高校聲像檔案工作思考

陳正嬌（文山學(xué)院 辦公室，云南 文山 663099）

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高校聲像檔案工作思考

陳正嬌
（文山學(xué)院 辦公室，云南 文山 663099）

摘要：高校聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，其管理水平可以直接折射出高校的管理水平，但由于載體的特殊性，在收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等過程中，問題重重。文章從高校聲像檔案管理存在的問題入手，探索聲像檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校；聲像檔案；規(guī)范

檔案作為歷史的真實(shí)記錄，其真實(shí)性、原始性決定了其憑證作用與參考作用的不可替代性，可以讓我們“以史為鏡”“以史明志”。［1］作為高校檔案的重要組成部分，高校的聲像檔案在高校的建設(shè)和發(fā)展中有著不可替代的地位。

一、高校聲像檔案的定義、種類、特點(diǎn)

（一）高校聲像檔案的定義

高校聲像檔案是指高校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的，以影像、聲音等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。以照片、錄音帶、錄像帶、光盤、唱片、影片等形式存在。

高校聲像檔案分為照片檔案、光盤檔案、錄音錄像檔案三種。

（三）高校聲像檔案的特點(diǎn)

1.直觀形象。聲像檔案以聲音和影像直接記錄學(xué)校或與學(xué)校有關(guān)的重大活動(dòng)場(chǎng)景，將這些珍貴的歷史原貌生動(dòng)、形象、逼真地再現(xiàn)，相較紙質(zhì)檔案的單一，更加生動(dòng)鮮活地承載著學(xué)校的歷史滄桑。

2. 特殊性。聲像檔案依賴感光材料、磁性材料等特殊載體存在，因此，其功能、處理程序、保存環(huán)境、使用方法等都具有特殊性。

3. 補(bǔ)充性。聲像檔案是特殊載體檔案的一部分，以其獨(dú)特的形式詮釋著檔案的文化和價(jià)值，所蘊(yùn)藏的文化底蘊(yùn)甚至比文書檔案更具有說服力和感染力，相較其他載體的檔案而言，有著不可替代的補(bǔ)充功能。

二、高校聲像檔案的作用及意義

相較紙質(zhì)檔案，聲像檔案具有同樣的歷史憑證、科研、參考等作用，其具備的藝術(shù)欣賞、宣傳教育等作用是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。高校聲像檔案通過逼真的形象、豐富的畫面和真實(shí)的視聽效果將學(xué)校歷史直觀形象、生動(dòng)地呈現(xiàn)出來(lái)，使學(xué)校歷史再現(xiàn)過程更加真實(shí)、全面。因此，聲像檔案在高校的對(duì)外交流、招生宣傳、校史展、校園文化建設(shè)、文化傳承等過程中的作用不可替代，對(duì)高校的建設(shè)和發(fā)展意義非凡。

三、高校聲像檔案管理存在的問題

（一）重紙質(zhì)檔案，輕聲像檔案

1839年，法國(guó)人達(dá)蓋爾發(fā)明了銀版攝影法，同年8月19日，在法國(guó)科學(xué)院與藝術(shù)院聯(lián)合會(huì)議上，由法國(guó)巴黎國(guó)立天文臺(tái)臺(tái)長(zhǎng)阿拉貢作攝影術(shù)報(bào)告，宣布攝影術(shù)誕生。攝影術(shù)的誕生，開啟了人類歷史的新篇章，以其獨(dú)特的形式記錄人類歷史，聲像檔案產(chǎn)生。但一直以來(lái)，相較歷史源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案，聲像檔案不管是管理還是利用，都被束之高閣。高校檔案部門的重心都在紙質(zhì)檔案的保管和利用，沒有重視聲像檔案，這種“重紙質(zhì)檔案，輕聲像檔案”的心態(tài)，十分不利于聲像檔案的收集、保管。［2］

定義：指對(duì)病毒、一切細(xì)菌繁殖體(包括分枝桿菌)、真菌及其孢子等有殺滅效果，同時(shí)對(duì)細(xì)菌芽孢(致病性芽孢菌)也有一定殺滅作用的制劑。

（二）聲像檔案完整性堪憂

凡屬歸檔范圍的聲像資料，和紙質(zhì)檔案一樣，必須按時(shí)按質(zhì)按量向本單位檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。但大多高校的聲像檔案缺乏行之有效的規(guī)章制度作為保障，即使有，也因各種原因無(wú)法按照制度嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致許多珍貴的聲像資料散存在各職能部門內(nèi)部甚至個(gè)人手中；許多涉及聲像資料的工作人員沒有聲像檔案意識(shí)，不會(huì)在第一時(shí)間對(duì)已形成的聲像資料附注文字說明，有的工作人員甚至直接將個(gè)人工作中形成的聲像資料據(jù)為己有，不愿上交，導(dǎo)致檔案館（室）收集工作難度大，聲像檔案完整性差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中管理。

