劉茂誠

(勝利油田 檔案管理中心，山東 東營257001)

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談勝利油田檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

劉茂誠

(勝利油田 檔案管理中心，山東 東營257001)

【摘要】在中石化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)框架下，建立起勝利油田檔案信息系統(tǒng)，圍繞統(tǒng)一的檔案管理平臺開展應(yīng)用。將歷史上已形成的分散檔案系統(tǒng)及應(yīng)用進(jìn)行整合，規(guī)范應(yīng)用集成和數(shù)據(jù)遷移，對珍貴檔案的背景信息進(jìn)行補(bǔ)充完善(再著錄)。開展檔案數(shù)字化建設(shè)，擴(kuò)大應(yīng)用范圍，推進(jìn)網(wǎng)上利用，不斷提高利用質(zhì)量與效率。將系統(tǒng)安全和應(yīng)用考核一塊納入系統(tǒng)建設(shè)，優(yōu)化系統(tǒng)性能，進(jìn)一步深化系統(tǒng)應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】檔案信息系統(tǒng)；建設(shè)；深化應(yīng)用

一、勝利油田檔案信息系統(tǒng)概述

勝利油田(以下簡稱油田)檔案分勘探開發(fā)、管理、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、會計、人員、聲像(照片、視頻、音頻)、實物、權(quán)證、職工、資料、上級文件等15大類，其特點是采集戰(zhàn)線長、跨度大、種類多、量大、利用率高、生產(chǎn)經(jīng)營活動對檔案的依賴性強(qiáng)、利用價值大。檔案工作的話語權(quán)是依賴于其服務(wù)于油田核心業(yè)務(wù)的重要程度，傳統(tǒng)的檔案管理模式制約著檔案的高效和廣泛利用。自2010年起，油田被列為中石化檔案管理系統(tǒng)試點單位，以此為契機(jī)建立了油田檔案信息系統(tǒng)，涵蓋歸檔全過程、網(wǎng)上利用、報表(包括年報)、自動考核、安全管理等內(nèi)容，在油田各二級單位和油田機(jī)關(guān)推廣應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案采集自動化、存儲安全化、管理科學(xué)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)便捷化等預(yù)期目標(biāo)。油田駐外機(jī)構(gòu)和其他非局域網(wǎng)用戶通過VPN訪問檔案系統(tǒng)。目前入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫75萬卷，卷內(nèi)和文件目錄408萬條，全文電子文件120萬件，網(wǎng)上檔案利用每月達(dá)3萬次以上。隨著檔案數(shù)字化工作的全面開展，全油田每年歸檔電子數(shù)據(jù)量超過3T。在功能擴(kuò)展方面，實現(xiàn)了OA、財務(wù)、ERP、設(shè)備等系統(tǒng)的自動歸檔，和油田數(shù)據(jù)中心進(jìn)行了一體化集成，使前臺數(shù)據(jù)檔案化，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用前臺化。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的深化，消除了傳統(tǒng)檔案利用過程的時空障礙，更有效地為油田重要決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究提供支持，更準(zhǔn)確地找到了油田檔案資源定位，下一步將用云計算、智慧檔案和大數(shù)據(jù)理論改善系統(tǒng)性能和深化系統(tǒng)應(yīng)用，利用效益會更加明顯[1]。

