檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的定位及措施

章　瑾（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

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檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的定位及措施

章瑾
（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

［摘要］根據(jù)國(guó)家“十三五”規(guī)劃提出的大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)和國(guó)家檔案局文件精神，針對(duì)當(dāng)前檔案館數(shù)字化建設(shè)與有關(guān)各行業(yè)相比的差距較大，就檔案部門如何履職盡責(zé)，加快檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，從檔案形成規(guī)律提出數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)具備遠(yuǎn)程分散建設(shè)、分布存儲(chǔ)、統(tǒng)一檢索、資源共享的功能定位。

［關(guān)鍵詞］檔案數(shù)字化平臺(tái)規(guī)律職責(zé)

［分類號(hào)］G271

1　建立檔案數(shù)字化資源共享平臺(tái)的依據(jù)及平臺(tái)功能定位

2014年5月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，對(duì)檔案部門檔案信息資源共享，提出了兩條建設(shè)性的指導(dǎo)意見。文件第九條指出，建立以檔案行政管理部門為主導(dǎo)、各行業(yè)主管部門密切配合、檔案館（室）集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，支持和鼓勵(lì)打破部門和條塊分割，整合同一單位內(nèi)不同部門、同一地區(qū)各檔案館（室）及不同地區(qū)檔案館（室）的檔案資源，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用。文件第十四條指出，各級(jí)黨委和政府要以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用。國(guó)家檔案行政管理部門要搭建全國(guó)開放檔案平臺(tái)，并與政府公開信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步把各級(jí)綜合檔案館已開放的檔案以及各級(jí)政府的公開信息上傳到平臺(tái)上，建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務(wù)惠及廣大人民群眾。

筆者認(rèn)為，今后國(guó)家檔案部門應(yīng)該重視并強(qiáng)化在信息化時(shí)代整合所有檔案資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，真正建立方便于民的檔案利用公共服務(wù)體系，打破部門和條塊分割，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)搭建全國(guó)開放檔案平臺(tái)。國(guó)家檔案行政管理部門要盡早搭建一個(gè)科學(xué)的適合各級(jí)檔案部門檔案數(shù)字化工作的開放平臺(tái)。全國(guó)檔案開放平臺(tái)的功能定位應(yīng)把各部門各地區(qū)開放檔案以數(shù)字化形式傳輸?shù)絿?guó)家公共信息開放平臺(tái)，并應(yīng)具備數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)分析處理等功能，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

十八屆五中全會(huì)的“十三五”規(guī)劃建議提出：“實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享?！贝髷?shù)據(jù)不僅是一場(chǎng)技術(shù)革命，一場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變革，也是一場(chǎng)國(guó)家治理的變革。大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)是政府施政的新平臺(tái)。單純依靠政府管理會(huì)使政府在面對(duì)規(guī)模大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)接不暇、不堪重負(fù)。政府機(jī)構(gòu)要提高服務(wù)水平，就要推進(jìn)政府和社會(huì)信息資源開放共享，提高政府運(yùn)用大數(shù)據(jù)的能力。檔案館是政府服務(wù)型事業(yè)單位，又是重要的檔案信息資源中心，更應(yīng)解放思想，及早進(jìn)入角色，承擔(dān)和履行自身職責(zé)，建立能適應(yīng)和應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代需求的檔案數(shù)字化平臺(tái)。

2　從檔案形成規(guī)律看加快檔案數(shù)字化平臺(tái)的意義

根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定，機(jī)關(guān)文件材料是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括：本機(jī)關(guān)起草形成的文件材料；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。從這四種文件來(lái)源和文件去向，可以看出存在著檔案內(nèi)容部分重復(fù)或完全重復(fù)的情況。根據(jù)文件運(yùn)行規(guī)律及歸檔要求，機(jī)關(guān)有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案最終流向是國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、區(qū)級(jí)檔案館，無(wú)論從橫向還是縱向來(lái)看，檔案部門檔案實(shí)體的內(nèi)容必然出現(xiàn)許多重復(fù)。如果按照全部檔案都數(shù)字化的要求來(lái)做，并且各自進(jìn)行數(shù)字化工作，特別是今后可能需要全文數(shù)字化，必然是許多實(shí)體檔案的重復(fù)數(shù)字化，這將造成人力物力等浪費(fèi)。因此盡早搭建全國(guó)或全省數(shù)字化平臺(tái)，是檔案行政部門建立科學(xué)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、分散任務(wù)、整合資源、資源共享，加快檔案數(shù)字化效率和節(jié)省資源的有效手段。

3　社會(huì)文獻(xiàn)數(shù)字平臺(tái)的開發(fā)運(yùn)用對(duì)檔案館數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的啟示

