房地產(chǎn)工程項目檔案按“件”規(guī)則在整理中的應用

文/浙江省杭州市坤和建設集團股份有限公司　周建英

房地產(chǎn)工程項目檔案按“件”規(guī)則在整理中的應用

文/浙江省杭州市坤和建設集團股份有限公司周建英

房地產(chǎn)工程項目檔案整理的必要性；信息化技術(shù)管理模式下，使得以科技檔案“卷”為管理單位改變成以文書檔案“件”為管理單位；工程檔案按“件”整理的步驟和辦法；以及按“件”整理對房地產(chǎn)檔案工作的意義。

工程檔案；按“件”整理；應用

長期以來，我們坤和建設集團股份有限公司的房地產(chǎn)工程項目檔案一直采用得是按卷整理原則。從2008年起，公司對房地產(chǎn)工程檔案的整理措施實施了改革創(chuàng)新，正式引入文書檔案當中所采用的“件”的理念，對收集進來的工程檔案以“件”為單位進行整理。將“件”作為基本單位，按“件”整理歸檔，通過我公司近幾年的摸索與嘗試，這種理念不但能夠在文書檔案中進行應用，同樣也能夠應用于房地產(chǎn)行業(yè)當中的工程項目檔案。

一、 具體做法

1.針對歸納的工程項目檔案，依照其本身的文件級實施分類管理（采用“件”的理念），能夠構(gòu)建項目文件目錄與工程項目及目錄。針對工程項目目錄而言，應當采用逐項的方式來構(gòu)建。針對工程項目文件來說，應當嚴格根據(jù)時間的先后順序來建立文件目錄。以“件”為管理單位的整理方法通過計算機檢索實現(xiàn)文件的系統(tǒng)化，達到快捷、簡便、實用，從而為查詢利用提供了方便的途徑。

2.按“件”整理。一般來說，卷內(nèi)具體文件的件數(shù)應當將每一個文件單獨算作一件，然后以這種文件來進行請示，來文與復文一般應分別計算件數(shù)；正件與附件，按照一件來進行計算；原件和復制件算作一件，“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

二、 工程檔案按“件”整理的步驟和辦法

工程檔案的按件整理一般分為4個階段：

第一階段：檔案的分類和著錄。1.分類：房地產(chǎn)項目工程檔案的分類，公司檔案按內(nèi)容分為5大類，包括拆遷類、建設類、營銷策劃類、財務類和行政類，按照公司《工程檔案歸檔范圍》規(guī)定的內(nèi)容名稱進行細分類，按“件”整理方法可選擇保管期限分類法、年度分類法以及問題分類法等等。針對完成分類的檔案文件，應當嚴格按照重要程度、時間來進行編號排序，必須要在文件首頁上面部分的空白區(qū)域加蓋歸檔章，同時要在當中記錄有關(guān)內(nèi)容。如按機構(gòu)—年度—保管期限方法分類的，歸檔章上的機構(gòu)項為必選項；2.著錄：根據(jù)項目名稱的不同，依次記錄機構(gòu)工程名稱、工程簡介、監(jiān)理機構(gòu)、施工企業(yè)、勘測企業(yè)、設計企業(yè)、建設企業(yè)、施工地質(zhì)、開工時間、竣工時間、建筑總面積、建筑結(jié)構(gòu)以及建筑防火等級等。

第二階段：檔案的裝訂、編號。1.裝訂：歸檔文件按“件”整理裝訂，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對工程檔案進行系統(tǒng)整理，工程檔案以“件”為保管單位，工程檔案檔號，由：全宗號—年度—機構(gòu)或問題—保管期限—項目代號—件號組成。裝訂時，正文在前，附件在后；批復、批示在前，請示、報告在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。文件要去掉金屬物，對破損的文件資料應裱糊、復制，裝訂整齊；2.編號：文件排列是指固定各“件”之間排放順序，一般按照時間先后依次排列。文件排放的順序一經(jīng)確定，就應對各文件逐個進行編號。對于工程項目管理性文件，參照文書檔案的裝訂方法進行裝訂。

第三階段：檔案的編目。按照文書檔案編目方法，工程檔案歸檔文件以“件”為單位，在歸檔文件目錄中，一“件”文件體現(xiàn)為一條歸檔文件。并將工程檔案編目《工程檔案索引》和《工程檔案歸檔文件目錄》打印出來以便于檢索。

第四階段：檔案的裝盒、上架。1.裝盒：編目完成后即可進行裝盒步驟，裝盒的順序是填寫檔案盒封面、盒脊、歸檔文件目錄、備考表。備考表內(nèi)容：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期等等相關(guān)內(nèi)容；2.上架：工程檔案歸檔文件裝盒后，按照盒號順序排列到檔案密集架或檔案柜上，按從左到右，從上到下的順序排列。檔案盒排架的順序可按照分類排序，也可按照工程項目啟動時間來排序等。

三、 按“件”整理對房地產(chǎn)檔案工作的意義

（一）加強規(guī)范、提高快捷、效率。通過按“件”整理歸檔，規(guī)范了公司檔案收集、整理環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。這種由“卷”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹钡恼矸椒?，能夠有效保證檔案收集齊全、完整。同時，由于借助計算機的管理，便于更快、更準地檢索、查找檔案資料，大大提高了利用率。

（二）按“件”整理，為科學鑒定檔案提供條件。以前，由于傳統(tǒng)的以“卷”為單位的立卷方法的存在，使工程檔案的鑒定只能建立在項目、卷的基礎(chǔ)上，根據(jù)項目重要性判定密級和保管期限。按“件”整理使檢索更為直接和深化，保管期限定位到每件，改變了原來一卷內(nèi)文件保管期限不一。

（三）按“件”整理，保證了檔案利用的安全有序。按照以前的按卷整理辦法，在向利用者提供利用服務的時候，即使對方只看一份文件、一份材料、也必須把整卷裝訂好的檔案調(diào)閱出來，供對方查閱?，F(xiàn)在是需要一份就調(diào)閱一份，大大提高了檔案的安全度。

（四）按“件”整理，方便實現(xiàn)了工程檔案的按“件”掃描。具有極大的便利性，已經(jīng)成為公司工程檔案工作的一項重點工作。

[1] 張澤芳.對工程檔案整理規(guī)則改革的思考[J].中國檔案.2011(11)