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      高校兼職檔案員隊伍建設(shè)探析
      ——以湖州師范學(xué)院為例

      2015-11-26 15:26:30湖州師范學(xué)院趙麗彬
      辦公室業(yè)務(wù) 2015年2期
      關(guān)鍵詞:師范學(xué)院隊伍檔案管理

      文/湖州師范學(xué)院 趙麗彬

      高校兼職檔案員隊伍建設(shè)探析
      ——以湖州師范學(xué)院為例

      文/湖州師范學(xué)院趙麗彬

      高校兼職檔案員承擔(dān)著高校檔案的收集、立卷歸檔等檔案管理的前端工作,其工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到高校檔案工作的整體質(zhì)量。本文以湖州師范學(xué)院為例,分析了目前高校檔案兼職檔案員隊伍建設(shè)現(xiàn)狀,提出了加強高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的措施建議。

      高校檔案;兼職檔案員;隊伍建設(shè)

      高校檔案是高校歷史的真實記錄,它主要產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各職能部門、二級學(xué)院。根據(jù)美國檔案學(xué)者菲利普布魯克提出的“文件生命周期”理論,科學(xué)管理檔案就必須實行文檔一體化管理,加強前端控制和指導(dǎo),而高校兼職檔案員的設(shè)立正是符合文件運動規(guī)律要求,把好檔案源頭質(zhì)量關(guān)的一項重要舉措。檔案的收集是檔案工作的起點和基礎(chǔ),直接關(guān)系到學(xué)校檔案工作的整體質(zhì)量,而這項工作主要由學(xué)校兼職檔案員承擔(dān)。因此,為從源頭上保證檔案的完整與規(guī)范,建設(shè)一支高素質(zhì)的兼職檔案員隊伍已是刻不容緩。

      一、高校兼職檔案員隊伍建設(shè)現(xiàn)狀分析

      在檔案管理隊伍當(dāng)中,兼職檔案管理人員人數(shù)多,占檔案隊伍人數(shù)的90%以上,都在一線工作崗位,直接參與文件材料的收集整理。因此,兼職檔案隊伍建設(shè)的好壞,直接影響到高校檔案工作的質(zhì)量。但在實際運行中,工作在檔案管理一線的高校兼職檔案員隊伍則遲遲得不到有力建設(shè),致使在檔案的收集整理、部門立卷等工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題,造成檔案損失或檔案質(zhì)量不高。

      (一)從思想層面看。全校檔案意識不強,檔案工作得不到足夠地重視。高校的兼職檔案員一般是各職能部門辦公室主任或是秘書兼任。他們平時的工作比較繁忙,不管是行政管理工作還是教學(xué)管理工作,都有較強的時效性,相對于日常的管理工作來說,檔案管理工作只是兼職檔案員兼任的一份工作而已,往往得不到足夠的重視。并且他們往往認(rèn)為,檔案管理工作做得好與不好,沒有立竿見影的效果,不按規(guī)定移交檔案不會對自己的個人利益造成任何影響,兼職檔案員工作被動,不及時向檔案館移交檔案已成常態(tài)。

      (二)從管理層面看。缺乏考核獎懲、考評機制,影響工作的積極性。兼職檔案員平時默默無聞地做著檔案收集、整理等繁瑣工作,卻又不被領(lǐng)導(dǎo)所重視,加上工作量難以統(tǒng)計,工作做得好不好,結(jié)果都一樣,缺乏獎懲考評等機制。檔案管理的各項制度不健全或是制度的宣傳、執(zhí)行力度不夠。以湖州師范學(xué)院為例,學(xué)校自綜合檔案室成立之初就制訂了兼職檔案員崗位職責(zé),由于缺乏制度的宣傳和相關(guān)的培訓(xùn),部分兼職檔案員對自己的崗位職責(zé)知之甚少。學(xué)校每年年初都會下發(fā)一份《關(guān)于認(rèn)真做好學(xué)校年度文件材料歸檔工作的通知》,但是按時歸檔的部門寥寥無幾。

