董玉江

吉林省集安市頭道鎮(zhèn)人力資源社會保障事務(wù)站

下崗職工人事檔案管理研究

董玉江

吉林省集安市頭道鎮(zhèn)人力資源社會保障事務(wù)站

下崗職工人事檔案管理屬于企業(yè)管理中尤為重要的一個環(huán)節(jié)。普遍情況下，透過企業(yè)在下崗職工人事檔案管理中的執(zhí)行力度能夠在一定程度上評估企業(yè)整體管理水平的高低。因此，為了使企業(yè)與下崗職工形成“雙贏”的局面，企業(yè)做好下崗職工人事檔案管理工作便顯得極為重要。本文在分析下崗職工人事檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對加強(qiáng)下崗職工人事檔案管理的有效策略進(jìn)行探究。

下崗職工；人事檔案管理；執(zhí)行力度

引言

在市場經(jīng)濟(jì)的思潮下，國有企業(yè)勞動體制改革逐漸深化，為了企業(yè)更具發(fā)展前景，往往會采取“減員增效”措施，在這樣的勢態(tài)下下崗分流職工的數(shù)量便會呈現(xiàn)逐漸上升的趨勢[1]。對于企業(yè)來說，要想使整體管理水平得到有效提升，做好下崗職工人事檔案管理工作顯得極為重要。然而，現(xiàn)狀下下崗職工人事檔案管理還存在一些較為明顯的問題，比如檔案庫建設(shè)不具規(guī)范性以及管理模式落后等。鑒于此，本文對“下崗職工人事檔案管理”進(jìn)行分析與探究具有較為深遠(yuǎn)的意義。

1.下崗職工人事檔案管理存在的問題分析

雖然部分企業(yè)針對下崗職工人事檔案管理制定了相應(yīng)的措施，但是執(zhí)行力度較為薄弱。與此同時，不能與社會逐漸增長的檔案服務(wù)需求相適應(yīng)。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：

（1）檔案庫建設(shè)不具規(guī)范性。部分企業(yè)在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現(xiàn)為不能將這項(xiàng)管理獨(dú)立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發(fā)生混淆狀況。并且，檔案庫建設(shè)在安全保障、建筑面積以及設(shè)施設(shè)備匹配方面與國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚且還有一定的差距。

（2）管理模式較為落后。受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，導(dǎo)致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時俱進(jìn)，缺乏信息化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，并且在檔案服務(wù)方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務(wù)需求。

（3）信息化程度偏低，缺乏專業(yè)人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式便顯得極為重要[2]。現(xiàn)狀下，卻存在信息化程度偏低的現(xiàn)象。與此同時，還缺乏專業(yè)人才，以此使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無法有效實(shí)施于下崗職工人事檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而使此項(xiàng)工作的作用及效能大大弱化。

2.加強(qiáng)下崗職工人事檔案管理的有效策略探究

2.1.強(qiáng)“三個體系”建設(shè)

對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強(qiáng)化，便需要以國家檔案管理要求為依據(jù)，進(jìn)一步落實(shí)“三個體系”建設(shè)：其一，構(gòu)建覆蓋企業(yè)下崗職工的檔案資源體系。其二，構(gòu)建能夠?yàn)槠髽I(yè)下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業(yè)下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個體系”需進(jìn)行統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整合，強(qiáng)化建設(shè)，以此使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性。

2.2.單位加強(qiáng)下崗職工檔案管理

對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續(xù)加強(qiáng)此項(xiàng)工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強(qiáng)的生產(chǎn)技能及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。因此，下崗職工的檔案還有保存價(jià)值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進(jìn)行收集、立卷、建賬。

2.3.強(qiáng)下崗職工檔案的保管及利用

一方面，對于下崗職工檔案，其管理權(quán)限需轉(zhuǎn)交給政府授權(quán)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，配置專人管理，同時設(shè)置專門的庫房及裝具，構(gòu)建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規(guī)范性及科學(xué)性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關(guān)單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報(bào)表進(jìn)行詳細(xì)填寫，在審核通過后才允許查閱。

2.4.入現(xiàn)代化檔案管理方法

將人力資源與保障信息系統(tǒng)作為依托，對數(shù)字檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，同時采取循序漸進(jìn)以及逐漸擴(kuò)大的模式，使企業(yè)下崗職工的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)理化處理[4]。要想做好此項(xiàng)工作，需要充分做好一下幾點(diǎn)：其一，對數(shù)字化處理中的質(zhì)量管理進(jìn)行強(qiáng)化。對數(shù)據(jù)錄入工作人員進(jìn)行知識、技能及業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，以此使檔案數(shù)據(jù)的可靠性及準(zhǔn)確性得到有效保證。其二，對規(guī)范合理的電子檔案系統(tǒng)管理模式進(jìn)行構(gòu)建。結(jié)合檔案的數(shù)字化工作，把目前企業(yè)下崗職工人事檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理水平得到有效提升。這些現(xiàn)代化技術(shù)包括智能搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等。其中，智能搜索引擎在充分應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)闄n案檢索目錄的創(chuàng)建提供便利，進(jìn)一步構(gòu)建信息檢索系統(tǒng)，從而使檔案資源管理服務(wù)水平得到有效增強(qiáng)。對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行利用，能夠使庫存檔案結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進(jìn)一步為下崗職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。總而言之，融入現(xiàn)代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規(guī)范、更加科學(xué)，值得業(yè)內(nèi)人士借鑒及思考。

3.結(jié)語

通過本課題的探究，認(rèn)識到目前國內(nèi)企業(yè)下崗職工人事檔案管理還存在一些較為明顯的問題，因此對下崗職工人事檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化便顯得極為重要。比如加強(qiáng)“三個體系”建設(shè)、原單位加強(qiáng)下崗職工人事檔案管理、加強(qiáng)下崗職工檔案的保管及利用以及融入現(xiàn)代化檔案管理方法等。除此之外，筆者認(rèn)為，還需要以不同的企業(yè)，在下崗職工人事檔案管理中所發(fā)生的不同問題，采取有針對性的解決措施，這樣才能夠使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性?？傊?，相信做好以上這些，下崗職工人事檔案管理將能夠得到全面強(qiáng)化，進(jìn)一步為保證下崗職工的切身利益提供保障依據(jù)，同時為企業(yè)整體管理水平的提升起到顯著的推進(jìn)作用。

[1]婁微微.人事檔案管理研究綜述與展望[J].黑龍江史志, 2014,18：71-74.

[2]馮小蓉.新時期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界,2013,S4：116-118.

[3]趙艷紅.淺析當(dāng)前人事檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息,2011,03：103-104.

[4]陳張靖.流動人員人事檔案管理之實(shí)踐探索[J].發(fā)展研究, 2012,10：115-118.

董玉江(1972-)，男，滿族，吉林省集安市人，吉林省集安市頭道鎮(zhèn)人力資源社會保障事務(wù)站，館員，?？疲瑱n案管理。