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      淺議保障歸檔電子文件原始性的有效對策

      2015-11-26 15:26:30陜西凌云電器集團有限公司石會玲
      辦公室業(yè)務(wù) 2015年2期
      關(guān)鍵詞:原始性光盤載體

      文/ 陜西凌云電器集團有限公司 石會玲

      淺議保障歸檔電子文件原始性的有效對策

      文/ 陜西凌云電器集團有限公司石會玲

      作者根據(jù)在企業(yè)日常電子檔案管理工作中的探索和實踐,對歸檔電子文件原始性方面存在的問題進行探究,并提出相應(yīng)的解決措施。

      電子文件;原始性;問題;對策

      電子文件歸檔后即形成電子檔案,其出現(xiàn)為檔案管理事業(yè)注入了新的活力。但電子文件的特有屬性在帶來獨特優(yōu)勢的同時,因為種種原因不能保障其原始性,人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難,使其失去了檔案的原始憑證作用和法律效力,從而導(dǎo)致其無法有效利用,給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。筆者根據(jù)在企業(yè)日常電子檔案管理工作中的探索和實踐,對歸檔電子文件原始性方面存在的問題進行探究,并提出相應(yīng)的解決措施。

      一、影響電子文件原始性的突出問題

      (一)保證電子文件原始性的技術(shù)難度較大。紙質(zhì)檔案的原始性主要是附著在文字、圖像、字跡以及印章上,其內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上,紙質(zhì)文件內(nèi)容的原始性很容易被確認(rèn),人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性,其法律效力也是社會公認(rèn)的。電子文件無個人筆跡特征,無書寫墨跡和新舊的區(qū)別,無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。在電子文件的形成過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,審批人也無法在電子文件上簽發(fā),以后也難以確定該份資料是否“原件”。因此,檔案部門在對電子檔案進行檢測時,也很難把握其原始性。

      (二)電子文件容易被刪改、破壞,且不易察覺。對紙質(zhì)文件的改動、添加等都會留下明顯痕跡,通常不難察覺,必要時可進行專業(yè)鑒定加以辨別。電子文件在形成、傳輸、保存和利用過程中,容易受到外界的影響,被篡改的幾率較高且不易識別,隱蔽性強。電子文件不能被肉眼直接識別,需要通過計算機軟硬件系統(tǒng)進行處理,對電子文件內(nèi)容的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易,且改動后不留痕跡;木馬病毒、黑客攻擊、非法篡改等不安全因素也都會造成電子文件內(nèi)容的變化,且“技術(shù)門檻低”,簡單易于實現(xiàn),一旦被刪改、復(fù)制或纂改也不易被發(fā)現(xiàn);操作失誤、惡意篡改等行為對電子文件的修改或破壞也是“踏雪無痕”。

      (三)電子文件信息與載體可分離,具有相對獨立性。在傳統(tǒng)觀念中,一旦信息與載體相分離,該文件就不是“原件”了,其原始性自然也無法得到保證。電子文件是數(shù)字化形態(tài),形式與內(nèi)容是相互獨立的,內(nèi)容信息與其載體分離,具有可變性和信息載體的可分離性。由于沒有固定的存儲載體,不僅內(nèi)容易于變化,而且無法通過載體來判定電子文件的原始性。根據(jù)工作需要,電子文件采用不同的方式以不同的介質(zhì)(常見如優(yōu)盤、移動硬盤、光盤等)輸出,特別是建立內(nèi)部局域網(wǎng)的單位,可通過網(wǎng)絡(luò)存儲、電子郵件、共享軟件等方式傳遞電子文件,從而使不同的文件利用者在不同的時間、不同的地點獲得相同的電子文件信息,在數(shù)據(jù)下載、讀取和傳輸過程中,信息存儲載體、存儲格式和顯示方式都可能發(fā)生變化,中途也有可能被非法截獲或更改,存在著潛在的信息被篡改的危險。

      (四)電子文件對系統(tǒng)的依賴性強,文件信息不穩(wěn)定。紙質(zhì)文件一旦形成,原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不再發(fā)生變化,人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件如果沒有相關(guān)信息證實其內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化,便難以確認(rèn)它的原始性。計算機軟硬件技術(shù)的升級換代,迫使電子文件必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”,這種適應(yīng)往往需要改變電子文件自身結(jié)構(gòu)、格式,同時硬件系統(tǒng)故障、軟件系統(tǒng)的漏洞等也會導(dǎo)致電子文件信息內(nèi)容產(chǎn)生變化。對于一些長期保存的電子文件,還需要定期進行復(fù)制或轉(zhuǎn)換,以防信息損失。

