淺談公路工程檔案在接收和保管過程中存在問題及其對策

朱花

摘 要：公路工程檔案管理工作是公路管理的一項重要內容。是搞好基本建設工作的一個重要環(huán)節(jié)。公路工程檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是記載公路建設事業(yè)發(fā)展的寶貴資料，是反映公路工程質量和解決合同糾紛的必要依據。接收和保管好工程檔案是功在當代、惠及子孫的百年大計。工程檔案將是歷史長河中的永恒記錄。

關鍵詞：公路工程；接收；保管；問題；對策

公路工程檔案管理工作是公路管理的一項重要內容。是搞好基本建設工作的一個重要環(huán)節(jié)。公路工程檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是記載公路建設事業(yè)發(fā)展的寶貴資料，是反映公路工程質量和解決合同糾紛的必要依據。接收和保管好工程檔案是功在當代、惠及子孫的百年大計。工程檔案將是歷史長河中的永恒記錄。

作為行業(yè)管理部門的啟東市公路管理站，深深認識到工程檔案管理工作的重要意義和肩負的重大責任。隨著公路建設事業(yè)的持續(xù)高速發(fā)展，不斷產生大量的公路工程檔案。由于公路工程具有專業(yè)性強、投資大、項目多、工期長，且參建單位多、資質不齊等諸多特點，造成了公路檔案管理與公路建設發(fā)展極不相稱的局面，這些現象給公路部門綜合檔案室在接收檔案和保管方面帶來了一系列困難?，F就工程檔案在接收和保管過程中存在的問題和應采取的對策談談自己的看法：

一、移交的公路工程檔案嚴重不規(guī)范

由于公路建設單位普遍存在“重建設、輕管理”的現象，一些公路工程建設單位缺少專業(yè)檔案管理人員，并且對檔案管理人員缺乏專項培訓，檔案歸檔標準與規(guī)范標準不一致，致使有些公路工程檔案資料殘缺不全、表格模糊不清、隨意涂寫修改，給后續(xù)檔案查找工作帶來困難，需要公路接受單位重新返工修改。

二、基層公路管養(yǎng)單位檔案人員不適應

工程檔案接受管理大多為兼職管理人員不固定，檔案人員流動頻繁，造成檔案管理人員業(yè)務素質不到位，接收管理工作不銜接。

三、基層公路管養(yǎng)單位檔案室存放空間不夠用

隨著公路建設里程的不斷增加，工程檔案數量越來越多，但是目前檔案存放空間有限，不能滿足工程檔案的存放要求，供需矛盾較為突出。

因此，改變公路工程檔案移交管理與公路建設發(fā)展極不相稱的局面，成為制約公路工程檔案規(guī)范化的重點，需要工程建設單位和基層公路管養(yǎng)部門的共同努力，建議從多方面加以改進：

一、強化公路工程建設階段檔案的業(yè)務指導和培訓工作

在檔案培訓工作中遵循“突出重點統籌兼顧”的原則，公路建設項目的培訓工作超前部署，放在新開工階段進行，通過對工程項目各參建單位的項目經理和檔案專（兼）職人員的業(yè)務培訓，統一檔案管理標準，提高檔案責任意識，明確工程項目檔案的分工職責。

二、嚴格公路工程檔案管理各環(huán)節(jié)的同步控制措施

公路檔案的質量取決于原始檔案資料的真實性，必須從源頭抓起，從各環(huán)節(jié)控制。在簽訂公路工程建設合同（協議）時，業(yè)主單位應明確參建各方的檔案責任；在工程計量支付時，嚴格運用資金手段對檔案管理實行控制；同時， 業(yè)主單位應抓住工程的重點部位和關鍵節(jié)點， 會同施工人員和監(jiān)理人員，深入項目部一線，超前督查指導檔案整理工作，為竣工檔案齊全準確打下基礎。

三、強化基層公路管養(yǎng)部門專兼職檔案員力量

選調責任心好、奉獻意識強大的工作人員充實檔案隊伍，進一步加強專（兼）職檔案人員業(yè)務培訓，提高檔案人員的政治和經濟待遇，確保檔案員能干事、干成事。

四、要明確工程檔案該怎么管

在工程檔案管理方面主要涉及接收和保管兩個方面：在接收上，要突出三個方面工作。及時性，工程檔案的承接人員是第一責任人，承接單位的領導是主要責任人，承接單位應該負起工程檔案接收后，“在第一時間內，通知相關專業(yè)的驗收人員、資料使用部門或單位以及具體負責檔案管理人員參加統一驗收和接收”的義務；階段性，在一個技術項目完成或告一段落后，負責單位都要及時整理項目系統資料，由技術主管審查后及時向公路管理部門綜合檔案室移交歸檔，在技術人員移交工程檔案時，交接雙方應該按規(guī)定辦理交接手續(xù)，并簽字歸檔備查；完整性，在因為運輸原因造成工程檔案接收單位在接到資料時已經破損、缺失，接收單位應該以書面形式向檔案管理部門說明情況并及時與工程檔案來源單位溝通、增補缺失部分，確保工程檔案的完整、齊全、無損和滿足正常使用的需要。在工程檔案的保管上，同樣也要突出做好三個方面的保證。安全性，要根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》的規(guī)定，將工程檔案的原件統一由公路管理部門綜合檔案室保管并存放于安全保密的場所，做到防火、防盜、防毒、防蟲、防潮等標準，同時，具體負責人員應該保證檔案室內的清潔通風；科學性，工程檔案的管理人員應對接收來的工程檔案依據檔案類型，進行分類、編目、登記、統計和嚴格管理，編輯《檔案查閱目錄》，并做好數據庫的建立和整理工作，做到檔案實體定位存放、妥善保管，方便利用，數據庫準確無誤，及時更新；合法性，工程檔案是集團的寶貴財富，任何單位和個人都無權占為己有。因此，在因工作需要，確需要保存本單位的工程檔案，可以由本單位提出申請，單位領導簽字確認，并報請單位主管理領導審批，履行相關手續(xù)后，方可留存資料復印件。留存工程檔案的單位主要領導是該檔案的保密工作的第一責任人，必須要指定專人負責，建立完備的借閱查閱制度，保證該工程檔案在工程建設以及日后的生產、維護和檢修工作中發(fā)揮應有的作用。

最后還面臨一個突出的問題，隨著工程建設的力度加大，一個個大大小小的工程全面啟動，產生了大量的工程檔案。我們還應大力加強與屬地檔案館的溝通合作。積極借助外力，把公路工程檔案移交存放至到屬地檔案館，從根本上解決基層公路管養(yǎng)單位檔案用房面積不足的問題。