蘇巧云

[摘 要]人事檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，是企業(yè)選拔人才、使用人才、管理人才的重要信息依據(jù)，在人力資源開發(fā)、使用、人才政策制定等方面具有極其重要的作用。因此，創(chuàng)新人事檔案管理，掌握人事檔案管理知識，對人事檔案的科學管理與利用十分重要，對企業(yè)的長遠發(fā)展和人才培養(yǎng)、競爭具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；人事檔案；管理新思維

一、企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

1、人事檔案

是社會公共信息非常重要的組成部分，人事檔案是客觀記載和反映個人經(jīng)歷、德、能、勤、績、廉表現(xiàn)以及成長軌跡的信息材料，人事檔案工作是組織、人事、勞資等部門工作中的一個重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)。

2、對企業(yè)人才發(fā)展起到促進作用

作為人才信息載體的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績、廉等方面的綜合反映。對人事檔案重視有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，有針對性的合理的選拔使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求，及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，使各種人才在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮聰明才智。

3、是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具

企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅持“以人為本”的理念，充分調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性。加強企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認。

4、是人力資源管理的重要手段

社會主義市場經(jīng)濟條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、表現(xiàn)、以往的工作實績等要素，增加企業(yè)對所聘員工的信任程度和認可程度，是企業(yè)選用人才、晉升提拔人才的重要參考信息。

二、創(chuàng)新人事檔案管理方法，為企業(yè)發(fā)展儲備人才信息

l、加強檔案管理，勇于探索創(chuàng)新

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的；是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及獎勵等方面的原始記錄；是個人參與社會方方面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

2、加強收集工作，完善檔案內(nèi)容

收集人事檔案材料，充實人事檔案內(nèi)容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項經(jīng)常性的工作。收集人事檔案材料，政策性強，涉及面廣，難度大。它不僅是人事檔案問好門的任務(wù)，也是形成人事檔材料部門的任務(wù)，因此各方必需密切合作才能做好。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提。

3、審核檔案真?zhèn)?，做好材料鑒別

人事檔案鑒定工作是按照一定的原則和規(guī)定，對收集起來的檔案材料進行審查、甄別其真?zhèn)?、判定有無保存價值，確定其是否歸入人事檔案，應(yīng)以高度負責的精神，慎之又慎地決定取舍。檔案鑒別工作政策性，是維護人事檔案真實性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，人事檔案管理人員應(yīng)堅持原則、本著向組織負責的態(tài)度，對每—份收集上來的材料進行鑒別、精選，確保干部檔案精煉、翔實。

4、做好檔案整理，提高檔案質(zhì)量

檔案整理是檔案管理中重要的基礎(chǔ)工作，是一項經(jīng)常性的工作。檔案整理必須嚴格地把好質(zhì)量關(guān)，做到分類準確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。要遵循檔案工作活動規(guī)律，保持檔案材料內(nèi)容和時間上的聯(lián)系，能夠準確的把反映個人歷史和現(xiàn)實的材料整理出來，通過檔案材料整理，使檔案管理更加規(guī)范，檔案材料更加完整和真實，同時注重創(chuàng)新服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，在提高服務(wù)質(zhì)量上下功夫，確保人事檔案整體質(zhì)量的提高。

三、加強企業(yè)人事檔案管理的幾項措施

1、采取得力措施，遏制弄虛作假

領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責任。

2、增強法規(guī)意識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

人事檔案工作者要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化，結(jié)合國家新出臺的文件要求，破除傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念。從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責的態(tài)度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。

3、健全管理機構(gòu)，規(guī)范檔案制度

在不斷健全檔案管理機構(gòu)、體制的基礎(chǔ)上，要嚴把檔案管理的入口，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進行嚴格的要求，推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度明確崗位職責，加強日常管理。通過對檔案管理機構(gòu)的規(guī)范化管理，不斷促進檔案管理的科學化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，逐步推行計算機管理.建立各類人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

4、創(chuàng)新服務(wù)理念，優(yōu)化檔案管理

在社會多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天，傳統(tǒng)的管理方法已不適應(yīng)社會的需求，應(yīng)堅持以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo)，采取積極措施，加大現(xiàn)代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復(fù)合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準確的服務(wù)。