●　唐麗琴　　陳瑞英　　夏娟飛

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特教院校學(xué)籍管理的信息化探索
——以浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院為例

●唐麗琴陳瑞英夏娟飛

摘要：隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的逐年增加，特教院校學(xué)籍管理存在的手段落后、信息不準(zhǔn)確、信息不完整等問題日益顯露。通過加強部門間分工合作、加強管理軟件功能開發(fā)與利用等，不斷創(chuàng)新、完善特教院校學(xué)籍管理機(jī)制，提高學(xué)籍管理效率。

關(guān)鍵詞：特教院校；學(xué)籍管理；信息化

隨著殘疾人教育事業(yè)的快速發(fā)展，越來越多的殘疾人走進(jìn)了高校，開始接受高等教育。近年來，報考浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院的學(xué)生日益增加，我校學(xué)生人數(shù)和專業(yè)設(shè)置隨之也逐年增加。伴隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍管理出現(xiàn)了許多新的問題，如管理手段落后、信息不準(zhǔn)確、信息不完整等。新形勢下，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)?，F(xiàn)代化的發(fā)展要求。［1］如何創(chuàng)新管理手段，解決學(xué)籍管理中存在的問題已成為當(dāng)務(wù)之急。筆者從工作實際出發(fā)，分析當(dāng)前特教院校學(xué)籍管理存在的各種問題，提出合理有效的解決方法，探討提高學(xué)籍管理效率的策略。

一、特教院校學(xué)籍管理的特殊性

學(xué)籍，即某校學(xué)生的資格，是一個學(xué)生屬于某學(xué)校的一種法律上的身份或者資格。浙江特教職業(yè)學(xué)院學(xué)生的學(xué)籍主要包括兩類：一是殘疾學(xué)生通過學(xué)院自主招生考試正式錄取，二是健全學(xué)生通過高考第三批正式錄取。兩類學(xué)生在錄取后按規(guī)定辦理注冊手續(xù)，即具有特教學(xué)院的學(xué)籍。

特殊院校學(xué)籍信息的特殊性，主要表現(xiàn)在學(xué)生對象的特殊性。健全學(xué)生的學(xué)籍管理工作和普通高校學(xué)籍管理一致。而殘疾學(xué)生的學(xué)籍管理則較為復(fù)雜和特殊。就自主招生對象來源而言，我校的殘疾學(xué)生分為應(yīng)屆生、往屆生以及在福利企業(yè)中就業(yè)的殘疾學(xué)生三類；就招生對象殘疾類別而言，可分為肢體殘疾、聽力障礙和視力障礙。目前，我校注冊學(xué)籍總?cè)藬?shù)為913人，其中殘疾學(xué)生共531人，約占在校生總數(shù)的58.2%。

二、當(dāng)前特教院校學(xué)籍管理存在的問題

（一）學(xué)生提供的數(shù)據(jù)信息正確性有待提高

目前，特教學(xué)院的自主招生報名主要通過網(wǎng)上報名的形式進(jìn)行。而大部分殘疾學(xué)生由于自身的特殊性，網(wǎng)上信息并非由本人自行填寫申報，許多學(xué)生由高中的班主任或任課教師代為填寫。特別是視障生，其數(shù)據(jù)基本全都是由家長或教師幫忙錄入，在這個操作過程中學(xué)生信息難免會出現(xiàn)一些問題。招生部門又缺乏對相關(guān)信息的有效甄別審核，招生部門學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性有待提高。特別是學(xué)生姓名、性別、民族、出生年月和身份證號等重要信息字段，需要反復(fù)核對確認(rèn)，以提高學(xué)生信息的準(zhǔn)確性。如果學(xué)生信息出現(xiàn)差錯，學(xué)籍管理部門在后期再有針對性地進(jìn)行信息調(diào)整，就要通過教育主管部門逐級審批審核，會花費大量的人力。

另一方面，特殊學(xué)生延期報到的人數(shù)較多，而教育部規(guī)定新生入學(xué)須在兩周內(nèi)完成學(xué)籍注冊手續(xù)。就我校實際情況來說，招生主管部門對新生報到名單難以及時確定，而學(xué)籍注冊期限又即將截止，導(dǎo)致學(xué)籍工作管理人員只能對未明確放棄學(xué)籍的學(xué)生統(tǒng)一進(jìn)行注冊。這樣，就會造成未來報到的學(xué)生仍正常注冊學(xué)籍的現(xiàn)象，導(dǎo)致報到率虛高；學(xué)籍管理部門在為學(xué)生辦理注冊手續(xù)后又為學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)，導(dǎo)致報到率數(shù)據(jù)與實際情況不符。

（二）學(xué)籍管理軟件使用率有待提高

浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院于2009年引進(jìn)了高?，F(xiàn)代教學(xué)管理信息系統(tǒng)，借助管理系統(tǒng)一方面實現(xiàn)了計算機(jī)無紙化操作，另一方面也提高了學(xué)校學(xué)籍管理工作的效率。但是，該教務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)籍管理部分采用的數(shù)據(jù)格式和“學(xué)信網(wǎng)”中的數(shù)據(jù)格式不匹配。如將“學(xué)信網(wǎng)”中學(xué)生數(shù)據(jù)導(dǎo)入到教務(wù)系統(tǒng)時，就必須先轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，將班主任信息、班級、專業(yè)代碼等信息重新編碼，針對信息各個字段的要求也要適時作出新的調(diào)整。這不僅大大增加了學(xué)籍管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時也增大了數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中的錯誤率。

