公司物資管理信息化的探索與研究

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公司物資管理信息化的探索與研究

周逢陽(yáng)

(馬鋼集團(tuán)財(cái)務(wù)部,安徽馬鞍山243000)

【摘要】在傳統(tǒng)的物資管理環(huán)境中，企業(yè)管理得到的通常是過(guò)時(shí)的甚至是錯(cuò)誤的信息，成本消耗過(guò)高，資金占用較大，嚴(yán)重制約了企業(yè)管理水平；充分利用信息技術(shù)推動(dòng)了物資管理的進(jìn)步，建立了適合本企業(yè)物資管理流程的信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】物資管理;信息化;建設(shè);企業(yè)管理;影響

1　物資管理信息化的現(xiàn)實(shí)背景

1.1項(xiàng)目背景

南山礦業(yè)公司是馬鋼集團(tuán)公司最大的礦山企業(yè)，南山礦業(yè)公司的倉(cāng)庫(kù)也是馬鋼集團(tuán)礦山的頭號(hào)大庫(kù)，儲(chǔ)備各種存貨達(dá)3萬(wàn)多種，原總庫(kù)存金額近5000多萬(wàn)元。但由于管理跟不上信息化的步伐，2006年前一直沿用著相對(duì)原始的管理核算模式。在2002至2004年的兩次清產(chǎn)核資中，技術(shù)淘汰的材料備件達(dá)2600萬(wàn)元之多，特別是在第一次清產(chǎn)核資中，將近核銷(xiāo)了當(dāng)時(shí)庫(kù)存的40%。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)在不知不覺(jué)中給企業(yè)造成了極大的浪費(fèi)。

1.2物資管理信息化建設(shè)是形勢(shì)的必然

隨著南山礦業(yè)公司財(cái)務(wù)電算化、辦公自動(dòng)化等信息化系統(tǒng)的逐步的建立，物資管理的信息化建設(shè)也緊迫起來(lái)。如果能夠完善一套物資管理信息系統(tǒng)，就能搭建起精細(xì)、高效的管理平臺(tái)。強(qiáng)勢(shì)的信息能力（采集信息、儲(chǔ)存信息、傳輸信息和處理信息的能力），將為管理者突破時(shí)間、空間的局限，為建立緊湊型的管理層級(jí)提供技術(shù)基礎(chǔ)。

1.3物資管理信息化建設(shè)是強(qiáng)化管理的需求，是建設(shè)數(shù)字化企業(yè)的重要內(nèi)容

企業(yè)生產(chǎn)與消耗是緊密聯(lián)系著的。在整個(gè)物流過(guò)程中，物資的消耗是不可逆的，如果發(fā)生無(wú)效消耗，受到的損失也是無(wú)法挽回的，因此企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中，不重視對(duì)物資的管理，會(huì)造成物資的流失浪費(fèi)，從而使消耗增大、成本增加，直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力下降。如果實(shí)現(xiàn)信息的有效組合，會(huì)使這個(gè)世界發(fā)生“質(zhì)”的變化，信息代替實(shí)際操作，減少浪費(fèi)，節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)事物的無(wú)縫對(duì)接，在物流環(huán)節(jié)中，我們真的可以做到“零庫(kù)存”，取消倉(cāng)庫(kù)，只用自動(dòng)分類(lèi)、分揀系統(tǒng)就能保證及時(shí)供貨。南山礦業(yè)公司設(shè)備種類(lèi)繁多、分布面廣，獨(dú)立作業(yè)與生產(chǎn)流水線作業(yè)并行。由于生產(chǎn)任務(wù)繁重，設(shè)備長(zhǎng)期處于高負(fù)荷、連續(xù)運(yùn)行狀態(tài)，設(shè)備作業(yè)環(huán)境和作業(yè)條件較差，加上高溫和潮濕天氣較長(zhǎng)，而且主體設(shè)備多為上世紀(jì)六七十年代產(chǎn)品，這些客觀條件決定物資消耗較大，特色設(shè)備采購(gòu)較多。建立一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的物資信息系統(tǒng)可使管理人員清晰明了南山礦業(yè)公司存貨狀態(tài)，以生產(chǎn)所需定采購(gòu)之量，從經(jīng)驗(yàn)判斷到精確量化，從而能夠避免因盲目采購(gòu)積壓庫(kù)存、占用資金和因采購(gòu)不及耽誤生產(chǎn)等情況的不斷發(fā)生?！按尕浶畔⒐芾砟Ｊ健钡慕ⅲ軕?yīng)對(duì)企業(yè)產(chǎn)能規(guī)模發(fā)展的管理需求，以求達(dá)到降低采購(gòu)成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本和管理成本，加速資金周轉(zhuǎn)、提高工作效率、提升管理水平的目的。

