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      電力物資調(diào)撥新模式探索

      2015-07-21 00:43:22申博陳晨唐嘉婷
      現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2015年15期
      關(guān)鍵詞:電力物資探索

      申博 陳晨 唐嘉婷

      摘 要:近年來,為了應(yīng)對緊急物資需求及公司重點(diǎn)工程,國網(wǎng)北京市電力公司采取了項(xiàng)目間物資調(diào)撥以及庫存物資利用的方式。特別是項(xiàng)目間物資調(diào)撥實(shí)現(xiàn)了物資的及時(shí)供應(yīng),合理配置物力資源,加快已定貨物資的周轉(zhuǎn)利用,減少了項(xiàng)目物資庫存積壓。但隨著物資調(diào)撥業(yè)務(wù)量的增加以及信息系統(tǒng)的全面應(yīng)用,物資調(diào)撥在業(yè)務(wù)流程及ERP系統(tǒng)上操作時(shí)面臨著一系列亟待解決的新問題展開,針對這些問題,物資部積極研究探索了物資采購新模式,協(xié)同物資公司和信息中心,從理念提升、制度完善、流程優(yōu)化、手段豐富等四個(gè)方面進(jìn)行有效探索,提出并建立調(diào)撥全過程監(jiān)控的管理理念;從制度、流程和管理手段上,多方位,全流程的管控,確保物資調(diào)撥業(yè)務(wù)的順利開展,使物資調(diào)撥成為豐富物資供應(yīng)方式的有效補(bǔ)充。

      關(guān)鍵詞:電力物資;調(diào)撥新模式;探索

      中圖分類號:F27

      文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

      文章編號:1672-3198(2015)15-0046-02

      1 工作描述

      國家電網(wǎng)公司自2009年實(shí)施物資集約化管理以來,各項(xiàng)物資基礎(chǔ)管理工作規(guī)范推進(jìn),物資管理效率、效益顯著提升。北京公司的地理位置特殊性及政治任務(wù)重要性,物資管理更需要做好全方位的供應(yīng)保障工作。為了應(yīng)對基建、生產(chǎn)等緊急工程物資的采購需要,我公司積極探索了物資采購新模式,大量應(yīng)用項(xiàng)目間物資調(diào)撥的方式來實(shí)現(xiàn)物資及時(shí)供應(yīng),同時(shí)有效減低了擱置項(xiàng)目的庫存積壓。但隨著物資調(diào)撥業(yè)務(wù)量的增加以及信息系統(tǒng)的全面應(yīng)用,物資調(diào)撥模式在滿足了工程、生產(chǎn)所需物資供應(yīng)的同時(shí),也面臨著一系列亟待解決的新問題。

      (1)調(diào)撥業(yè)務(wù)量不斷增長。

      一是北京公司電力遷改工程較多,且工程緊急。遷改工程的實(shí)施主要是為了應(yīng)對城市的高速發(fā)展,包括軌道交通、新城建設(shè)等工程,傳統(tǒng)的按項(xiàng)目物資采購和供應(yīng)模式因采購周期長,無法滿足工程需要。二是北京市清潔能源計(jì)劃、APEC配套電力建設(shè)等政治保電工程中臨時(shí)物資需求,調(diào)撥業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)快速響應(yīng)。

      三是調(diào)撥也是公司消化工程剩余的主要方式。

      (2)現(xiàn)有調(diào)撥流程跨度大,時(shí)間長,受制約因素多。

      目前物資調(diào)撥模式的應(yīng)用主要針對項(xiàng)目間物資以及庫存物資發(fā)生,不同項(xiàng)目間的技術(shù)參數(shù)要求存在差異。從調(diào)撥計(jì)劃的下達(dá)到實(shí)物到貨,跨度大,時(shí)間長,再加上ERP系統(tǒng)內(nèi)調(diào)撥流程涉及部門多、步驟多。

      2 主要做法

      公司大量的物資調(diào)撥業(yè)務(wù)給物資調(diào)撥管理帶來了新的挑戰(zhàn),為了有效應(yīng)對,公司從理念提升、制度完善、流程優(yōu)化、手段豐富等四個(gè)方面進(jìn)行有效探索,提出并建立調(diào)撥全過程監(jiān)控的管理理念;從制度、流程和管理手段上,多方位,全流程的管控,確保物資調(diào)撥業(yè)務(wù)的順利開展,使物資調(diào)撥成為豐富物資供應(yīng)方式的有效補(bǔ)充。

      公司明確可調(diào)撥物資范圍,將可調(diào)撥物資的使用向項(xiàng)目可研前端延伸,高度重視調(diào)撥業(yè)務(wù)下達(dá)前期的準(zhǔn)備工作,通過調(diào)撥流程的優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)調(diào)撥物資全程可控、能控、在控。不論是項(xiàng)目之間的物資調(diào)撥還是庫存物資的調(diào)撥業(yè)務(wù),線外下達(dá)調(diào)撥文件后,及時(shí)在系統(tǒng)中完成調(diào)撥文件的系統(tǒng)記錄工作,建立調(diào)入工程與調(diào)出工程的硬連接,開發(fā)報(bào)表全程跟蹤物資調(diào)撥過程,同時(shí),在系統(tǒng)中設(shè)置調(diào)撥業(yè)務(wù)不完成全過程操作,涉及的項(xiàng)目將無法點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕,無法實(shí)現(xiàn)正常結(jié)算。

      下面將就業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)優(yōu)化兩方面分別詳述。

      2.1 業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)

