加強(qiáng)油田人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

趙　燕

（中原油田人事檔案管理中心，河南　濮陽(yáng)　457001）

加強(qiáng)油田人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

趙燕

（中原油田人事檔案管理中心，河南濮陽(yáng)457001）

本文闡述了新時(shí)期做好油田人事檔案工作的重要性，認(rèn)真分析了當(dāng)前油田人事檔案管理存在的一些問(wèn)題，提出了進(jìn)一步加強(qiáng)油田人事檔案管理工作的方法和對(duì)策。

油田；人事；檔案；管理

人事檔案管理是油田人事管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。人事檔案材料收集是否齊全，直接影響到油田人事工作能否正常開(kāi)展。人事檔案是歷史研究的寶貴史料，是一個(gè)人德、勤、績(jī)、效、廉等方面最真實(shí)的記錄，是一個(gè)人歷史情況的客觀反映，是全面考察、了解和正確使用干部的重要依據(jù)。

隨著中原油田人事檔案管理中心的正式成立，全局所有人事檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。這樣，既可以使人事檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，又可以更合理地為全局職工提供利用服務(wù)。本文結(jié)合油田人事檔案管理面臨的新形勢(shì)，就如何做好人事檔案管理及服務(wù)工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和看法。

1　充分認(rèn)識(shí)油田人事檔案工作的新特點(diǎn)和重要性

1.1獨(dú)立性與依附性

新時(shí)期油田人事檔案工作的獨(dú)立性與依附性依然并存。人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它具有一套完整的理論法規(guī)和管理方法，并具有相對(duì)獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。它不僅服務(wù)于人事任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等工作，還要管理人事檔案材料的形成以及為油田改革建設(shè)發(fā)展服務(wù)。因此，無(wú)論從理論上、實(shí)踐上、組織上它都自成體系的獨(dú)立存在，沒(méi)有任何工作可以替代它。同時(shí)，它也有一定的依附性，既依附于人事工作，也依附于檔案工作。

1.2服務(wù)性與保密性

油田人事檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，又是一項(xiàng)保密性工作。人事檔案管理的根本目的是為了油田組織人事工作服務(wù)，為黨的建設(shè)服務(wù)，為油田的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。近年來(lái)，根據(jù)中組部《干部選拔任用條例》的規(guī)定，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位為做到人才的合理引進(jìn)，相繼實(shí)行“競(jìng)聘上崗，擇優(yōu)錄取”，選拔任用了一批德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才充實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)崗位，人事檔案就為油田組織、人事部門(mén)提供人事材料上的服務(wù)。與其他服務(wù)行業(yè)相比，它又是一項(xiàng)保密性極強(qiáng)的工作。人事檔案中記載著個(gè)人政治、業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)的經(jīng)歷和活動(dòng)，尤其是油田領(lǐng)導(dǎo)干部、勞動(dòng)模范、石油工程專業(yè)技術(shù)人才等，其人事檔案的機(jī)密性更強(qiáng)。所以在工作中，要按照保密原則，遵守保密制度，確保油田人事檔案的絕對(duì)安全。

1.3政治性與專業(yè)性

油田人事檔案工作既是一項(xiàng)政治性工作，又是一項(xiàng)專業(yè)性工作。說(shuō)它具有政治性，主要表現(xiàn)在它與黨的路線、方針、政策有著十分密切的關(guān)系。黨的組織路線主要是依靠組織人事工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的。人事工作的好壞，直接影響到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)和干部隊(duì)伍建設(shè)，從而影響到企業(yè)黨的建設(shè)。同時(shí)，人事檔案工作也是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作。比如，油田人事檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，是由收集整理、庫(kù)房保管、借查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)完成的，是由人事檔案本身的特點(diǎn)和人事工作的需要決定的。那種認(rèn)為人事檔案只是收集、裝訂、借閱，想怎么干就怎么干的看法是不符合實(shí)際的。

