工作經(jīng)驗(yàn)等有待進(jìn)一步提升，工作熱情高，但工作方法還有待提升等。因此，為了適應(yīng)形勢發(fā)展的需求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作人員既要掌握信息管理知識(shí)，又要懂檔案基礎(chǔ)知識(shí)，培養(yǎng)信息化人才成為重要課題。

4 小結(jié)

總而言之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的、建設(shè)周期漫長的、復(fù)雜的工程。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，滿足社會(huì)需求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作人員必須緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有之貢獻(xiàn)。

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