二、勝利油田檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵

1.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)要務(wù)實。檔案信息化建設(shè)，是檔案業(yè)界排除管理和利用“障礙”的過程，是史無前例的變革，是檔案工作的長河中最難行進(jìn)的一段。建設(shè)難度不僅是體現(xiàn)在爭取資金上，領(lǐng)導(dǎo)的意識、部門的配合、檔案人員的素質(zhì)、定位及工作積極性等都是要考慮到的重要因素。因此，建設(shè)過程一定要實事求是，穩(wěn)步推進(jìn)，最可怕的是盲目求快，落入急功近利陷阱。檔案工作有別于其他工作，要有長遠(yuǎn)打算，循序漸進(jìn)，要客觀地安排建設(shè)進(jìn)度?？斐龀煽兪潜匾模荒苡绊懗掷m(xù)穩(wěn)定地開展工作這個根本，一定要對失敗的“短拼快”項目進(jìn)行深刻反思。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)要講科學(xué)，既要有長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要把握好近期和階段性的工作需求，在不同階段，實現(xiàn)不同的目標(biāo)，穩(wěn)步地提升。檔案數(shù)據(jù)集成、系統(tǒng)優(yōu)化、業(yè)務(wù)流程設(shè)計等方面有一定的技術(shù)難度，工作量大，協(xié)調(diào)面廣，需要在全局檔案意識方面有個正確的導(dǎo)向。首先要從檔案工作者自身做起，面對與日俱增的工作壓力，更要加強(qiáng)政治素質(zhì)、崗位素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)者要用政策和環(huán)境等條件鼓舞他們的積極性和敬業(yè)精神，這是檔案信息系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵所在。

2.考核是推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用與提高的有效措施。用考核促應(yīng)用，是推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的有效措施。圍繞檔案工作重心，油田檔案管理部門制定考核規(guī)則，定期對各下屬單位進(jìn)行應(yīng)用考核，年終進(jìn)行總體評價，獎懲兌現(xiàn)，效果顯著?？己藘?nèi)容包括檔案門類的齊全與數(shù)據(jù)完整性、歸檔及時性、檔案數(shù)字化和系統(tǒng)管理等?？己嘶顒舆\行兩年來，全局檔案意識普遍增強(qiáng)，檔案工作者的應(yīng)用技能快速提升，檔案數(shù)字化突飛猛進(jìn)。目前全文入庫量120萬件，比考核前增加了60%。在考核中不斷積累經(jīng)驗，對各項考核內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)量化，將程序化的工作流程用軟件實現(xiàn)，自動生成考核結(jié)果。每個單位對照考核結(jié)果，更加明確下一步的工作內(nèi)容和目標(biāo)，形成良性循環(huán)。

三、勝利油田檔案信息系統(tǒng)建設(shè)措施

1.標(biāo)準(zhǔn)化實施。按照上級文件要求，正確把握檔案信息化的工作方向，建立檔案工作體制機(jī)制，完善檔案資源、利用和安全三個體系，指導(dǎo)系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用過程。加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)都要學(xué)，尤其是要學(xué)透國資委、國家檔案局等上級部門發(fā)布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的實施，合理制定系統(tǒng)框架，增強(qiáng)系統(tǒng)的通用性和權(quán)威性。在建設(shè)過程中，按照中石化有關(guān)文件和標(biāo)準(zhǔn)搭建系統(tǒng)平臺，建立基本元數(shù)據(jù)集合，按標(biāo)準(zhǔn)條文進(jìn)行功能模塊、業(yè)務(wù)流程、接口模塊和各種報表的開發(fā)。要充分考慮到和其他信息系統(tǒng)的兼容性、數(shù)據(jù)交換的通用性和可行性問題。實用性和創(chuàng)新程度要兼顧，應(yīng)充分認(rèn)識到先進(jìn)不實用，其實就沒什么用。要盡可能地借助系統(tǒng)，提高管理過程的自動化程度，這是檔案信息化、智慧檔案建設(shè)的大方向。

