蘭先芳
(廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院 教務(wù)處,廣東 廣州 510075)
高職院?!皩I(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐
——以廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院為例
蘭先芳
(廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院 教務(wù)處,廣東 廣州 510075)
“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng),是指通過專業(yè)建設(shè)的信息化來實(shí)現(xiàn)高職院校專業(yè)建設(shè)與信息化的結(jié)合,實(shí)現(xiàn)專業(yè)建設(shè)管理的常態(tài)化。通過信息化記錄整個專業(yè)建設(shè)的過程,以凸顯專業(yè)負(fù)責(zé)人的重要地位、實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的無界化、保證專業(yè)建設(shè)的自動修復(fù)和持續(xù)改進(jìn)等。論文以廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院為例,探討和提煉我院在專業(yè)建設(shè)信息化管理過程中的特點(diǎn)和優(yōu)勢。
專業(yè)建設(shè)管理;資源計劃;信息化;應(yīng)用
專業(yè)建設(shè)是高校人才培養(yǎng)工作的核心,是高校提高教學(xué)、科研和社會服務(wù)能力的基礎(chǔ),專業(yè)建設(shè)水平?jīng)Q定一所高校的辦學(xué)聲譽(yù),高職院校面向行業(yè)企業(yè)培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)技能型人才,其專業(yè)建設(shè)水平甚至決定了一所高職院校的行業(yè)影響力?!皩I(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用,一方面,加強(qiáng)了對專業(yè)建設(shè)過程的設(shè)計、實(shí)施和效果的管理,另一方面,可全方位實(shí)時了解各專業(yè)建設(shè)的整體情況,發(fā)現(xiàn)專業(yè)建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)、普遍存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)等,為專業(yè)建設(shè)結(jié)構(gòu)調(diào)整布局提供科學(xué)客觀的檢測平臺,對隨時接受上級教育部門關(guān)于專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的不定期檢查和驗(yàn)收工作提供決策依據(jù)。
隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和現(xiàn)代化管理的需要,利用計算機(jī)軟件進(jìn)行信息采集、統(tǒng)計、分析管理已成為現(xiàn)代管理的主要發(fā)展方向。高職院校已占我國高等教育的半壁江山,但專業(yè)建設(shè)信息化管理水平仍滯后,存在以下問題:
1.專業(yè)建設(shè)管理基本處于人工管理狀態(tài)。目前,多數(shù)高校專業(yè)建設(shè)管理工作基本上已實(shí)現(xiàn)用電子文檔的形式替代紙質(zhì)資料,但隨著專業(yè)建設(shè)工作年復(fù)一年的推進(jìn),傳統(tǒng)意義上的人工加紙質(zhì)檔案管理已處于窘境,要有效地管理這些信息和利用這些信息則顯得比較困難。
2.專業(yè)建設(shè)過程中的資源易于流失。隨著專業(yè)建設(shè)的不斷推進(jìn),某個專業(yè)的建設(shè)資料會越積越多,專業(yè)負(fù)責(zé)人自身工作崗位也會發(fā)生變化,想隨時查閱專業(yè)建設(shè)和管理的工作記錄變得不是很方便,更不可能實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)分享,資源共用,由于專業(yè)負(fù)責(zé)人的崗位變動,甚至有可能出現(xiàn)人才流失所帶來的資源流失。
3.專業(yè)建設(shè)過程的組織性、系統(tǒng)性和利用率缺失。一般來說,專業(yè)建設(shè)是一個集專業(yè)規(guī)劃、專業(yè)申報、專業(yè)建設(shè)、專業(yè)評估和激勵改進(jìn)于一體的系統(tǒng)工程,很有可能,這一系統(tǒng)工程不是在某一時段全部完成的,它是一個循序漸進(jìn)的過程,需要專業(yè)教學(xué)團(tuán)隊的全員參與,可想而知,人工管理狀態(tài)下,專業(yè)建設(shè)過程的組織性、系統(tǒng)性和資源的利用就顯得很蒼白。
