郭嫻嫻 浙江理工大學(xué)文化傳播學(xué)院

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淺談新形勢下高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)

郭嫻嫻 浙江理工大學(xué)文化傳播學(xué)院

摘 要：教學(xué)管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，而教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著不可忽視的作用，本文分析了新形勢下教學(xué)秘書的素質(zhì)要求，闡述教學(xué)管理的工作內(nèi)容，探討教學(xué)秘書發(fā)展所面臨的問題。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 教學(xué)管理 建設(shè)

高等教育的建設(shè)不僅關(guān)系著國家的強(qiáng)大和崛起，還是地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定的重要因素，現(xiàn)代社會縱觀各國，沒有一個國家是拋開了教育而自行走向強(qiáng)大的。高校的教育除了在教學(xué)質(zhì)量上的優(yōu)化外，也離不開建設(shè)一支優(yōu)良的教學(xué)管理隊(duì)伍。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理中的基層工作者，起著承上啟下、傳達(dá)信息、溝通調(diào)解、協(xié)調(diào)左右的作用，是高等教育建設(shè)中必不可少的環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)。

近年來，隨著高校改革的深入，在調(diào)整專業(yè)布局，改變?nèi)瞬排囵B(yǎng)模式、課程體系、教學(xué)內(nèi)容、改進(jìn)教學(xué)手段等方面提出了更高要求，那么圍繞著教學(xué)開展的教學(xué)管理也應(yīng)跟上現(xiàn)代化、信息化的步伐。沒有一流的教學(xué)管理隊(duì)伍，就建不成一流的大學(xué)。這要求我們不僅在管理思想、管理方法、管理手段上推陳出新，同時也需要建立一支具有高素質(zhì)和強(qiáng)大責(zé)任感的管理隊(duì)伍，處在管理核心中的教學(xué)秘書，提高自身的職業(yè)能力顯得尤為重要。

一、教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

教學(xué)秘書從事教學(xué)管理工作，涉及面廣、事務(wù)瑣碎繁雜，從另一方面來講，這也是一項(xiàng)綜合性的服務(wù)工作，不但要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，教師，還要服務(wù)于學(xué)生，這勢必要求教學(xué)秘書應(yīng)該加強(qiáng)與任課老師、學(xué)生間的交流溝通，主動為他們著想。教學(xué)秘書不光是教學(xué)管理的執(zhí)行者，還是教學(xué)管理效果的直接反饋者[2]，根據(jù)所掌握的教學(xué)管理知識，積累的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，及時向系主任反饋教學(xué)效果信息，樹立自覺服務(wù)的意識，真正將服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動正常運(yùn)作保駕護(hù)航，確保日常教學(xué)活動的順利開展[1]。

1.教學(xué)秘書應(yīng)具備基本的職業(yè)素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作千頭萬緒，事情瑣碎繁雜，這就要求教學(xué)秘書具有高度的責(zé)任感，急師生之所急，把師生的利益放在最先。在安排課程、協(xié)調(diào)教室時間、上報(bào)調(diào)停課任一個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，就有可能造成教學(xué)秩序的混亂，甚至造成教學(xué)事故。這就要求教學(xué)秘書事無巨細(xì)，把每一件事務(wù)都安排妥當(dāng)，每一個通知都傳達(dá)到位，如果沒有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，沒有高度地責(zé)任感和使命感，是不能很好的勝任這份工作。同時，教學(xué)秘書處于管理基層，需要面對的事務(wù)復(fù)雜繁瑣，且含金量不高，在一般教師眼里，可能覺得這份工作接近于打雜，大家的目光都集中在教授為學(xué)院創(chuàng)造的價(jià)值，而忽略了教學(xué)秘書對學(xué)院做出的貢獻(xiàn)。所以，教學(xué)秘書在做好本職工作的同時，一定要擺正心態(tài)，放寬胸懷，努力在本職崗位上發(fā)光發(fā)熱，服務(wù)師生。

2.全面的管理能力。教學(xué)秘書最大的崗位職責(zé)就是進(jìn)行日常的教學(xué)管理，管理方式的好壞決定了學(xué)院的教學(xué)秩序是否能正常運(yùn)行。處于教學(xué)基層的教學(xué)秘書應(yīng)該通曉各學(xué)期不同時間段的常規(guī)性事務(wù)，了解教務(wù)處的辦事流程和規(guī)章制度，做好每學(xué)期的事務(wù)計(jì)劃安排，統(tǒng)籌規(guī)劃，才能遇事不亂，做事有理有據(jù)、有章有節(jié)。隨著時代的發(fā)展，高校學(xué)生變得更加自主，更加自信，但是責(zé)任意識比較薄弱，依賴性強(qiáng)，遇到問題第一反應(yīng)就是找老師，缺少自我解決問題的意識。教學(xué)秘書應(yīng)加大對辦事流程，規(guī)章制度的宣傳，通過短信、微信、QQ等方式讓學(xué)生了解，授人與魚，不如授人以漁，教學(xué)秘書應(yīng)告知學(xué)生解決問題的方法，讓他們學(xué)習(xí)自主管理

