王剛

[摘 要]辦公室管理是指嚴(yán)格的執(zhí)行管理者的有關(guān)決策，從而有效的解決一些企業(yè)的行政上的工作，其工作的主要內(nèi)容有計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制工作的全過程，從而保證企業(yè)的工作能夠有序的進(jìn)行。而現(xiàn)在的辦公室管理還會(huì)包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部的信息進(jìn)行傳遞，使企業(yè)各部門之間的功能能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)進(jìn)行，使企業(yè)的計(jì)劃和決策能夠得到有效的實(shí)現(xiàn)，也就是能否實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的決策，不僅僅取決于指定的決策是否有效，還取決于辦公室的管理工作是否可行，可見辦公室管理工作的重要性。文章從辦公室管理工作的重要性出發(fā)，對(duì)如何做好辦公室管理工作做了有關(guān)論述，旨在為做好企業(yè)辦公室管理工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)管理 辦公室管理 重要性 改進(jìn)措施

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）06-0305-01

1 引言

隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得許多企業(yè)也在不斷的發(fā)展，使得市場上的競爭越來越激烈，各企業(yè)如果想在同行業(yè)中獲得更強(qiáng)的競爭力，就需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理，從而使企業(yè)的管理辦法得到不斷的調(diào)整和完善，而企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)就是辦公室管理工作，作為企業(yè)傳播有效信息的辦公室，是企業(yè)內(nèi)部建立起到溝通作用的部門，可以說是企業(yè)中必不可少的部門，辦公室管理在企業(yè)管理中占有重要的地位，因此，加強(qiáng)對(duì)辦公室管理的研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 辦公室管理工作的重要性

加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理工作有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的信息交流以及有利于實(shí)現(xiàn)辦公室管理的參與權(quán)等，具體如下：

（1）有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的信息交流?，F(xiàn)代企業(yè)中重要的部門之一就是辦公室，肩負(fù)者對(duì)企業(yè)中一些重要的信息進(jìn)行傳遞的工作，在企業(yè)中起到溝通企業(yè)上下級(jí)的作用，這主要表現(xiàn)在：首先，辦公室的管理人員要及時(shí)的向下級(jí)的基礎(chǔ)部門傳遞上級(jí)的相關(guān)政策和決策，這在很大的程度上對(duì)下級(jí)部門具有一定的監(jiān)督作用。其次，辦公室管理人員還可以及時(shí)的向上級(jí)部門反應(yīng)下級(jí)部門之間的信息，使得能夠及時(shí)的向上級(jí)部門反饋有關(guān)決策下級(jí)部門的執(zhí)行情況，這樣可以對(duì)上級(jí)部門制定決策提供下級(jí)部門的一些建議，從而促進(jìn)管理者做出的決策能夠符合基層的實(shí)際工作，這樣在一定程度上加強(qiáng)了下級(jí)的參與權(quán)力，加強(qiáng)了各部門之間的協(xié)調(diào)能力，更有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。

（2）有利于實(shí)現(xiàn)辦公室管理的參與權(quán)。辦公室管理有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的信息交流，并根據(jù)實(shí)際情況提出一些建議給企業(yè)的管理者，這在另一方面也有利于實(shí)現(xiàn)辦公室管理的參與權(quán)，這主要表現(xiàn)在：首先辦公室在向管理者船體消息時(shí)，要對(duì)這些消息進(jìn)行篩選，保證這些消息的準(zhǔn)確性，從而使管理者的決策能夠有效的實(shí)現(xiàn)，確保了管理者決策的準(zhǔn)確性。還有就是，辦公室的人員要分析得到的信息，確定出符合管理者要求的信息，從而不斷的完善管理者的決策，從而有利于使制定的決策方案能夠更加完善，還可以對(duì)下屬部門的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。最后就是在企業(yè)出現(xiàn)一些公關(guān)危機(jī)的時(shí)候，辦公室的管理人員還可以提出一些符合實(shí)際情況的建議，從而有效的解決問題。