檔案館與圖書館都是國(guó)家文化事業(yè)公共服務(wù)單位，承擔(dān)著收集保管和提供信息服務(wù)的重任。但因保管主體的差異性，利用者群體數(shù)量、受眾面、數(shù)字化內(nèi)容、數(shù)據(jù)開放程度都有較大差異。相對(duì)于檔案館的管理利用開放體系，圖書館的發(fā)展更加成熟，值得檔案部門學(xué)習(xí)借鑒。

（1）跨庫(kù)共建，資源共享。如：2010年文化部建成SAP6.0數(shù)字資源分布式建設(shè)與共享平臺(tái)，解決了全國(guó)公共圖書館特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中存在的缺乏統(tǒng)一的組織與檢索平臺(tái)等問題，實(shí)現(xiàn)了分散于各地的特色數(shù)據(jù)庫(kù)之間的全文檢索，實(shí)現(xiàn)了特色資源數(shù)據(jù)庫(kù)“分散建設(shè)、分布存儲(chǔ)、統(tǒng)一檢索、資源共享”。其功能包括：第一，特色資源數(shù)據(jù)庫(kù)的跨館聯(lián)合共建?？梢苑奖愕貙?shí)現(xiàn)跨地域圖書館間特色數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)合在線編目，統(tǒng)一保存、審核。第二，異構(gòu)特色數(shù)據(jù)庫(kù)資源的網(wǎng)絡(luò)共享。不但可以檢索本地的異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)資源，還可以實(shí)現(xiàn)跨地域的透明檢索。第三，充分利用分散在各個(gè)圖書館的存儲(chǔ)資源，解決了由于存儲(chǔ)空間不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)海量特色數(shù)據(jù)庫(kù)資源建設(shè)的問題。第四、實(shí)現(xiàn)了各種多媒體資源的統(tǒng)一檢索與單獨(dú)檢索，保證了海量數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確的檢索和使用。

（2）自主建設(shè)，有償進(jìn)行社會(huì)化利用。北京愛如生數(shù)字化技術(shù)研究中心成立十多年來(lái)，自主研發(fā)了十余項(xiàng)古籍?dāng)?shù)字化軟件、獨(dú)立創(chuàng)編了百余種古籍?dāng)?shù)字化產(chǎn)品，其中15個(gè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建起涵蓋全部中國(guó)歷史與文化的數(shù)字源，開發(fā)的各類數(shù)據(jù)庫(kù)被世界各大圖書館及著名大學(xué)圖書館等文化機(jī)構(gòu)購(gòu)買。它的發(fā)展過(guò)程值得我們檔案部門借鑒學(xué)習(xí)，同時(shí)其中的一些數(shù)字產(chǎn)品可以豐富檔案館館藏，以避免相同資源重復(fù)加工。

各級(jí)綜合檔案館是集中統(tǒng)一保管各級(jí)政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案資料的基地，是社會(huì)各方面利用檔案信息資源的中心。目前全國(guó)許多有條件的檔案館正在緊鑼密鼓地對(duì)館內(nèi)檔案分批分量地進(jìn)行數(shù)字化加工，對(duì)準(zhǔn)備移交進(jìn)館的機(jī)關(guān)檔案要求在館外完成數(shù)字化后實(shí)行實(shí)體檔案與數(shù)字化電子檔案雙套制移交。各地檔案部門在注重自身館內(nèi)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)同時(shí)，開始構(gòu)建省、市級(jí)以上的檔案數(shù)字化平臺(tái)。

檔案數(shù)字化平臺(tái)上的應(yīng)收錄的數(shù)據(jù)應(yīng)該不僅有2007年國(guó)家規(guī)定的已公開信息內(nèi)容，還應(yīng)有大量經(jīng)過(guò)鑒定可以開放的檔案信息。本文強(qiáng)調(diào)國(guó)家檔案行政部門搭建的檔案數(shù)字化平臺(tái)不應(yīng)只有信息資源開放共享功能的數(shù)字平臺(tái)，還應(yīng)具有檔案數(shù)字化前期加工整理等功能的數(shù)字平臺(tái)。

4　加快檔案數(shù)字化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)資源共享的措施

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨和社會(huì)對(duì)檔案部門需求的加大，今后將有更多的檔案需要全文數(shù)字化，這是一項(xiàng)任務(wù)繁重、耗資巨大的工作，需要檔案部門分工協(xié)作，避免重復(fù)性工作，實(shí)現(xiàn)資源共享。如中國(guó)第一歷史檔案館在十多年前依托最新信息技術(shù)和古籍?dāng)?shù)字化技術(shù)，有計(jì)劃、分步驟地建成了最具規(guī)模的清代檔案文獻(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)完成了全文數(shù)字化《大清歷朝實(shí)錄》3645萬(wàn)字，原文圖像127971頁(yè)，全文數(shù)字化《大清五部會(huì)典》2610萬(wàn)字，原文圖像85582頁(yè)，實(shí)現(xiàn)了字字可查、句句可檢、即檢即得等功能。目前各檔案館、機(jī)關(guān)檔案室投入大量人力、物力對(duì)其所藏的絕大部分非電子政務(wù)下形成的老檔案進(jìn)行圖片掃描、加工、掛接。僅這類檔案的數(shù)字化就需要檔案部門花費(fèi)大量時(shí)間與財(cái)力，更不可想象全文數(shù)字化的代價(jià)。這就需要檔案部門本著對(duì)黨和國(guó)家檔案事業(yè)的高度責(zé)任心，本著有利于社會(huì)經(jīng)濟(jì)科學(xué)發(fā)展的理念，提前全盤規(guī)劃?rùn)n案資源共享模式與數(shù)字化平臺(tái)的功能架構(gòu)，充分利用已有的圖書文獻(xiàn)等各類數(shù)字平臺(tái)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案部門的實(shí)際，建立科學(xué)高效的檔案數(shù)字化平臺(tái)。

