探討房產(chǎn)檔案數(shù)字化中潛在的問題

曾睿

摘 要：我國房地產(chǎn)行業(yè)在經(jīng)濟的快速發(fā)展下也迅速發(fā)展，其涵蓋范圍越來越廣，市場競爭也愈發(fā)激烈，因此房產(chǎn)檔案數(shù)字化是形勢所需。房產(chǎn)檔案數(shù)字化遵循檔案管理的全程管理、真實完整、使用方便、安全性高等原則，利用數(shù)字化完成房產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保存等步驟。解決目前房產(chǎn)檔案數(shù)字化中潛在的問題是使我國房地產(chǎn)行業(yè)得以發(fā)展的重中之重。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；問題及策略

在房產(chǎn)行業(yè)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的以人力記錄收集管理房產(chǎn)檔案已嚴重無法滿足發(fā)展的需求，創(chuàng)新完善數(shù)字化管理是目前重點研究問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是利用多媒體存儲、計算機掃描數(shù)據(jù)等技術(shù)，將房產(chǎn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化的形式進行管理，具有有序的檔案庫，可及時提供服務(wù)，實現(xiàn)資源共享的數(shù)字化的檔案信息，大大提高檔案的查詢效率與準確性。然而現(xiàn)今的房產(chǎn)檔案數(shù)字化發(fā)展中仍潛在著諸多問題，找到解決制約房產(chǎn)檔案數(shù)字化問題的對策才可保障房產(chǎn)行業(yè)的順利發(fā)展。

1 目前房產(chǎn)檔案數(shù)字化中存在的問題

1.1 信息抗風(fēng)險能力弱，安全性較低

不重視和落實信息安全是房產(chǎn)檔案數(shù)字化過程中較為常見的問題，數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、檔案被竊取等事故的屢次發(fā)生。計算機技術(shù)的大量應(yīng)用以及各項管理隱私通過計算機進行管理，加大黑客侵入的概率，使隱私泄露的現(xiàn)象時常發(fā)生，不僅影響了數(shù)字化成果，更影響了長期工作的進展，甚至公司的安全問題。在數(shù)字化檔案管理中，進行文件備份以防止外界因素的破壞導(dǎo)致的檔案丟失；采用先進的檔案管理隱私保護系統(tǒng)并及時進行病毒查殺來確保管理的安全性顯得尤為重要。

1.2 房產(chǎn)檔案形式較為單一

通常情況下，完整的房產(chǎn)檔案需要同時包括文字、表格、圖片、視頻片段等重要資料，但此類形式的檔案在房產(chǎn)行業(yè)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進步的今天已逐漸跟不上時代的步伐，無法滿足人們的需求。由于這類形式的房產(chǎn)檔案需要專業(yè)管理人員進行分類整理，并且還需要固定的存放空間，例如紙質(zhì)內(nèi)容或照片等重要房產(chǎn)檔案載體極易損壞進而破壞檔案信息的完整性。單一的房產(chǎn)檔案形式浪費了大量的人力財力和物力，嚴重不能適應(yīng)當今社會發(fā)展形勢，房產(chǎn)檔案的形式亟待改革創(chuàng)新，并建立相應(yīng)保護措施與管理制度，以保證房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性及順利發(fā)展。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

由于檔案專業(yè)人才供不應(yīng)求，如今大多數(shù)房產(chǎn)檔案管理人員并非專業(yè)出身，文化程度偏低，專業(yè)知識薄弱，視野較為狹窄，尤其在較為低級的縣區(qū)情況更不可觀，難以達到既懂房產(chǎn)業(yè)務(wù)，又精通數(shù)字化檔案管理的要求。且房產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)不僅影響著房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理效率與質(zhì)量，也間接決定著房產(chǎn)檔案的長期管理、開發(fā)和利用。數(shù)字化檔案管理是一項實踐性較強，跨學(xué)科的工作，當前房產(chǎn)檔案管理中迫切需要了解房產(chǎn)業(yè)務(wù)、精通管理要求的復(fù)合型人才。應(yīng)采取有效措施，加快培養(yǎng)這種高素質(zhì)復(fù)合型管理人才是促進房產(chǎn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵。