3.計(jì)算機(jī)操作能力。在新形勢下，日常的教學(xué)管理會累積龐大的信息數(shù)據(jù)，且更新速度很快，這就要求我們能夠科學(xué)合理地對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、分類和歸檔。傳統(tǒng)地處理信息的方式只會使工作變得更加復(fù)雜，熟練掌握教務(wù)系統(tǒng)、字表處理等操作軟件往往能使事半功倍，同時也要熟練使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，必要時還能夠進(jìn)行簡單地故障修復(fù)，單單依靠技術(shù)人員來進(jìn)行故障排查，必然會影響工作進(jìn)度。充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作能力，可以減少出錯幾率，提高工作效率，并且使教學(xué)管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

4.協(xié)調(diào)溝通能力。教學(xué)秘書的職責(zé)是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于老師和學(xué)生。這在工作中必然要協(xié)調(diào)教務(wù)處與學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)與老師，老師與學(xué)生之間的復(fù)雜關(guān)系，既要做到“上傳下達(dá)”，又要做到“下情上報(bào)”[1]。教學(xué)秘書的工作能夠順利開展，也離不開老師、學(xué)生的配合，故教學(xué)秘書需要有協(xié)作意識，做好教務(wù)處與學(xué)院，師生之間的橋梁溝通作用，正確地傳達(dá)教務(wù)處的要求和通知，表達(dá)師生的意愿，處理問題時應(yīng)從多方面利益考慮，及時疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情[3]，隨著社會的發(fā)展，學(xué)生和老師的需求都在發(fā)生變化，這就需要教學(xué)秘書扮演好傾聽的角色，了解他們的想法，站在他們的角度上思考問題，往往就能找出解決問題的最佳辦法。

5.較強(qiáng)的科研能力。教學(xué)秘書往往疲于應(yīng)付各種繁雜的教學(xué)管理工作，而不愿再在科研方面花費(fèi)精力。但是在新的形勢下，作為一名教學(xué)秘書缺少科研的支撐，很難將業(yè)務(wù)做的專業(yè)化，職業(yè)發(fā)展上也很難有大的跨越。教學(xué)管理的終極目的是保證和提高教學(xué)質(zhì)量, 需要經(jīng)常對高校專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)方案、教學(xué)安排、教學(xué)質(zhì)量等開展調(diào)查研究與評估[4]，對教學(xué)管理的制度、環(huán)節(jié)、機(jī)制的現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行探究。而教學(xué)秘書在日常事務(wù)中對這些方面接觸較深，更能提出切實(shí)可行的新觀點(diǎn)和新舉措。

6.較強(qiáng)的自學(xué)能力。教學(xué)秘書不應(yīng)停留在應(yīng)對本職工作上，還應(yīng)利用空余時間，多汲取各方面的知識，開拓自己的眼界。時代飛速發(fā)展，信息更新日新月異，要想處于時代尖端而不被淘汰，需要順應(yīng)時代所需，豐富個人見識，學(xué)習(xí)國內(nèi)外的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，多向兄弟院校的同行學(xué)習(xí)交流，取長補(bǔ)短。

二、教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

1.日常教學(xué)管理相關(guān)工作。教學(xué)秘書需要根據(jù)各個學(xué)期的授課計(jì)劃，合理安排課程時間、上課地點(diǎn)、上課人員，收集教師關(guān)于課程安排方面的意見，并根據(jù)教師們的要求對排課時間做出適當(dāng)調(diào)整，協(xié)調(diào)并上報(bào)教師的調(diào)停課及任課老師的更換情況；負(fù)責(zé)教材的征訂和落實(shí)工作；負(fù)責(zé)教師們各個教學(xué)項(xiàng)目的申報(bào)工作；負(fù)責(zé)學(xué)院網(wǎng)站上教學(xué)板塊的實(shí)時更新和維護(hù)工作；負(fù)責(zé)核算并上報(bào)全院教師的工作量；協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)做好畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文的布置、檢查、評價(jià)[5]；協(xié)助教學(xué)院長做好各學(xué)期中教學(xué)檢查、調(diào)研，檢查教師的上崗、備課，是否按照授課計(jì)劃進(jìn)行講授，召開青年教師、學(xué)生座談會，收集師生的反饋意見，并將期中檢查的各個環(huán)節(jié)作出總結(jié)，以書面材料寫出詳細(xì)的期中檢查報(bào)告送教務(wù)處。學(xué)生群體也是教學(xué)秘書服務(wù)的對象之一，相關(guān)的日常工作包括開學(xué)初的報(bào)到注冊、補(bǔ)考、處理休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、處分等學(xué)籍異動，組織學(xué)生網(wǎng)上選課、解答學(xué)生在選課過程中遇到的各種問題，及時將教務(wù)處的信息反饋給學(xué)生，將學(xué)生的需求上報(bào)給教務(wù)處，組織計(jì)算機(jī)等級、英語四、六級考試等報(bào)名工作，審核學(xué)生畢業(yè)資格，畢業(yè)證書、學(xué)位證書發(fā)放等工作，對于無法正常畢業(yè)的學(xué)生，需要做好延后畢業(yè)學(xué)生的思想工作以及后期選課等各種提醒工作。