2.推廣和完善交互進(jìn)行，邊應(yīng)用邊提升。2011年初，檔案系統(tǒng)經(jīng)過簡短的測試后上線運行。在實際應(yīng)用中，會更快、更準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)問題，及時進(jìn)行完善和功能擴(kuò)充，這樣既能提前發(fā)揮效益，事實上又縮短了開發(fā)周期。若一直處于追求完美之中，陷入馬拉松式的開發(fā)過程而遲遲不上線，會貽誤檔案信息化進(jìn)程。自系統(tǒng)上線以來，提出改進(jìn)建議500余項，其中包括系統(tǒng)優(yōu)化建議200余項，功能擴(kuò)展60余項。和其他試點單位進(jìn)行交流，共同發(fā)現(xiàn)和探討有關(guān)問題，互相借鑒試點經(jīng)驗，加快了系統(tǒng)完善周期。上線初期，油田用戶需要遠(yuǎn)程訪問中石化檔案庫(北京)，響應(yīng)速度成為瓶頸。通過技術(shù)分析，將運行庫遷到本地，既不影響整體運行，又提高了訪問速度，這就是系統(tǒng)優(yōu)化一例。系統(tǒng)查詢界面的優(yōu)劣直接關(guān)系到利用過程的質(zhì)量與效率，是系統(tǒng)開發(fā)的重點，而這方面優(yōu)化和創(chuàng)新的空間很大。查詢界面的開發(fā)，既要講科學(xué)，又要尊重廣大用戶的使用習(xí)慣。按照油田開發(fā)建設(shè)史上的機(jī)構(gòu)沿革順序進(jìn)行視圖創(chuàng)建，各年代的檔案按時間、類型自動分類，層次分明。在查詢過程中，按照由繁到簡的原則，盡可能減少用戶查詢過程中不必要的思考和選擇難度，智能性地引導(dǎo)用戶進(jìn)入下一步操作，高效、準(zhǔn)確地實現(xiàn)目標(biāo)查詢。

3.規(guī)范數(shù)據(jù)組織和應(yīng)用集成，重要檔案進(jìn)行再著錄。油田檔案信息系統(tǒng)建成后，首先要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)兼并原來的分散應(yīng)用，圍繞一個平臺進(jìn)行歸檔和遷移。通過建立視圖，實現(xiàn)油田數(shù)據(jù)中心和勘探開發(fā)檔案數(shù)據(jù)平臺的一體化[2]，即前臺業(yè)務(wù)與后臺歸檔合二為一，保證數(shù)據(jù)源的唯一性和權(quán)威性，避免重復(fù)存儲。檔案數(shù)字化是排除檔案利用過程各種障礙的有效手段，按照中石化辦公廳對庫藏檔案數(shù)字化80%以上的要求，全油田正在大規(guī)模開展該項工作。以前系統(tǒng)掛接全文的方式，可能是一個卷內(nèi)目錄(文件)對應(yīng)多個全文電子文件，全文中的每一個圖形文件可能對應(yīng)著文件中的某一頁，作為全文的一部分分別掛接在目錄下?！吨袊瘷n案數(shù)字化規(guī)范》發(fā)布后，實行一個歸檔目錄下，只對應(yīng)一個全文文件，若有多個電子文件的情況下，可以合并成為一個PDF文件(單層或雙層PDF)掛接。這樣系統(tǒng)中的目錄和全文一對一，管理更加便捷和明晰，也便于利用和考核。

在數(shù)據(jù)組織方面，重要的一項工作，就是檔案的再著錄的問題，尤其是針對重要的歷史檔案。舉個例子，有些照片缺乏或缺少準(zhǔn)確的著錄信息，如拍攝時間、地點、人物、事件等，即沒有描述完整應(yīng)有的背景信息。若在查考中可以獲取更多、更準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)信息，在對應(yīng)的檔案中進(jìn)行補(bǔ)充完善，這就是檔案的再著錄。這樣做的目的是為了保證檔案信息更完整，更有利用價值。在媒體上頻繁發(fā)布的油田歷史照片，有的僅有年度或月份，精確到哪一天的少，而正是這種缺少，導(dǎo)致照片檔案應(yīng)有的價值就反映不出來。例如，時任石油部副部長張文彬在1965年2月2日視察坨11井，在井場祝捷大會上講話的照片，媒體上多次出現(xiàn)，但標(biāo)出完整拍攝時間和翔實的背景信息的少。經(jīng)考證，那天正是農(nóng)歷正月初一，在“革命化的春節(jié)”這天召開的祝捷大會，這張照片檔案的價值和意義就非同一般了。因此，值檔案信息系統(tǒng)建設(shè)之機(jī)，對檔案資源進(jìn)行深挖掘、再著錄、細(xì)組織，尤其是對珍貴歷史檔案，意義重大。

