利用“稿件追蹤”系統(tǒng)高效識(shí)別一稿多投

王繼紅，鄧 群，肖愛(ài)華

《中國(guó)礦業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，江蘇徐州 221008

利用“稿件追蹤”系統(tǒng)高效識(shí)別一稿多投

王繼紅，鄧 群，肖愛(ài)華

《中國(guó)礦業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，江蘇徐州 221008

出版者怎樣快速識(shí)別一稿多投、新編輯如何快捷有效地取舍來(lái)稿，是編輯部經(jīng)常遇到的問(wèn)題。介紹了我編輯部利用稿件追蹤系統(tǒng)識(shí)別一稿多投和提高來(lái)稿取舍效率的實(shí)踐方法。建議每個(gè)編輯部都加入稿件追蹤平臺(tái)，做到在稿件送審前和刊發(fā)前對(duì)其進(jìn)行追蹤核查，最大限度降低一稿多投造成的資源浪費(fèi)，減少因不能識(shí)別一稿多投所致的一稿多發(fā)等學(xué)術(shù)不端行為。

稿件追蹤系統(tǒng)；一稿多投；使用方法；稿件

為盡快使自己的論文見(jiàn)刊，部分作者抱著“廣撒網(wǎng)”的態(tài)度，傾向于一稿多投并付諸實(shí)踐。因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱，編輯部之間的信息溝通不暢，編輯部對(duì)一稿多投現(xiàn)象一直無(wú)法有效識(shí)別。從規(guī)范學(xué)術(shù)道德和避免編輯出版單位重復(fù)勞動(dòng)的角度出發(fā)，編輯出版者希望能夠減少或避免一稿多投。很多編輯同仁從不同的角度分析了一稿多投現(xiàn)象的原因、控制和防范措施[1-3]。各個(gè)期刊編輯部也結(jié)合自身情況做出各種努力，并取得了一定的成果[4-7]。但因作者有意掩飾，而且文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄論文時(shí)間會(huì)滯后于期刊發(fā)表時(shí)間等原因，對(duì)于同時(shí)投稿或重復(fù)發(fā)表的論文仍然沒(méi)有有效的防范措施，故一稿多投現(xiàn)象仍時(shí)常發(fā)生。目前中國(guó)知網(wǎng)的“學(xué)術(shù)不斷檢測(cè)系統(tǒng)”中新增了“稿件追蹤” 功能，編輯利用“稿件追蹤”可以清楚查看每一篇稿件的投稿歷史，從而避免一稿多投及一稿多投導(dǎo)致的重復(fù)發(fā)表。此外，稿件追蹤系統(tǒng)還可以幫助編輯在初審環(huán)節(jié)篩選稿件，特別是對(duì)經(jīng)驗(yàn)不足的新編輯來(lái)說(shuō)，能幫助其快捷有效識(shí)別一稿多投現(xiàn)象，從而提高審稿的工作效率。下面結(jié)合我刊編輯部的實(shí)踐，詳細(xì)介紹“稿件追蹤”系統(tǒng)的使用方法和使用技巧。

1 稿件追蹤系統(tǒng)的使用方法

首先登錄“學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)”，按照正常檢測(cè)稿件的程序，上傳論文后點(diǎn)擊系統(tǒng)中的“稿件追蹤”即可顯示出稿件追蹤窗口，如圖1所示。在此窗口中可以查看篇名、作者、檢測(cè)時(shí)間和已投編輯部次數(shù)。在之前未投往別處的，即只投了一次的稿件，在此不作顯示。

