高校政府采購項目負(fù)責(zé)人應(yīng)關(guān)注的幾個方面

文/王英

近幾年，隨著國家教育經(jīng)費的大量投入，很多高校進入了建設(shè)高峰期，大批實訓(xùn)設(shè)備的購置、實訓(xùn)室的建設(shè)使得其自身的教育條件越來越好、環(huán)境越來越優(yōu)美。高校在用財政性資金采購的同時，意識到政府采購工作的重要性，紛紛成立專門的部門(如資產(chǎn)管理處)來負(fù)責(zé)學(xué)校的政府采購工作。根據(jù)采購的內(nèi)部控制程序，只有“管采分離”才能確保陽光采購。這就意味著，專門負(fù)責(zé)采購的部門不能把采購的所有事情都做了。實踐也證明，專門負(fù)責(zé)采購的部門不可能把采購所有事項包攬下來，因為高校政府采購項目專業(yè)性強、參數(shù)設(shè)置復(fù)雜程度高，項目負(fù)責(zé)人的參與是必不可少的。以下幾方面是高校政府采購項目負(fù)責(zé)人在采購實施中應(yīng)重點關(guān)注的。

一、采購預(yù)算的確定

采購預(yù)算的確定，包含了采購參數(shù)的確定，這是采購活動最初的一環(huán)，也是最重要的一環(huán)。在采購預(yù)算確定之前，項目負(fù)責(zé)人首先應(yīng)做好內(nèi)部溝通，充分了解本項目采購及建設(shè)需求；其次根據(jù)需求再擬定出采購清單；然后從政府采購供應(yīng)商庫或者尋找到的供應(yīng)商處多方咨詢產(chǎn)品信息、售后服務(wù)及報價；最后根據(jù)獲取到的信息，結(jié)合本身的采購及建設(shè)需求，整理出一個相對較完善的方案并確定預(yù)算價格。如果項目負(fù)責(zé)人對一些重大項目所購物資、工程及服務(wù)的預(yù)算確定不下來，一方面可以尋求校內(nèi)專家的意見，另一面可以考慮與采購管理部門溝通，提前引入第三方預(yù)算審計。

在采購預(yù)算確定的過程中，項目負(fù)責(zé)人切不可在不了解市場的情況下，早早確定所需購置設(shè)備的規(guī)格型號，甚至直接采用某供應(yīng)商提供的方案和參數(shù)。以上行為，會導(dǎo)致高校缺乏政府采購的主動權(quán)，整個采購過程將會演變成一場戲，而高校專門負(fù)責(zé)采購的部門在其中充當(dāng)了配角。以實訓(xùn)室建設(shè)為例，采購預(yù)算確定是否合理，將影響該項目是否能順利完成招標(biāo)過程。采購預(yù)算確定過高，容易造成預(yù)算的浪費或者潛在供應(yīng)商之間圍標(biāo)、串標(biāo)而給學(xué)校帶來損失；采購預(yù)算過低，容易造成項目流標(biāo)或者中標(biāo)價過低而帶來的低質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)。確定合理的采購預(yù)算，有助于提高政府采購的效率和效果，保證采購項目的順利完成。

二、采購文件的審核

項目負(fù)責(zé)人確定采購預(yù)算并按照高校相關(guān)程序完成審批程序后，將采購申請表及相關(guān)材料交至采購管理部門。采購管理部門首先會對項目進行論證、內(nèi)部審核預(yù)算或者直接引入第三方審計預(yù)算。期間項目負(fù)責(zé)人要與管理部門經(jīng)辦人保持溝通，適時做好解釋工作。預(yù)算審核無異議后，采購管理部門經(jīng)辦人就可以在政府采購平臺申報采購計劃、批復(fù)采購方式、委托代理機構(gòu)，給代理機構(gòu)發(fā)送項目的采購需求、參數(shù)、供應(yīng)商投標(biāo)資格條件及商務(wù)條款要求等，由代理機構(gòu)的經(jīng)辦人做好采購文件初稿。項目負(fù)責(zé)人在這個過程中，最重要的就是做好采購文件與代理機構(gòu)經(jīng)辦人的溝通和審核。項目負(fù)責(zé)人首先要保證采購及建設(shè)需求全部在采購文件體現(xiàn)；其次要保證能實質(zhì)性響應(yīng)采購文件要求的供應(yīng)商在三家及以上；然后保證投標(biāo)供應(yīng)商資格條件及技術(shù)其他要求設(shè)置合理、到位；最后保證采購文件內(nèi)容及預(yù)算總金額的準(zhǔn)確性。

采購相關(guān)信息含采購文件，按照《財政部關(guān)于做好政府采購信息公開工作的通知》(財庫[2015]135號)要求，屬于公開范圍。既然要接受監(jiān)督，為了避免不必要的質(zhì)疑，以致延長采購周期，項目負(fù)責(zé)人在審核采購文件時，必須高度認(rèn)真負(fù)責(zé)，爭取用合理的預(yù)算購買到學(xué)校所需的貨物、工程和服務(wù)。

