劉海豐

（石家莊農(nóng)業(yè)學(xué)校 河北石家莊 050000）

淺談如何有效提高中專學(xué)校的檔案管理工作

劉海豐

（石家莊農(nóng)業(yè)學(xué)校 河北石家莊 050000）

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，為中專學(xué)校檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向，傳統(tǒng)的人力歸檔，紙質(zhì)保存的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案管理事業(yè)未來(lái)的發(fā)展。因此，本文針對(duì)如何有效提高中專學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行探討。

中專學(xué)校 檔案管理 室藏

中專學(xué)校的教學(xué)內(nèi)容與日常等方面具有一定特殊性，因此中專院校檔案室內(nèi)的檔案資料相較于一般學(xué)校來(lái)說(shuō)較為繁雜。因此，加強(qiáng)檔案資料管理工作，提高檔案管理人員自身素質(zhì)，對(duì)中專學(xué)校檔案室未來(lái)的發(fā)展以及檔案資料的保存有著重要作用。

一、加強(qiáng)檔案收集工作

檔案收集工作是學(xué)校檔案建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案相關(guān)工作中的重中之重。在檔案收集的過(guò)程中，首先，要以數(shù)量?jī)?yōu)先，豐富檔案室室藏，將所有能收集到的資料全部收集起來(lái)后進(jìn)行歸檔，為相關(guān)人員提供豐富的檔案資料，同時(shí)便于檔案室開展檔案提供、檔案利用、檔案服務(wù)等工作；其次，豐富的檔案資料可以為檔案資料的鑒別工作提供更多的對(duì)比資源，比較越充分，檔案的質(zhì)量與價(jià)值也較高，提高檔案的利用率。［1］

如果檔案資料過(guò)于貧乏，將會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息的利用效果，檔案管理工作的作用也不能完全得到發(fā)揮。因此中專學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，也要圍繞著上述理論來(lái)進(jìn)行，結(jié)合中專學(xué)校的實(shí)際情況，中專學(xué)校收集檔案的過(guò)程中，需要做到以下幾點(diǎn)：

第一，從學(xué)校的大型活動(dòng)中收集資料。所謂的大型活動(dòng)就是類似于學(xué)校舉辦的教學(xué)、體育、文藝匯演、學(xué)術(shù)研討會(huì)等相關(guān)活動(dòng)，在收集資料時(shí)，可將涉及到活動(dòng)的圖片、文字資料、影像資料等進(jìn)行系統(tǒng)的整理，將其歸為一檔進(jìn)行儲(chǔ)藏，便于校內(nèi)師生今后的查閱。

第二，為了保證檔案收集的質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)該對(duì)可收集與不可收集的檔案做一個(gè)詳細(xì)的界定，并針對(duì)檔案收集的范圍以及保存的期限制定相關(guān)的制度，為今后的檔案收集工作提供理論依據(jù)與指導(dǎo)。

第三，檔案資料的收集，要保證檔案資料的完整性與連續(xù)性，一旦檔案資料中的某一部分被遺失或沒(méi)收集到，那么這份檔案資料便不能為查閱者提供真實(shí)、可靠的檔案信息，失去了其應(yīng)有的價(jià)值。因此，在檔案收集的過(guò)程中，要將學(xué)校允許收集范圍內(nèi)的各個(gè)方面都列入檔案資料收集的范圍之內(nèi)，要采用多種手段，對(duì)殘缺的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，使其保持完整。［2］

二、改善室藏結(jié)構(gòu)

中專學(xué)校由于其教學(xué)內(nèi)容的特殊性，其檔案室中的檔案資料不同于其他高校均已學(xué)術(shù)性資料為主的形式，而是主要以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主，因此，中專學(xué)校的檔案室中除了學(xué)術(shù)性資料以外，還擁有大量的技術(shù)性、實(shí)踐性以及案例資料，供校內(nèi)師生查閱。由于中專學(xué)校檔案室內(nèi)擁有許多不同類型的資料，所以其具有很強(qiáng)的綜合性，只有建立科學(xué)合理的室藏結(jié)構(gòu)，才能完成檔案管理工作，使檔案室的作用發(fā)揮到最大化。