根據(jù)南山礦業(yè)公司物資管理工作實(shí)際，物資管理信息化建設(shè)應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：物資的需求計(jì)劃管理、物資采購(gòu)管理、倉(cāng)庫(kù)管理、物資采購(gòu)決策審核管理、物資信息轉(zhuǎn)輸管理、財(cái)務(wù)結(jié)算和供應(yīng)商檔案管理；其基本工作流程是：確立物資管理信息化建設(shè)具體工作目標(biāo)、制定各項(xiàng)管理制度確保系統(tǒng)工作穩(wěn)定性、編制可行的操作流程圖、實(shí)行工作人員崗前培訓(xùn)、對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的總結(jié)分析。

2　南山礦業(yè)公司物資管理信息化的主要內(nèi)容

在實(shí)踐的過(guò)程中，物資管理信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的流程、會(huì)計(jì)核算流程和企業(yè)管理的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，其主要內(nèi)容如下：

2.1物資需求計(jì)劃管理

物資需求計(jì)劃管理見(jiàn)圖1,使用需求是計(jì)劃工作的重點(diǎn)，其計(jì)劃的設(shè)計(jì)既要滿(mǎn)足生產(chǎn)所需，又要有合理的工作流程和合理的物資庫(kù)存，采購(gòu)管理中首要是進(jìn)行物資平衡的設(shè)計(jì)，通過(guò)領(lǐng)用單位提出的使用申請(qǐng)與倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的直接對(duì)比，可以清晰的了解需要采購(gòu)的物資數(shù)量種類(lèi)，在考慮保險(xiǎn)儲(chǔ)備的情況下，精確的制定出采購(gòu)計(jì)劃單。

圖1　物資需求計(jì)劃管理

2.2物資采購(gòu)管理

物資采購(gòu)管理見(jiàn)圖2,采購(gòu)離不開(kāi)貨比三家，通過(guò)報(bào)價(jià)信息的錄入，比價(jià)自動(dòng)完成，方便快捷的完成了采購(gòu)員以前頭疼的工作。而且可以更加靈活的選擇供應(yīng)商，帶來(lái)了采購(gòu)成本的節(jié)約。盡可能的避免了虛假“陽(yáng)光”采購(gòu)，減少了人為因素，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)過(guò)程的全員監(jiān)督和質(zhì)量監(jiān)督。系統(tǒng)中設(shè)立了合同范本、網(wǎng)絡(luò)簽章，提高了工作效率。

圖2　物資采購(gòu)管理

通過(guò)合同錄入入庫(kù)單，可以知道該合同的已執(zhí)行和未執(zhí)行金額。同時(shí)生成的入庫(kù)單中標(biāo)明了實(shí)際采購(gòu)金額和價(jià)格差異產(chǎn)生的具體情況，從而合理籌劃，有目標(biāo)、有重點(diǎn)的選擇采購(gòu)時(shí)間和商家，帶來(lái)了采購(gòu)成本的節(jié)約，減少了資金占用。

與供應(yīng)商簽訂的合同和供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票，以及發(fā)票后面的實(shí)物清單形成了高度的一致，通過(guò)合同錄入發(fā)票，未簽合同的就不能開(kāi)具發(fā)票，并與實(shí)際驗(yàn)收物資比對(duì)，有效的防止了舞弊行為的發(fā)生，提高了采購(gòu)物資的質(zhì)量，減少了人為事故的隱患。