      二、保障電子文件原始性的管理措施

      電子文件在其形成、處理、歸檔、保管和利用過程中,都存在被更改的可能,雖然一些技術(shù)措施可以防止對電子文件的篡改,但由于計算機技術(shù)的發(fā)展,技術(shù)上的漏洞使電子文件被增刪篡改的可能性依然很大,從技術(shù)層面對電子文件原始性進行分析和判斷的難度相當(dāng)大,不僅需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,還要面對計算機技術(shù)不斷更新所帶來的很多難題和障礙。面對技術(shù)措施尚不能完全保障電子文件原始性的現(xiàn)實情況,筆者所在企業(yè)充分利用自主可控的管理措施保障歸檔電子文件的原始性,并嘗試將紙質(zhì)檔案管理的一些工作思路和方法“移植”到電子檔案管理中,取得了良好的實際效果。

      (一)規(guī)范歸檔載體。因種種原因,一些企業(yè)在檔案中還保存著軟盤、優(yōu)盤、移動硬盤以及可擦寫光盤等介質(zhì),由于其能夠輕易進行數(shù)據(jù)刪除或讀寫覆蓋等操作,不宜作為歸檔電子文件的脫機載體使用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,使用內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸電子檔案已在企業(yè)內(nèi)部盛行,一些企業(yè)由于使用了電子文件管理系統(tǒng),而未將歸檔文件以脫機方式存儲在介質(zhì)上,由于存在病毒感染、惡意篡改等潛在的安全隱患,無法滿足電子文件的原始性要求。

      而只讀式光盤無疑是電子文件脫機歸檔用的最佳介質(zhì)。只讀光盤可供使用者一次寫入多次讀取,供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息,其載體的不可逆性可以有效地防止用戶更改電子文件,保持電子文件的原始性。因此電子檔案不論以何種方式入庫,同時必須提供一份經(jīng)歸檔人確認(rèn)的只讀光盤,從而確保電子文件的原始性。實際工作中對于只讀光盤應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格,建議使用一次寫入式普通標(biāo)準(zhǔn)120型(外徑120mm、內(nèi)徑15mm)刻錄光盤,一般選擇容量為700MB(CD-R),當(dāng)歸檔大容量數(shù)據(jù)(單個文件容量大于700MB)時選擇4.7GB(DVD-R),當(dāng)然考慮到節(jié)約成本因素,也可根據(jù)電子文件數(shù)據(jù)容量大小采用80型光盤(外徑80mm,內(nèi)徑21mm,容量200MB),但不可使用雙弧形、名片、異形等非標(biāo)型光盤。

      (二)杜絕一次寫入盤再次添加文件。一次寫入光盤是一種不可逆的記錄系統(tǒng),可防止被人修改已刻錄文件。但在實踐中,筆者發(fā)現(xiàn)一次寫入光盤雖無法刪改之前已寫入信息,但可以追加記錄新文件,作為歸檔載體仍然存在一定風(fēng)險。例如在電子文件刻錄過程中可選擇光盤寫入方式:若選擇寫入方式TAO(軌道一次寫入),即使是一次寫入盤也可以再添加新文件,若同時選擇了多重區(qū)段刻錄,還可將此前刻錄的文件隱藏掉,被篡改風(fēng)險更大;若選擇DAO就是(光盤一次寫入),就不能再添加新文件了。

      因此要求歸檔光盤不但要使用一次寫入式光盤歸檔,而且不得在光盤刻錄過程中使用“添加新文件”功能,以杜絕潛在的覆蓋、篡改等問題。我們以常用刻錄軟件NERO 8.0刻錄歸檔光盤為例,在刻錄數(shù)據(jù)選擇后進入界面前,將“”(紅筆所圈)前的對勾去掉,否則一次寫入光盤能夠反復(fù)添加文件。此項必須經(jīng)檔案管理部門人員進行審驗,確認(rèn)該歸檔光盤選擇不能添加新文件。

      (三)歸檔載體簽名確認(rèn)。目前,光盤印刷技術(shù)已經(jīng)非常成熟,絲網(wǎng)印制可以根據(jù)客戶需求將文字、圖形印在光盤盤面上,結(jié)實、耐刮、防水性能好,完全具備傳統(tǒng)紙質(zhì)文件“證據(jù)”的基本屬性。仿照傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的簽署方式,在電子檔案歸檔時,我們也采取在光盤盤面背書簽字的方式,明確了相關(guān)責(zé)任人。光盤加簽名的方式,防止相關(guān)人員弄虛作假,同時也確認(rèn)了歸檔光盤的原始性,進而有效地保障電子檔案信息載體的原始性。