      (三)從高校兼職檔案員整體隊伍情況看。兼職檔案員是相對于專職檔案員而言的,他們工作在檔案管理第一線,人數(shù)多,其工作質(zhì)量的好壞直接決定高校檔案管理的整體質(zhì)量。以湖州師范學(xué)院為例,32個職能部門和15個二級學(xué)院,各職能部門均設(shè)1名兼職檔案員,各二級學(xué)院設(shè)兼職檔案員2-3人??梢娂媛殭n案員覆蓋面之廣。因兼職檔案員身份的特殊性,相對于專職檔案員而言,兼職檔案員隊伍流動性較大。兼職檔案員的產(chǎn)生方式基本上是依據(jù)工作內(nèi)容而定,一般由辦公室秘書兼任,從文檔一體化管理的角度而言,這樣的產(chǎn)生方式有利于檔案的收集和整理。但是這樣的產(chǎn)生方式不利于檔案兼職隊伍的穩(wěn)定。我?;旧弦粋€聘期(兩至三年)就會下文公布一批各部門各學(xué)院的兼職檔案員名單,從名單情況看,兼職檔案員隊伍欠穩(wěn)定。高校兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。從專業(yè)背景而言,兼職檔案員幾乎不具有檔案專業(yè)背景,亦無檔案專業(yè)職稱。因此,若沒有經(jīng)過學(xué)校檔案館專職檔案人員的專業(yè)培訓(xùn),兼職檔案員對兼職的檔案工作幾乎一無所知。兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高,影響歸檔質(zhì)量。

      二、加強高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的措施建議

      高校兼職檔案員隊伍整體的檔案意識強弱、業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接決定著高校檔案工作的好壞。建設(shè)一支高素質(zhì)的,能夠適應(yīng)高校發(fā)展的高校兼職檔案員隊伍,是做好高校檔案工作的重要前提。

      (一)首先要改變觀念,增強全校檔案意識。檔案工作不僅僅是檔案部門和檔案人員的事情,更是全校性的工作,因此要樹立全校的檔案意識,不僅僅學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面要重視檔案工作,各職能部門、二級學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案工作,只有樹立全校的檔案意識,才能為兼職檔案員提供良好的外部工作環(huán)境,形成人人重視檔案的局面。

      (二)加強對兼職檔案員的培訓(xùn)。高校檔案部門要定期對兼職檔案員進行檔案基礎(chǔ)知識和檔案實務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)要多形式并舉,要有針對性。檔案部門應(yīng)在每年的歸檔工作之前組織一次專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以保證立卷質(zhì)量和歸檔工作的順利進行。培訓(xùn)形式可以不拘泥于講授這種傳統(tǒng)的方式,還可以結(jié)合實地考察,比如選擇幾個平時檔案工作做得好的部門或?qū)W院,現(xiàn)場講授,讓培訓(xùn)對象直觀地學(xué)會檔案工作要領(lǐng)。通過培訓(xùn)提高專業(yè)素養(yǎng),高校兼職檔案員之間也可互相學(xué)習(xí),加強交流,共同提高。

      (三)建立績效管理和考核機制。為調(diào)動兼職檔案員的工作積極性,提高檔案業(yè)務(wù)水平,應(yīng)當(dāng)建立一種適合兼職檔案工作性質(zhì)的績效管理方式和考核機制。文件生命周期理論表明,現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗。它要求檔案部門或檔案人員必須積極做好文件的前端控制,從而確保檔案自身及管理質(zhì)量,避免重復(fù)勞動。檔案部門可以建立基于過程方法的績效管理模式,通過計劃、實施、檢查、處置4個環(huán)節(jié)實施管理,由檔案部門組織實施。首先,編制兼職檔案員崗位職責(zé),明確工作內(nèi)容和責(zé)任;其次,進行績效溝通。由于兼職檔案員工作較多,檔案工作受到干擾的情況時有發(fā)生,對兼職檔案員進行監(jiān)督指導(dǎo)與控制是十分必要的。學(xué)校檔案部門要主動加強對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo),要通過及時、有效的績效溝通,及時糾正工作誤差;再次,實施績效考核。對兼職檔案員的考核指標(biāo)體系應(yīng)由業(yè)務(wù)能力、收集范圍、歸檔質(zhì)量3方面組成。實行定量考核;最后,做好績效反饋工作。及時將考核結(jié)果匯報給兼職檔案員所在部門,設(shè)立獎懲方案。要建立公平合理的激勵機制,切實解決好兼職檔案員的待遇問題??梢詤⒄瞻嘀魅?、輔導(dǎo)員的管理機制,建立兼職檔案員崗位津貼等措施。

      目前,各高?;窘⒘恕靶<夘I(lǐng)導(dǎo)分管,專兼職檔案人員齊抓共管”的檔案工作體系。我們要進一步增強全校的檔案意識,通過加強學(xué)習(xí)培訓(xùn),建立健全兼職檔案員的考評獎懲機制,全面提高兼職檔案員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),建設(shè)一支高素質(zhì)的兼職檔案員隊伍,促進高校檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化管理,推進檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展,使高校檔案工作更好地服務(wù)于高校教學(xué)、科研、管理等工作。

      [1]張超.高職高專院校兼職檔案員隊伍建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究——以安徽地區(qū)高職高專院校為例[J].價值工程,2013(30)

      [2]黃曉丹.關(guān)于高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的思考[J].河南工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版),2010(09).

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