2.3倉(cāng)庫(kù)管理

倉(cāng)庫(kù)管理是整個(gè)系統(tǒng)的基石，是數(shù)據(jù)更新最頻繁的模塊，是各模塊的交匯點(diǎn)。采購(gòu)模塊中生成的入庫(kù)單經(jīng)計(jì)劃員審核后到達(dá)該模塊，入庫(kù)驗(yàn)收和出庫(kù)后，數(shù)據(jù)抵達(dá)財(cái)務(wù)核算模塊，所以倉(cāng)庫(kù)模塊的設(shè)計(jì)好壞直接關(guān)系到數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。

由于該模塊的使用對(duì)象是計(jì)算機(jī)知識(shí)相對(duì)比較薄弱的保管員，所以在該模塊的設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮大量簡(jiǎn)化的操作方法，盡量減少保管員的鍵盤(pán)錄入。系統(tǒng)設(shè)置了許多自動(dòng)匹配的功能，使操作員非常容易理解和掌握，同時(shí)，防錯(cuò)能力強(qiáng)，做到非正確輸入不接受。對(duì)于出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的情況，信息系統(tǒng)有糾偏、糾錯(cuò)的功能。

2.4物資采購(gòu)決策審核管理

一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)不可事必躬親，對(duì)于無(wú)關(guān)大局的采購(gòu)事項(xiàng)，可在嚴(yán)密的內(nèi)控制度下采取分權(quán)政策，好的內(nèi)控制度比領(lǐng)導(dǎo)簽字更為有效，因此，“決策審核”在信息系統(tǒng)中的設(shè)計(jì)要符合內(nèi)部控制制度的要求。

2.5系統(tǒng)查詢(xún)

信息化強(qiáng)調(diào)的是快速獲取信息的能力，通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)可以快速的獲得物資管理方面的許多及時(shí)性信息，便于領(lǐng)導(dǎo)決策。該模塊涵蓋了所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的查詢(xún)，可生成大量的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，使傳統(tǒng)的物資ABC管理體系走向全面細(xì)化的管理體系。

2.6財(cái)務(wù)結(jié)算

信息系統(tǒng)使物資管理與財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了高度的統(tǒng)一。

信息系統(tǒng)可以及時(shí)的分類(lèi)匯總領(lǐng)料成本和領(lǐng)料用途，為內(nèi)部領(lǐng)用單位的成本控制和成本考核帶來(lái)了嚴(yán)肅性和可操作性。

資金支付時(shí)，可直接核對(duì)物資驗(yàn)收入庫(kù)單、發(fā)票和合同，編制、打印付款單，防止了手工操作中，供應(yīng)商的開(kāi)戶(hù)行、帳號(hào)、發(fā)票，采購(gòu)合同、驗(yàn)收入庫(kù)單、商品價(jià)格不一致的惡意情況的發(fā)生，避免了經(jīng)濟(jì)糾紛。

2.7供應(yīng)商檔案管理

信息系統(tǒng)實(shí)行供應(yīng)商檔案管理，自動(dòng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)劣評(píng)比，實(shí)現(xiàn)末位淘汰。

3　南山礦業(yè)公司物資管理信息化建設(shè)的基本工作流程

3.1確立工作目標(biāo)

總結(jié)傳統(tǒng)物資管理中存在的問(wèn)題，制定“物資管理信息化”工程的工作目標(biāo)是非常必要的，其主要目標(biāo)為：完善和規(guī)范物資管理制度，提高物資管理水平，嚴(yán)格過(guò)程、細(xì)節(jié)控制，建立預(yù)測(cè)機(jī)制，建立精準(zhǔn)、高效的物資信息平臺(tái)，從而使采購(gòu)成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本和管理成本不斷降低。其體現(xiàn)為：

管理集成化。建立存貨管理信息系統(tǒng)時(shí)，強(qiáng)調(diào)要克服各操作程序之間的孤立應(yīng)用和缺乏內(nèi)在聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和互動(dòng)，防止“信息孤島”產(chǎn)生。