圖1 稿件追蹤系統(tǒng)窗口

點(diǎn)擊“已投編輯部次數(shù)”欄中的數(shù)字，可以打開(kāi)投稿記錄窗口，了解該稿件的投稿或檢測(cè)歷史，如圖2所示。在此窗口里可以清楚地看到此稿件歷次被檢測(cè)時(shí)的篇名、作者、已投編輯部名稱、檢測(cè)時(shí)間和兩次投稿內(nèi)容的對(duì)比結(jié)果。我們?cè)谑褂眠^(guò)程中發(fā)現(xiàn)稿件追蹤系統(tǒng)的功能比較強(qiáng)大，即便作者是在修改了文章的題目或作者署名后再投的，也能被稿件追蹤系統(tǒng)識(shí)別，都被一一統(tǒng)計(jì)在列。需要說(shuō)明的是：當(dāng)檢測(cè)時(shí)間顯示為紅色時(shí)，表示該篇文獻(xiàn)的檢測(cè)時(shí)間早于當(dāng)前文獻(xiàn)；當(dāng)檢測(cè)時(shí)間顯示為藍(lán)色時(shí)，表示該篇文獻(xiàn)的檢測(cè)時(shí)間晚于當(dāng)前文獻(xiàn)；當(dāng)已投編輯部名稱顯示為“/”時(shí)，表示該編輯部尚未加入稿件追蹤平臺(tái)，暫無(wú)法查看其基本信息。

圖2 投稿記錄窗口

在單篇文檔對(duì)比結(jié)果細(xì)覽窗口中，可以詳細(xì)地看到兩次投稿的文字復(fù)制比、稿件上傳時(shí)間和來(lái)自何編輯部等信息，更能清楚地比較兩次投稿內(nèi)容的詳細(xì)異同，相同的內(nèi)容顯示為藍(lán)色，不同的內(nèi)容顯示為黑色。

在圖2的投稿記錄窗口中，編輯部還可以點(diǎn)擊“修改編輯部基本信息”按鈕修改本編輯部的相關(guān)信息，如編輯部名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系人職務(wù)、電話等。點(diǎn)擊“生成報(bào)告單”按鈕可以生成稿件追蹤報(bào)告單，里面清楚地顯示了該稿件已經(jīng)投過(guò)哪些編輯部，對(duì)應(yīng)編輯部的相關(guān)信息也是一目了然。若是編輯自己對(duì)稿件把握不準(zhǔn)，可以直接向?qū)?yīng)編輯部電話咨詢?cè)摳寮那闆r。這有助于編輯更好地全面把握稿件的學(xué)術(shù)水平、是否已經(jīng)被退稿、退稿原因等信息。編輯可以根據(jù)需要選擇保存或者打印稿件追蹤報(bào)告單。

2 利用稿件追蹤識(shí)別一稿多投、篩選來(lái)稿

雖然稿件追蹤系統(tǒng)的功能很強(qiáng)大，可以給編輯提供很多數(shù)據(jù)信息，但它畢竟只是一個(gè)操作平臺(tái)，還需要編輯根據(jù)實(shí)際情況分析它所提供的數(shù)據(jù)信息的內(nèi)涵之意，做到充分合理地利用這個(gè)平臺(tái)，更快更好地做好稿件審理工作。

2.1 送審前判斷是否可被送審

為盡早識(shí)別一稿多投，避免編輯部后期的資源浪費(fèi)，編輯在稿件送審前可以先在稿件追蹤系統(tǒng)上查看此稿件的投稿歷史，了解該稿件的投稿情況。如上文所述，當(dāng)檢測(cè)時(shí)間顯示為紅色時(shí)，表示該篇文獻(xiàn)的檢測(cè)時(shí)間早于當(dāng)前文獻(xiàn)。據(jù)我刊的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)檢測(cè)時(shí)間顯示為紅色時(shí)，可以分3種情況判斷該稿件是否可以被送審。1）若是上次檢測(cè)距本次檢測(cè)時(shí)間為兩三天到半個(gè)月，且改動(dòng)不大，只是對(duì)個(gè)別文字進(jìn)行了修改，則很可能是作者投稿前的自檢，可以送審；若改動(dòng)較大，說(shuō)明作者有一稿多投的傾向[6]，在送審前可以善意地提醒作者請(qǐng)勿一稿多投，并將本編輯部對(duì)一稿多投的懲罰措施向作者說(shuō)明。相信作者在了解后后會(huì)主動(dòng)將一稿多投的稿件撤回。2）若是上次檢測(cè)距本次檢測(cè)時(shí)間為半個(gè)月到3個(gè)月，說(shuō)明作者有很大的可能將稿件同時(shí)投給2個(gè)編輯部，一般為的一稿多投。因?yàn)槎鄶?shù)科技期刊編輯部的審稿時(shí)間為3個(gè)月，3個(gè)月后無(wú)結(jié)果可以另投他刊。社科期刊的審稿周期一般要短一些。各類期刊編輯部可以根據(jù)自身的審稿周期酌情修改此時(shí)間段的劃分。3）若是上次檢測(cè)距本次檢測(cè)時(shí)間為3個(gè)月以上，一般是被其他編輯部退稿后再投的，但也不排除別的編輯部長(zhǎng)時(shí)間未給出評(píng)審結(jié)果，作者等不及而再投。總之，這種情況下一稿多投的可能性較小。對(duì)于這種被其他編輯部退稿后又轉(zhuǎn)投到本編輯部的稿件，可分兩種情況決定是否送審：一是仔細(xì)辨別后認(rèn)為有新意的稿件，可以送給專家評(píng)審，此類稿件被退稿可能是因存有爭(zhēng)議，發(fā)表之后被引用的可能性較大；二是創(chuàng)新性不強(qiáng)的文章可以直接退稿。