其次，在購入該系統(tǒng)后，因?qū)W校教務(wù)人員流動性較大，新進(jìn)人員對于系統(tǒng)的各個功能不了解、不熟悉，導(dǎo)致該系統(tǒng)的使用率不高，系統(tǒng)中許多實用的功能未被真正投入使用。學(xué)校教師和學(xué)生實際受用度不明顯，造成資源的浪費。

三、特教院校學(xué)籍管理工作信息化的探索

（一）部門間分工合作，加強交流

在殘疾學(xué)生報名時，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)采集的源頭部門應(yīng)統(tǒng)一要求其提供身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、殘疾證等相關(guān)證明，在報名后就開始為學(xué)生建立檔案。學(xué)生在報名時相對更為謹(jǐn)慎，資料準(zhǔn)備也更加完善。此時招生部門統(tǒng)一收集，逐個給學(xué)生建立檔案，不僅收集了學(xué)生信息的第一手資料，也為今后學(xué)生信息查詢提供了便利。即便學(xué)生未被我校錄取，去了其他院校就讀，我們也可以通過回訪等形式了解學(xué)生對我校的想法、建議，為日后的招生提供一定的參考。證明材料收集好之后，學(xué)生先進(jìn)行網(wǎng)上報名，我校招生部門對其統(tǒng)一審核，在將考生信息上報之前，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行修改。這樣既可以確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，又能分工合作，加強部門之間的聯(lián)系，提高工作效率。

招生和教務(wù)是兩個密不可分的部門，相互間良好的工作配合，可以運用各部門的優(yōu)勢讓有限的人員發(fā)揮出更大的力量。招生部門采集數(shù)據(jù)，教務(wù)處的學(xué)籍管理工作人員及時維護(hù)更新，在校生學(xué)籍發(fā)生異動，第一時間將相關(guān)信息在系統(tǒng)上進(jìn)行修改。然后將資源共享，讓有需要的部門及時了解學(xué)生的情況，這樣不僅可以減少工作上不必要的麻煩，也可以節(jié)省勞動力。［2］招生部門和學(xué)籍管理部門之間有效的溝通聯(lián)系，使工作更加順暢，職責(zé)清晰，管理規(guī)范，也可以有效避免工作上的互相推諉，從而提高工作效率。

（二）重視系統(tǒng)軟件的使用，優(yōu)化信息化管理

目前，我校學(xué)籍管理工作主要分為線上和線下兩個部分，其中線下工作的主要內(nèi)容是制作新生學(xué)生證、購買火車優(yōu)惠券、補辦老生學(xué)生證、制作學(xué)生畢業(yè)證以及補辦學(xué)生畢業(yè)證明書等；線上工作主要內(nèi)容是學(xué)生的學(xué)籍信息，如班級、專業(yè)、人數(shù)、學(xué)籍等。線上線下兩個部分，在我校已引進(jìn)的教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)均有相關(guān)模塊，運用計算機(jī)技術(shù)可以簡化日常工作程序，提高工作效率。尤其是學(xué)生數(shù)據(jù)，可以請軟件公司進(jìn)行相關(guān)模塊的調(diào)整，實現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)與招生系統(tǒng)中學(xué)生信息的直接對接。招生部門只需在招生系統(tǒng)對放棄報到學(xué)生、參加實習(xí)學(xué)生以及殘疾人體訓(xùn)生信息進(jìn)行標(biāo)注，學(xué)籍管理工作人員根據(jù)系統(tǒng)提供信息再進(jìn)一步進(jìn)行在校生信息維護(hù)、電子信息注冊等操作。

就學(xué)籍異動而言，原來手續(xù)都是線下操作，手續(xù)辦理程序十分繁雜，簽字走流程往往要花費大量的時間。如果沒有計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的輔助，就需要學(xué)籍管理人員手動制作管理表格，既增加了工作壓力和工作量，又極易導(dǎo)致各種錯漏。因此，一定要將學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)化管理提上日程，提高學(xué)籍管理人員工作積極性，提升學(xué)籍管理效率。［3］

另外，還應(yīng)加大對學(xué)籍管理人員的信息化培訓(xùn)。通過系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，提高學(xué)籍管理人員業(yè)務(wù)能力，更好地運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)籍信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理。

參考文獻(xiàn)：

［1］余碧春.對高校學(xué)籍管理改革的若干思考［J］.寧德師專學(xué)報：自然科學(xué)版，2003，（1）.

［2］張志祥，李志芬，陶敏.學(xué)籍管理工作的體會［J］.西北醫(yī)學(xué)教育，2005，13（4）.

［3］吳菁.基于網(wǎng)絡(luò)的高校學(xué)籍管理手段創(chuàng)新研究［J］.經(jīng)營管理者，2010，（24）.

教育故事

中圖分類號：G473.3

作者單位：（浙江特殊教育職業(yè)學(xué)院，310023）