經(jīng)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)化。物資管理要同外部系統(tǒng)協(xié)同，推動(dòng)物流企業(yè)與企業(yè)物流發(fā)展，繁榮物流市場(chǎng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，協(xié)同企業(yè)與客戶(hù)之間的聯(lián)系與合作，以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和水平。

決策智能化?，F(xiàn)代的存貨管理系統(tǒng)要能集中反映市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化，其決策信息不能沿用傳統(tǒng)的主要依靠經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)的方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息，實(shí)現(xiàn)決策的高效精準(zhǔn)。

工作協(xié)同化。企業(yè)存貨信息系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等建在統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，達(dá)到資源共享，互連、互通、互動(dòng)。

3.2制定各項(xiàng)管理制度

對(duì)企業(yè)的存貨業(yè)務(wù)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，存在著從人工管理到計(jì)算機(jī)管理過(guò)渡的諸多適應(yīng)性問(wèn)題，這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它受到硬件、軟件、操作人員和管理人員等多方面因素的影響，應(yīng)用的好，它能極大的提高業(yè)務(wù)處理效率和管理水平，但如果各方面的準(zhǔn)備工作做的不充分、不完善，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)就不能充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，甚至成為一種負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致實(shí)施應(yīng)用的失敗。

為了確保信息系統(tǒng)正常、持續(xù)、穩(wěn)定的運(yùn)行，必須制定各項(xiàng)管理方案和制度。

3.3編制可行的操作流程圖，并按流程圖開(kāi)展物資信息化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)概圖(圖3)和程序設(shè)計(jì)圖(圖4)將管理參預(yù)者置身于環(huán)境的模擬與系統(tǒng)的運(yùn)行中，通過(guò)角色扮演了解各主要崗位的責(zé)任和義務(wù)，分析主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與系統(tǒng)整體間的關(guān)系，體會(huì)部門(mén)業(yè)務(wù)在企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用，消除潛伏在系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施過(guò)程中的認(rèn)識(shí)障礙。以馬鋼集團(tuán)南山礦業(yè)公司為例：

(1)網(wǎng)絡(luò)概圖見(jiàn)圖3

圖3　網(wǎng)絡(luò)概圖

(2)軟件開(kāi)發(fā)程序圖見(jiàn)圖4

圖4　程序設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)框圖

3.4全員信息化培訓(xùn)。

一套信息平臺(tái)運(yùn)用的好壞，關(guān)鍵在于人員的素質(zhì)，因此員工培訓(xùn)工作尤其重要，培訓(xùn)工作主要分為兩點(diǎn)：一是對(duì)員工進(jìn)行管理思想和理念的培訓(xùn)。二是對(duì)系統(tǒng)功能、維護(hù)及基本操作業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。這其中管理思想和理念的培訓(xùn)更為重要，傳統(tǒng)工作模式在人們心中已經(jīng)根深蒂故，要想轉(zhuǎn)變非常困難，但信息系統(tǒng)的產(chǎn)生本身就是一種高度知識(shí)化的產(chǎn)物，只有觀念轉(zhuǎn)變了，人們才有可能自覺(jué)地提高業(yè)務(wù)水平，才能使用好、維護(hù)好信息工具，才能享受信息系統(tǒng)帶來(lái)的快樂(lè)。

3.5對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行總結(jié)分析。

信息技術(shù)極大的改變了人們的行為方式，從而也帶來(lái)了極大的效能不確定性。因此對(duì)系統(tǒng)的總結(jié)分析必不可少，特別是細(xì)節(jié)管理過(guò)程分析，有無(wú)漏洞，是否切合本企業(yè)實(shí)際，都要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)，任何事物的產(chǎn)生都不是一蹴而就的，都是在否定之否定中產(chǎn)生的。

4　未來(lái)構(gòu)想

就目前來(lái)看，由于種種客觀因素的存在，南山礦業(yè)公司物資管理信息系統(tǒng)還有待進(jìn)一步的改進(jìn)和完善，主要體現(xiàn)為：物資管理信息系統(tǒng)是原有工作流程的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，由于企業(yè)體制難以變化，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)工作流程再造。