為了提高專業(yè)教學(xué)資源的組織性、系統(tǒng)性和利用率,方便專業(yè)負(fù)責(zé)人按專業(yè)發(fā)展的周期規(guī)律進(jìn)行專業(yè)動態(tài)建設(shè)和管理,促進(jìn)各專業(yè)自身特色資源的積累和分享,實(shí)現(xiàn)使分散在各系院或教師個人手中的教學(xué)資源進(jìn)行廣泛共享,學(xué)院基于“校園資源計劃”(CRP系統(tǒng))搭建了“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)專業(yè)管理方式的創(chuàng)新。
“校園資源計劃”(CRP系統(tǒng)),CRP即Campus Resource Planning,是我院歷時八年自主開發(fā)設(shè)計的校園資源計劃系統(tǒng),其建設(shè)成果得到了國家教育部、廣東省及廣州市教育部門的高度評價。目前,我院的CRP系統(tǒng)已在部分國家級示范和骨干高職院校中推廣。它是一個以教學(xué)為核心的新型數(shù)字化系統(tǒng),通過識別和規(guī)劃校園資源,從而有效地實(shí)現(xiàn)和完成學(xué)校教育教學(xué)、招生就業(yè)、行政后勤保障管理等任務(wù)。
(一)我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的特點(diǎn)
1.我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的含義。“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)屬于學(xué)院教學(xué)指導(dǎo)性文件和總結(jié)性教學(xué)資料的集合,是教師開展教學(xué)過程的依據(jù),是重要的教學(xué)文件,是對月度、學(xué)期、學(xué)年專業(yè)建設(shè)劣勢和優(yōu)勢的有效跟蹤,加強(qiáng)對專業(yè)建設(shè)過程的監(jiān)控是提高教育教學(xué)質(zhì)量的重要保障。在“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)中從專業(yè)設(shè)計開始,可跟蹤四年專業(yè)建設(shè)全過程,實(shí)時監(jiān)控展示專業(yè)建設(shè)工作狀態(tài);通過橫向比較確保專業(yè)建設(shè)質(zhì)量,形成專業(yè)建設(shè)立體方塊;同一時段不同年級專業(yè)建設(shè)情況可以相互提醒和反饋,使專業(yè)建設(shè)過程時刻處于受控和持續(xù)改進(jìn)狀態(tài);各專業(yè)人才培養(yǎng)工作過程中產(chǎn)生的工作記錄實(shí)時存放在“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)中,能及時交流與不斷完善,保證了學(xué)院的專業(yè)建設(shè)處于可預(yù)見和可控制的范疇。我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的設(shè)計理念如圖1所示。
2.我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的特點(diǎn)。我院開發(fā)的“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng),圍繞專業(yè)建設(shè)的全過程,依托信息技術(shù)的支持,專業(yè)負(fù)責(zé)人和教師可以大大拓展其獲取數(shù)字化教學(xué)資料的空間,提高教學(xué)質(zhì)量與效率,專業(yè)負(fù)責(zé)人之間可共享專業(yè)建設(shè)方方面面的資源,教師之間可以共享教案、課件、習(xí)題,研討教學(xué);對于學(xué)生來說,可以利用“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)豐富的數(shù)字化學(xué)習(xí)內(nèi)容擴(kuò)大其知識的涉獵面,滿足其個性化的學(xué)習(xí)需求,從而培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)的能力。
(二)我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的應(yīng)用
專業(yè)是學(xué)校人才培養(yǎng)工作的具體實(shí)施的載體,學(xué)生的專業(yè)知識和能力的構(gòu)建是通過專業(yè)的學(xué)習(xí)來完成的,同時,專業(yè)建設(shè)更是學(xué)院辦學(xué)特色的集中體現(xiàn),加強(qiáng)專業(yè)建設(shè),鞏固專業(yè)建設(shè)成果,深化專業(yè)改革,既可以提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量,增強(qiáng)專業(yè)特色,也會為學(xué)院的特色增添新的亮點(diǎn),因此,我院以“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)為切入點(diǎn),將專業(yè)建設(shè)過程中的繼承與創(chuàng)新、理想與現(xiàn)實(shí)色彩斑斕地呈現(xiàn)出來,著力通過信息化的表現(xiàn)優(yōu)勢實(shí)時、動態(tài)和靈敏地反映專業(yè)建設(shè)的優(yōu)劣勢,以期提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。
