淺談信息化在科技檔案管理中存在問題和解決方法

文／重慶燃氣集團股份有限公司　李艾

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淺談信息化在科技檔案管理中存在問題和解決方法

文／重慶燃氣集團股份有限公司李艾

【摘要】科技檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對科技文件的鑒別和篩選，從而使比較零落的文件系統(tǒng)化和規(guī)范化，對于充分發(fā)揮科技檔案的價值具有重要的意義。隨著信息化技術(shù)地快速發(fā)展，科技檔案管理也出現(xiàn)了新的變化，它使傳統(tǒng)的科技檔案管理變得更加有效率，其應用也更加方便。信息化背景下的科技檔案管理出現(xiàn)了新的特點和變化，但是在企業(yè)科技檔案管理中還存在不少問題，因此應當加強信息化技術(shù)在科技檔案管理中的應用研究，提高現(xiàn)代企業(yè)科技檔案管理的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】科技檔案管理；信息化；應用

科技檔案管理是通過對科學技術(shù)檔案進行管理和開發(fā)利用的一項具有專業(yè)化的工作，它包含了對原始科技檔案實體的收集、整理、統(tǒng)計等?？萍紮n案的信息化管理技術(shù)是按照檔案管理的要求，將整理好的檔案信息內(nèi)容按照信息技術(shù)的要求保存在硬盤或者服務(wù)器中，從而通過網(wǎng)絡(luò)的形式實現(xiàn)科技檔案信息的利用和調(diào)取等，它改變了傳統(tǒng)科技檔案管理的方式，也提高了科技檔案的利用效率，有利于發(fā)揮科技檔案的價值。計算機以及信息技術(shù)的廣泛應用，改變了傳統(tǒng)科技檔案管理的方式，實現(xiàn)了由手工管理到網(wǎng)絡(luò)化管理方式的轉(zhuǎn)變。信息化技術(shù)的應用能夠使科技人員通過信息搜索夠快速得到自己所需要的科技信息，它提高了檔案的利用效率，對于提高檔案的服務(wù)功能具有重要的意義，同時也促進了科學技術(shù)的發(fā)展。

一、科技檔案管理信息化的必要性

（一）社會性不斷增強。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和完善，社會中各種經(jīng)濟組織形式也層出不窮，企業(yè)的經(jīng)營模式也出現(xiàn)了新的變化，這使科技成果的社會化傾向逐漸增強?？萍汲晒谵D(zhuǎn)化效率上也越來越高，而且不斷地被利用和改進。科技檔案管理和科技成果的應用具有密切關(guān)系，因此科技檔案管理也應當具有社會化的性質(zhì)。對于科技檔案管理也應當跟隨時代的發(fā)展需要，不能將科技檔案管理簡單的認為是對科技資料的管理，應當從傳統(tǒng)的封閉式管理走向開放式的管理，增強其社會性，加強和社會之間的聯(lián)系，因此有必要信息化。

（二）科技檔案內(nèi)容更加豐富和復雜。近年來科學技術(shù)取得了飛速的進步，特別是信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)工業(yè)和信息技術(shù)的有效結(jié)合，碰撞出了一系列的火花，例如生產(chǎn)自動化不斷增強，自動化監(jiān)測等逐漸地進入到企業(yè)生產(chǎn)中，有效地促進了企業(yè)的進步。對于科技檔案管理來說，其管理對象和服務(wù)對象都具有社會性的特點，這決定了科技檔案內(nèi)容的復雜性和來源的廣泛性。對于企業(yè)傳統(tǒng)的科技檔案管理來說，其科技情報資料的收集和處理往往比較單一，但是在信息化的背景下，科技信息的傳遞速度更加迅速，而且其利用也更加多元。社會化的科技檔案管理其內(nèi)容來源要比傳統(tǒng)的科技檔案管理更加廣泛，其科技情報可能來自于各種生產(chǎn)行業(yè)以及科研部門等，甚至來自于國外的科研機構(gòu)，因此其內(nèi)容也更加豐富和復雜，應用更加廣泛，因此有必要信息化。

