高校教研室秘書工作之感悟

黃金蘭　吳登攀

【摘 要】教研室秘書在教學(xué)質(zhì)量管理中起舉足輕重的作用，然而教研室秘書隊(duì)伍建設(shè)尚存不足，建立相應(yīng)激勵(lì)機(jī)制對建設(shè)穩(wěn)定教研室秘書隊(duì)伍，切實(shí)提高教研室教學(xué)管理工作的水平和效率有重要意義。

【關(guān)鍵詞】高校；教研室秘書；感悟

在高等醫(yī)學(xué)院校，教研室是教學(xué)管理體制中最基層的組織單元，教研室建設(shè)和管理直接關(guān)系到學(xué)科的發(fā)展和學(xué)校的整體辦學(xué)水平。在教研室眾多事務(wù)中，教學(xué)工作是日常性中心工作，而教研室學(xué)秘書則是教學(xué)工作的直接開展者。筆者擔(dān)任藥理教研室秘書一職，感觸頗深，不禁行于筆下，與人共享。

1 秘書的職責(zé)范圍

1.1 協(xié)助作用

根據(jù)學(xué)校教務(wù)期末下達(dá)的教學(xué)總目標(biāo)和具體任務(wù)，教研室秘書需要協(xié)助教學(xué)主任制訂教學(xué)計(jì)劃。除此之外，還得協(xié)助教研室主任和課程負(fù)責(zé)人制定或修訂人才培養(yǎng)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)試題庫等。

1.2 協(xié)調(diào)和溝通作用

教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)、院系管理部門、教研室領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生的樞紐。上接教務(wù)處、院系管理部門的各項(xiàng)任務(wù)，下傳教研室老師和學(xué)生，這就要求教研室秘書必須及時(shí)傳達(dá)每一項(xiàng)通知，提高工作效率。例如，每逢節(jié)假日，或者授課教師因出差開會需要調(diào)整補(bǔ)課時(shí)，秘書事先需要和班級干部協(xié)商適宜的補(bǔ)課時(shí)間，填寫調(diào)課申請單經(jīng)任課教師、教研室主任、院系負(fù)責(zé)人、教務(wù)處批準(zhǔn)后，將補(bǔ)課時(shí)間地點(diǎn)及時(shí)告知補(bǔ)課班級、多媒體管理員與任課教師，避免教學(xué)事故的發(fā)生。

1.3 安排教學(xué)

藥理學(xué)是醫(yī)學(xué)院校專業(yè)主干課程之一，承擔(dān)本科藥理學(xué)（臨床醫(yī)學(xué)、全科醫(yī)學(xué)、口腔醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、醫(yī)學(xué)影像學(xué)、放射治療、醫(yī)學(xué)影像工程、康復(fù)治療學(xué)、眼視光學(xué)、護(hù)理學(xué)專業(yè)）、機(jī)能實(shí)驗(yàn)學(xué)（臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)）、人體疾病學(xué)（公共事業(yè)管理專業(yè)）、成教?？苹?qū)Ｉ舅幚韺W(xué)（臨床、麻醉、護(hù)理、預(yù)防專業(yè)）、研究生藥理學(xué)進(jìn)展（相關(guān)專業(yè)）、成教進(jìn)修班藥理學(xué)以及留學(xué)生本科藥理學(xué)等多層次的教學(xué)任務(wù)。以主教學(xué)期為例，教研室承擔(dān)本科授課班級23個(gè)，全日制研究生100人次，外地成教進(jìn)修班教學(xué)點(diǎn)5個(gè)，然而，教研室任課教師人數(shù)僅為8人，教學(xué)工作量繁重，高達(dá)300-400學(xué)時(shí)/學(xué)期，且不同的教學(xué)層次和教學(xué)專業(yè)要求有所不同，所以在編制教學(xué)進(jìn)度表前，教研室秘書需充分征集各位任課老師的意見，結(jié)合任課老師的優(yōu)勢特長編寫，避免任課老師疲勞應(yīng)付、教學(xué)質(zhì)量下滑現(xiàn)象的發(fā)生。初稿形成后，要仔細(xì)檢查，反復(fù)核對，再給教研室主任復(fù)核，無誤后再上交有關(guān)部門并錄入系統(tǒng)。最后將進(jìn)度表終稿遞交到每位任課教師手中，讓其核對即將授課內(nèi)容和班級，提前做好備課工作，提高教學(xué)質(zhì)量。

1.4 考試管理

考試是檢測教學(xué)效果的有效手段，科學(xué)客觀的考試能為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供客觀的反饋信息。作為教研室秘書，在考試管理方面需要牢牢把握一下幾個(gè)安排：

1）命題安排。根據(jù)不同層次授課專業(yè)的教學(xué)大綱要求，組織授課教師出題，集中組卷后，整體把握試卷難易程度，且反復(fù)核查，嚴(yán)格保密。

2）答疑安排?？记耙恢馨才攀谡n教師答疑，并通知學(xué)生答疑時(shí)間與地點(diǎn)。

3）考務(wù)安排。提前落實(shí)好考試時(shí)間和考點(diǎn)，安排監(jiān)考老師，且考前召開考務(wù)會，強(qiáng)調(diào)考試紀(jì)律，并做好教研室巡考和發(fā)放監(jiān)考費(fèi)工作。