圖1.“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的設(shè)計理念
1.“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的架構(gòu)?!皩I(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)從專業(yè)建設(shè)的角度,分“設(shè)計篇”、“實(shí)施篇”及“效果篇”三個部分細(xì)化監(jiān)控數(shù)據(jù)?!霸O(shè)計篇”為專業(yè)負(fù)責(zé)人在專業(yè)建設(shè)過程中進(jìn)行專業(yè)定位、工作任務(wù)分析、課程設(shè)置、教學(xué)條件要求、培養(yǎng)模式和專業(yè)建設(shè)設(shè)想的需求分析工作提供了便利的條件,尤其是為解決課程設(shè)置的必要性提供了基礎(chǔ)。“實(shí)施篇”通過信息化技術(shù),從學(xué)院的各個應(yīng)用管理系統(tǒng)獲取該專業(yè)實(shí)時動態(tài)數(shù)據(jù),便于及時發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)工作中的問題,調(diào)整工作思路和改進(jìn)工作方法。各專業(yè)負(fù)責(zé)人在此基礎(chǔ)上,分月度對本專業(yè)的建設(shè)情況進(jìn)行分析總結(jié),為及時合理配置教學(xué)資源、促進(jìn)教育公平、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量提供了實(shí)時糾錯可能?!靶Ч眲t提供對畢業(yè)生、用人單位滿意度和總體就業(yè)情況的追蹤調(diào)查,然后據(jù)此進(jìn)一步評估該專業(yè)建設(shè)的效果。以檢驗(yàn)學(xué)院的專業(yè)建設(shè)與社會需求的一致性,是學(xué)院關(guān)心人才培養(yǎng)質(zhì)量及其與社會協(xié)調(diào)發(fā)展的辦學(xué)理念的生動反映。我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的架構(gòu)如圖2所示。
2.我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的基本工作流程。為保證“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的編寫工作落到實(shí)處,學(xué)院由教務(wù)處制訂了專業(yè)建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),建立了一個科學(xué)、合理、動態(tài),對專業(yè)建設(shè)起促進(jìn)作用的評價指標(biāo)體系,并對“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行了詳細(xì)的指引和幫助,以便專業(yè)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行專業(yè)建設(shè)時有矩可循。以ISO9000質(zhì)量管理理念為核心的標(biāo)準(zhǔn)化體系與信息化手段的完美結(jié)合,形成切實(shí)可行的專業(yè)建設(shè)質(zhì)量保障體系,動態(tài)的專業(yè)建設(shè)質(zhì)量評判,各個專業(yè)建設(shè)質(zhì)量的晴雨表便是學(xué)校發(fā)展的晴雨表,通過實(shí)時的監(jiān)控,確保了所有專業(yè)必須按既定的專業(yè)建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè),從而從源頭上保障了各專業(yè)的建設(shè)水平。我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的工作流程如圖3所示。
圖3.“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的工作流程
3.我院“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的運(yùn)用。專業(yè)負(fù)責(zé)人一個學(xué)年要完成10個分析報告,其中8份月度分析報告,1份學(xué)期分析報告,1份學(xué)年分析報告,對每個月的完成情況,系統(tǒng)會自動統(tǒng)計各專業(yè)的綜合評分,并給出每個專業(yè)的合格色標(biāo),能直觀看出各專業(yè)在全院專業(yè)建設(shè)中的水平,甚至每個指標(biāo)在全院各專業(yè)中的排名。如果需要進(jìn)一步了解各專業(yè)每個指標(biāo)的具體建設(shè)情況,只需點(diǎn)擊詳細(xì)按鈕便可對每個指標(biāo)是否達(dá)標(biāo)進(jìn)行全方位了解,其反饋結(jié)果借用儀表盤的直觀和靈敏效果,并結(jié)合各專業(yè)建設(shè)過程中的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向比較,很快就能對某個專業(yè)的建設(shè)情況進(jìn)行評判。