（三）科技檔案的需求逐漸多樣化。隨著科學技術(shù)地快速發(fā)展，各種企業(yè)以及國家事業(yè)機關(guān)等對于科技檔案都存在比較大的需求?？萍紮n案的用途和使用者也更加多元化，對于科技檔案內(nèi)容以及傳遞方式等需求也出現(xiàn)了多樣性的變化。在這種情況下，科技檔案的使用范圍往往也不再局限于企業(yè)之間，科技研究者以及管理人員等都存在著同樣的需求。特別是和企業(yè)生產(chǎn)相關(guān)的科技檔案，常常會被不同機構(gòu)的工作人員查閱和利用，對科技檔案的需求也比較大，進一步突出了科技檔案的需求多元性，因此有必要信息化。

二、科技檔案管理信息化應用中存在的問題

科技檔案是企業(yè)以及世界科學技術(shù)發(fā)展的見證和歷史，它包含了科研人員所受到的啟迪以及經(jīng)驗教訓等，是科學技術(shù)進步的必由之路?？萍紮n案具有歷史性的價值，也許暫時不能用到，但是在某個時間段會發(fā)揮其重要的價值。而信息化作為現(xiàn)代科技檔案管理的方向，雖然具有重要的價值，但是在應用中仍存在不少的問題，主要有以下幾方面：

（一）缺少專業(yè)的信息化科技檔案管理人才。隨著信息技術(shù)的廣泛應用，有效地提高了科技檔案管理的效率。但是企業(yè)檔案管理部門缺少專業(yè)的高技術(shù)人才，特別是具有檔案管理和信息處理能力的復合型人才。而人才的匱乏不僅阻礙了科技檔案的應用效率，還導致信息化技術(shù)不能夠充分地發(fā)揮其作用和價值。很多檔案管理人員對于信息化應用觀念落后，仍然沿著傳統(tǒng)的方法來進行科技檔案管理，沒有認識到信息化所帶來的便利；部分企業(yè)的科技檔案管理部門對于信息技術(shù)認識不足，仍然抱著傳統(tǒng)的科技檔案管理觀念，影響了科技檔案管理的質(zhì)量。人才的缺乏使得企業(yè)即使引進了現(xiàn)代化的信息設(shè)備，也難以充分地發(fā)揮其作用，也難以實現(xiàn)科技檔案的信息化和數(shù)字化，這成為了制約信息化技術(shù)在科技檔案管理應用中的首要因素。

（二）信息化設(shè)備不足。目前部分企業(yè)對于科技檔案管理的信息化工作還不夠重視，導致企業(yè)的科技檔案管理設(shè)施比較差。又由于對科技檔案管理的信息化工作不夠重視，使得企業(yè)對于科技檔案管理信息化經(jīng)費投入過少，導致檔案信息化系統(tǒng)難以建立和應用。在這種情況下檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)之間難以有效的鏈接，使檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)性和開放性比較差，難以滿足企業(yè)內(nèi)部資源共享的要求。同時不同企業(yè)之間應用的檔案管理軟件不同，其規(guī)格缺少統(tǒng)一性，導致軟件難以相互兼容，缺乏通用性。目前還沒有一個能夠完全統(tǒng)一檔案信息管理的軟件和文件檢索文件，而這種不統(tǒng)一、不協(xié)調(diào)性也阻礙了檔案信息化技術(shù)的應用，制約了科技檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）企業(yè)對于科技檔案信息化不夠重視。在科技檔案管理的信息化建設(shè)和應用的過程中，部分企業(yè)不夠重視，既沒有充分地認識到科技檔案信息化應用的價值和意義。對于科技檔案信息化建設(shè)認識不夠，沒有將科技檔案信息化作為企業(yè)管理中的重點內(nèi)容。不少企業(yè)對于科技檔案信息化應用還處于盲目階段，既沒有做好科技檔案信息化的準備，缺少完善的決策，也沒有制定針對性的管理規(guī)劃方案等。部分企業(yè)對于科技檔案管理的思想和觀念落后，不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)來推進科技檔案管理工作。

三、提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施

計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展和應用，改變了傳統(tǒng)科技檔案管理的模式。在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展中，科技檔案管理的信息化應用對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動作用。因此在信息化的背景下，如何提高企業(yè)科技信息化檔案信息管理工作，充分利用好科技檔案的服務(wù)功能已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)亟需解決的難題。