4）閱卷安排。核查試卷答案和評分標(biāo)準(zhǔn)，做好閱卷分工，成績批改核對完畢后輸入成績管理系統(tǒng)并進(jìn)行試卷分析，對每次考試的試題質(zhì)量、學(xué)生學(xué)習(xí)效果、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行綜合評價(jià)指標(biāo)，為今后的教學(xué)改革提供依據(jù)。

5）學(xué)科碩士研究生復(fù)試與答辯。我院藥學(xué)一級學(xué)科獲得碩士學(xué)位授予權(quán)，目前藥理學(xué)、藥物化學(xué)、藥物分析學(xué)、藥劑學(xué)和臨床藥學(xué)5個(gè)二級學(xué)科招收碩士研究生，藥理學(xué)教研室的秘書承擔(dān)著教學(xué)秘書和科研秘書的雙重任務(wù)。作為科研秘書，要及時(shí)系統(tǒng)收集本學(xué)科成員的資料（課題、論文、成果、專利等），以迎接每年的學(xué)科評估或相關(guān)申報(bào)工作，除此之外，根據(jù)研究生院下達(dá)相關(guān)通知，協(xié)助安排碩士招生復(fù)試、碩士研究生開題、預(yù)答辯和答辯工作等。

2 教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題與對策

全國高校教學(xué)秘書崗位設(shè)置有專職和兼職之分，就我校藥學(xué)院而言，在二級學(xué)院及其下屬各教研室并沒有專設(shè)教研室秘書崗位，均由各教研室教師，特別是年輕教師兼職承擔(dān)教研室秘書的崗位工作和職責(zé)。此種情況下，避免不了存在些不足，主要體現(xiàn)在以下3點(diǎn)：

2.1 任務(wù)繁重

教研室秘書除了本身承擔(dān)的教學(xué)科研任務(wù)以外，日常的事務(wù)繁瑣而雜，有如“超級保姆”。事大到教學(xué)排課、命題安排、考試組織、試卷分析，小到調(diào)課、組織集體備課、會議記錄等，幾乎每件大大小小的事情都得親自辦理、考慮周全，如有疏漏，就有可能導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。從目前就業(yè)形式看，醫(yī)學(xué)高校門檻逐年升高，進(jìn)校工作的年輕教師幾乎均是博士畢業(yè)，從踏入崗位的那刻起就身負(fù)教學(xué)和科研主力的雙重壓力。于教學(xué)，既要認(rèn)真?zhèn)湔n又得參加教學(xué)技能聽課計(jì)劃；于科研，正處起步期，幾乎無帶教學(xué)生，只能親臨實(shí)驗(yàn)室為報(bào)課題打基礎(chǔ)。如若身肩秘書一職，勢必貢獻(xiàn)多半時(shí)間，且長期處于疲于奔波狀態(tài)，這不管是對于自身教學(xué)和科研，還是對于教研室的教學(xué)管理，難免力不從心，最終不得已機(jī)械式的應(yīng)付以對，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的管理創(chuàng)新精神。

2.2 業(yè)務(wù)不精

一般教研室秘書由一線年輕教師輪流擔(dān)任，未經(jīng)系統(tǒng)的秘書工作培訓(xùn)，對于開展管理工作有時(shí)感覺無從下手。此外，為了避免秘書長年的工作壓力，多數(shù)教研室兩年甚至一年更換教研室秘書，這往往會造成工作長期處于“適應(yīng)期”。特別是隨著教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化，秘書要與時(shí)俱進(jìn)掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，特別是教務(wù)課程錄入系統(tǒng)和成績錄入系統(tǒng)，而教學(xué)秘書的個(gè)人計(jì)算機(jī)水平參差不齊，遇到嚴(yán)重問題則需要向管理人員咨詢或他人請教，對工作或多或少造成不同程度的負(fù)面影響。

2.3 貢獻(xiàn)與待遇不成比例

在充分肯定教研室秘書工作對于學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量提高的重要性的同時(shí)，我們還應(yīng)看到秘書所從事的是一項(xiàng)凝聚著服務(wù)性、專業(yè)性、協(xié)調(diào)性、智能性、創(chuàng)造性為一體的腦力、體力相結(jié)合的勞動(dòng)。然而，現(xiàn)實(shí)中卻存在著一個(gè)失衡點(diǎn)即秘書的津貼與付出，工作幾乎當(dāng)是義務(wù)的奉獻(xiàn)了。在日常教學(xué)管理的工作中，秘書理當(dāng)是不應(yīng)計(jì)較個(gè)人得失，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，但長期以往，在工作積極性方面難免會受到或大或小的無形撞傷，而最佳的解決方式則是提高秘書津貼水平，讓其收獲的報(bào)酬與崗位貢獻(xiàn)相稱，這樣才能充分保證秘書對工作的熱情久經(jīng)不減。

綜上所述，教研室秘書崗位在教學(xué)質(zhì)量管理中舉足輕重，從實(shí)際出發(fā)，建立相應(yīng)激勵(lì)機(jī)制，改善現(xiàn)有不足，將對建設(shè)穩(wěn)定教研室秘書隊(duì)伍，切實(shí)提高教研室教學(xué)管理工作的水平和效率有重要的意義。

[責(zé)任編輯：侯天宇]