      (1)明確物資調(diào)撥的范圍和前提條件。

      第一步是首先明確“哪些物資可以調(diào)用”。針對公司物資調(diào)撥的現(xiàn)狀,及時(shí)編制并發(fā)布公司物資調(diào)撥實(shí)施細(xì)則,以制度形式明確相關(guān)單位的職責(zé),并對物資調(diào)撥范圍和前提條件提出具體要求,明確項(xiàng)目狀態(tài)、物資生產(chǎn)、物資付款狀態(tài)。

      (2)調(diào)撥業(yè)務(wù)的有效開展。

      第二步是解決“如何有效使用”的問題,傳統(tǒng)方式是物資部門等著項(xiàng)目單位上報(bào)需求計(jì)劃,再按照“先利庫,后采購”的原則,在可調(diào)撥的物資范圍內(nèi)去核對查找。為了加快調(diào)撥效率和成功性,我公司提出以下四種措施:

      一是物資核對工作向項(xiàng)目可研前端延伸。物資部門定期將可調(diào)撥物資統(tǒng)計(jì)表及相關(guān)技術(shù)資料發(fā)至設(shè)計(jì)單位,并積極聯(lián)系職能管理部門從項(xiàng)目的可研階段就開始考慮物資的可利用性。特別是我公司的遷改移工程實(shí)現(xiàn)了“物資部門有什么,設(shè)計(jì)部門用什么”的局面,有效解決了物資供應(yīng)難題。

      二是調(diào)撥業(yè)務(wù)下達(dá)要慎重,前期準(zhǔn)備充分。物資部門了解到項(xiàng)目單位的緊急工程需求時(shí),本著平衡利庫中“先實(shí)體,后虛擬”的調(diào)撥原則,第一時(shí)間通知設(shè)計(jì)單位核對與可調(diào)撥物資原有訂貨技術(shù)參數(shù)的滿足度,針對庫存物資,物資部門還會邀請?jiān)O(shè)計(jì)人員和專家進(jìn)行現(xiàn)場核對。

      三是調(diào)撥過程全程可控、能控、在控。調(diào)撥文件下達(dá)后,改變以往線外管控的方式,在系統(tǒng)中完成調(diào)撥文件的系統(tǒng)記錄,調(diào)入與調(diào)出工程建立硬連接,實(shí)現(xiàn)對調(diào)撥物資流轉(zhuǎn)全過程的跟蹤。

      四是增加公示和考核的管理要求。建立物資調(diào)撥“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則,推動建設(shè)單位物資再利用的積極性。通過定期公布調(diào)撥物資的完成情況,促進(jìn)過程管理,對于積極使用的單位給予一定獎(jiǎng)勵(lì);定期公布虛擬庫存剩余情況,給予產(chǎn)生積壓物資的單位以考核指標(biāo)的壓力。

      2.2 系統(tǒng)優(yōu)化

      系統(tǒng)調(diào)撥優(yōu)化工作重點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

      一是優(yōu)化物資采購計(jì)劃提報(bào)審核界面,增加可以查詢利庫物資和調(diào)撥物資的功能。計(jì)劃審核時(shí),系統(tǒng)會根據(jù)上報(bào)計(jì)劃的物資自動判斷是否存在可利庫物資。

      二是在ERP系統(tǒng)中建立物資在調(diào)入項(xiàng)目和調(diào)出工程之間的關(guān)聯(lián)性。在系統(tǒng)中對于調(diào)入項(xiàng)目所需調(diào)撥的物資在調(diào)出項(xiàng)目中進(jìn)行標(biāo)識,在調(diào)出項(xiàng)目中一目了然看出物資的調(diào)撥方向。

      三是針對調(diào)入工程,以庫存預(yù)留的方式代替了采購申請,將原有調(diào)撥工作的9步操作減少到5步,效率提高的同時(shí),也規(guī)避了部分受制約因素。

      四是調(diào)撥物資臺賬的建立。物資公司按月度及時(shí)更新需要調(diào)撥物資臺賬,實(shí)行動態(tài)管理,臺賬電子版本和調(diào)撥狀態(tài)應(yīng)上網(wǎng)發(fā)布。ERP系統(tǒng)根據(jù)物資調(diào)撥計(jì)劃和實(shí)際的物資調(diào)撥情況,自動出具物資調(diào)撥臺賬,用于實(shí)時(shí)根據(jù)物資調(diào)撥的進(jìn)度,便于相關(guān)的物資管理人員及時(shí)掌握物資調(diào)撥動態(tài),協(xié)調(diào)和推進(jìn)相關(guān)工作。

      3 特色亮點(diǎn)

      3.1 實(shí)現(xiàn)了物資調(diào)撥全過程監(jiān)控

      在實(shí)踐過程中,公司提出的物資調(diào)撥全過程監(jiān)控理念,并通過ERP系統(tǒng)優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)了上述功能。調(diào)撥物資在調(diào)入項(xiàng)目與調(diào)出項(xiàng)目之間的實(shí)物狀態(tài)在系統(tǒng)中進(jìn)行了實(shí)時(shí)跟蹤,有效的避免了調(diào)撥物資在系統(tǒng)中的管理盲區(qū)。

      3.2 方便了后期物資結(jié)算

      物資調(diào)撥實(shí)現(xiàn)了全過程監(jiān)控,全過程跟蹤,使物資調(diào)撥工作不再游離在正常操作之外。這些改變確保了調(diào)撥工作的物資流、資金流和信息流的統(tǒng)一,為物資結(jié)算工作打下良好的基礎(chǔ)。

      3.3 規(guī)范了物資調(diào)撥過程

      通過明確可調(diào)撥物資范圍、可調(diào)撥前提條件,將物資調(diào)撥向項(xiàng)目可研前端延伸、注重調(diào)撥前期的準(zhǔn)備工作,并輔助以系統(tǒng)優(yōu)化和考核手段的豐富,系統(tǒng)梳理了物資調(diào)撥過程,并進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范管理。

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