文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市中心醫(yī)院　朱月恒

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醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施新論

文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市中心醫(yī)院朱月恒

【摘要】醫(yī)院檔案管理水平高低的主要衡量指標之一為文書檔案管理,其管理水平的高低會對檔案資料的完整性與質(zhì)量造成直接的影響。只有加強文書檔案標準化、規(guī)范化管理，才能夠確實提高醫(yī)院文書檔案的利用率。本文闡述了文書檔案是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的重要基礎(chǔ)，分析了加強醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施，同時，還深入探討了醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新——信息技術(shù)的應(yīng)用，具有一定的參考價值。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；信息技術(shù)；規(guī)范化管理

一、前言

醫(yī)院文書檔案涵蓋了醫(yī)院基建項目資料、會議記錄、合同協(xié)議、工作計劃、年度總結(jié)、委任書、統(tǒng)計資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，是醫(yī)院開展黨務(wù)管理、行政管理、醫(yī)療護理管理等活動的重要歷史憑證。醫(yī)院檔案管理水平高低的主要衡量指標之一為文書檔案管理,其管理水平的高低會對檔案資料的完整性與質(zhì)量造成直接的影響。只有加強文書檔案標準化、規(guī)范化管理，才能夠確實提高醫(yī)院文書檔案的利用率。本文就醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施進行探討。

二、文書檔案是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的重要基礎(chǔ)

（一）文書檔案是醫(yī)院臨床科研的必要基礎(chǔ)條件。醫(yī)院文書檔案管理是一項基礎(chǔ)性、瑣碎性、經(jīng)常性的工作，涉及到文書檔案的銷毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過程或行為。規(guī)范化的文書檔案管理對于推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院管理體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其是近年來隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項工作都在邁向標準化、規(guī)范化、科學(xué)化，在這種情況下，加強醫(yī)院文書檔案管理勢在必行。必須要對文書檔案建設(shè)的獨特性和必要性予以充分認識，正視其存在的問題，以便更好地規(guī)范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標準之一。醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院管理中不可或缺的組成部分，屬于醫(yī)院軟件建設(shè)中的重要組成部分，醫(yī)院文書檔案涵蓋了醫(yī)院基建項目資料、會議記錄、合同協(xié)議、工作計劃、年度總結(jié)、委任書、統(tǒng)計資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，它既是醫(yī)院管理建設(shè)狀況的記錄，又是醫(yī)院發(fā)展歷程的縮影，是現(xiàn)代醫(yī)院管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的重要標志。

三、加強醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的方法

（一）“三個保障”提升文書檔案基礎(chǔ)管理水平。為保證醫(yī)院文書檔案工作的規(guī)范化管理，醫(yī)院應(yīng)該把文書檔案管理工作擺上重要議事日程，從人、財、物三個方面給予保障。一是組織保障。把文書檔案管理列入當前醫(yī)院的一項重點工作來抓，醫(yī)院應(yīng)該成立由單位一把手任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長的“文書檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，與各科室層層簽訂文書檔案管理責(zé)任書。二是人員保障。選配專業(yè)對口、思想品質(zhì)好、工作認真負責(zé)的員工擔(dān)任文書檔案管理工作人員，并保持相對穩(wěn)定。在文書檔案審核要求上牢牢把握“嚴”“細”“全”“準”“精”“實”六字關(guān)口，對手續(xù)不全和不完整、不真實并有疑問的材料，堅決不準歸入文書檔案。三是經(jīng)費和物質(zhì)保障。醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，對檔案室進行裝修改造，安裝了鐵門、鐵窗等，配備鐵質(zhì)檔案密集柜，更新冷暖空調(diào)機、計算機、打印機、照相機、掃描儀、視頻監(jiān)控器、滅火器、溫濕度計以及除塵器等，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設(shè)施。

（二）“四化管理”加強文書檔案建設(shè)。一是規(guī)范化管理。根據(jù)《檔案法》《歸檔文件整理操作必讀》及醫(yī)院對文書資料管理的相關(guān)規(guī)定,抓好文書檔案管理制度建設(shè)。二是環(huán)節(jié)化管理。對文書檔案的收集、整理、保管、利用和更新環(huán)節(jié)分派專人管理,定崗、定責(zé),定期安排工作人員交叉審核,確保文書檔案收集的及時性、整理的明晰性、保管的嚴密性、利用的有效性和更新的現(xiàn)勢性。檔案管理人員務(wù)必確保歸檔文書檔案的真實性、準確性、完整性，這樣就能夠為文書檔案的查閱起到很好的向?qū)ё饔谩Ｈ桥嘤?xùn)化管理,加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)培訓(xùn),有效提高文書檔案管理人員的管理技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平。檔案方面的培訓(xùn)內(nèi)容通常包括檔案工作交流、檔案立卷操作、部門立卷、檔卷展評、檔案信息化、歸檔文件整理等。四是實效化管理。對醫(yī)院文書檔案分類、編號、存放,立卷清晰,確保隨時可以為業(yè)務(wù)辦理提供第一手準確、詳實的文書檔案材料。

（三）優(yōu)質(zhì)服務(wù)提高文書檔案工作效能。一是方便快捷。結(jié)合文書檔案的查閱特點，醫(yī)院要指派專業(yè)人員預(yù)先對所管理的文書檔案進行科學(xué)合理的分類編排和存放，對查、取檔做到“隨調(diào)隨查，隨查隨用”。二是主動服務(wù)。在接待查借閱文書檔案中，要注重創(chuàng)造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時、準確、主動地提供服務(wù)。