基于上述原因，南山礦業(yè)公司物資管理信息系統(tǒng)還須在網(wǎng)絡(luò)流程科學(xué)化、業(yè)務(wù)流程再造化上作進(jìn)一步的探索。具體構(gòu)想如下:

(1)建立企業(yè)與分銷(xiāo)商協(xié)同的物資信息管理模式

物資管理信息系統(tǒng)的建立使制造企業(yè)和分銷(xiāo)商協(xié)同關(guān)系得以可能，其主要基于以下幾個(gè)方面：一是了解最終消費(fèi)者的購(gòu)買(mǎi)能力；二是分析分銷(xiāo)商的盈利能力和盈利水平；三是評(píng)估購(gòu)買(mǎi)商價(jià)值鏈及其與本企業(yè)價(jià)值鏈對(duì)接的合理性；四是采取戰(zhàn)略改進(jìn)行動(dòng)，包括幫助分銷(xiāo)商改善價(jià)值鏈，節(jié)約其運(yùn)營(yíng)成本，降低最終消費(fèi)者的購(gòu)買(mǎi)成本；從維護(hù)最終消費(fèi)者利益的立場(chǎng)出發(fā)，促成分銷(xiāo)商調(diào)整其盈利水平；購(gòu)銷(xiāo)雙方采取最經(jīng)濟(jì)最有效率的價(jià)值鏈對(duì)接方式，尋求最低的分銷(xiāo)成本，來(lái)增強(qiáng)企業(yè)的成本競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

(2)建立業(yè)務(wù)流程增值化的物資管理模式

決定企業(yè)優(yōu)勢(shì)差異的不僅是企業(yè)內(nèi)部資源的利用效率，更重要的是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)環(huán)境變異的感知能力和企業(yè)的響應(yīng)速度。物資采購(gòu)與生產(chǎn)消耗的策略和計(jì)劃緊密相連，為發(fā)揮杠桿作用，明確增值領(lǐng)域，使用信息技術(shù)促進(jìn)流程自動(dòng)化，使得企業(yè)內(nèi)部資源得到最優(yōu)安排，從而使業(yè)務(wù)流程增值變?yōu)榭赡堋?/p>

(3)利用物資管理信息系統(tǒng)建立科學(xué)物資管理體系

以物資信息系統(tǒng)為載體，建立技術(shù)、設(shè)備、生產(chǎn)、采購(gòu)和庫(kù)存定額數(shù)字模型，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)最優(yōu)組合，科學(xué)決策，科學(xué)管理。

5　結(jié)語(yǔ)

總之，信息技術(shù)的革命對(duì)公司物資管理乃至整個(gè)企業(yè)管理的影響是極其深遠(yuǎn)的，它無(wú)論從經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上、知識(shí)上、文化上、組織機(jī)構(gòu)上，還是管理理念上都給企業(yè)帶來(lái)了時(shí)代的氣息，它是生產(chǎn)力發(fā)展的里程碑。

綜合

An Exploration?and Study on the Information-based Management of Materials in Masteel

Zhou Fengyang

(The Finance Dept. of Maanshan Iron and Steel Group, Maanshan, Anhui 243000, China)

[Abstract]In traditional material management, company management often obtained out原dated or even false information, cost consumption was high and fund occupation was big, se原riously restricting the management level of the enterprise. We made full use of information technology to improve material management and established an information system suitable for the material management process of the company.

[Keywords]material management; information based; establish; enterprise management; influence

作者簡(jiǎn)介：周逢陽(yáng)（1970原），男，2007年畢業(yè)于安徽省委黨校財(cái)政金融專(zhuān)業(yè)，研究生學(xué)歷，會(huì)計(jì)師,現(xiàn)從事企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作。

收稿日期:2015-9-14

【文章編號(hào)】1006-6764（2015）12-0064-04

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B

【中圖分類(lèi)號(hào)】TP315