信息化環(huán)境下的高校檔案管理問題以及應(yīng)對方法

丁春龍

摘 要：伴隨著信息化時代的到來，各種各樣的信息越來越公開透明，在為大眾提供方便的同時，也會帶來一些安全方面的問題。高校是人員容納數(shù)量較多的場所，因此檔案管理是一個很重要的問題。本文將從高校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析其中存在的問題，進而提高高效檔案管理的水平，保證檔案信息的安全。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；高校檔案管理；應(yīng)對方法

檔案管理在我們的生活中起著非常重要的作用，影響著我們的生活、工作和進修學(xué)習(xí)。它是一個很重要的信息資源系統(tǒng)，在高校中被統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一安排和監(jiān)管。目前，我國的高校檔案管理還存在一定的問題，在系統(tǒng)中存在許多漏洞。因此建立完善的高效管理系統(tǒng)，提高檔案從業(yè)人員水平，顯的尤為重要。

1 信息化環(huán)境對高效檔案管理造成的影響

1.1 對檔案管理安全造成一定的威脅

信息化時代，每個人的全部信息都處于陽光暴曬之下。雖然檔案管理相對安全，限制較多，但相對之前安全性還是有所降低。每年，出現(xiàn)檔案問題的學(xué)生成千上萬，對學(xué)生的生活和學(xué)習(xí)造成了一定的困擾。現(xiàn)在檔案管理點，都有專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)，但是安全性設(shè)置上還不算太高，在加上人為因素的影響，造成安全問題上的缺失。只要知道一個學(xué)生的姓名和其他一些信息，他人也可以進行代領(lǐng)或查詢，帶來一定的方便的同時，也造成一定的威脅[1]。

1.2 造成了高校檔案的信息公開

信息化公開，是這個時代對信息領(lǐng)域的要求，每個行業(yè)都不例外。例如政府實行的信息陽光工程，就是為了實現(xiàn)政府行政信息的透明和實時發(fā)布，實現(xiàn)外部監(jiān)管和后期工作的順利實施。信息公開，有利于高校政務(wù)工作的開展，提高工作效率。學(xué)生在網(wǎng)站上就能獲得學(xué)校發(fā)布的即時信息，了解學(xué)校的最新動態(tài)，提高信息傳播的速度，便于學(xué)生生活、學(xué)習(xí)的開展。檔案管理就是高校信息公開中的一部分，在信息公開中也起著一定的作用。檔案部門是學(xué)生檔案信息的集散地，同時也保留著學(xué)校許多各方面的文史、科研、管理資料，為學(xué)校其他的職能部門提供幫助，在學(xué)校管理中是重要的一個組成環(huán)節(jié)。在信息公開大背景下，檔案部門也進行了一定的開放，為社會各個層面進行服務(wù)，同時也豐富了信息原材料[2]。

2 高校在信息管理中存在的問題

2.1 存檔設(shè)備落后，手段滯后

目前，檔案管理采用的都是人工管理。有一定的檔案存放場所和一定的管理模式和手段。但隨著大學(xué)生的增多，學(xué)校的規(guī)模和人數(shù)達到了空前的高度，在加上信息公開增加了查詢和利用的次數(shù)，造成了檔案管理工作中的難度。而且，有些檔案室是跟隨著學(xué)校共同建立起來的，面積小，設(shè)施老，還采用過去落后的管理方式，分類不到位，存在錯放漏放亂放的特點，增加在查找過程中的復(fù)雜性。在一定程度上降低了管理水平和工作效率。

2.2 檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案部門是隨著高校建立成長起來的，當(dāng)初進行招募時，對檔案從業(yè)人員的要求不高，于是導(dǎo)致了現(xiàn)在的檔案人員整體素質(zhì)偏低，服務(wù)意識不高。大部分工作人員仍處于被動的工作狀態(tài)，不懂得積極主動的進行業(yè)務(wù)提升和方法改造。在加上自身專業(yè)知識儲備的陳舊性，跟不上高校檔案管理的快速發(fā)展，水平上有所欠缺。并且存在服務(wù)意識淡薄、服務(wù)不好的相關(guān)問題，這些都需要加以改進。目前，高校的檔案管理專業(yè)性要求較高，檔案人員除了業(yè)務(wù)跟不上，也不太熟悉學(xué)校相關(guān)的運行程序，導(dǎo)致檔案工作并未發(fā)揮大的作用。

2.3 解決“保密”與“公開”方面的矛盾

這個是信息化時代對檔案管理水平的要求。這個要視情況而定。在解決保密問題和公開的情況上，要根據(jù)材料使用的地方和適用對象而定。對于要嚴(yán)格保密的材料，一定要加強安全防護，提高保密性；對于可以適當(dāng)共享的材料，可以放寬限制，提高它的公開性和利用率。檔案管理人員要擯棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，更新理念，正確認(rèn)識信息開放這一產(chǎn)物，做到與時代相呼應(yīng)，在檔案館中做到有分寸，正確開放，適時開放、部分開放。