當(dāng)遇到不易判斷質(zhì)量好壞的稿件時(shí)，也可以通過(guò)稿件追蹤報(bào)告單中已投編輯部的聯(lián)系方式，向相關(guān)編輯部咨詢處理此稿件的情況，了解此稿的評(píng)審意見(jiàn)，從而幫助編輯快速做出“退”或“審”的判斷。

當(dāng)檢測(cè)時(shí)間為藍(lán)色時(shí)，說(shuō)明該稿在投往本刊后又投了他刊，屬于典型的一稿多投。

2.2 刊發(fā)前判斷是否重復(fù)發(fā)表

我編輯部會(huì)在稿件通過(guò)專家評(píng)審后、刊發(fā)前再次查看稿件追蹤系統(tǒng)對(duì)該稿的追蹤。因?yàn)楦寮粉櫹到y(tǒng)可將改頭換面后再投的稿件檢測(cè)出來(lái)，故還可通過(guò)它避免一稿多發(fā)現(xiàn)象，有效地避免學(xué)術(shù)不端行為。若刊發(fā)前對(duì)稿件進(jìn)行追蹤，發(fā)現(xiàn)稿件被重復(fù)檢測(cè)，且檢測(cè)時(shí)間顯示為藍(lán)色，表示該篇文獻(xiàn)的檢測(cè)時(shí)間晚于當(dāng)前文獻(xiàn)（系統(tǒng)記錄的當(dāng)前文獻(xiàn)的檢測(cè)時(shí)間仍為本編輯部第一次檢測(cè)該文獻(xiàn)的時(shí)間），說(shuō)明作者在投本刊的同時(shí)又投了其他編輯部。此時(shí)，需要編輯與作者溝通，要求作者將投至別的編輯部的稿件撤回，避免作者一稿多發(fā)以及由此生發(fā)的爭(zhēng)議。

3 稿件追蹤平臺(tái)應(yīng)用效果的實(shí)證分析

我刊自2013年6月開(kāi)始使用稿件追蹤系統(tǒng)。在利用該系統(tǒng)后，在縮短來(lái)稿初審時(shí)間、減少送審量、提高送審質(zhì)量、 縮短見(jiàn)刊周期、降低不端文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量等方面都得到明顯的改善。

來(lái)稿初審時(shí)間由原來(lái)的20 d縮短為5 d，稿件送審量減少三分之一，有效降低了稿件送外審的壓力，送審稿件質(zhì)量也有所提高。這樣既減少了編輯的無(wú)謂工作量，又使評(píng)審專家對(duì)期刊印象更好，更易接受審稿邀請(qǐng)。我刊的出版周期由原來(lái)的16個(gè)月縮短為10個(gè)月左右，最快的3個(gè)月左右。出版周期的縮短，提高了作者對(duì)我刊的信任度和滿意度，培養(yǎng)了一批忠實(shí)作者。由中國(guó)知網(wǎng)發(fā)布的2014年度《中國(guó)學(xué)術(shù)期刊影響因子年報(bào)》可知，使用稿件追蹤系統(tǒng)后，我刊發(fā)表的不端文獻(xiàn)數(shù)量由2010年的7篇降至2013年的1篇。

