朱開輝

（德宏師范高等?？茖W(xué)校監(jiān)審處，云南芒市，678400）

德宏州目前共有三所培養(yǎng)?？茖W(xué)歷以上的高校，一所是德宏師范高等?？茖W(xué)校，它是云南省育廳主管的具有普通高等學(xué)歷教育招生資格的公辦普通高等?？茖W(xué)校。一所是公辦高等職業(yè)院校即德宏職業(yè)學(xué)院。另一所是以培養(yǎng)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部和在職學(xué)歷為主的學(xué)校即德宏州委黨校。三所學(xué)校都有全日制?？茖W(xué)生和函授本科生，因此，不可避免的就存在學(xué)生學(xué)籍檔案管理問題。眾所周知，學(xué)籍檔案是批學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄。它是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢業(yè)等情況的重要憑證上，是高等學(xué)校檔案的重要組成部分。高等學(xué)校應(yīng)將學(xué)籍檔案材料及時(shí)收集、整理、歸檔，并移交學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一保存。對高校 學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，有利于維護(hù)檔案的完整與安全，方便檔案利用者的查證，也有利于杜絕社會上假文憑、假學(xué)歷的產(chǎn)生，學(xué)籍檔案的質(zhì)量反映了學(xué)校的管理水平。在新形勢下，尊重知識、注重文憑、查閱學(xué)籍已成為用人單位的必備條件，所以必須對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、規(guī)范的管理。

一、 高校學(xué)籍檔案收集的范圍及保管期限

根據(jù) 《云南省檔案局 云南省教育廳關(guān)于印發(fā)云南省高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理辦法的通知》（云檔聯(lián)發(fā)[2013]1號）文件規(guī)定，高校學(xué)籍檔案的歸檔范圍及保管期限如下：

（一） 新生錄取名冊或者錄檢表 （永久）；

（二） 學(xué)籍簿或者學(xué)籍卡 （永久）；

（三）畢業(yè)生資格審查名冊、集體及畢業(yè)生個(gè)人照片 （永久）；

（四）學(xué)生畢業(yè)證收、學(xué)位證書或結(jié)業(yè)證書發(fā)放名冊 （永久）；

（五） 選拔、保送學(xué)生登記表 （30年）；

（六） 學(xué)籍變動情況及獎(jiǎng)懲材料 （30年）；

（七） 學(xué)生參加各種競賽獲獎(jiǎng)名單、成績、證書 （獎(jiǎng)杯）等的復(fù)印件 （影印件） （省部級以上的為永久，其他的30年）；

依據(jù)多元識讀教學(xué)法的理論框架和教學(xué)模式，作者設(shè)計(jì)了獨(dú)立學(xué)院英語師范專業(yè)課堂的教學(xué)案例。在應(yīng)用的案例中，作者以所在的獨(dú)立學(xué)院的英語師范專業(yè)的綜合英語II作為教材。綜合英語所使用的教材是楊立民主編的現(xiàn)代大學(xué)英語，是作者所在的獨(dú)立學(xué)院英語專業(yè)學(xué)生的一門必修課并且占據(jù)每周6學(xué)時(shí)的課程，主要是為了培養(yǎng)英語專業(yè)學(xué)生的英語聽說讀寫譯等綜合能力。由此可見此課程在英語師范專業(yè)的學(xué)習(xí)中的重要性。

（八） 優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部名單及獲獎(jiǎng)證書文件材料 （省部級以上的為永久，一般的30年）；

（九） 學(xué)生典型試卷 （30年）；

（十）本科生優(yōu)秀學(xué)士論文及評語 （30年）；

（十一） 其他具有保存價(jià)值的材料。

二、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及問題

德宏各所高校對學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高、職稱高的老師從事檔案管理工作，而且在檔案庫房面積、檔案柜數(shù)量、電腦、打印機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等硬件設(shè)施方面也提供了比較完備的條件，但是，在微觀的具體管理上，還是存在著不少問題。

（一）檔案自身的問題

1、繁雜 是由德宏州三所高校自身的教育形式?jīng)Q定的，例如德宏師專有三年制大專學(xué)生和五年制大專門學(xué)生，學(xué)校每年必須完成全日制學(xué)生學(xué)籍歸檔工作。而每個(gè)學(xué)生又包括新生錄取審批表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生花名冊 （含照片）、學(xué)籍異動 （如轉(zhuǎn)學(xué)、修復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、參軍等）、在校各科成績登記表、學(xué)籍卡、獎(jiǎng)懲材料、、畢業(yè)證材料等等。如此，學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就繁多復(fù)雜。

