針對高校學(xué)生檔案管理問題的對策與研究

文/玉林師范學(xué)院招生就業(yè)處　朱璐婕

針對高校學(xué)生檔案管理問題的對策與研究

文/玉林師范學(xué)院招生就業(yè)處朱璐婕

該文章是根據(jù)高校中對于學(xué)生檔案管理中所存在的一些問題為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行論述，并提出相應(yīng)的應(yīng)對策略。

高校；學(xué)生檔案管理；問題及對策

高校學(xué)生檔案管理主要包含學(xué)生檔案的整理、歸檔以及保存，這些工作是否完備，將對學(xué)生的就業(yè)產(chǎn)生非常大的影響，用人單位通?？梢酝ㄟ^檔案來了解學(xué)生，進(jìn)而對學(xué)生進(jìn)行合理的考核和評價(jià)，而且還會(huì)影響到學(xué)生今后的工作崗位安排和調(diào)整。所以，通過對高校如何進(jìn)行科學(xué)、有效規(guī)范學(xué)生檔案管理以及高校如何有效地提高學(xué)生檔案管理工作展開研究，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理信息化的進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。

一、高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)和管理的重要性

（一）高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)。如今由于國家對于學(xué)生重視程度不斷提高,這就使得高校對學(xué)生檔案管理工作更加重視，使得學(xué)生檔案管理變得更加繁雜。這主要是由于學(xué)生檔案資料所包含的內(nèi)容比較多,因此需要在管理的過程中進(jìn)行合理的區(qū)分,在一定程度上增加了工作的難度,所以需要增強(qiáng)集中管理，提高對其的重視程度,只有通過這些方式,才能夠使學(xué)生走向社會(huì)后，能夠幫助企業(yè)辨識(shí)學(xué)生所獲證書的真假，以及學(xué)生能力的強(qiáng)弱，從而選拔出優(yōu)秀的人才。

（二）高校學(xué)生檔案管理至關(guān)重要。在高校，對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理主要是對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息做好合理的歸納、整理和記錄。教育部對學(xué)生檔案的監(jiān)管力度不斷在加強(qiáng),而且還頒布了相關(guān)的制度和條例,在這些相關(guān)規(guī)定中，主要對高校學(xué)生檔案管理的主要任務(wù)進(jìn)行了強(qiáng)調(diào),由此可見，高效學(xué)生檔案管理的重要性。高校管理體制中最重要的一個(gè)方面就是學(xué)生檔案的管理,從學(xué)校角度來看，學(xué)校設(shè)備的健全程度是通過學(xué)生檔案的完善程度來進(jìn)行體現(xiàn)的,同時(shí)，學(xué)生檔案完善程度對于企業(yè)單位進(jìn)行招聘和人才選拔具有很大的幫助。另外從學(xué)生個(gè)人角度來看,學(xué)生檔案能夠影響到學(xué)生將來的發(fā)展,譬如說研究生考取工作都要受到大學(xué)檔案的影響。

二、高校學(xué)生檔案管理過程中所存在的不足

（一）落后的檔案管理理念和管理方式。目前眾多的高校還在使用比較老套的檔案管理模式，很多的管理模式僅僅通過紙質(zhì)檔案來進(jìn)行管理，由于高校招生力度的加大以及社會(huì)發(fā)展速度的加快，使得學(xué)生檔案管理出現(xiàn)了存放時(shí)間短、管理難度大等特點(diǎn)，原有的落后管理模式顯然已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，雖然部分高校已經(jīng)將計(jì)算機(jī)運(yùn)用到檔案管理中，但也僅僅是進(jìn)行簡單的檢索查詢服務(wù)，無法將計(jì)算機(jī)的管理效能進(jìn)行充分的利用，無法建立無紙化的電子檔案管理模式。

（二）不完善的管理制度。如今的高校學(xué)生電子檔案管理還處在發(fā)展階段，并沒有形成一套行之有效的管理制度和體系。如今，眾多的高校對于學(xué)生檔案主要采取粗放式的管理模式，學(xué)生的檔案主要通過各自的院系來進(jìn)行保管和處理，這就出現(xiàn)了學(xué)生的檔案管理需要在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才對有關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，然后再通過學(xué)校的學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心將其寄往對應(yīng)的用人單位，這勢必會(huì)出現(xiàn)檔案時(shí)間填寫混亂，使得用人單位無法真實(shí)了解學(xué)生的基本情況。

（三）不健全的管理隊(duì)伍。高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍是高校學(xué)生檔案管理工作的主要人員，而在眾多的高校中，管理隊(duì)伍建設(shè)根本不健全。高校中專門進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的人員非常少，大多數(shù)都是兼職，根本就沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對于檔案管理一知半解。如今高校開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，這部分非專業(yè)人員無法合理的應(yīng)用，就使其形同虛設(shè)，并沒有改變檔案資料管理的無序化狀態(tài)。

三、針對高校學(xué)生檔案管理的不足提出幾點(diǎn)建議

（一）學(xué)生檔案管理信息化的優(yōu)化。學(xué)生檔案管理信息化升級，就是將學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過信息化的平臺(tái)對學(xué)生信息進(jìn)行存儲(chǔ)、搜索和使用。學(xué)生檔案具有繼承性和連續(xù)性，只有完整的檔案才能夠體現(xiàn)學(xué)生的真實(shí)信息，讓用人單位能夠全面了解相應(yīng)的信息，從而為其安排合理的工作崗位。所以，檔案管理部門需要在對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理的同時(shí)還要保存好原件，只有這樣，才能保證學(xué)生檔案的真實(shí)有效性。

（二）檔案資料采集的不斷規(guī)范。學(xué)校在對學(xué)生的檔案管理時(shí)，要全面地對學(xué)生資料進(jìn)行分析和歸類,因此這就需要對檔案的管理機(jī)制進(jìn)行規(guī)范。制定嚴(yán)格的檔案管理制度，明確地對筆墨、紙張等方面進(jìn)行限定,從而確保檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）檔案工作人員技術(shù)水平的提高。檔案工作人員要不斷地對自身的技術(shù)水平進(jìn)行提高，不斷地適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。就要求檔案工作人員掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟練掌握相關(guān)的工作方法。另外，檔案工作人員是學(xué)生檔案的直接管理者，所以，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)對于學(xué)生的檔案管理起到重要的作用。這就要求學(xué)校定期對相關(guān)的人員進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，制定嚴(yán)格的考核機(jī)制，從而督促管理人員不斷地提高自身技術(shù)水平。

（四）檔案內(nèi)容的不斷豐富。學(xué)生檔案所涉及的內(nèi)容不僅要包含常規(guī)材料，而且還要將學(xué)生的個(gè)性以及綜合素質(zhì)進(jìn)行體現(xiàn),將學(xué)生的道德和誠信水平等方面的資料進(jìn)行合理公平的體現(xiàn)。這就需要管理人員隨時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)生活情況，給予公正合理的評價(jià)，并將其歸入學(xué)生檔案中去。

[1] 趙永峰.淺談高校學(xué)生檔案管理[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(2)

[2] 李林悅.從以人為本看學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新 [J]. 云南檔案，2013（10）.