2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化問題的應(yīng)對策略

2.1 重視信息安全，加強信息保護

房產(chǎn)檔案數(shù)字化工作要重視信息安全問題，并加強對信息的保護。建立嚴格的安全管理體系、清晰劃分公開信息與保密信息的界限、加強檔案管理人員的保密意識、研究更高質(zhì)量的軟硬件技術(shù)都是保障信息安全的有效措施。不得隨意更改房產(chǎn)檔案數(shù)字化的固定流程，并明確工作區(qū)與休息區(qū)的劃分，禁止私人物品與工作用品混淆等工作細節(jié)；根據(jù)檔案的機密程度對對存檔進行分類與保存，保障國家機密與個人機密不被泄露；定期對管理人員進行嚴于律己、忠于職守等教育與培訓(xùn)，防止擅自抄錄、泄露機密或銷毀檔案事故的發(fā)生；充分利用防火墻及安全軟件，自主設(shè)計安全系統(tǒng)并利用技術(shù)手段檢測有無潛在威脅。重視信息安全，加強信息保護是確保房產(chǎn)檔案數(shù)字化高效高質(zhì)，公民隱私，國家機密不被泄露的必要措施。

2.2 加強對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

房產(chǎn)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施為數(shù)字化管理提供了基礎(chǔ)保障，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身實力和實際需求，加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，引進先進技術(shù)，使數(shù)字化管理設(shè)備更加完整，房產(chǎn)檔案形式更加多樣。標準機房的配備應(yīng)以“電子信息系統(tǒng)機房建設(shè)規(guī)范”為依據(jù)，并且使機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防塵、防雷、防潮等條件符合相關(guān)要求；選擇同時具有可拓展性和實用性的例如高性能的掃描儀等必要的信息采集設(shè)備以及其他基礎(chǔ)設(shè)備；設(shè)備采購需要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢等；在保障系統(tǒng)軟件的兼容性、接口的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的安全性以及資源的共享性的前提下對其進行選擇，確保系統(tǒng)的規(guī)范和統(tǒng)一；還應(yīng)不斷地維護和更新基礎(chǔ)設(shè)備，使硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件更符合實際需要以更好的實現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價值打下更為堅實基礎(chǔ)。

2.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

提高管理人員綜合素質(zhì)，加強專業(yè)人員隊伍建設(shè)是房產(chǎn)檔案數(shù)字化工作開展的基礎(chǔ)。提高房產(chǎn)檔案管理人員的保密意識，及其業(yè)務(wù)水平與計算機水平是其努力方向。加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，較強的保密意識可以避免檔案信息的外泄和擅自銷毀，在市場經(jīng)濟不斷深化的今天盡可能降低與房產(chǎn)有關(guān)的經(jīng)濟糾紛與犯罪的發(fā)生頻率。努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，對自身知識結(jié)構(gòu)進行及時更新，掌握房產(chǎn)電子檔案的特征及管理規(guī)范，不斷完善創(chuàng)新房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作，建立健全的房產(chǎn)檔案管理制度，使其更好的發(fā)揮約束和激勵作用，大大提升員工工作的積極性。定期對管理人員進行培訓(xùn)以增加其網(wǎng)絡(luò)、信息工程等計算及有關(guān)的知識。房產(chǎn)檔案管理人員既要在業(yè)務(wù)水平上達到電子檔案的全程規(guī)范管理，也要在計算機水平上掌握確保檔案信息安全完整的計算機相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識。理論學(xué)習(xí)與信息化技術(shù)培訓(xùn)相結(jié)合才能靈活將房產(chǎn)檔案管理專業(yè)知識與數(shù)字化管理技術(shù)加以運用，從根本上提升自身的工作能力與綜合素質(zhì)，有助于推進建筑檔案數(shù)字化的進程與發(fā)展。

3 結(jié)語

房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理對增加房產(chǎn)市場競爭力，提高工作效率具有不可估量的現(xiàn)實意義，是房產(chǎn)事業(yè)得以發(fā)展的重要前提之一。本文針對我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化潛在的信息抗風(fēng)險能力弱，信息安全性較低；房產(chǎn)檔案形式較為單一；管理人員素質(zhì)有待提高各個問題進行分析，并提出重視信息安全，加強信息保護；加強對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度；提高管理人員的綜合素質(zhì)的應(yīng)對策略，希望對反鏟檔案數(shù)字化的完善有所啟發(fā)，是房地產(chǎn)行業(yè)的經(jīng)濟效益有所保障。

參考文獻

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