淺談WPS郵件（合并）功能在檔案管理中的實用性

李玉華

摘 要：檔案管理中，一些基礎(chǔ)而又不可或缺的工作會占用大量的時間，在辦公軟件功能高度強大的今天，我們要善于運用其提高工作效率。WPS郵件（合并）功能能準(zhǔn)確高效地幫我們一次性完成生成文件目錄和在文檔中批處理相關(guān)數(shù)據(jù)的雙重工作，在檔案基礎(chǔ)工作中實用性極強。

關(guān)鍵詞：WPS郵件（合并）功能；固定格式的文檔批處理；合并（域）

浩如煙海的檔案管理量大繁瑣，在整理和編研中，一些基礎(chǔ)而又不可或缺的工作具有一共性，即大量的數(shù)據(jù)經(jīng)常需要在同一格式的文檔中編輯。這些業(yè)務(wù)包括：卷（盒）面、脊背、備考表的書寫、固定格式的編研等。

很多檔案工作者是通過機械的復(fù)制粘貼來完成這些工作的，不僅效率低下，容易出現(xiàn)信息重填或漏填，且錯誤不易察覺。這種業(yè)務(wù)的實質(zhì)就是大量數(shù)據(jù)需要在某種固定格式的文檔中批處理，而WPS文字中一項強大的數(shù)據(jù)管理功能“郵件（合并）”（下文簡稱郵件）可以幫我們便捷地完成類似工作，效率極高。

本文將從郵件的定義、必要條件及運用三方面來闡述郵件功能給檔案管理基礎(chǔ)工作帶來的試用和便捷。

1 郵件的定義

“郵件”是WPS文字中的一項高級功能，是將WPS表格（下文稱數(shù)據(jù)源表格）字段內(nèi)容合并到WPS文檔（下文稱任務(wù)文檔）的對應(yīng)固定內(nèi)容中，從而建立文檔與表格相關(guān)數(shù)據(jù)的連接，輕松地幫我們批量制作文檔。

我們簡單地將文檔單頁連接表格中單行數(shù)據(jù)定義為信函式文檔，將文檔單頁連接表格中多行數(shù)據(jù)定義為標(biāo)簽式文檔。本文將闡述數(shù)據(jù)源表格分別與信函式文檔、標(biāo)簽式文檔的合并。

2 運用郵件功能的必要條件

1.要有明確的任務(wù)文檔

我們以工程項目檔案為例，將通用編研“工程項目簡介.doc”（為信函式文檔）和盒脊編制“工程檔案盒脊.xls”（為標(biāo)簽式文檔）作為任務(wù)文檔。

在制作圖二這種標(biāo)簽式文檔時，務(wù)必采用分欄形式，插入的表格為1列N行（N=1個頁面所需要行的總數(shù)）。具體操作為：打開空白文檔（根據(jù)需要定義頁邊距）→點擊頁面布局→分欄（根據(jù)實際需要分成N欄）→插入表格→利用表格屬性調(diào)整行高列寬→填寫文檔固定字段。

2.建立任務(wù)文檔與對應(yīng)的數(shù)據(jù)源表格并完善數(shù)據(jù)

在郵件運用中，對數(shù)據(jù)源表格有特別要求：其一，表格的首行即為所需字段名稱，而非表名稱。其二，表中不能有合并單元格。

我們依據(jù)上述要求和任務(wù)文檔中的固定字段來確定字段、建立并完善數(shù)據(jù)源表格內(nèi)容，表格文件名稱可任意確定。我們將與任務(wù)文檔“工程項目簡介.doc”對應(yīng)的數(shù)據(jù)源表格文件命名為“工程基本信息.xls”。

在實際工作中，也會有現(xiàn)成可用的數(shù)據(jù)源表格，比如我們從檔案管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的“工程案卷目錄”，就可直接作為項目檔案盒脊、封面內(nèi)容的數(shù)據(jù)源。如表文件是現(xiàn)成的，可允許表格中存在任務(wù)文檔固定字段以外的字段，無需刪除。我們將與任務(wù)文檔“工程檔案盒脊.doc”對應(yīng)的數(shù)據(jù)源表格文件名為“工程案卷目錄.xls”