2　當(dāng)前油田人事檔案工作存在的一些問(wèn)題

在近年來(lái)油田人事檔案的收集整理過(guò)程中，也發(fā)現(xiàn)了一些亟待解決的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

2.1思想認(rèn)識(shí)上不夠重視

由于油田人事檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是不引人注意、默默無(wú)聞的工作。有的同志認(rèn)識(shí)不到這項(xiàng)工作的重要性，甚至認(rèn)為檔案里的那幾張紙沒(méi)有多大的作用；有的認(rèn)為使用干部主要看工作表現(xiàn)，人事檔案作用不大；有的領(lǐng)導(dǎo)雖然口頭上也講人事檔案工作的重要性，但往往是“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，忙起來(lái)忘掉”，在實(shí)際工作中對(duì)油田人事檔案工作有所忽視。

2.2人事檔案管理不夠規(guī)范

有的沒(méi)有填寫(xiě)《干部履歷表》，沒(méi)有學(xué)籍材料；有的職稱、黨團(tuán)、招錄、任免、晉升工資等材料不是不齊全，就是沒(méi)有審批表；有的缺張少頁(yè)，字跡不清，沒(méi)有材料形成時(shí)間；有的該簽字未簽字，該蓋章未蓋章，撰寫(xiě)不符合要求。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，油田選定干部擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)后，有的沒(méi)有把本人考察材料、任免呈報(bào)表、任職通知等一整套材料歸入個(gè)人檔案。人事檔案存在重復(fù)多余材料。比如職稱評(píng)審呈報(bào)表有重份現(xiàn)象，有的專業(yè)技術(shù)人員評(píng)審表一式四份，畢業(yè)論文以及手寫(xiě)總結(jié)一類材料也歸檔；有的在同一職務(wù)任免中，既有干部任免表，又有任命文件。

2.3流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞混亂

由于各單位管理方式不一樣，內(nèi)容側(cè)重不同，對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理較為混亂，移交不及時(shí)或不移交現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。特別是近幾年，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊，油田有人下海經(jīng)商，人事檔案仍留在原單位，未能及時(shí)移交人事檔案管理中心。隨著國(guó)家人事制度的改革，大學(xué)畢業(yè)生自主擇業(yè)，就業(yè)單位不穩(wěn)定，人事檔案未能及時(shí)轉(zhuǎn)出。有的單位違反政策，將檔案由個(gè)人帶出，或者沒(méi)有經(jīng)過(guò)機(jī)要部門(mén)轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位，在郵寄過(guò)程中有的丟失，有的無(wú)法轉(zhuǎn)遞成為死檔。

2.4人事檔案信息化管理程度不夠

在當(dāng)今信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)已應(yīng)用到各行各業(yè)，人事檔案工作雖已用到，但應(yīng)用的深度和廣度都十分有限。至今仍沒(méi)有全國(guó)通行的適用軟件，對(duì)于推進(jìn)人事檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理是一大遺憾。

3　加強(qiáng)油田人事檔案管理的方法與對(duì)策

人事檔案管理工作是圍繞人事利用這個(gè)中心來(lái)開(kāi)展的。因此，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真思考如何改進(jìn)利用方法，提高利用效率，更好地發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值，對(duì)工作中存在的不足和落后的管理方法及時(shí)改進(jìn)。

3.1加大宣傳力度提高思想認(rèn)識(shí)

爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，使檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)。一方面要組織廣大干部職工學(xué)習(xí)了解人事檔案的政策法規(guī)，增強(qiáng)人事檔案的利用意識(shí)；另一方面要向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，爭(zhēng)取油田各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，如將人員的配備、庫(kù)房的改造、設(shè)備的更新、經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng)列入議事日程。

