文／云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院　周茜

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淺談醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理

文／云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院周茜

【摘要】實(shí)施醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代化管理，充分發(fā)揮人事檔案資源優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)選拔、任用、培養(yǎng)人才提供更加真實(shí)、可靠的依據(jù)，從而保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著科技的發(fā)展，人事檔案的管理已逐步網(wǎng)絡(luò)化，科技化，目前大多醫(yī)院已對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)技術(shù)量化管理醫(yī)院人事相關(guān)資料和行為，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院研究、計(jì)劃、組織、生產(chǎn)、協(xié)調(diào)、銷(xiāo)售、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動(dòng)和方法。但由于在具體管理中，人事檔案體系的構(gòu)建主要以醫(yī)務(wù)工作人員為主要導(dǎo)向，以最大限度服務(wù)公眾為主要發(fā)展目標(biāo)，盡可能滿(mǎn)足人們的需求。因此，要加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化管理還需各醫(yī)療服務(wù)人員、部門(mén)多方位合作，讓其形成以醫(yī)院人事檔案管理為主導(dǎo)、多種形式參與的檔案服務(wù)機(jī)制。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等方面的重要反映，也是重要的人事信息資源。它記錄著醫(yī)院每個(gè)職工從學(xué)校到各個(gè)工作崗位的人生軌跡，是工作經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的重要記錄。

我院是一所功能齊全、設(shè)施完備，集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)為一體的綜合型“三級(jí)甲等”中醫(yī)醫(yī)院，現(xiàn)有職工1100余人。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的現(xiàn)代醫(yī)院改革發(fā)展中，我院領(lǐng)導(dǎo)高度重視對(duì)人才的培養(yǎng)、引進(jìn)，但由于人事檔案的管理較為落后，查詢(xún)利用比較困難，開(kāi)發(fā)利用效率低，不能為醫(yī)院臨床、科研、教學(xué)工作服務(wù)。因此，我認(rèn)為人事檔案管理必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（一）資料收集不齊，且更新不及時(shí)。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括：1.學(xué)歷學(xué)位材料：學(xué)歷、學(xué)位證明；繼續(xù)教育及專(zhuān)業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書(shū)；專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；參加各種衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作證明。2.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格任職材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表；專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書(shū)、執(zhí)業(yè)證書(shū)、聘任證書(shū)和合同。3.衛(wèi)生技術(shù)成果材料：著作專(zhuān)題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專(zhuān)業(yè)科技技術(shù)成果獎(jiǎng)申報(bào)資料，典型病歷、成功搶救的病案、手術(shù)事項(xiàng)分析等。4.其它材料：參加醫(yī)院內(nèi)組織的“三基”“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)培訓(xùn)、評(píng)價(jià)材料；選派到上級(jí)醫(yī)院進(jìn)修、學(xué)習(xí)的結(jié)業(yè)證明；參加各類(lèi)學(xué)術(shù)會(huì)議，專(zhuān)題講座的證書(shū)、證明；年度考核證明；各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)。

（二）檔案材料內(nèi)容重復(fù)，分類(lèi)不明確。人事檔案材料不僅要求需要排列有序，進(jìn)行單獨(dú)存放，還要求內(nèi)容不重復(fù)，有專(zhuān)人進(jìn)行保管。我院人事部門(mén)整理歸檔了所有職工的人事檔案，但由于各種原因，導(dǎo)致工作地點(diǎn)變動(dòng)的，隨意更改姓名的，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)人事檔案的忽視，往往找不全以前的檔案，職務(wù)、職稱(chēng)變化的，不能及時(shí)更新檔案資料。為做好我院人事檔案的整理歸檔工作，2014年，我院按照市人事局的要求，選派10名職工進(jìn)行了為期6個(gè)月的檔案整理歸檔，購(gòu)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案盒，盡量收集、補(bǔ)全資料，進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，把不屬于歸檔范圍的資料清理出來(lái)，但要做到鑒別清楚，歸類(lèi)準(zhǔn)確，編排有序方面還需要下很大的功夫。目前，在查詢(xún)利用方面仍不能取到預(yù)期的效果，因此，在很大程度上羈絆了醫(yī)院人才的合理流動(dòng)和科學(xué)化配置。

二、醫(yī)院人事檔案現(xiàn)代化管理的措施

（一）實(shí)行電子文檔歸檔。首先建立了通過(guò)開(kāi)展以現(xiàn)有檔案管理人員為主，多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度，依靠現(xiàn)有醫(yī)院人事檔案室紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，由人事部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子人事檔案的管理，要求其對(duì)各類(lèi)需要收集歸檔的資料進(jìn)行鑒定、掃描、歸檔。特別是能真實(shí)地反映每一位衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、進(jìn)修培訓(xùn)、學(xué)術(shù)科研、工資狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的情況進(jìn)行真實(shí)記載。

（二）努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化，網(wǎng)絡(luò)化。以檔案的原始材料為依據(jù)，由人事部門(mén)專(zhuān)人將職工所有需要?dú)w檔的資料進(jìn)行掃描錄入微機(jī)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，定期進(jìn)行維護(hù)，建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。并根據(jù)職工在醫(yī)院從事的工作不同，而將職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類(lèi)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)職工信息進(jìn)行查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析，實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。

（三）大力提高人事檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案內(nèi)容繁瑣，靈活性大，就要求檔案管理人員有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，因此，要求人事檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、圖片處理等現(xiàn)代管理技術(shù)和管理知識(shí)。我院先后購(gòu)置了電腦、人事檔案管理軟件、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等信息化管理設(shè)備，多次組織人事檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)運(yùn)用。同時(shí)，醫(yī)院普通職工也積極參與和支持人事檔案的工作，主動(dòng)將自己的各種證件資料，特別是內(nèi)容更新變化后第一時(shí)間交到醫(yī)院人事檔案管理處，使得檔案管理工作有序進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

因此，實(shí)施醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理，對(duì)人事部門(mén)的崗位調(diào)配、職稱(chēng)晉升、轉(zhuǎn)正定級(jí)、退休、辭職、引進(jìn)、培養(yǎng)等方面有著科學(xué)的指導(dǎo)意義，真正做到人盡其才，才盡其用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、公平化管理，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院快速發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。

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