（三）聲像檔案安全性堪憂

聲像檔案的特殊性，決定了其處理環(huán)節(jié)和保管條件的特殊性。聲像資料移交檔案室之前，被各職能部門或個(gè)人遺失；移交至檔案室的聲像資料因沒有專門的聲像檔案庫(kù)或庫(kù)房溫濕度等條件無(wú)法達(dá)到感光材料、磁性材料的特殊要求，以致聲像檔案發(fā)黃、粘連、脫磁受損；聲像檔案依賴計(jì)算機(jī)等介質(zhì)識(shí)別，決定了其易更改性，因服務(wù)器、計(jì)算機(jī)病毒、人為操作失誤等一些不可控的不定性因素?fù)p壞聲像檔案，甚至致使聲像檔案丟失。

（四）聲像檔案信息化進(jìn)程緩慢

高校的聲像檔案要想利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享目標(biāo)，其數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是信息資源共享的第一步，但大多高校的聲像檔案仍然以其最原始的狀態(tài)封存于學(xué)校的檔案館（室），有的高校的聲像檔案甚至散存于各職能部門，沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，特別是年久的銀鹽感光材料照片檔案尤為突出，沒有經(jīng)過加工處理，根本不具備數(shù)字化、信息化的基本條件，因此，聲像檔案數(shù)字化、信息化遙不可及。

（五）聲像檔案利用難

因缺乏系統(tǒng)科學(xué)的管理，聲像檔案的查找利用仍然以手工目錄查找為主。聲像檔案數(shù)量多，其中，年代久遠(yuǎn)的銀鹽感光材料照片檔案、數(shù)碼照片檔案的目錄無(wú)法等同文書檔案的目錄，不能在第一時(shí)間確認(rèn)檔案內(nèi)容，而是必須以確認(rèn)實(shí)物為準(zhǔn)；錄音、錄像檔案的查找更是耗時(shí)費(fèi)勁，工作人員往往要在較長(zhǎng)時(shí)間的音視頻檔案中查找某一句話或某一段錄像，不得不將音視頻從頭查聽、查看，才能捕捉到所需內(nèi)容，工作量之重可想而知。如此一來(lái)，查全查準(zhǔn)率極低，嚴(yán)重影響聲像檔案的開發(fā)利用。

四、應(yīng)對(duì)高校聲像檔案管理的有效途徑

（一）提高各層人員對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)，完善聲像檔案管理規(guī)章制度

要想真正做到高校聲像檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)步，首先要加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)。［3］只有各層人員對(duì)聲像檔案的重要性認(rèn)識(shí)到位了，規(guī)范的聲像檔案管理制度才能出臺(tái)，聲像檔案工作才有強(qiáng)有力的后盾保障。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視聲像檔案工作，統(tǒng)籌部署，把其提上學(xué)校工作的議事日程，將此工作列入檔案專兼職人員崗位職責(zé)，并督促專業(yè)人員建立健全聲像檔案管理規(guī)章制度、檔案人員繼續(xù)教育制度、考核獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；其次，檔案館（室）工作人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉撐握聲像檔案相關(guān)知識(shí)，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持和各相關(guān)職能部門的配合，采取行之有效的宣傳手段將聲像檔案的重要性擴(kuò)廣，讓其形象深入廣大師生中，并對(duì)相關(guān)人員定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，努力完善聲像檔案的管理制度，并以身作則嚴(yán)格執(zhí)行，務(wù)必實(shí)現(xiàn)聲像檔案的集中管理；再次，所有涉及聲像檔案的人員，首先必須明確：凡屬歸檔范圍的聲像資料必須按時(shí)按質(zhì)按量向?qū)W校檔案部門移交，任何個(gè)人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔，并不斷學(xué)習(xí)聲像檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，做好其收集、歸檔、技術(shù)處理、移交等工作，時(shí)刻牢記自己是聲像資料形成的第一人，自身的拍攝、錄制水平會(huì)直接影響聲像資料的質(zhì)量，因此，學(xué)無(wú)止境；最后，學(xué)校教師個(gè)人所形成的能反映學(xué)校歷史原貌的聲像檔案，也要積極發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，主動(dòng)上交，為學(xué)校聲像檔案館藏添磚加瓦，學(xué)校檔案館（室）亦要確保其安全和完整，消除聲像檔案物主的各種顧慮。