專業(yè)建設(shè)過程以電子書的形式動態(tài)、多角度地展示出來,直接導(dǎo)致了原有靜態(tài)的學(xué)校和系(院)單邊關(guān)系向動態(tài)的學(xué)校、市場與專業(yè)負(fù)責(zé)人多邊關(guān)系發(fā)展。學(xué)校偏重于管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性,市場關(guān)心人才培養(yǎng)的效率和質(zhì)量,專業(yè)負(fù)責(zé)人則關(guān)注專業(yè)建設(shè)的自主性與合理性。這種轉(zhuǎn)變使專業(yè)負(fù)責(zé)人對學(xué)校教育資源有權(quán)進(jìn)行重新分配、平衡,從而使學(xué)校資源增值。經(jīng)過近幾年的建設(shè),“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)在我院專業(yè)管理的多個方面形成了一些優(yōu)勢。
(一)實(shí)現(xiàn)扁平式管理,凸顯專業(yè)負(fù)責(zé)人的重要地位
工學(xué)結(jié)合教育模式是當(dāng)前高職院校積極探索的一種實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的教育模式,由于它具有以就業(yè)為導(dǎo)向,針對用人單位需求設(shè)計培養(yǎng)計劃,實(shí)行課堂教學(xué)與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合等特征,因而在專業(yè)建設(shè)過程中,需要建立從形式到內(nèi)容保證工學(xué)結(jié)合順利實(shí)施的管理體制和組織結(jié)構(gòu)。
高職院校要想主動適應(yīng)和滿足社會需要,從而在動態(tài)的環(huán)境中增強(qiáng)自身的競爭力,傳統(tǒng)的依據(jù)科學(xué)管理建立起來的金字塔式的組織結(jié)構(gòu)顯然無法滿足需要。在我院各類資源使用更加公開、透明的前提下,充分發(fā)揮專業(yè)負(fù)責(zé)人的作用和功能,加重專業(yè)負(fù)責(zé)人的責(zé)任,轉(zhuǎn)變學(xué)校和系(院)角色,促使專業(yè)負(fù)責(zé)人主動開發(fā)專業(yè),抓教研、找市場,找準(zhǔn)本專業(yè)產(chǎn)學(xué)研的結(jié)合點(diǎn),專業(yè)建設(shè)重任落到“專業(yè)負(fù)責(zé)人”身上,由此,管理變得更加扁平,專業(yè)負(fù)責(zé)人的重要性凸現(xiàn)。這種扁平式的組織結(jié)構(gòu)滿足了以就業(yè)為導(dǎo)向,以服務(wù)為宗旨的高職專業(yè)建設(shè)和人才培養(yǎng)目標(biāo)的要求。把專業(yè)建設(shè)的重任放在專業(yè)負(fù)責(zé)人身上,學(xué)院管理組織結(jié)構(gòu)的中間層次減少,便于上下級直接溝通,減少了專業(yè)建設(shè)過程中信息的滯留與沉淀,提高了專業(yè)建設(shè)的內(nèi)外部溝通質(zhì)量。專業(yè)負(fù)責(zé)人對自己負(fù)責(zé)的專業(yè)有各種自主權(quán),減少了系統(tǒng)割裂,便于協(xié)調(diào)和統(tǒng)一,有利于迅速行動。
專業(yè)管理中,扁平式的組織結(jié)構(gòu)由于中間層次減少,有利于專業(yè)設(shè)置申報、調(diào)整、改造,有利于課程的組合和重組,有利于培養(yǎng)模式的改造和創(chuàng)新,及時反映社會需求。專業(yè)負(fù)責(zé)人既可以根據(jù)效率原則自主地進(jìn)行資源的優(yōu)化配置,也可根據(jù)自己掌握和支配的外部信息及時做出預(yù)期判斷和反映,因而專業(yè)建設(shè)的內(nèi)源性動力也就天然地存在了。
(二)通過各類平臺的搭建,實(shí)現(xiàn)了教學(xué)資源的無界化
我院各類教學(xué)資源都是全校公共的,每個系院、專業(yè)負(fù)責(zé)人和教師都可以充分利用這些資源,使得教師不是只為特定系院服務(wù)的,資源也不是某個系院所特有,所有的教師和資源都具有公共性質(zhì),可以在全校范圍內(nèi)靈活調(diào)配、組合、使用,這就大大提高學(xué)院的資源利用率,提高了資源的利用價值,最大限度地發(fā)揮了資源的作用,學(xué)院的反應(yīng)能力得到了提升。
在專業(yè)建設(shè)過程中,專業(yè)負(fù)責(zé)人之間可以共同借鑒專業(yè)建設(shè)中的優(yōu)勢和創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)無界化協(xié)作與交流,如通過查閱和應(yīng)用專業(yè)建設(shè)的相關(guān)工作記錄,同專業(yè)的教師可以進(jìn)行無界化的協(xié)作與交流,不同專業(yè)之間的教師也可以進(jìn)行無界化的協(xié)作與交流,同時專業(yè)課教師和基礎(chǔ)課教師之間也同樣可以進(jìn)行無界化的協(xié)作與交流,不同專業(yè)之間的教師也可以進(jìn)行無界化的協(xié)作與交流,同樣,專業(yè)建設(shè)過程中,專業(yè)負(fù)責(zé)人對全院教師都有使用權(quán),可為我所用,以實(shí)現(xiàn)資源和才智的共享,實(shí)現(xiàn)以最低成本提供最佳服務(wù),最大可能地滿足了學(xué)生對教育的需求。