2.協(xié)助并配合教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)相關(guān)工作。教學(xué)秘書充當(dāng)著教務(wù)處與學(xué)院教學(xué)相關(guān)職能部門之間的橋梁紐帶，必須及時地向教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)學(xué)校的相關(guān)通知及教學(xué)工作，并協(xié)助主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)完成學(xué)校布置地各種教學(xué)任務(wù)和檢查，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成培養(yǎng)計(jì)劃的制定、相關(guān)教學(xué)文件的制定，并提供自己的諫言意見，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草各種計(jì)劃、通知、總結(jié)材料；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各種教學(xué)競賽的布置準(zhǔn)備工作。

3.協(xié)助并做好辦公室領(lǐng)導(dǎo)布置的日常工作。由于教學(xué)秘書崗位的特殊性質(zhì)，決定教學(xué)秘書在完成教學(xué)管理工作的同時，還需要協(xié)助或承擔(dān)辦公室布置的各種日常工作。這種情況在一些崗位編制較少的小學(xué)院比較普遍，教學(xué)秘書需要身兼數(shù)職。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題

1.教學(xué)秘書隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，工作待遇相應(yīng)較差。教學(xué)秘書的工作瑣碎復(fù)雜，工作量龐大，時常處于超負(fù)荷工作狀態(tài)；但是由于教師對教學(xué)管理系統(tǒng)的不了解，導(dǎo)致對教學(xué)秘書的工作沒有做出合理、客觀的評價(jià)，忽略他們的業(yè)績。高工作量，低收入，又缺少領(lǐng)導(dǎo)的重視，這都是導(dǎo)致教學(xué)秘書的崗位人員流動性大的客觀因素，進(jìn)而影響了日常的教學(xué)運(yùn)行。

2.崗位職責(zé)不明確。教學(xué)秘書在行政上屬于辦公室管理，在業(yè)務(wù)上又受到教學(xué)管理領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處的管理，故在行政人員缺乏的學(xué)院，教學(xué)秘書還需身兼數(shù)職，完成學(xué)院的日常工作，經(jīng)常處在辦公事務(wù)和教學(xué)實(shí)務(wù)難以兼顧的境地。

3.缺少進(jìn)修培養(yǎng)機(jī)會。教學(xué)秘書大多在任職前缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，偶有培訓(xùn)也僅僅是和新進(jìn)青年教師一起參加培訓(xùn)，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書培訓(xùn)沒有針對性，流于形式；而新教學(xué)秘書在接替工作時，往往缺少交接，也缺少必要的指導(dǎo)和幫助，需要本人在工作中一次次碰壁，一次次摸索，自我總結(jié)，自我探索，方能找到辦事的技巧和規(guī)律，但是這也往往浪費(fèi)了很多精力和時間。在工作中，教學(xué)秘書事情繁雜瑣碎，每天都需要在辦公室里處理各種通知和師生反映的問題，很少有機(jī)會能夠進(jìn)修、出國、學(xué)習(xí)交流，參加各種教學(xué)培訓(xùn)，導(dǎo)致了教學(xué)秘書終日在辦公室打雜，視野不夠?qū)掗?，見識較淺，知識匱乏，沒有能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，缺少創(chuàng)新能力，對自身未來的發(fā)展也是不利。一個沒有進(jìn)步和發(fā)展的崗位，很難適應(yīng)新形勢下的高等教育管理需要。

4.缺乏獎勵機(jī)制。教學(xué)秘書在崗位上勤勤懇懇、任勞任怨，時常還要加班加點(diǎn)，但是教學(xué)秘書在學(xué)院的評優(yōu)、干部聘任、職稱評選等方面，往往比學(xué)院其他人員的機(jī)會要少，目前在不少高校中，教學(xué)秘書已經(jīng)不能參與職稱評選，這也嚴(yán)重地挫傷了教學(xué)秘書的工作積極性，造成人員心思浮動，隊(duì)伍不穩(wěn)，從業(yè)人員尋求轉(zhuǎn)崗或者其他工作機(jī)會的情況也時有發(fā)生。

教學(xué)管理離不開人的參與，而教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的主要執(zhí)行者，在這個過程中起著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書需要不斷地學(xué)習(xí)，完善自己，充實(shí)自己，努力尋找工作規(guī)律和方法，改善工作方式，提高工作效率，尋找創(chuàng)新點(diǎn)和突破點(diǎn)。改變以往人們眼中的勤雜工形象；同時學(xué)校應(yīng)制訂一個切實(shí)可行的獎勵機(jī)制，提供合理的發(fā)展空間，解決教學(xué)秘書的后顧之憂，這也是保證高效教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定的前提。

參考文獻(xiàn)：

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[5]廉贏論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用.科教導(dǎo)刊.2013