電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

李蘭

摘 要：隨著科技的進步和我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)普及到我們生活的各個方面，計算機等科技在辦公方面的應(yīng)用，改變了我們的辦公方式，在檔案管理方面，信息技術(shù)所做的貢獻也是不可取代的。電子檔案管理方式的出現(xiàn)，無疑是一把雙刃劍，它不僅給檔案管理帶來了方便，也帶來了不安全因素，同時為傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來了挑戰(zhàn)。在本篇文章中，我們將通過對比電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的不同，分析它們之間的利弊，從而探索出更高效更安全的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利弊

隨著科技的發(fā)展和計算機的普及，檔案管理水平也取得了飛速的提升，從傳統(tǒng)的檔案管理進一步發(fā)展成如今的電子檔案管理。電子檔案管理提升了辦事效率，方便了人們的生活，但是，它同樣存在著安全風(fēng)險和不健全的問題。在當(dāng)今社會，各行各業(yè)都采取計算機的方式管理檔案，數(shù)據(jù)逐漸增大，給管理帶來了挑戰(zhàn)。因此，對于電子檔案管理的研究是十分有意義的。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機構(gòu)并進行歸檔，這一點，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計劃或者安排時間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網(wǎng)絡(luò)上存儲，但計算機或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應(yīng)的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點和缺點

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點

用計算機或網(wǎng)絡(luò)進行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計算機信息技術(shù)這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領(lǐng)域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計算機易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計算機發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術(shù)上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現(xiàn)無法讀取等嚴重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲備以及長期的工作經(jīng)驗。因此需要長期鍛煉或進行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點和方式，進行科學(xué)的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內(nèi)進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓(xùn)。

（3）保管時應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對存儲設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實名制，并進行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

4 結(jié)束語

電子檔案的管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，在一定程度上提升了管理的效率，節(jié)省了時間和金錢，且有助于國家的環(huán)境保護。在這些方面，運用電子檔案管理方式進行檔案管理具有較大的優(yōu)勢，同樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案的方式也具有一些優(yōu)點，比如操作簡單。在短時間內(nèi)，二者會同時存在，不會因為科技的發(fā)展而在短時間內(nèi)取消紙質(zhì)的管理方式。因此，檔案管理部門的工作人員應(yīng)該吸收二者的優(yōu)點，同時拋棄二者的不足，只有把二者放在一起進行綜合利用，才能既提高效率，又節(jié)省時間和金錢。

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