（一）加強科技檔案管理的人力資源建設(shè)工作。企業(yè)管理人員要高度重視科技檔案信息化應用工作，做好企業(yè)檔案信息化規(guī)劃，并且將科技檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)管理中。對于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)和應用來說要按照現(xiàn)代檔案管理的要求，主動地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，解放思想，對于科技檔案信息化建設(shè)和應用要做好計劃和安排。企業(yè)應當設(shè)立專門的科技檔案管理部門，配備專業(yè)的科技檔案管理人員。在檔案管理隊伍建設(shè)上，要著力引進具有檔案、信息技術(shù)背景的專業(yè)人才，提高他們的業(yè)務(wù)能力。要加強對企業(yè)科技檔案管理人員的培訓工作，使檔案管理人員能夠及時地了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術(shù)，掌握一般的檔案管理知識。不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，實現(xiàn)科技檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化方向轉(zhuǎn)變。

（二）引進現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備。要實現(xiàn)科技檔案的信息化和數(shù)字化，要引進現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備，這是科技檔案信息化的基礎(chǔ)。因此應當加強對檔案管理系統(tǒng)的投入，通過不斷完善檔案管理系統(tǒng)，更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展需要。首先從資金上解決短缺的現(xiàn)象，因為在系統(tǒng)的日常維護和升級的過程中常常需要和專業(yè)的軟件公司合作，所以其維護費用比較高。同時檔案管理的信息化技術(shù)也對硬件的要求比較高，這都需要比較多的資金投入。要正確選擇符合企業(yè)科技檔案管理的軟件和系統(tǒng)，系統(tǒng)應當具有兼容性強和便于升級性，能夠和辦公自動化系統(tǒng)等連接起來，符合檔案信息化建設(shè)的要求。在現(xiàn)代科技檔案技術(shù)條件下，做好科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護工作，提高文件的利用效率。通過原文輸入以及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案的檢索和查詢，最終建立公司科技檔案信息化管理平臺。在網(wǎng)絡(luò)化的平臺下，可以借助局域網(wǎng)等形式為企業(yè)各部門提供科技檔案查詢服務(wù)工作。在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)站中建立檔案信息子頁，并且將檔案查詢和檔案管理系統(tǒng)鏈接起來，企業(yè)內(nèi)部工作人員根據(jù)各自的權(quán)限進入系統(tǒng)查找自己所需要的文件信息。在信息化條件下，能夠借助局域網(wǎng)和因特網(wǎng)等形式，實現(xiàn)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，這種服務(wù)方式能夠突破地域和空間上的限制，為社會以及其它用戶提供科技檔案信息查詢服務(wù)，從而實現(xiàn)科技檔案信息資源共享。

（三）加強檔案信息的安全保護工作。在信息化條件下，雖然給檔案管理和服務(wù)工作帶來了巨大的便利，提高了科技檔案應用的效率，但是其安全問題仍然不能忽視。在網(wǎng)絡(luò)化條件下，黑客侵入、病毒傳播等都影響到了科技檔案的安全性，對于科技檔案來說，它是科技工作者工作的基礎(chǔ)，在發(fā)生破壞之后其損失往往難以評估和彌補。特別是隨著企業(yè)之間競爭的激烈，商業(yè)秘密侵害事件時有發(fā)生，對于檔案管理人員來說應當保護好企業(yè)的財富，使科技檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展需要。企業(yè)應當建立相應的檔案管理制度，使科技檔案應用和管理工作能夠有章可循，同時規(guī)范相關(guān)工作人員的行為，防止內(nèi)部安全事故的發(fā)生。同時還應當建立相應的檔案管理災害應急方案，建立檔案應用的嚴格審核機制，實行有效的安全維護工作機制。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會組織形態(tài)的不斷變化，企業(yè)對于新領(lǐng)域的科技檔案資源也越來越重視。企業(yè)對于科技檔案服務(wù)需求的不斷增加，特別是企業(yè)在產(chǎn)品以及項目建立的過程中特別需要檔案信息的支撐，因此科技檔案的信息化建設(shè)和應用成為了科技檔案管理的必經(jīng)之路。企業(yè)應當按照信息化的發(fā)展要求，主動地引進現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)和設(shè)備，推動企業(yè)檔案管理工作。通過利用信息化手段，加強科技信息的有效整合，從而使科技檔案管理更加的科學，這對于提高企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量，提高檔案資源的服務(wù)效率具有重要的促進作用。

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