檔案工作信息化建設(shè)的思考

范春媛

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，檔案工作信息化也成為一個重要的研究課題。本文首先闡述了檔案工作信息化建設(shè)的重要性和基本點，然后分析了當(dāng)前檔案工作信息化建設(shè)過程中存在的資金、人才和配套軟件等問題。最后在此基礎(chǔ)上，提出了加快我國檔案工作信息化建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

電子計算機的快速發(fā)展使檔案工作逐漸走向信息化，檔案工作信息化即在檔案管理工作中，對檔案的收集、整理、開發(fā)和利用等環(huán)節(jié)使用信息技術(shù)，包括了檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲數(shù)據(jù)化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化幾個方面。檔案工作信息化建設(shè)有助于提高檔案工作的管理水平，提供更加高效的檔案信息服務(wù)。

1 檔案工作信息化建設(shè)的重要性

檔案工作設(shè)計的范圍廣、門類復(fù)雜，并且具有很強的專業(yè)性。檔案不僅包括了行政、黨群檔案，還包括了各種基建、開發(fā)、教學(xué)、科研、出版等檔案，檔案的收集、整理和開發(fā)等工作任務(wù)繁重。很多檔案管理單位中，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作階段，信息化利用度不高，造成工作效率低下，并且很容易出現(xiàn)差錯，使一些檔案成為了死檔。由于檔案工作沒有利用信息化，使檔案信息的對外交流較少，缺少必要的發(fā)布渠道，對于很多重要歷史價值的檔案沒有得到充分的利用。因此，加強檔案工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為迫在眉睫的重要任務(wù)。

2 檔案工作信息化建設(shè)的基本點

2.1 技術(shù)驅(qū)動檔案工作信息化建設(shè)

技術(shù)驅(qū)動的檔案工作信息化是使用各種計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案工作的信息化。一直以來，檔案管理部門就強調(diào)計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，在早期個人計算機時期，檔案管理部門中就已經(jīng)出現(xiàn)了基于局域網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)，目前已經(jīng)發(fā)展成為基于開放互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息管理與發(fā)布體系等，技術(shù)已經(jīng)成為決定檔案工作信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。

2.2 社會驅(qū)動檔案工作信息化建設(shè)

社會驅(qū)動檔案工作信息化建設(shè)強調(diào)檔案管理方式和管理思想的變革，不僅僅是信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用。社會驅(qū)動認為檔案工作信息化不僅僅是技術(shù)性的，而是涉及檔案產(chǎn)生與利用的組織本身，以及檔案管理方式本身的變化。因此，一個好的檔案管理系統(tǒng)不僅受到檔案工作管理者本身的認可，還要受到組織和社會的認可。

3 檔案工作信息化建設(shè)存在的問題

3.1 資金短缺阻礙檔案工作信息化建設(shè)

資金短缺是阻礙檔案信息化建設(shè)的最主要的因素，由于資金不足，絕大部分的經(jīng)費都用于工資和日常的管理活動，根本沒有多余的資金來支持檔案管理部門的信息化建設(shè)，結(jié)果造成部分檔案管理部門至今還停留在手工操作的階段。在一些檔案管理部門中，連必要的復(fù)印機都無法配備，不僅影響到了檔案管理工作的效率，還影響到檔案的安全。

3.2 從事檔案工作的管理人員素質(zhì)不高

資金短缺制約的是硬件建設(shè)，只要資金到位，就可以保證復(fù)印機、掃描儀、計算機等硬件設(shè)施快速到位，問題可以迎刃而解。但是工作人員素質(zhì)的提高則是一個長期的過程，當(dāng)信息化硬件到位之后，檔案管理人員不僅要熟悉計算機的操作，還需要適應(yīng)檔案工作信息化帶來的新業(yè)務(wù)等。在部分檔案管理部門中，雖然已經(jīng)配備了計算機和相應(yīng)的辦公軟件，但是由于從事檔案工作的管理人員大都不屬于計算機專業(yè)畢業(yè)，沒有掌握相應(yīng)的專業(yè)知識，對于信息技術(shù)中出現(xiàn)的新詞語了解較少，運用信息化技術(shù)解決檔案管理工作的能力普遍不強。

3.3 缺少配套計算機管理軟件

雖然一些公司針對檔案工作信息化建設(shè)開發(fā)出了一些軟件，但是與檔案工作的實際需求相比，還存在較大差距。原因在于部分公司并不從事檔案管理工作，對檔案工作了解較少，開發(fā)出的軟件不符合檔案管理和分類，操作復(fù)雜，界面雜亂。有些檔案管理部門自行委托軟件開發(fā)公司開發(fā)的軟件只針對本部門，不利于大規(guī)模的推廣使用。

4 檔案工作信息化建設(shè)的對策

4.1 正確認識檔案工作信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要性

隨著檔案工作信息化的發(fā)展，檔案工作應(yīng)當(dāng)進入規(guī)范化發(fā)展的軌道，上級部門應(yīng)當(dāng)提高對檔案工作信息化建設(shè)的認識。有些領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作僅僅是對檔案的收集和保管，用不到信息化，特別是在資金短缺的情況下，應(yīng)當(dāng)將資金用于其他方面。但是在我國城鎮(zhèn)化快速推進時期，大量人口進入城市，檔案管理部門所要管理的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出幾何速度增長的趨勢，遠遠超出了人工處理的要求，這就要求廣泛使用信息技術(shù)來對檔案進行檢索、分類和借閱。如果仍然采用原來的技術(shù)，必然會影響到檔案工作高效化的開展。

4.2 加大對檔案工作信息化建設(shè)的資金投入

資金是保證檔案工作信息化建設(shè)的先決條件，隨著知識經(jīng)濟的到來，信息的收集、儲存、傳輸和利用等越來越多的依賴于計算機和互聯(lián)網(wǎng)。檔案本身就是信息源的一種，在當(dāng)今社會發(fā)展中具有舉足輕重的作用。檔案管理部門目前關(guān)于檔案的信息化建設(shè)遠遠落后于其它部門，還未完全實現(xiàn)計算機管理和互聯(lián)網(wǎng)查詢、利用等。因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大資金投入，添置各種信息技術(shù)所需的各種設(shè)備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案管理部門盡快實現(xiàn)信息化。

4.3 開發(fā)專業(yè)的檔案工作信息化的軟件

除了配備信息化的硬件設(shè)施之外，還應(yīng)當(dāng)加快檔案管理軟件的開發(fā)，開發(fā)適合檔案管理工作的軟件。軟件的開發(fā)不僅要靠軟件公司的員工，還應(yīng)當(dāng)讓一線員工親自參與，重點是二者結(jié)合，聯(lián)合攻克難關(guān)，只有這樣，開發(fā)出的軟件才能滿足檔案工作信息化的需要。檔案信息化軟件要充分考慮管理人員的實際需要，基于操作簡便、易于維護、易學(xué)易懂、功能齊全等思路，使員工可以在短時間內(nèi)迅速掌握檔案信息化軟件。

4.4 強化對檔案工作信息化管理人員的培訓(xùn)

由于歷史原因，檔案管理人員大都不熟悉信息技術(shù)，甚至連基本的操作和文字處理軟件也不會，離檔案工作信息化的要求存在較大差距。首先要加強這部分員工的培訓(xùn)，使其快速掌握信息化的軟硬件；其次要大力引進專業(yè)化人才，通過員工的不斷更新，推進檔案工作信息化培訓(xùn)工作，實現(xiàn)檔案工作的全面信息化。

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