3 運用WPS郵件功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)源表格與任務(wù)文檔的合并，輕松完成任務(wù)批量數(shù)據(jù)的文檔編輯。

1、我們先以數(shù)據(jù)源表格“工程基本信息.xls”與任務(wù)文檔“工程簡介.doc”的合并為例，闡述信函式文檔的批量制作是怎樣操作的。

第1步：打開任務(wù)文檔、數(shù)據(jù)源表格并選取相應(yīng)工作表。

打開文檔“工程簡介.doc”→點擊引用→點擊郵件→點擊打開數(shù)據(jù)源→查找出相應(yīng)的數(shù)據(jù)源表格文件“工程基本信息.xls”→點擊打開-在窗口中選擇工程基本信息（工作表名）→點擊確定

光標(biāo)置于任務(wù)文檔工程名稱后的空白單元格處→點擊插入合并域→在提示框中選取對應(yīng)的字段→點擊插入、關(guān)閉即形成了工程名稱數(shù)據(jù)的合并→依次將光標(biāo)置于其它空白單元格循環(huán)此操作，即完成表格與文檔的完整合并。如下圖（注意紅色標(biāo)注中的概念“合并域”）。

第3步：查看數(shù)據(jù)并生成新文檔

點擊查看合并數(shù)據(jù)，即可查看數(shù)據(jù)源表格中的第一行數(shù)據(jù)連接到了任務(wù)文檔中 →根據(jù)需要調(diào)整字體大小和格式→點擊合并到新文檔，即生成一個新文檔，數(shù)據(jù)源表格中所有數(shù)據(jù)都按順序連接到了新文檔中。表中一行數(shù)據(jù)對應(yīng)文檔中的一份文件。如下圖（限于幅面，4個項目的工程簡介僅截取2個做示例）。

掌握了信函式文檔的批量制作，完成標(biāo)簽式文檔批量制作就有了基礎(chǔ)。以任務(wù)文檔“工程檔案盒脊.doc”與數(shù)據(jù)源表格文件“工程案卷目錄.xls”的合并為例來闡述。

第1步 ：任務(wù)文檔中有4條相同標(biāo)簽，用信函式文檔的操作方式完成第1條標(biāo)簽的合并→將除保管期限以外的其他字段的合并域分別復(fù)制粘貼到對應(yīng)字段的空白處→光標(biāo)置于第2條標(biāo)簽保管期限下的空白處→點擊插入NEXT域、接著點擊插入合并域（用上述插入合并域的操作完成保管期限的合并）→將此合并域復(fù)制并分別粘貼至第3、4條標(biāo)簽相同字段下空白處。

第2步：點擊查看合并數(shù)據(jù)→調(diào)整字體、格式→合并到新文檔，即按表格中的順序完成標(biāo)簽式文檔的批量制作。形成的文件份數(shù)=表格文件數(shù)據(jù)總行數(shù)/任務(wù)文檔中標(biāo)簽的總條數(shù)。

由上可見，在數(shù)據(jù)源表格與標(biāo)簽式任務(wù)文檔的合并中，自第2條標(biāo)簽起首個字段數(shù)據(jù)的合并務(wù)必同時使用“插入NEXT插入合并域“。在確保該原則基礎(chǔ)上，相同字段下的合并域具有可復(fù)制性。

合并后，表與文檔數(shù)據(jù)的一致性恰好與文件目錄的重要性高度吻合。我們通過建立表格完善數(shù)據(jù)，既形成了該工作準(zhǔn)確完整的電子目錄，便于檢索。同時又能通過各字段數(shù)據(jù)的一鍵合并高效完成數(shù)據(jù)在文檔中的批量處理，可謂一舉兩得。WPS郵件功能可廣泛用于各類檔案管理的同類業(yè)務(wù)中，提升檔案基礎(chǔ)工作的實效性和準(zhǔn)確性。endprint