3.2加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理

企業(yè)的各項(xiàng)改革，給人事檔案管理工作帶來(lái)了新情況、新問(wèn)題。比如，有的人為謀取私利，想改年齡晚幾年退休，在檔案上打主意，出現(xiàn)了“工齡越填越早”、“年齡越填越小”、“學(xué)歷越填越高”等怪現(xiàn)象。因此，已經(jīng)進(jìn)入個(gè)人檔案的所有材料，不準(zhǔn)擅自抽出更改任何項(xiàng)目?jī)?nèi)容。人事檔案的管理內(nèi)容，具體地說(shuō)，就是“全、實(shí)、準(zhǔn)、齊、嚴(yán)”五字方針。“全”，即收集材料完整、齊全；“實(shí)”，即材料要真實(shí)可靠；“準(zhǔn)”，即對(duì)材料分類準(zhǔn)確，條理精練；“齊”，即裝訂材料整齊美觀；“嚴(yán)”，即檔案入庫(kù)前嚴(yán)格把關(guān)，并制定嚴(yán)格的借用、查閱制度。人事檔案工作應(yīng)從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化管理上來(lái)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)管理人事檔案，從而提高工作質(zhì)量和效率。

3.3樹(shù)立與人力資源管理的接軌意識(shí)

根據(jù)中組部的《干部檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案應(yīng)由組織、人事部門(mén)分工負(fù)責(zé)管理。由油田人事檔案管理中心牽頭，組織部門(mén)負(fù)責(zé)副處級(jí)以上干部、企業(yè)主要經(jīng)營(yíng)管理者的檔案查閱利用；人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)一般干部職工、科技人員檔案的利用。

3.4堅(jiān)持多層面監(jiān)督測(cè)評(píng)考核制度

油田人事檔案同文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等門(mén)類檔案既有共性，又有特殊性。人事檔案是由用人單位整理、保管，移交人事檔案管理中心統(tǒng)一管理。在這些過(guò)程中是否做到檔案隨人走，必須有監(jiān)督機(jī)制，可由組織人事和檔案管理部門(mén)聯(lián)合組織，依據(jù)《檔案法》嚴(yán)格按程序進(jìn)行辦理。由人事檔案管理中心每季度對(duì)各二級(jí)單位的材料上交情況進(jìn)行考核。

3.5立足于人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

逐步建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，是信息時(shí)代對(duì)人事檔案信息存貯和利用的必然要求，也是人事檔案信息資源共享的先決條件，它有利于社會(huì)各方面“知己知彼”。但必須遵守有關(guān)保密原則，堅(jiān)持“有限知情權(quán)”與“雙向?qū)徍恕?，凡涉及到個(gè)人不宜公開(kāi)的內(nèi)容，都不得隨意對(duì)社會(huì)公開(kāi)。

總之，做好油田人事檔案管理工作，要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律、法規(guī)，建立和完善油田人事檔案工作規(guī)章制度，對(duì)人事檔案實(shí)行科學(xué)管理，維護(hù)人事檔案的完整與安全。這項(xiàng)工作搞得好不好，事關(guān)組織人事工作的全局。因此，各級(jí)黨委、組織人事部門(mén)及檔案工作者，要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，進(jìn)一步做好人事檔案的收集整理、統(tǒng)一保管工作，使人事檔案工作更好地為考察了解和選拔任用干部服務(wù)，為油田經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

Refl ections on How to Improve Personal Files Management in Oilfi elds

Zhao Yan
(Personal Files Management Center of Zhongyuan Oilfi eld, Puyang 457001, Henan Province, China)

The paper introduces the importance of properly handling personal fi les in oilfi elds in the new era, closely analyzes the problems with current practices of oilfi elds in this regard, and suggests appropriate methods and strategies for oilfi elds to further improve personal fi les management.

oilfi elds, personal fi les, management

2016-7-18。

趙燕（1969—），女，山東省淄博人。畢業(yè)于河南大學(xué)成人自學(xué)考試教育管理專業(yè)。助理經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)就職于中原油田人事檔案管理中心。電子郵箱：zhaoyan837@163.com。