4 問(wèn)題和建議

因目前加入稿件追蹤平臺(tái)的編輯部為數(shù)不多，所以在使用稿件追蹤系統(tǒng)查看“已投編輯部名稱”時(shí)，有時(shí)候會(huì)顯示為“/”，表示該編輯部尚未加入稿件追蹤平臺(tái)，暫無(wú)法查看其基本信息。這就為編輯了解稿件投稿歷史增加了困難。因此，呼吁更多的編輯部加入稿件追蹤平臺(tái)，這樣更容易判斷一篇被多次檢測(cè)的稿件到底是作者自己投稿前檢測(cè)，還是被已投的編輯部檢測(cè)。若每一個(gè)編輯部都加入了這個(gè)平臺(tái)，并且在送審前和刊發(fā)前都利用稿件追蹤系統(tǒng)對(duì)稿件進(jìn)行追蹤核查，相信一稿多投會(huì)無(wú)處遁形，從而在技術(shù)上防范一稿多投、一稿多發(fā)這些學(xué)術(shù)不端行為。

在使用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)投稿記錄窗口里的“篇名”時(shí)常是以數(shù)字編號(hào)的形式出現(xiàn)，“作者”欄里也通常是空白，這給編輯的判斷增加了困難。建議編輯部上傳的稿件都以稿件編號(hào)+文章名+作者姓名的方式命名，這樣就可以輕松地判斷出是否是編輯部檢測(cè)，因?yàn)橛勺髡咦约簷z測(cè)的文獻(xiàn)不會(huì)有稿件編號(hào)，而且作者自己檢測(cè)時(shí)一般不愿意讓自己的名字出現(xiàn)。

5 結(jié)論

稿件追蹤系統(tǒng)是一個(gè)應(yīng)時(shí)代需要而出現(xiàn)的新生事物，如果各個(gè)編輯部都加入這個(gè)平臺(tái)，并合理充分地利用，相信令編輯界頭疼的一稿多投和重復(fù)發(fā)表現(xiàn)象會(huì)無(wú)處遁形，令學(xué)術(shù)界頭疼的學(xué)術(shù)不端現(xiàn)象也會(huì)隨之有所收斂，還給學(xué)術(shù)界一片凈土。

[1]張小強(qiáng)，蔡珍紅，呂賽英，等.教育部科技部學(xué)術(shù)規(guī)范視野下的一稿多投及其對(duì)編輯工作的啟示[J].編輯學(xué)報(bào)，2011，23（1）：12-14

[2]吳慶晏.一稿多投現(xiàn)象再思考[J].編輯之友，2013（4）：88-89

[3]冷懷明，劉洪娥，欒嘉，等.避免科技論文重復(fù)發(fā)表和一稿多投的機(jī)制與實(shí)踐[J].編輯學(xué)報(bào)，2007，19（6）：457-458.

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[5]陳翔.關(guān)于一稿多投與科技期刊自身建設(shè)的思考[J].編輯學(xué)報(bào)，2010，22（5）：450-451.

[6]陳靜.學(xué)術(shù)期刊重復(fù)發(fā)表的異化形式及阻斷策略[J].編輯學(xué)報(bào)，2007，19（4）：282-283.

[7]吳培紅，冷懷明，汪勤儉，等.防范科技論文一稿多投和重復(fù)發(fā)表的實(shí)踐與思考[J].編輯學(xué)報(bào)，2009，21（5）：434-435.

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WANG Jihong，DENG Qun，XIAO Aihua

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manuscript tracking system；multiple submission；usage；paper

G2

A

1674-6708（2015）145-0156-02

中國(guó)科技期刊影響力提升計(jì)劃項(xiàng)目；2015年度江蘇省期刊協(xié)會(huì)研究課題“利用數(shù)據(jù)庫(kù)提升江蘇省科技期刊國(guó)際影響力”（2015JSQKA002）

王繼紅，編輯，碩士，研究方向：編輯學(xué)和文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)