2.4 信息化系統(tǒng)利用不到位

信息化時代，給人們帶來了便捷，提供了方便。傳統(tǒng)的檔案管理需要人為的進行控制，在加上查詢分類要浪費大量的人力、物力和時間。查檔案時，需要親自去進行業(yè)務(wù)辦理，如果遇到檔案未到，就相當(dāng)于白跑一趟。如果有相應(yīng)的管理系統(tǒng)，進去輸入個人信息就可以知道檔案是否已存在檔案室，就可以減少在這方面時間的花費，提高辦理業(yè)務(wù)的能力。目前，我們許多地區(qū)的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)上查詢，但還存在檔案歸檔時間的不能及時顯示和檔案中途的歸置未知這方面的不足。但高校與之相比還存在一定的差距，有教學(xué)系統(tǒng)內(nèi)部的檔案查詢，但是對外公開系統(tǒng)沒有到位，某些學(xué)校學(xué)生不能在學(xué)校網(wǎng)站進行到檔查詢。

3 高校檔案管理策略

3.1 加大資金投入，完善設(shè)備

高校檔案管理也要跟上時代的發(fā)展步伐。高校檔案管理存在經(jīng)費不足的問題，這個需要學(xué)校自己做好全面成本預(yù)算，加大對檔案管理的資金分配。通過加大資金投入，對檔案管理工作室進行修繕，完善設(shè)備，對里面的用具進行全面更新。同時學(xué)校要引進先進的檔案管理方法，借鑒其他優(yōu)秀的經(jīng)驗，在自己已有的管理方法上進行揚長避短，擯棄落后的技術(shù)手段，提高檔案的信息化管理。

3.2 提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

一方面，學(xué)校要加強對檔案工作人員的培養(yǎng)?？梢匝垯n案管理這方面的專家多對工作人員進行實地培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。同時也可以選擇表現(xiàn)優(yōu)秀的人員到別的高校進行實地學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗，把好的部分應(yīng)用于現(xiàn)有的檔案管理工作中來。

另一方面，檔案館人員自身也要有一定的意識，提高對培養(yǎng)自己業(yè)務(wù)水平能力的重視。在日常生活中，自己可以去多聽一下這方面的講座，利用網(wǎng)絡(luò)及時對自己的知識體系進行更新。對于新的管理方法要及時的進行嘗試，在摸索中建立適合自己部門的一套管理方法。同時也要了解學(xué)校的相關(guān)工作流程，與其他部門進行工作上的銜接。

3.3 轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識信息公開與檔案管理的關(guān)系

對于信息公開和檔案管理的矛盾，其實是由于認(rèn)識不到位導(dǎo)致的。首先在檔案工作中，要轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識信息公開。檔案管理是一個保密性比較強的工作，但是它的工作目的是為了給人們的生活、工作帶來一定的便利。單純的保密，守著檔案材料，不發(fā)揮其用處，是不正確的工作方式。在加上信息化時代的要求，對發(fā)揮檔案管理的用處提供了契機。當(dāng)然，這也是有一定的工作原則的，并不是所有的檔案材料都可以應(yīng)用，而是要根據(jù)情況來確定。具體問題，具體分析。

3.4 發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢

信息化時代，為所有的信息插上騰飛的翅膀，可以把信息輸送到世界各地。利用信息化優(yōu)勢，通過網(wǎng)絡(luò)，建立一個完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，方便各方面工作，是一件非常有價值有意義的研究項目。目前，我國高校這方面還存在一定的欠缺，對檔案管理還存在一定的局限，并沒有完全實現(xiàn)檔案管理信息化，在一定程度上不利于檔案管理工作水平的提高和信息技術(shù)的利用。

3.5 做好檔案的分類、歸檔

目前，在高校檔案管理工作中，還存在分類布局不合理，歸檔不到位，期間也出現(xiàn)了一定的差錯，對學(xué)生、教學(xué)等產(chǎn)生了一定的影響。做好檔案的分類、歸檔，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，有利于提高檔案工作的效率，縮短檔案查找的時間。

4 結(jié)語

做好檔案管理工作，是學(xué)校管理的重要部分。在信息化時代，要充分利用數(shù)字優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理工作水平的大提升。

參考文獻

[1]羅京.四川師范大學(xué)成都學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與研究[J].軟件工程，2014（7）：101-102.

[2]范蕾.高效信息公開壞境下檔案管理存在的問題和應(yīng)對之策[J].信息技術(shù)，2013（11）：41-43.

[3]鄧皓軒.高效體育檔案工作的現(xiàn)狀與對策研究[J].體育管理，2012（1）：58-60.