4.強(qiáng)化系統(tǒng)安全措施。鑒于檔案信息的重要性，將檔案系統(tǒng)安全納入油田信息安全總體規(guī)劃，并配備高效、可行的應(yīng)急措施。日常的安全檢查，首要的項目是查看設(shè)備運行狀態(tài)和系統(tǒng)日志，是否有硬件(尤其是硬盤)報錯信息，存儲空間是否應(yīng)用殆盡等，這都是造成毀滅性數(shù)據(jù)損失的隱患。要求下屬單位有計劃地將檔案目錄導(dǎo)出備份，并妥善保存入庫全文，保證有多重備份，以滿足小范圍和小規(guī)模的數(shù)據(jù)保護(hù)。在油田層面做好檔案數(shù)據(jù)自動備份，實時或定時將數(shù)據(jù)備份到異地場所，在遇到數(shù)據(jù)災(zāi)難時能夠及時有效地進(jìn)行恢復(fù)。本系統(tǒng)啟用了EMC Networker、CommVault等備份軟件，科學(xué)制定備份策略，形成數(shù)據(jù)安全的最后防線。油田層面的備份，只有在發(fā)生大的數(shù)據(jù)災(zāi)難時，才啟動恢復(fù)操作。因此，盡可能減少實質(zhì)性的恢復(fù)操作。要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，驗證備份的正確性、可靠性和完整性?；謴?fù)完成后，要和對應(yīng)備份時間點的實際數(shù)據(jù)做對比，找出差異。若發(fā)現(xiàn)恢復(fù)數(shù)據(jù)的完整性等方面存在問題，要分析原因，一般是通過調(diào)整備份窗口、周期等策略來進(jìn)行完善。

最理想的運行保障措施是建立檔案業(yè)務(wù)連續(xù)性保障系統(tǒng)，即建立異地運行保障中心，實現(xiàn)檔案主系統(tǒng)和保障系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步。在一方出現(xiàn)問題時，另一方可以接管全部服務(wù)，保證檔案系統(tǒng)的不間斷運行。但這樣的保障系統(tǒng)建設(shè)昂貴而復(fù)雜，視企業(yè)實際情況，因地制宜，量力而建，可簡可繁，務(wù)實的做法是在保護(hù)檔案數(shù)據(jù)不受損失的前提下，一步步建立檔案信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)連續(xù)性保障措施。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉茂誠.對智慧檔案的一點認(rèn)識[J].山東檔案，2014(5).

[2]劉一靜.淺談油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2015(6).

(責(zé)任編輯曹遠(yuǎn))

On Construction of Archives Information System of Shengli Oilfield and Its Application Deepening

LIU Maocheng

(The Archives Management Center, Shengli Oilifield, Dongying 257001, China)

Abstract:Under the standard framework of Sinopec archives management information system, we have set up the oilfield archives information system and find wide application around the unified management platform. By integrating the distributed archives systems and applications formed in oilfield development history, we have standardized the application integration and data migration and supplemented and perfected the description of background information of precious archives (rewriting the background information of archives in history). We have carried out archive digitalization construction and expanded its use extensively, promoting online service and expanding the scope of the utilization, improving the application quality and efficiency. Applying the system security and incorporating into system construction, we have optimized the system performance and function constantly and further deepened the system application.

Key words:archives information system; construction; application deepening

【中圖分類號】G271

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】1009-4326(2016)01-0105-03

【作者簡介】劉茂誠(1965-)，男，山東壽光人，勝利油田檔案管理中心電子科副研究館員；山東省檔案科學(xué)技術(shù)專家；博士。研究方向：檔案信息化與開發(fā)利用。

【收稿日期】2015-12-10

DOI：10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2016.01.027