(三)標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)則和質(zhì)量要求,確保了所有專業(yè)的建設(shè)水平
為更好地開展“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)的編寫工作,學(xué)院制訂了專業(yè)負(fù)責(zé)人管理辦法、專業(yè)負(fù)責(zé)人崗位標(biāo)準(zhǔn)、“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)編寫工作標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等管理制度。
通過工作流程重組,把與專業(yè)建設(shè)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、崗位標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)及工作流程、質(zhì)量要求及記錄清單嵌入數(shù)字系統(tǒng)之中,使其具有工作標(biāo)準(zhǔn)和法則的作用。專業(yè)負(fù)責(zé)人必須按照程序預(yù)設(shè)執(zhí)行,無需請示報告,使專業(yè)負(fù)責(zé)人圍繞工作流程實(shí)施工作行為,從而專業(yè)負(fù)責(zé)人在開展專業(yè)建設(shè)的過程始終處于公開和受控狀態(tài)。一方面,系統(tǒng)中設(shè)置供專業(yè)負(fù)責(zé)人查詢的各項(xiàng)工作的制度性文件和標(biāo)準(zhǔn)欄目;另一方面,每個功能模塊中都內(nèi)嵌ISO9000流程,流程中的所有數(shù)據(jù)系統(tǒng)都做完整記錄,專業(yè)負(fù)責(zé)人在“鐵面無私”的系統(tǒng)“指揮”下工作,無形地接受“ISO”規(guī)則的約束。
學(xué)院以ISO9000質(zhì)量管理理念為核心的標(biāo)準(zhǔn)化體系與信息化手段的完美結(jié)合,形成切實(shí)可行的專業(yè)建設(shè)質(zhì)量保障體系,動態(tài)的專業(yè)建設(shè)質(zhì)量評判,各個專業(yè)建設(shè)質(zhì)量的晴雨表便是學(xué)校發(fā)展的晴雨表,通過實(shí)時的監(jiān)控,確保了所有專業(yè)必須按既定的專業(yè)建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè),從而從源頭上保障了各專業(yè)的建設(shè)水平。
(四)過程的全公開和受控,實(shí)現(xiàn)了專業(yè)建設(shè)的自動修復(fù)和持續(xù)改進(jìn)
“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)中的實(shí)時數(shù)據(jù)、分析報告、工作記錄等使專業(yè)負(fù)責(zé)人對專業(yè)建設(shè)目前的運(yùn)行趨勢和自身的工作狀態(tài)了然于胸,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生亦能隨時掌握專業(yè)建設(shè)的優(yōu)勢與劣勢,及時調(diào)整改進(jìn),形成自我約束、自我激勵、自我完善、自我發(fā)展的良性機(jī)制,全程控制、階段性調(diào)節(jié)和持續(xù)改進(jìn),使專業(yè)建設(shè)工作始終在受控和持續(xù)改進(jìn)狀態(tài)下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
“專業(yè)建設(shè)資源計劃”管理系統(tǒng)反映一個專業(yè)從設(shè)計到最后學(xué)生畢業(yè),四年的建設(shè)歷程,四年中,專業(yè)建設(shè)的全過程是公開和受控的,日常維護(hù)和工作交流不受時空的制約,通過每個月的月度分析、學(xué)期和學(xué)年分析,及時發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)問題,以檢驗(yàn)學(xué)院的專業(yè)建設(shè)與社會需求的一致性,可以說是學(xué)院關(guān)心人才培養(yǎng)質(zhì)量及其與社會協(xié)調(diào)發(fā)展的辦學(xué)理念的生動反映。
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(責(zé)任編校:張京華)
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A
1673-2219(2015)04-0149-04
2015-02-24
蘭先芳(1972-),女,湖南張家界人,廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院教務(wù)處處長,教育學(xué)副教授,碩士,主要從事高等教育原理和職業(yè)教育管理研究工作。