（二）聲像檔案的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)管理

要確保收集、整理、鑒定、移交、入庫(kù)檢查、保管、統(tǒng)計(jì)利用等每一個(gè)過程的規(guī)范化。收集階段，是聲像檔案工作的重中之重，齊全完整的聲像資料是豐富聲像檔案庫(kù)藏的前提和保證；整理和鑒定階段，除了鑒定其保管期限屬于永久保管或者定期30年定期10年，對(duì)文字說明部分能否完整地概況整件聲像檔案的內(nèi)容又有所指地突出重點(diǎn)的鑒定十分必要，并以件為單位進(jìn)行保存，忌不同的主題歸入同一件；移交入庫(kù)過程中，要逐件確認(rèn)每一件內(nèi)容，凡與目錄有偏差或有破損情況的，不得入庫(kù)，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)究其根源，并積極補(bǔ)救；保管過程中，禁止使用不達(dá)標(biāo)柜子、文書檔案柜等存放聲像檔案，嚴(yán)格執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）中對(duì)底片、膠片、照片的溫濕度及其它相關(guān)庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)，磁性載體必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)，并且必須確保底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶立放，每一盒之間間距不小于3 毫米；利用統(tǒng)計(jì)過程中，必須堅(jiān)持禁用原件原則，盡量用復(fù)制件；積極創(chuàng)造異地保存條件，避免無(wú)法預(yù)見的突發(fā)事件對(duì)聲像檔案安全及完整的威脅，做到兩份異地保存，一份提供利用；在管理過程中，聲像檔案管理人員要定期檢查聲像檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)損壞，及時(shí)采取補(bǔ)救措施；除此之外，要向?qū)I(yè)媒體，如報(bào)社、電視臺(tái)等學(xué)習(xí)專業(yè)的聲像檔案管理知識(shí)，并及時(shí)培訓(xùn)相關(guān)人員，使聲像檔案從資料的形成源頭到管理利用盡量的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（三）聲像檔案數(shù)字化迫在眉睫

檔案數(shù)字化是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等手段，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)的、計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過程。［4］高校聲像檔案的數(shù)字化，特別是許多年久的、珍貴的反映學(xué)校重大歷史事件的館藏聲像檔案的數(shù)字化，從其壽命角度、完整安全角度出發(fā)，確保了檔案壽命的延長(zhǎng)，縱使經(jīng)歷歲月風(fēng)霜的洗禮，仍然能完整安全地存在，并為高校的發(fā)展提供高效便捷的利用，亦解決了聲像檔案對(duì)存放庫(kù)房的環(huán)境、膠片磁帶等特殊載體質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求等問題；且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息服務(wù)手段相較傳統(tǒng)的服務(wù)方式已將其便利性、高效性等特有優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，聲像檔案工作要適應(yīng)新的發(fā)展要求，服務(wù)理念和手段必須跟上新時(shí)代的發(fā)展，因此，聲像檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)已迫在眉睫。

（四）聲像檔案信息化勢(shì)在必行

網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，對(duì)聲像檔案服務(wù)途徑有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，改變傳統(tǒng)聲像檔案復(fù)雜、低效、每次利用有損原件的服務(wù)途徑已是時(shí)代發(fā)展的必然要求，因此，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展技術(shù)，建立高校聲像檔案信息平臺(tái)，切實(shí)加強(qiáng)高校聲像檔案的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。要實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息化，首先，信息的傳遞、交換、共享都要依賴信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，因此，基礎(chǔ)設(shè)施必須到位，否則一切都屬于天方夜譚；其次，高校要改變對(duì)從事聲像檔案工作人員的學(xué)緣結(jié)構(gòu)的陳舊認(rèn)識(shí)，除了要聘用熟悉聲像檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，更要引進(jìn)熟悉信息技術(shù)處理與應(yīng)用的復(fù)合型人才，他們是信息化過程中應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)保障者、是聲像檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)者、是信息資源利用與共享中資源安全、網(wǎng)絡(luò)安全的守護(hù)者，在聲像檔案的管理利用中起著不可替代的作用；目前，各高校校園網(wǎng)建設(shè)雖參差不齊，但數(shù)字化校園建設(shè)都已深入人心，聲像檔案工作者可以借助校園網(wǎng)，建設(shè)和完善聲音檔案的宣傳工作、收集工作、利用工作等平臺(tái)，為構(gòu)建完善的聲像檔案網(wǎng)站奠定基礎(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)聲像檔案的信息化。聲像檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)為廣大師生、社會(huì)構(gòu)建一站式服務(wù)的必然途徑，因此，其建設(shè)和發(fā)展已刻不容緩。