三是文書檔案資料及時歸檔。要定期對文書資料歸檔，嚴防丟失。及時整理填充文書檔案，做到文書檔案分類準確、材料齊全、外觀整齊。四是文書檔案管理員在文書檔案收集工作中要增強責(zé)任感和使命感，耐心細致，不厭其煩地開展文書檔案工作。五是嚴格防范。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合本單位的實際情況，制定完善的文書檔案管理制度，如《文書檔案保密制度》《文書檔案整理制度》《文書檔案查詢借閱制度》等，并根據(jù)制度規(guī)定，實行定期或不定期的檢查，切實把各項防范措施落到實處，并認真做好文書檔案查、取工作臺賬，堅持工作標準，嚴格工作紀律，對進出的文書檔案嚴格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，來龍去脈一落分明，確保文書檔案管理工作萬無一失。

四、醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新——信息技術(shù)的應(yīng)用

隨著近年來信息技術(shù)的快速發(fā)展，為文書檔案管理提供了可靠的保證，也為文書檔案的規(guī)范化管理提供了許多的便利條件。信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用，能夠?qū)⑨t(yī)院文書檔案信息檢索方式發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)檢索、智能檢索，提高了醫(yī)院文書檔案管理的利用率。同時，還能夠更好地加工、分析、提取、分類文書檔案信息資源，能夠提高文書檔案管理工作的效益。與此同時，數(shù)字檔案更易于修改、查詢、保存，更易于快速傳遞，大幅度降低了醫(yī)院文書檔案管理的成本，節(jié)約檔案管理人員的重復(fù)勞動。

（一）醫(yī)院文書檔案管理信息化的基本內(nèi)容。計算機技術(shù)應(yīng)用是醫(yī)院文書檔案管理信息化的核心內(nèi)容，信息化的表現(xiàn)主要是對文書檔案信息資源利用計算機來進行管理，所以，醫(yī)院文書檔案管理信息化的基本內(nèi)容具體如下：1.實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。信息化技術(shù)的到來，醫(yī)院文書檔案管理的理念、方式、規(guī)模都隨之而出現(xiàn)了新的變化，由過去缺乏整體性、獨立性的文書檔案模式發(fā)展成為文書檔案信息管理模式，通過信息化技術(shù)來及時存檔、更新文本資料信息。在信息化時代，文書檔案服務(wù)已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，可以利用互聯(lián)網(wǎng)來向醫(yī)院文書檔案管理部門提出文書檔案利用申請，大大提高了文書檔案的利用率。2.實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息的數(shù)字化。醫(yī)院文書檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是文書檔案信息數(shù)字化，醫(yī)院務(wù)必要利用信息化技術(shù)來規(guī)范化、科學(xué)化、程序化管理醫(yī)院文書檔案文件的數(shù)字化進程，通過照片、掃描等途徑將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，這樣一來，能夠有效、快速地調(diào)用處理大量的文書檔案資料，還可以全面保存、查核、錄入文書檔案數(shù)據(jù)，有利于文書檔案數(shù)據(jù)的保護及利用。3.實現(xiàn)信息檢索的自動化。計算機檢索能夠?qū)崿F(xiàn)多角度檢索，具有效率高、速度快、響應(yīng)快等的特點，這都是醫(yī)院傳統(tǒng)文書檔案管理所不具備的，特別在文書檔案數(shù)量較大時體現(xiàn)得更加明顯。

（二）醫(yī)院文書檔案的信息化建設(shè)措施。1.加強文書檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)。文書檔案工作是醫(yī)院最基礎(chǔ)的工作，務(wù)必要加強文書檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)。通過開展集中學(xué)習(xí)與自學(xué)、定期與不定期相結(jié)合的方式，促進了檔案管理員對文書檔案信息化管理的認識。而集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)的方式通常有2種方式，第一種方式是選派醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)骨干去參加外省市縣的各類培訓(xùn)；另外一種方式是定期對醫(yī)院各專兼職檔案員進行集中培訓(xùn)。值得注意的是，培訓(xùn)時務(wù)必要結(jié)合醫(yī)院的實際工作，務(wù)必要細致解讀《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》及《歸檔電子文件移交與接收暫行辦法》等一系列標準規(guī)范及政策文件。2.遵循安全性原則，加強文書檔案信息化建設(shè)。在信息化時代，信息傳播時更要注意其安全性。文書檔案信息的安全主要是指文書檔案信息利用安全及文書檔案信息存儲安全。第一，要對文書檔案信息的安全保密工作予以高度重視，務(wù)必要基于國家的相應(yīng)法律法規(guī)來要求醫(yī)院檔案管理人員樹立安全保密意識。第二，通過相應(yīng)的技術(shù)手段及措施來建立起醫(yī)院文書檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)、備份機制。第三，為了確保文書檔案信息的安全，盡量不要讓醫(yī)院的文書檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接。同時，要制定一系列的管理制度及管理辦法（涵蓋網(wǎng)絡(luò)維護、設(shè)備管理、信息維護、信息錄入等）來確保文書檔案管理系統(tǒng)的可控性、可靠性和安全性，用嚴密、規(guī)范、科學(xué)的制度來確保文書檔案系統(tǒng)的可靠運行。此外，還應(yīng)該加大文書檔案管理系統(tǒng)的維護及管理，以便更好地提升系統(tǒng)的使用價值。在文書檔案管理系統(tǒng)的日常管理維護中，務(wù)必要基于實用、有效、快捷、方便的原則來發(fā)揮系統(tǒng)功能，及時進行文書信息數(shù)據(jù)更新，從而確保提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語

總之，醫(yī)院務(wù)必要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，適應(yīng)新變化，再造新流程。這不僅是手段的更新，也是實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是提高文書檔案管理水平的必經(jīng)之路，對于醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供強有力的支撐和幫助。

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