三、項目合同的審核

招標(biāo)完，中標(biāo)結(jié)果公示期一過，接下來就面臨簽合同的問題。很多項目負(fù)責(zé)人認(rèn)為確定了中標(biāo)供應(yīng)商，項目就只剩下執(zhí)行問題了。只要中標(biāo)供應(yīng)商草擬完合同，看下合同甲乙雙方、金額沒錯就可以拿授權(quán)簽字蓋章了。實踐表明，合同管理是高校政府采購的薄弱環(huán)節(jié)，在沒有明確交貨時間及地點、甲乙雙方權(quán)利義務(wù)、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)條款、驗收條款、違約責(zé)任等情況下，項目實施過程中會帶來很多問題。等問題出現(xiàn)去處理的時候，發(fā)現(xiàn)合同里什么都沒寫明，供應(yīng)商正是鉆了這個空子，一下子使高校陷入被動狀態(tài)。

實際過程中經(jīng)常出現(xiàn)以下現(xiàn)象：明確了交貨期一個月，供應(yīng)商遲遲未交貨；質(zhì)量保證期三年，付款時沒有扣下相應(yīng)的質(zhì)量保證金或者質(zhì)量保證期滿一年后就已將保證金全額退還給了供應(yīng)商，接下來的兩年設(shè)備頻頻出現(xiàn)問題，打電話給供應(yīng)商，其響應(yīng)不及時或根本不予響應(yīng)。如果這些情況，項目負(fù)責(zé)人在合同審核時能充分考慮，如什么情況屬于違約、違約該承擔(dān)什么責(zé)任、為了保證售后如何約定付款方式等，一旦問題出現(xiàn)，學(xué)校將掌握問題處理的主動權(quán)。

合同是甲乙雙方意見一致所形成的文字資料，哪方先草擬哪方將掌握處理問題的主動權(quán)。為了規(guī)避供應(yīng)商草擬合同中潛在的陷阱或者缺陷，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合實際來主動草擬合同范本。項目合同的審核，是項目順利實施和售后服務(wù)的保障。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)全面考慮項目實施過程中可能出現(xiàn)的問題，并將控制措施寫入合同，握緊合同的主動權(quán)，切不可圖省事，全讓供應(yīng)商代勞，否則會留下一些隱患。

四、項目的現(xiàn)場驗收

對于項目負(fù)責(zé)人來說，項目的驗收包含項目初次驗收和最終驗收。初次驗收發(fā)生在項目實施過程中，供應(yīng)商所供應(yīng)設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購文件一致；或者建設(shè)所用材料、數(shù)量是否符合采購文件要求。項目負(fù)責(zé)人還需對安裝及隱蔽工程還應(yīng)進行溝通與跟蹤，確保完全符合采購方案。項目完工后，由項目負(fù)責(zé)人通知高校負(fù)責(zé)驗收的部門召集驗收小組，確定驗收時間，打印驗收清單及報告。

項目驗收是付款前的最后一環(huán)，供應(yīng)商一般都很重視，高校切不可輕視。驗收一旦通過，采購方后期提出的要求，供應(yīng)商都將大打折扣。實踐證明，政府采購而來的“以次充好”產(chǎn)品或者豆腐渣工程，大都都會把問題追究到驗收環(huán)節(jié)的疏漏。如此以來，項目負(fù)責(zé)人必須秉持高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，把握好采購的最后一關(guān)，確保采購設(shè)備及工程質(zhì)量。如果項目負(fù)責(zé)人做不到精通各種驗證技術(shù)，至少可以嚴(yán)格按照采購參數(shù)來驗收，想“以次充好”的產(chǎn)品最終逃不出產(chǎn)品參數(shù)的束縛。

五、資產(chǎn)的入庫管理

高校政府采購項目負(fù)責(zé)人，其工作并不能止于項目驗收，還應(yīng)重視所采購物資和服務(wù)、完工工程的后期管理。具體管理包括本項目資產(chǎn)的出租及出借情況、報修狀況等；督促建好本項目的資產(chǎn)臺賬；完成資產(chǎn)與部門資產(chǎn)管理員的管理交接工作。

項目負(fù)責(zé)人能做好以上這些，也能為高校節(jié)省支出。物資、工程和服務(wù)采購進來以后，高校面臨最大的就是后期維護成本。以設(shè)備報修為例，項目負(fù)責(zé)人參與了項目合同的審核，很清楚項目的質(zhì)保期，設(shè)備一旦損壞，項目負(fù)責(zé)人首先要想是否還在保修期，并積極聯(lián)系售后技術(shù)服務(wù)人員。

六、結(jié)束語

作為一名高校合格的政府采購項目負(fù)責(zé)人，不僅要精通專業(yè)知識，還應(yīng)懂得政府采購相關(guān)的法律法規(guī)知識，并將兩者理論知識結(jié)合應(yīng)用到實際采購過程中。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)采購流程，重點關(guān)注采購預(yù)算的確定、采購文件的審核、項目合同的審核、項目的現(xiàn)場驗收、資產(chǎn)的入庫管理等五方面，力爭高質(zhì)、高效的完成政府采購工作。

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