2、缺損 高校學(xué)籍檔案缺損表現(xiàn)在兩方面，一是材料不齊全、不完整，如學(xué)籍檔案材料中，有的缺畢業(yè)生登記表，有的畢業(yè)生花名冊上空著沒填、沒照片，有的學(xué)籍卡上材料沒填全面。再就是學(xué)生檔案材料不齊，如有錄取名冊或成績冊，卻找不到畢業(yè)生名冊，此種情況給日后的學(xué)歷核實(shí)、查找?guī)砹死щy，也會因檔案內(nèi)容、材料不全貽誤事情；二是檔案材料紙張大小不一，折疊不整齊。學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個(gè)令人頭痛的問題是填寫不工整、字跡潦草模糊、龍飛鳳舞、錯(cuò)別字多、多處有涂改痕跡。有的用藍(lán)色鋼筆或圓珠筆填寫，時(shí)間長，內(nèi)容就模糊不清，難以辨認(rèn)。現(xiàn)在學(xué)生成績是打印生成，由于機(jī)子原因，多年后就會出現(xiàn)看不清，復(fù)印不明的狀況，有些還使用 “○”、 “×”、“√”等含糊的符號代替，客觀上削弱了高校學(xué)籍檔案的憑證效用。

（二）檔案管理上的問題

1、 分工不明確 在校生學(xué)籍管理部門主要在學(xué)校教務(wù)處，教務(wù)處應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理學(xué)生學(xué)籍，然后將每年畢業(yè)生學(xué)籍材料整理裝訂好移交學(xué)校綜合檔案室，作為以后學(xué)生查找的憑證依據(jù)。教務(wù)處應(yīng)對學(xué)生的學(xué)籍材料全權(quán)負(fù)責(zé)，對學(xué)生在校生情況了如指掌，嚴(yán)格規(guī)范管理學(xué)生學(xué)籍材料，和各教學(xué)系部密切聯(lián)系，完善學(xué)籍檔案各項(xiàng)內(nèi)容，按學(xué)籍軟件認(rèn)真錄入，核實(shí)每一項(xiàng)材料，使學(xué)籍檔案管理在基礎(chǔ)部門得到有效控制。按要求移交到學(xué)校檔案室后，由檔案人員根據(jù)檔案軟件要求再次錄入，然后整理入盒上架，完成歸檔工作。

2、 管理不嚴(yán)肅 有時(shí)在學(xué)籍檔案里會發(fā)現(xiàn)在有假材料，也有篡改學(xué)籍現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重違背了檔案真實(shí)性的特點(diǎn)。今年我國開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案全面核查，檔案部門就發(fā)現(xiàn)了有假學(xué)歷，假證明，這雖然是社會上一些不法分子所為，但也與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)有關(guān)系。

3、 檢索不先進(jìn) 高校自2001年實(shí)施 《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年以后的學(xué)籍全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利，但1991年前的學(xué)籍資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難，有時(shí)花在量時(shí)間也不一定能找到，猶如大海撈針，影響檔案的查準(zhǔn)率。

三、加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的措施

（一）提高工作重視程度

信息社會是各個(gè)單位、各個(gè)部門的競爭，更是各類專業(yè)人才之間的競爭，在激烈的人才競爭中，高校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與任用，直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門以及經(jīng)手學(xué)籍檔案的有關(guān)部門，都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的認(rèn)識，高校學(xué)籍檔案涉及的院、系多，有些還開辦分校，學(xué)生成分復(fù)雜，時(shí)間跨度大，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理工作的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物配備上給予支持，挑選有責(zé)任心有專業(yè)技術(shù)的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作，改善辦公、管理環(huán)境，加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳，為高校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有利的保證。

（二）健全檔案制度

科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律,制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度,規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “考試制度”、 “學(xué)籍管理規(guī)定”、 “畢業(yè)注冊及管理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等，使學(xué)籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。相關(guān)職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)， 各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來抓,使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

（三）改進(jìn)檔案管理手段

隨著各高校招生的迅速發(fā)展，特別是德宏師專在轉(zhuǎn)型發(fā)展、升本及新校區(qū)搬遷等情況下，改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度,對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法,已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。目前各高校都要求電子存檔，為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展,進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作,學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下,掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),熟練使用計(jì)算機(jī)并努力充實(shí)業(yè)務(wù)能力,包括聽、說、寫、計(jì)算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處和檔案室都建立了計(jì)算機(jī)房,引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實(shí)的檔案材料,從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員素質(zhì),是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。務(wù)必采取切實(shí)措施,重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn),不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先,在思想政治方面,檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策,樹立正確的人生觀和世界觀,熱愛檔案事業(yè),愛崗敬業(yè),認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面,學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟練掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能,熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備,與時(shí)俱進(jìn),優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手;另外,還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定,關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員,使其安心本職工作,增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件,充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性,促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理人員逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案信息資源的重要形式,是學(xué)校的一筆珍貴的財(cái)富。我們只有加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理,重視學(xué)籍檔案的開發(fā)利用,才能使之更好的為教學(xué)、管理、學(xué)生就業(yè)及學(xué)校發(fā)展服務(wù),才能創(chuàng)造出更多的社會效益，提高知名度。學(xué)籍檔案管理工作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分,應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷摸索,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),引領(lǐng)其他檔案，讓學(xué)籍檔案信息真正及時(shí)有效地為社會提供服務(wù),使檔案信息開發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的道路。我們已做好了學(xué)校文書、會計(jì)和人事檔案，現(xiàn)在有決心做好學(xué)籍檔案工作，下一步將加大力度做好科技、照片、實(shí)物檔案的整理歸檔。

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