3 如何做好辦公室管理工作

（1）做好協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)籌兼顧。與領(lǐng)導(dǎo)部門和其他具有具體職能的部門相比，辦公室所需要做的工作更多，具有較強(qiáng)的綜合性。不管是在什么企業(yè)，辦公室所起的作用是對(duì)上下部門之間進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)作用，對(duì)各方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。從而使企業(yè)的工作能夠得到正常的進(jìn)行，如果企業(yè)當(dāng)做一個(gè)人來看，那么大腦就代表決策部門，而中樞神經(jīng)則代表著辦公室，雖然辦公室的工作參與著領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的過程，但是最終的決策并沒有權(quán)力進(jìn)行決定，不具有對(duì)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力，也不能替代職能部門進(jìn)行問題的處理，但是辦公室要過問職能部門的工作，還要負(fù)責(zé)輔助管理者進(jìn)行工作，還有就是一些領(lǐng)導(dǎo)者不能親自完成的工作，比如文秘、收發(fā)等都需要辦公室進(jìn)行管理等等，可見辦公室管理工作涉及的部門之多，工作的內(nèi)容之多，因此就需要做好協(xié)調(diào)工作。

（2）加強(qiáng)管理過程中的制度建設(shè)。制度建設(shè)要做到對(duì)工作流程的制定，確保工作流程的高效和管理的規(guī)范，制度的建設(shè)具有復(fù)雜的過程以及廣泛的涉及面。所以在你對(duì)日常的辦公室工作進(jìn)行管理時(shí)要對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行不斷的完善，制定的規(guī)章制度要起到對(duì)辦公室的人員具有約束的作用，使他們能夠更好的完成自己的本職工作，避免在工作的過程中無章可循，出現(xiàn)混亂的情況，從而對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成影響。要嚴(yán)格規(guī)范例如接待制度、公文制度以及會(huì)議制度等。

（3）合理分工辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。只有對(duì)辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的分工才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理的科學(xué)化管理，辦公室作為企業(yè)中的樞紐部門，具備的必備職能包括咨詢、服務(wù)等工作，因此只有對(duì)辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化配置才能實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)，具體做法為：首先，明確各部門之間的權(quán)責(zé)。在對(duì)各崗位進(jìn)行細(xì)分之前要對(duì)各部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，這樣才能做到每個(gè)崗位都能各盡其責(zé)，從而使辦事效率得到提高，避免互相推卸責(zé)任的情況發(fā)生。其次，按照高校節(jié)約的原則安排職位和匹配人員，從而使人員的支出盡量減少，還要實(shí)現(xiàn)人員配置的精簡，保證在最少的人員下正常的完成工作。

（4）不斷加強(qiáng)辦公室人員的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)辦公室人員的素質(zhì)要符合社會(huì)發(fā)展的需要，辦公室人員不僅需要對(duì)一些基本的文字能力以及溝通能力進(jìn)行掌握，還需要掌握一些其他方面的能力，比如法律方面以及計(jì)算機(jī)方面等。還有就是在招聘辦公室人員時(shí)要嚴(yán)把招聘關(guān)，引進(jìn)一些專業(yè)的人員，只有這樣才能更好的完成辦公室的工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 伍曉峰.實(shí)踐“三個(gè)代表”，發(fā)揮“三個(gè)作用”，做好“三個(gè)服務(wù)”——新時(shí)期高校辦公室如何應(yīng)對(duì)辦學(xué)新局面[J]. 龍巖師專學(xué)報(bào). 2009（02）

[2] 孫忠澎，張尚偉.創(chuàng)新思路 謀劃未來——新形勢(shì)下工會(huì)工作的探討[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào). 2015（11）

[1] 尤秋實(shí)，宋立昌，徐浩然.關(guān)于辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 黑龍江科技信息. 2012（03）

[3] 郭毅靖.管理？創(chuàng)新——行政辦公室人員能力創(chuàng)新淺析[J]. 中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊. 2009（02）