企業(yè)電子檔案管理的重要性及其實(shí)踐應(yīng)用

伍英姿

摘 要：自二十一世紀(jì)伊始，信息化發(fā)展的步伐不斷加快，逐漸占據(jù)了社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。企業(yè)檔案管理方面也逐漸開始了數(shù)字信息化建設(shè)。但是，由于種種原因，電子檔案管理在其建設(shè)進(jìn)程中依然存在一些問題，仍需在工作實(shí)踐中不斷探索。鑒于此，本文將以電子檔案管理的意義為切入點(diǎn)，圍繞其在企業(yè)中的現(xiàn)實(shí)問題展開分析，并以此提出相應(yīng)的對策，以供同行參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；信息化建設(shè)；數(shù)字檔案；現(xiàn)實(shí)問題

檔案是對企業(yè)員工成長和企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的有效信息的真實(shí)記錄，是當(dāng)前用人單位獲得職工基本信息和了解企業(yè)歷史的最便捷途徑。在信息化縱深發(fā)展的當(dāng)今，電子檔案憑借其共享性、快捷性以及高密度性等特點(diǎn)，成為了新時(shí)期檔案管理的主要內(nèi)容和重要形式。因此，加強(qiáng)對電子檔案的管理和科學(xué)利用，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要助推力。

1 信息時(shí)代下電子檔案管理的重要意義

（一）有效提高了資料歸檔質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，有效降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，節(jié)省了不必要的財(cái)力、物力以及人力等方面的投資支出。

（二）更符合時(shí)代對檔案的利用。電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。而資源使用率及用戶滿意度的提高，也就意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。與此同時(shí)，在原始文字資料的基礎(chǔ)上突破了載體的限制，實(shí)現(xiàn)了對視頻、圖像等影音文件的收集與管理，從而滿足了新時(shí)期人們對于多媒體資源的多元化需求，更加符合當(dāng)今社會(huì)對于檔案利用多元化的特征。

2 現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題

（一）信息化檔案的管理水平待提高?？陀^而論，目前企業(yè)對電子檔案管理的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)：其一，習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管；其二，過度依賴計(jì)算機(jī)，忽視對電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；其三，不作任何分類便打印所有的電子文檔，使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。

（二）企業(yè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)待強(qiáng)化?，F(xiàn)實(shí)中，仍存在部分企業(yè)對檔案管理工作的不重視現(xiàn)象，直接導(dǎo)致檔案管理人員在配備上不能滿足檔案工作發(fā)展的需求。比如，將工作能力較弱，或是即將退休的老同志安排在這“可有可無”的崗位上，不但沒有崗前培訓(xùn)，相關(guān)專業(yè)也不對口，后期更是缺少在職檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)技術(shù)能力的提升指導(dǎo)，使檔案管理人員素質(zhì)與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，亦與檔案管理信息化建設(shè)相脫節(jié)。

（三）電子檔案管理安全問題待重視。信息化技術(shù)作為一把“雙刃劍”，它在為人們帶來科技與便捷的同時(shí)，也具有一些安全隱患。首先，由于因特網(wǎng)與生俱來的開放性特點(diǎn)，從網(wǎng)絡(luò)架到協(xié)議以及操作系統(tǒng)等都是對外開放的，網(wǎng)絡(luò)主體之間的聯(lián)系也是匿名的、開放的，而不是封閉的、保密的。其這種“先天”的技術(shù)弱點(diǎn)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)易受攻擊。其次，信息安全問題會(huì)隨著信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與因特網(wǎng)的普及而迅速擴(kuò)大。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全問題常常表現(xiàn)為一種技術(shù)對抗，但由于因特網(wǎng)的龐大系統(tǒng)，病毒極易滋生和傳播，對信息的破壞、竊取等通常都是以技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)的。其不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，在行為實(shí)施后對機(jī)器硬件的信息載體可以不受任何損失，甚至不留任何痕跡，但對檔案資料的破壞程度巨大。

3 優(yōu)化企業(yè)電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用

提高管理員專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化信息化管理意識(shí)。在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所一直使用的是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢而生的產(chǎn)物，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會(huì)各界必須改變原有的檔案管理意識(shí)和方法，以適應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展需求。具體地說，首先要求領(lǐng)導(dǎo)層致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識(shí)的加強(qiáng)。其次，要使檔案管理部門及相關(guān)部門在思想意識(shí)層面加大對其重視力度，對其作用與應(yīng)用進(jìn)行積極宣傳，提高不同領(lǐng)域、不同部門的人員對于電子檔案的認(rèn)識(shí)和利用程度，同時(shí)不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使之意識(shí)到工作重要性的同時(shí)，從而爭取更多對改善電子檔案信息化管理方面的更多投人，以促進(jìn)電子檔案管理建設(shè)得以有序開展。

（二）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，保障電子檔案安全性。具體地說，一是加大信息化配置的力度，比如，以具體需求為基礎(chǔ)，購置網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站、計(jì)算機(jī)軟硬件、檔案掃描設(shè)備等信息化基礎(chǔ)設(shè)施；利用計(jì)算機(jī)管理軟件輔助完成收集、整理、立卷、管理與檢索企業(yè)相關(guān)檔案信息；創(chuàng)建館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫與各類專題信息數(shù)據(jù)庫。信息源作為開展電子檔案管理的基石所在，即便程序控制與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)非常完善，錄入的信息源質(zhì)量也會(huì)在很大程度上嚴(yán)重影響著企業(yè)整體檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理。所以，在對信息源管理的過程中，既要追求進(jìn)度又要注重質(zhì)量，加強(qiáng)制度建設(shè)與技術(shù)控制，明確信息采集標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)化操作規(guī)程，同時(shí)要兼顧提高信息錄入工作人員的綜合素養(yǎng)培養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任感與使命感，以此確保信息錄入的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。

（三）加大信息資源開發(fā)度，完善信息化管理體系。電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。前文已述，企業(yè)檔案信息資源的重要性主要體現(xiàn)在它對企業(yè)生存和發(fā)展的貢獻(xiàn)上，但如果企業(yè)一味的收藏信息資源而不能夠加以充分利用，就恰好符合了所謂的“暴殄天物”——雖其貴重，但很難實(shí)現(xiàn)其根本價(jià)值。所以，在對企業(yè)電子檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行管理的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重平時(shí)企業(yè)檔案信息的收集、歸檔，和之后的開發(fā)與利用，養(yǎng)成開展工作先查閱檔案信息資源的良好工作習(xí)慣，少走不必要的“彎路”。

4 結(jié)語

社會(huì)在飛速發(fā)展，技術(shù)在急驟革新，因此企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)成為了一項(xiàng)必然且長期的工程，需要從業(yè)人員在理論上繼續(xù)探究，在實(shí)踐過程中不斷探索。加上我國正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，面對層出不窮的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，企業(yè)檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，高度關(guān)注新科技的出現(xiàn)與發(fā)展，從整體與宏觀著手，在信息化建設(shè)與管理的過程中，突出重點(diǎn)，分步實(shí)施，追求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展，從而為建立一套完備的數(shù)字化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，積極推動(dòng)檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，不斷取得新突破，致力于建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

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