      光盤盤面簽名,其中注意事項有:在光盤盤面制作簽名欄,光盤要求供應(yīng)廠商統(tǒng)一印制歸檔信息簽署欄,如文件名稱、歸檔時間、歸檔人等必要信息,關(guān)鍵是在歸檔人一欄應(yīng)當(dāng)由歸檔人員本人簽名確認(rèn)。以前在光盤上簽名存在兩個問題,一是擔(dān)心影響光盤質(zhì)量,比如在簽字過程中造成筆尖劃傷盤面等;二是擔(dān)心簽名的長久性問題,因為普通簽字筆在光盤所寫的字,一方面不易附著,用勁書寫時容易在光盤盤面產(chǎn)生劃痕,對光盤安全性造成潛在影響,且遇水能夠輕易擦除。筆者經(jīng)實踐測試,油性記號筆既不傷光盤盤面又具備簽字筆不褪色的特點,若選擇合適型號可作為歸檔光盤簽名使用,如“晨光MG-2130”型的雙頭記號筆,采用其“極細(xì)”端筆頭在光盤盤面書寫時,書寫順暢、油墨快干,筆跡與一般簽字筆在紙張上書寫的效果一致。此法將傳統(tǒng)的簽名確認(rèn)與電子載體相結(jié)合,保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、憑證性作用,從而保障了歸檔電子文件作為“歷史記錄”的原始效力。

      (四)移交電子文件應(yīng)附背景信息。目前,檔案界對構(gòu)成電子文件的三要素(內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息)已形成共識,這就要求在判斷電子文件原始性時,除了驗證內(nèi)容信息,還要注重使用適當(dāng)?shù)姆椒z測電子文件的結(jié)構(gòu)信息和背景信息。電子文件移交單宜采用手工登記的方式,將歸檔人、核對人以及光盤編號等與歸檔信息之間進行關(guān)聯(lián),如對歸檔的某電子文件,歸檔人簽字確認(rèn)電子文件原始性,在移交檔案部門歸檔時,檔案部門工作人員對電子文件的字節(jié)數(shù)、容量、產(chǎn)生文件時間等能確保文件唯一性的信息進行一一核對后,在核對人一欄簽字確認(rèn)。

      檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過手工登記和系統(tǒng)自動記錄相結(jié)合的方式,通過采集和確認(rèn)能夠?qū)崟r和長期證明電子文件原始性的構(gòu)成要素,將電子文件生命周期相關(guān)信息記錄下來,以證明電子文件的原始性。如電子文件的各類責(zé)任者(起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等),各類操作者(打字員、發(fā)文者、收文者及管理者等),有關(guān)批示、簽名、印章、代碼等責(zé)任憑證信息,以及文件產(chǎn)生時間、修改時間等信息。

      (五)建立入庫檔案的原始性檢驗文檔。必須建立歸檔電子文件檢驗機制,只有檢驗合格的電子文件才能轉(zhuǎn)入歸檔庫完成歸檔。檢驗文檔內(nèi)容主要包括對文件外觀、病毒、有效性、軟硬件檢驗。具體內(nèi)容:一是文件特征檢驗。包括文件產(chǎn)生部門、完成時間、載體類型及編號、題名、文件內(nèi)容有效性;二是設(shè)備環(huán)境特征檢驗。硬件環(huán)境包括主機、制造廠商等;軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用軟件處理平臺;三是文件記錄特征檢驗。包括文件記錄結(jié)構(gòu)、記錄字符及圖形文件格式、文件載體的型號、數(shù)量和備份數(shù)量;四是文件交接手續(xù)檢驗。包括送交部門、送交人簽名、接收部門、接收人簽名。

      檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性,電子文件的出現(xiàn)已經(jīng)顛覆了以往人們對文件“原件”的認(rèn)識。而檔案部門接收歸檔電子文件的首要任務(wù)就是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性進行鑒定。電子文件的自身特點使我們很難采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性。但是對這種“看不見摸不著”的原始性加以判斷和維護卻是十分困難的,確保電子文件檔案的原始性已成為21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題,而上述幾項具體措施為解決該問題而提出的可行的途徑與方法,不斷地研究、探索這方面的工作,使檔案資源得到安全、可靠的保護,加強檔案信息交流,是每一名檔案工作者義不容辭的任務(wù)。

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