（1）解放思想，充分履行檔案行政部門的職責(zé)。國(guó)家檔案行政管理部門強(qiáng)化對(duì)檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀管理，加快推進(jìn)檔案工作的科學(xué)化管理和現(xiàn)代化建設(shè)。國(guó)家和省級(jí)檔案行政管理部門在檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)中，要全盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃，調(diào)研摸底，系統(tǒng)開發(fā)，合理利用。數(shù)字化不是急著上馬就能做好，也不是國(guó)家財(cái)政投入越多越好。省級(jí)國(guó)家級(jí)檔案部門在檔案數(shù)字化工作中應(yīng)發(fā)揮好率先示范、指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)作用，應(yīng)在使用數(shù)字化平臺(tái)、檔案數(shù)字化專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍、科學(xué)適用的各類標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)用軟件等方面給予保障。

（2）加快推行電子政務(wù)，提前規(guī)劃應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)。電子政務(wù)可以使現(xiàn)行文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，避免今后不必要的浪費(fèi)。對(duì)于沒有實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的單位，必須強(qiáng)化現(xiàn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，為實(shí)現(xiàn)檔案信息全文檢索，檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提前做好信息儲(chǔ)備。筆者認(rèn)為，有關(guān)項(xiàng)目上報(bào)的電子數(shù)據(jù)也應(yīng)歸檔保存，這部分電子數(shù)據(jù)可以作為今后檔案全文數(shù)據(jù)備查部分，如果項(xiàng)目檔案的利用率不大，則全部檔案全文掃描數(shù)字化的必要性有待研究；在完成大量的掃描工作后，要重視區(qū)域內(nèi)館際檔案資源的共享，力圖避免或減少重復(fù)性的經(jīng)費(fèi)投入與勞動(dòng)。

（3）突破定式，搭建檔案數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享。搭建國(guó)家或省級(jí)檔案數(shù)字化平臺(tái)，具有在檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃下，實(shí)現(xiàn)同級(jí)、上下級(jí)分工、聯(lián)合運(yùn)作，進(jìn)行前期數(shù)字化加工處理的功能。如可以根據(jù)文檔責(zé)任主體合理分工，完成檔案數(shù)字化及整理過(guò)程中對(duì)各類文件進(jìn)行必要項(xiàng)標(biāo)注及不同權(quán)限的共享設(shè)置（根據(jù)需要可以對(duì)一份完整的歸檔文件標(biāo)注，也可以對(duì)一份歸檔文件的不同畫幅標(biāo)注），這些標(biāo)注及共享權(quán)限設(shè)置內(nèi)容就是平臺(tái)上的數(shù)據(jù)重新整合后需要自己抓取的內(nèi)容。

（4）處理好檔案數(shù)字化的保密與開放關(guān)系。檔案部門不能只擔(dān)心泄密而把到期應(yīng)該開放的檔案不及時(shí)開放，也不能為了開放輕易把沒經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定的檔案提供開放?？傊?，檔案部門要隨著國(guó)家大數(shù)據(jù)建設(shè)需求，檔案開放程度的提高，認(rèn)真研究和制定數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源的安全保護(hù)策略，定期鑒定開放檔案，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理分工，建立檔案信息資源共享和數(shù)字化加工的平臺(tái)。

章瑾，江蘇省檔案局征集接收處副研究館員，從事檔案征集接收工作研究。

Some Thoughts on Speeding Up the Construction of Archives Digitization Platform

Zhang Jin
（Jiangsu Archives，Nanjing，Jiangsu，21008）

Abstract：According to the national " The thirteenth five-year development planning" plans to put forward the big data era and the arrival of the National Archives of the spirit of the document，the gap between the demands of the current at all levels of the National Archives Digitization Construction and relevant industries compared and the era of big data larger files can be assumed responsibility for the performance of their duties，speed up the platform of the digital archives construction，also from agency documents and other files form of digital platform construction should have the remote scattered construction，distributed storage，unified retrieval，resource sharing function.

Keywords：Archives；Digital Platform；Law；Duty

［作者簡(jiǎn)介］