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作中，由于檔案室內(nèi)的檔案資料少，內(nèi)容種類單一，而校方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致了檔案室室藏結(jié)構(gòu)存在許多不合理情況。為了解決這一問(wèn)題，中專學(xué)校的檔案室可以采用不同的渠道對(duì)不同載體的資料進(jìn)行收集，在檔案管理的過(guò)程中不只對(duì)紙質(zhì)的檔案，對(duì)一些實(shí)物型的檔案也要進(jìn)行合理分類、管理，豐富中專學(xué)校綜合性檔案室的室藏結(jié)構(gòu)，使檔案室變?yōu)橐粋€(gè)綜合性的信息儲(chǔ)存庫(kù)，改變室藏結(jié)構(gòu)不夠豐富的現(xiàn)象，這不僅是中專學(xué)校檔案室未來(lái)發(fā)展的需要，也是中專學(xué)校檔案室改變的開端。

三、應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案

在檔案管理的手段中，現(xiàn)代化管理的模式已經(jīng)逐漸滲透到管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，但我國(guó)部分中專學(xué)校檔案室中的檔案資料多數(shù)依靠人力進(jìn)行管理，而檔案也仍舊依靠紙張制作，保存效果差、消耗人力資源高、不利于查閱。因此，中專學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，豐富檔案管理的方案與手段，以確保順利開展檔案管理工作。這樣，不僅可以減少檔案整理時(shí)消耗的人力、物力與空間，將紙質(zhì)檔案的保存方式變?yōu)闄n案資料的信息化儲(chǔ)存，同時(shí)使用者也可以通過(guò)信息技術(shù)迅速檢索到自己所需查詢使用的細(xì)料，大大減少了查閱資料的時(shí)間，為中專學(xué)校內(nèi)的師生的學(xué)習(xí)和工作提供了方便。

此外，部分學(xué)校已經(jīng)采取的現(xiàn)代化的手段，加強(qiáng)對(duì)中專學(xué)校的檔案管理工作。但是，由于檔案室內(nèi)的設(shè)置比較陳舊，在高溫、潮濕的情況下，紙質(zhì)檔案還是實(shí)物檔案都容易產(chǎn)生霉變，為檔案資料的使用造成了嚴(yán)重影響，因此，也要加強(qiáng)對(duì)紙張檔案和實(shí)物檔案的保存和管理。

四、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

由于中專學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程中，檔案室內(nèi)的檔案信息會(huì)不斷增加，檔案管理工作也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，為了給廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，檔案管理工作人員必須提高自身的基本素質(zhì)。因此，檔案管理人員自身的素質(zhì)可通過(guò)思想素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)三個(gè)方面進(jìn)行全方位提升。

首先，若要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，提高思想素質(zhì)是基礎(chǔ)。檔案管理工作相對(duì)于其它工作來(lái)說(shuō)，相對(duì)比較辛苦，與社會(huì)接觸較少，薪資待遇不高。因此，作為檔案管理工作的工作人員必須具有勤勞善良、忠于職守、默默無(wú)聞、踏實(shí)苦干的精神，要保持良好的精神面貌，全心全意的為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)；其次，檔案管理工作涉及到的知識(shí)種類繁多，需要具備一定的文化基礎(chǔ)及專業(yè)技能才能上任，并在任職期間對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他技術(shù)提高科學(xué)檔案管理的效率的同時(shí)提高檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)，為順利開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)；第三，無(wú)論是從事什么崗位，嫻熟的工作技巧都是崗位工作人員必備的素質(zhì)之一。在中專檔案管理工作中，具有嫻熟工作技巧的工作人員，可以充分發(fā)揮出檔案的作用，提高檔案人員鑒別水平，在工作中可以達(dá)到事半功倍的效果。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中專學(xué)校的檔案室屬于綜合性檔案室，檔案的內(nèi)容、種類以及數(shù)量會(huì)持續(xù)增加。由于信息技術(shù)的普及，檔案管理工作也逐漸走上的現(xiàn)代化的管理路線，檔案信息系統(tǒng)的自動(dòng)化，檔案管理工作的智能化，將會(huì)成為中專學(xué)校檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。除此之外，在檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化的同時(shí)，還要不斷提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)，增強(qiáng)其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與信息技術(shù)水平，使其在未來(lái)的工作中能夠提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

［1］ 宋沛.如何有效提高中專學(xué)校的檔案管理工作［J］.學(xué)周刊a版.2014（09）

［2］ 張艷麗.淺談中專學(xué)校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)［J］.檔案時(shí)空.2010（06）