（五）聲像檔案數(shù)字化、信息化安全問題不容小覷

高校聲像檔案數(shù)字化、信息化為高校的資源共享帶來(lái)便利快捷的同時(shí)，其安全性亦受到了各種威脅：例如，聲像檔案數(shù)字化涉及外包服務(wù)的高校，服務(wù)機(jī)構(gòu)的信譽(yù)、加工設(shè)備加工系統(tǒng)加工場(chǎng)所的安全性、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體、雙方移交過程等不論哪一環(huán)節(jié)處理不當(dāng)，都會(huì)對(duì)聲像檔案原件及信息數(shù)據(jù)的安全造成威脅；磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的物理特性，決定了聲像檔案信息的不穩(wěn)定性；對(duì)可讀工具計(jì)算機(jī)的依賴，又受計(jì)算機(jī)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)病毒、人為操作等不可控因素所威脅；信息傳輸過程中，傳輸介質(zhì)的開放，木馬程序、病毒、黑客等更是有機(jī)可乘；國(guó)內(nèi)信息技術(shù)與國(guó)外信息技術(shù)、信息安全技術(shù)和信息應(yīng)用技術(shù)發(fā)展的嚴(yán)重不平衡，對(duì)數(shù)據(jù)和信息的安全都是隱患。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、檔案人員及技術(shù)人員在聲像檔案數(shù)字化、信息化之初就要嚴(yán)肅對(duì)待上述相關(guān)安全問題，并根據(jù)學(xué)校實(shí)際，提前制定相關(guān)安全規(guī)范以防患于未然；對(duì)磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)要定期檢查；計(jì)算機(jī)的操作與維護(hù)、木馬程序、病毒的查殺，黑客攻擊信息系統(tǒng)造成其癱瘓的有效應(yīng)急預(yù)案等工作都是聲像檔案數(shù)字化、信息化實(shí)踐中不可輕視的問題?；诋?dāng)下國(guó)內(nèi)信息技術(shù)、各高校聲像檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀，高校聲像檔案的數(shù)字化、信息化還有很長(zhǎng)的路要走，筆者呼吁檔案界同仁要迎著新的挑戰(zhàn)，在工作實(shí)踐中，努力提升自己，為做好聲像檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

綜上所述，聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，其特有的利用價(jià)值，是推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展不可缺少的信息資源，檔案部門應(yīng)該加大對(duì)聲像檔案工作的宣傳力度，健全和落實(shí)歸檔制度，積極主動(dòng)地開展聲像檔案的收集、整理、歸檔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，卓有成效地推動(dòng)高校檔案工作沿著健康的方向發(fā)展。［5］

參考文獻(xiàn)：

［1］ 陳正嬌.對(duì)民族檔案編研中田野調(diào)查的幾點(diǎn)思考［J］.文山師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2009（3）：24-26.

［2］ 連穎.試論聲像檔案價(jià)值鑒定［J］.檔案學(xué)研究，2012（1）：85-88.

［3］ 杜鵬鵬.高校聲像檔案管理模式創(chuàng)新研究［J］.金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（1）：21-23.

［4］ 楊潔，周銘，馬麗.近十年高校檔案館聲像檔案數(shù)字化研究綜述——以期刊論文為中心［J］.云南檔案，2015 （1）：49-52.

［5］ 馮兢.高校聲像檔案工作的改革設(shè)想［J］.蘭臺(tái)世界，2007 （9）：21-22.

（責(zé)任編輯 查明華）

The Thoughts of Managing Universities Audiovisual Archives

CHEN Zhengjiao
(School Offi ce, Wenshan University,Wenshan Yunnan 663099, China)

Abstract:The audio-visual archive is the important part of university archives. Its management can directly refl ects the level of university management. However, due to the special nature ofuarchives carrier,there are many problems in the process of the collection, identifi cation,storage and utilization of audio–visual archives management. The paper from the problems ofarchives management of the universities audio–visual start, explores the effective ways of audio–visual archives management.

Key word:university; audiovisual archives; specifi cation

作者簡(jiǎn)介：陳正嬌，女，云南宣威人，文山學(xué)院辦公室館員，主要從事檔案學(xué)研究。

收稿日期：2015 - 10 - 28

中圖分類號(hào)：G275.6

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674 - 9200（2016）02 - 0086 - 04